Parhaat lakimiehet oikeudenalalla Julkisen notaarin palvelut alueella Suomi

Milloin julkinen notaari tai juristi tarvitaan Suomessa?

Julkisen notaarin palveluilla tarkoitetaan Suomessa viranomaisen suorittamaa allekirjoituksen, jäljennöksen, käännöksen tai muun asiakirjaan liittyvän seikan todistamista. Palveluihin kuuluu myös apostille-todistuksen antaminen silloin, kun suomalainen asiakirja on tarkoitettu käytettäväksi ulkomailla.

Julkinen notaari toimii yleensä Digi- ja väestötietovirastossa. Hän ei ole yksityinen asianajaja, eikä julkinen notari arvioi asiakirjan kaikkia oikeudellisia vaikutuksia tai toimi osapuolen edustajana.

Juristia ei tavallisesti tarvita pelkkään allekirjoituksen tai asiakirjajäljennöksen oikeaksi todistamiseen. Oikeudellinen neuvonta on kuitenkin tarpeen, jos asiakirja sisältää merkittäviä taloudellisia, perheoikeudellisia, yritysoikeudellisia tai kansainvälisiä seurauksia.

Tilanteet, joissa juristin apu voi olla tarpeen

• Valtakirja ulkomaille: Juristi voi tarkistaa, vastaako valtakirja vastaanottavan maan ja paikallisen viranomaisen vaatimuksia. Pelkkä allekirjoituksen oikeaksi todistaminen ei korjaa sisällöltään puutteellista valtakirjaa.
• Yrityksen perustaminen tai edustaminen: Ulkomainen pankki, viranomainen tai sopimuskumppani voi vaatia kaupparekisteriotteen, nimenkirjoitusoikeuden ja allekirjoitusten todistamista. Juristi voi arvioida, mitä asiakirjoja tarvitaan ja kuka saa allekirjoittaa.
• Perhe- ja perintöasiakirjat: Ulkomaille toimitettava testamentti, perukirja tai ositusasiakirja voi edellyttää käännöksiä, todistuksia ja apostillea. Juristi voi selvittää, mitä asiakirjan hyväksyminen käytännössä edellyttää.
• Kiinteistö- ja asuntojärjestelyt: Merkittävä kauppa, lahjoitus tai valtuutus voi vaatia tarkkaa muotoa ja osapuolten oikeuksien tarkistamista. Notaari ei korvaa sopimuksen juridista tarkastusta.
• Allekirjoituksen tai asiakirjan riitautumisriski: Juristi voi auttaa, jos toinen osapuoli epäilee allekirjoittajan toimivaltaa, ymmärrystä tai painostamatonta suostumusta. Julkinen notaari todistaa tapahtuman, mutta ei ratkaise myöhempää riitaa.

Suomessa sovellettava sääntely

Laki julkisesta notaarista (420/2014) on keskeinen julkisen notaarin toimivallan ja tehtävien säädös. Laki tuli voimaan 1.1.2015, ja siinä säädetään muun muassa allekirjoitusten ja jäljennösten todistamisesta sekä apostille-todistuksesta.

Hallintolaki (434/2003) sisältää viranomaisasioinnin yleisiä periaatteita ja menettelysääntöjä. Se tuli voimaan 1.1.2004 ja vaikuttaa julkisen notaarin asian käsittelyyn siltä osin kuin erityissäännöksistä ei muuta johdu.

Valtion maksuperustelaki (150/1992) muodostaa valtion viranomaisten suoritteiden maksullisuuden yleisen perustan. Julkisen notaarin ajantasaiset maksut määräytyvät kulloinkin voimassa olevan maksuasetuksen ja palvelun laadun perusteella.

Usein kysytyt kysymykset

Onko julkinen notaari Suomessa sama asia kuin asianajaja?

Ei ole. Julkinen notaari on viranomaistehtävää hoitava notaari, kun taas asianajaja tai muu juristi antaa oikeudellista neuvontaa ja voi edustaa asiakasta. Julkinen notaari ei yleensä laadi asiakkaan sopimusta tämän etujen mukaisesti.

Tarvitaanko juristia pelkkään allekirjoituksen oikeaksi todistamiseen?

Yleensä ei. Allekirjoituksen todistaminen voidaan pyytää julkiselta notaarilta suoraan, jos palvelun edellytykset täyttyvät. Juristin tarkastus voi silti olla hyödyllinen, jos allekirjoitettavan asiakirjan sisältö on epäselvä tai merkittävä.

Mitä julkinen notaari voi Suomessa todistaa?

Julkinen notaari voi tehtävänsä rajoissa todistaa esimerkiksi allekirjoituksen oikeaksi ja jäljennöksen oikeaksi. Hän voi lisäksi antaa apostille-todistuksen viralliseen asiakirjaan liittyvää ulkomaankäyttöä varten. Palvelun soveltuvuus riippuu asiakirjasta ja käyttötarkoituksesta.

Mikä apostille-todistus on?

Apostille on todistus, jolla vahvistetaan suomalaisen viranomaisen tai julkisen notaarin allekirjoituksen ja aseman aitous. Se voi olla tarpeen, kun suomalainen asiakirja esitetään toisessa Haagin yleissopimukseen kuuluvassa valtiossa. Vastaanottavan maan viranomainen ratkaisee lopulta, hyväksytäänkö asiakirja ja tarvitaanko lisäksi käännös.

Voiko julkinen notaari todistaa vieraskielisen asiakirjan?

Vieraskielisen asiakirjan käsittely riippuu palvelusta ja siitä, ymmärtääkö notaari tarvittavan sisällön. Asiakirja voidaan joutua käännättämään auktorisoidulla kääntäjällä tai toimittamaan viranomaisen edellyttämällä tavalla. Vastaanottavan maan vaatimukset kannattaa selvittää ennen ajan varaamista.

Paljonko julkisen notaarin palvelu maksaa?

Maksu määräytyy palvelulajin ja voimassa olevan viranomaismaksun perusteella. Erillisiä kuluja voi syntyä esimerkiksi käännöksistä, postituksesta tai useiden asiakirjojen käsittelystä. Ajantasainen hinta kannattaa tarkistaa Digi- ja väestötietovirastolta ennen asiointia.

Kuinka kauan julkisen notaarin asia kestää?

Yksinkertainen allekirjoituksen tai jäljennöksen todistaminen voidaan usein hoitaa yhdellä käynnillä, jos asiakirjat ovat kunnossa. Apostille, käännös tai puuttuvien tietojen selvittäminen voi pidentää käsittelyä useista päivistä pidemmäksi. Ajanvaraus- ja käsittelyajat vaihtelevat toimipaikan ja palvelun mukaan.

Mitä henkilöllisyystodistusta tarvitaan?

Asioijan henkilöllisyys on voitava todentaa hyväksyttävällä voimassa olevalla asiakirjalla. Käytännössä mukaan kannattaa ottaa passi tai poliisin myöntämä henkilökortti sekä alkuperäinen asiakirja. Ulkomaisen asiakkaan on hyvä varmistaa etukäteen, hyväksytäänkö hänen asiakirjansa kyseisessä palvelussa.

Voiko toinen henkilö asioida puolestani?

Se riippuu pyydetystä palvelusta ja siitä, mitä on tarkoitus todistaa. Julkinen notaari voi edellyttää asianomaisen henkilön henkilökohtaista läsnäoloa esimerkiksi allekirjoituksen todistamisessa. Puolesta asiointiin voidaan tarvita valtakirja ja lisäselvityksiä.

Voiko suomalainen julkinen notaari vahvistaa ulkomaisen asiakirjan?

Suomalainen julkinen notaari ei yleensä vahvista ulkomaisen viranomaisen allekirjoituksen aitoutta Suomen viranomaisena. Ulkomainen asiakirja on tavallisesti laillistettava sen lähtömaassa. Suomessa voidaan kuitenkin arvioida asiakirjan käyttöä, käännöstä tai muita vastaanottavan viranomaisen vaatimuksia.

Miten julkinen notaari eroaa notaarista muissa maissa?

Julkisen notaarin toimivalta vaihtelee valtioittain. Suomessa julkinen notaari tekee laissa määriteltyjä todistamis- ja vahvistamistoimia, eikä hän yleensä laadi koko oikeustoimea tai toimi osapuolten puolueettomana sopimusjuristina. Ulkomaisen asiakirjan vaatimukset on siksi tarkistettava vastaanottavasta maasta.

Voiko julkinen notaari ratkaista asiakirjasta syntyvän riidan?

Ei. Notaari voi todistaa tietyn seikan tai asiakirjan, mutta hän ei ratkaise sopimus-, perintö- tai omistusriitaa. Riitatilanteessa tarvitaan juristin arviota ja tarvittaessa asian käsittelyä toimivaltaisessa viranomaisessa tai tuomioistuimessa.

Viralliset tietolähteet ja viranomaiset

• Digi- ja väestötietovirasto: tarjoaa julkisen notaarin palveluja, kuten allekirjoitusten ja jäljennösten todistamista sekä apostille-palvelua.
• Ulkoministeriö: antaa tietoa asiakirjojen laillistamisesta, apostillesta ja asiakirjojen käyttämisestä ulkomailla.
• Finlex: sisältää Suomen ajantasaisen lainsäädännön, kuten lain julkisesta notaarista, hallintolain ja valtion maksuperustelain.

Näin löydät ja palkkaat sopivan juristin

1. Määritä palvelun tarve. Selvitä, tarvitsetko vain viranomaisen todistuksen vai myös asiakirjan laatimista ja oikeudellista neuvontaa. Tämä onnistuu yleensä saman päivän aikana asiakirjojen ja vastaanottajamaan vaatimusten perusteella.
2. Hanki vastaanottajan kirjalliset vaatimukset. Pyydä ulkomaiselta viranomaiselta, pankilta tai sopimuskumppanilta tieto apostillesta, käännöksestä, allekirjoituksesta ja määrämuodosta. Varaa tähän muutama arkipäivä, jos vaatimukset ovat epäselvät.
3. Etsi juristi, jolla on oikea erityisosaaminen. Kansainväliseen asiakirjaan sopii juristi, joka tuntee kansainvälisen yksityisoikeuden ja asiakirjojen laillistamisen. Perhe-, perintö-, yritys- tai kiinteistöasiassa valitse kyseisen alan osaaja.
4. Pyydä rajattu toimeksiantosuunnitelma ja hinta-arvio. Varmista, tarkistaako juristi asiakirjan sisällön, laatiiko hän uuden asiakirjan vai ainoastaan koordinoiko notaripalvelun. Pyydä arvio kirjallisesti ennen työn aloittamista.
5. Toimita asiakirjat ennakkotarkastukseen. Lähetä luonnos, alkuperäiset tiedot, henkilöllisyysasiakirjojen tiedot ja vastaanottajan ohjeet turvallista kanavaa käyttäen. Juristi voi usein arvioida puutteet muutamassa arkipäivässä.
6. Varaa aika julkiselle notaarille. Kun asiakirjan sisältö ja muotovaatimukset ovat selvät, varaa aika Digi- ja väestötietovirastosta ja ota mukaan alkuperäiset asiakirjat sekä hyväksyttävä henkilöllisyystodistus.
7. Tarkista lopullinen asiakirjaketju ennen toimittamista. Varmista, että allekirjoitus, notaarin todistus, apostille ja mahdollinen käännös ovat oikeassa järjestyksessä. Tee tarkistus ennen lähettämistä, jotta puuttuva muodollisuus ei aiheuta uusia viiveitä.