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Declaraciones Juradas y Estatutarias
Devoument Group Lawyers – Global – es una firma de asesores legales especializada en la protección del patrimonio familiar y empresarial desde 1994. Dirigida desde su fundación por el reconocido y prestigioso abogado Dr. Carlos Enrique Cárdenas Sierra, egresado de la Universidad Sergio...
1. Sobre el derecho de Declaraciones Juradas y Estatutarias en Colombia
Las declaraciones juradas son afirmaciones solemnes que deben hacerse ante una autoridad o ante un fedatario público. En Colombia, este tipo de declaraciones se emplea en procesos disciplinarios, trámites de registro y cumplimiento normativo, así como en la gestión de información personal y corporativa. Su validez depende de la veracidad, la firma y la aprobación por la autoridad competente.
Las declaraciones estatutarias se refieren a requerimientos derivados de estatutos o normas internas de entidades públicas o privadas. Ese conjunto de documentos busca garantizar transparencia, evitar conflictos de interés y facilitar la verificación de hechos relevantes para una organización o un proceso administrativo. Contar con asesoría legal ayuda a evitar errores de forma o de fondo que puedan generar impugnaciones o sanciones.
2. Por qué puede necesitar un abogado
Contrato con una entidad pública: necesita preparar una declaración jurada de cumplimiento para licitaciones o adjudicaciones y evitar causales de inhabilidad.
Declaración de bienes y rentas de un servidor público al iniciar o terminar un cargo público, para cumplir con normas disciplinarias y de control.
Corrección de una declaración presentada previamente ante una entidad de control, cuando se detectaron errores de cálculo, fechas o montos.
Gestión de conflictos de interés en un contrato estatal: requiere asesoría para establecer protocolos, declararlo correctamente y evitar sanciones disciplinarias.
Protección de datos personales al recolectar declaraciones de terceros: un abogado ayuda a adaptar la información al marco de la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentos.
Litigios o procedimientos disciplinarios derivados de declaraciones dudosas o incompletas: una asesoría especializada facilita la defensa y la correcta presentación de pruebas.
3. Descripción general de las leyes locales
En Colombia, ciertos marcos normativos regulan la calidad, la forma y la verificación de las declaraciones juradas y estatuarias. A continuación se destacan tres normas relevantes y su alcance general.
Constitución Política de Colombia (1991): establece principios de igualdad, debido proceso y transparencia que sustentan la validez de las declaraciones ante autoridades competentes. La conformidad constitucional es requisito para que las declaraciones tengan efecto jurídico.
Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único): regula las faltas y sanciones de los servidores públicos y las condiciones para la presentación de declaraciones ante organismos de control. Esta norma orienta la obligación de declarar y las posibles consecuencias por omisiones o falsedades.
Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) y su reglamentación Decreto 1377 de 2013: establecen principios y obligaciones para el manejo de datos personales en declaraciones y registros. Regulan la finalidad, seguridad y consentimiento para el tratamiento de información sensible.
Entre estas reglas también se observan actualizaciones y reglamentaciones específicas que fortalecen mecanismos de control y verificación. En materia de protección de datos, la regulación se ha reforzado con reglamentos de 2013 y siguientes para ampliar derechos y obligaciones de responsables y encargados del tratamiento.
“La transparencia y la rendición de cuentas dependen de marcos normativos claros que expliquen cuándo y cómo deben presentarse las declaraciones.”
“La adecuación de las declaraciones a principios de protección de datos facilita la responsabilidad y reduce riesgos de sanciones.”
4. Preguntas frecuentes
¿Qué es una declaración jurada y cuándo debo presentarla?
Una declaración jurada es una afirmación solemne de hechos ante una autoridad o fedatario. Se debe presentar cuando la normativa lo exige para acreditar información clave en procesos disciplinarios, licitaciones o trámites administrativos. El incumplimiento puede generar sanciones o nulidad de actos.
¿Qué es una declaración estatutaria en una empresa y para qué sirve?
Una declaración estatutaria es un documento requerido por los estatutos de una entidad para certificar hechos o políticas internas. Sirve para legitimar decisiones, inscribir actos ante registros y demostrar cumplimiento normativo. Su validez depende de la autoridad ante la que se presenta.
¿Cuál es la diferencia entre una declaración jurada y un certificado?
La declaración jurada es una afirmación solemne de hechos, con sanciones por falsedad. Un certificado es una constancia emitida por una autoridad que verifica algo específico. En general, la primera es declarativa; el segundo es verificable por autoridad.
¿Puede cualquier persona presentar una declaración jurada ante cualquier notario?
No. Debe ser ante una autoridad competente o un fedatario autorizado para el tipo de declaración. Un notario público o una autoridad administrativa debe dar legalidad a la declaración. Presentarla ante una entidad no autorizada podría invalidarla.
¿Cuánto cuesta hacer una declaración jurada en Colombia?
El costo varía según la autoridad y la complejidad. En general, los honorarios notariales o las tasas administrativas pueden ser fijos o porcentuales. Es recomendable solicitar una cotización previa al abogado o al fedatario antes de iniciar el trámite.
¿Cuánto tiempo toma preparar y presentar una declaración jurada?
El tiempo depende de la naturaleza de la declaración y de la carga de trabajo de la entidad. Un trámite básico puede tardar de 2 a 4 semanas, mientras que procesos complejos pueden extenderse a varios meses. Un asesor legal puede estimar un calendario realista.
¿Necesito un abogado para presentar declaraciones juradas y estatutarias?
En muchos casos sí, especialmente cuando hay requisitos legales o riesgos de sanciones. Un abogado puede preparar el contenido, asesorar sobre la forma, la veracidad y el correcto encuadre en la normativa. También ayuda ante discrepancias o recursos.
¿Cuál es la diferencia entre una declaración jurada y un informe técnico?
La declaración jurada es una afirmación de hechos bajo juramento. Un informe técnico es un documento elaborado por un profesional que contiene análisis, métodos y conclusiones. Ambos pueden coexistir, pero cumplen funciones distintas.
¿Cómo hago si necesito corregir una declaración ya presentada?
Debe dirigirse a la autoridad ante la cual fue presentada y solicitar la corrección o la anulación. En muchos casos se admite la rectificación mediante una nueva declaración jurada. Un asesor legal puede guiar el proceso y los plazos.
¿Qué sucede si alguien falsifica una declaración jurada?
La falsedad puede generar responsabilidad penal y disciplinaria, además de nulidad de actos. Las autoridades pueden iniciar investigaciones y exigir la rectificación o sanciones. Es crucial mantener exactitud y honestidad desde el inicio.
¿Puedo usar la misma declaración para diferentes trámites?
Depende de la finalidad. A veces sí, si los hechos declarados son aplicables a todos los trámites. En otros casos, cada proceso exige una declaración específica y adaptada. Un asesor puede verificar la compatibilidad entre trámites.
¿Qué debo revisar antes de firmar una declaración jurada?
Verifique que la información sea veraz, completa y pertinente. Revise fechas, montos, nombres y datos de contacto. Evite copiar información de otras declaraciones; cada una debe reflejar hechos relevantes para el trámite.
¿Qué requisitos de protección de datos deben acompañar una declaración?
Se deben respetar el consentimiento, la finalidad y la seguridad de los datos. Evite incluir datos excesivos o no necesarios. Si comparte datos de terceros, debe haber base legal y políticas de tratamiento adecuadas.
5. Recursos adicionales
World Bank - Recurso sobre gobernanza, cumplimiento y procesos legales en Colombia: worldbank.org
Organización de Estados Americanos (OEA) - Análisis de transparencia y rendición de cuentas en la región: oas.org
IFAC - Organización Internacional de Normas para profesiones contables y aspectos de cumplimiento: ifac.org
6. Próximos pasos
Definir con claridad la naturaleza de la declaración o del estatuto que necesita y los requisitos de la autoridad ante la cual se presentará.
Recopilar documentos relevantes y preparar un resumen de hechos verificables, evitando extrapolaciones o supuestos.
Buscar un abogado o asesor legal con experiencia en derecho administrativo, notarial y cumplimiento en Colombia.
Solicitar una consulta inicial para evaluar el alcance, plazos y costos estimados del trámite.
Solicitar presupuestos por escrito y comparar honorarios, incluyendo eventual rectificación o recursos.
Verificar credenciales y experiencia del letrado, así como su historial en casos similares en Colombia.
Firmar un acuerdo de servicios con un plan de trabajo y un cronograma realista para cada etapa del trámite.
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