- La NOM-035-STPS-2018 es de cumplimiento obligatorio para todos los centros de trabajo en territorio mexicano, sin importar su tamaño.
- Las obligaciones se dividen en tres niveles según la cantidad de trabajadores: hasta 15, de 16 a 50, y más de 50 empleados.
- La normativa no exige que la empresa proporcione terapia psicológica, sino que identifique y prevenga factores de riesgo que afecten la salud mental del personal.
- El incumplimiento puede derivar en multas que superan los 500,000 pesos mexicanos por cada infracción detectada por la autoridad.
- La documentación probatoria debe conservarse por al menos un año y estar disponible para inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
¿Cuáles son las obligaciones legales para empresas según el número de empleados?
Las obligaciones de la NOM-035 son escalables; a mayor número de colaboradores, mayores son las evidencias que la autoridad requiere. El cumplimiento se mide por "centro de trabajo" (cada ubicación física), no por la razón social de la empresa de forma global.
| Tamaño del Centro de Trabajo | Obligaciones Principales |
|---|---|
| 1 a 15 empleados | Establecer política de prevención, identificar trabajadores sujetos a eventos traumáticos severos y difundir información. |
| 16 a 50 empleados | Todo lo anterior, más: aplicar cuestionarios de identificación de factores de riesgo psicosocial y realizar un informe de resultados. |
| Más de 50 empleados | Todo lo anterior, más: evaluar el entorno organizacional (clima laboral) y realizar exámenes médicos o evaluaciones psicológicas si es necesario. |
Para las microempresas (menos de 15 personas), el enfoque es puramente preventivo y de difusión. Sin embargo, a partir de 16 empleados, la ley exige la aplicación formal de guías de referencia (cuestionarios oficiales) y el diseño de planes de acción específicos para mitigar riesgos como el liderazgo negativo o la carga excesiva de trabajo.
¿Qué documentación es obligatoria: cuestionarios y políticas de prevención?
La base del cumplimiento reside en el "expediente de evidencia", que debe contener documentos específicos que demuestren que la empresa está actuando de forma proactiva. No basta con decir que se cumple; se debe probar mediante registros físicos o digitales.
La Política de Prevención de Riesgos Psicosociales
Es el documento maestro donde la empresa declara su compromiso con un entorno organizacional favorable. Debe ser redactado de forma clara, firmado por la dirección y, lo más importante, difundido a todos los niveles de la organización mediante carteles, correos electrónicos o manuales.
Cuestionarios y Guías de Referencia
La NOM-035 incluye cuestionarios estandarizados que deben ser aplicados y tabulados:
- Guía de Referencia I: Identificación de trabajadores que han presenciado eventos traumáticos severos (asaltos, accidentes graves).
- Guía de Referencia II o III: Identificación de factores de riesgo psicosocial y evaluación del entorno organizacional (según el número de empleados).
- Fichas de registro: Evidencia de que el trabajador recibió la información y participó en el proceso.
Plan de Acción y Seguimiento
Si los resultados de los cuestionarios arrojan niveles de riesgo "alto" o "muy alto", la empresa está obligada a documentar un Programa de Intervención. Este debe incluir fechas, responsables y las medidas correctivas aplicadas, como ajustes en la distribución de turnos o programas de capacitación para directivos.
¿Cuál es el procedimiento para las auditorías de la Secretaría del Trabajo (STPS)?
Las auditorías de la STPS pueden ser ordinarias (programadas) o extraordinarias (por denuncia de un trabajador). El inspector se presentará en el domicilio legal y solicitará revisar el cumplimiento normativo mediante inspecciones documentales y entrevistas directas.
- Presentación y Protocolo: El inspector debe identificarse con credencial vigente y entregar la orden de inspección original, indicando el alcance de la revisión.
- Revisión Documental: La autoridad solicitará la Política de Prevención, los reportes de los cuestionarios aplicados en los últimos dos años y los registros de difusión (listas de asistencia a capacitaciones).
- Entrevistas de Verificación: El inspector tiene la facultad de seleccionar trabajadores al azar para preguntarles si conocen la política de la empresa, si han respondido los cuestionarios y si existen mecanismos para denunciar violencia laboral.
- Acta Circunstanciada: Se levanta un documento con los hallazgos. Si hay omisiones, se otorga un plazo legal (generalmente de 5 a 15 días hábiles) para presentar las pruebas faltantes antes de iniciar un proceso sancionador.
Para más detalles sobre los protocolos de inspección, puede consultar el sitio oficial de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
¿A cuánto ascienden las sanciones económicas por incumplimiento?
Las multas en México se calculan con base en la Unidad de Medida y Actualización (UMA). Según la Ley Federal del Trabajo, el incumplimiento de las normas de seguridad e higiene puede resultar en sanciones severas.
- Rango de multas: De 250 a 5,000 UMA por cada infracción.
- Costo estimado en pesos: Considerando el valor de la UMA en 2024, las multas pueden oscilar entre los $27,142 MXN hasta los $542,850 MXN.
Es crucial entender que las multas son "por cada trabajador afectado" o "por cada omisión". Si una empresa de 100 empleados no aplicó los cuestionarios, la autoridad podría, en teoría, multiplicar la sanción, lo que resultaría en cifras millonarias que pondrían en riesgo la viabilidad del negocio. Además, una multa no exime a la empresa de la obligación de cumplir con la norma posteriormente.
Alternativas de resolución de conflictos internos antes de litigios laborales
La NOM-035 fomenta la creación de un entorno saludable para evitar que las tensiones escalen a demandas ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Implementar mecanismos internos robustos es la mejor defensa legal para el empleador.
- Buzón de Quejas y Sugerencias: Debe ser un mecanismo anónimo y seguro donde los trabajadores denuncien prácticas opuestas al entorno organizacional favorable (como el acoso o el hostigamiento).
- Comité de Ética o Cumplimiento: Crear un grupo paritario que analice las quejas y proponga soluciones mediadas, evitando que el conflicto salga de la esfera privada de la empresa.
- Protocolo contra la Violencia Laboral: Implementar un procedimiento claro de investigación interna que garantice el debido proceso tanto para el acusador como para el acusado.
- Capacitación en Soft Skills: Formar a los gerentes en liderazgo positivo reduce drásticamente las quejas por "estrés laboral" que suelen ser el precursor de demandas por despido injustificado o rescisión de contrato por causa imputable al patrón.
Conceptos Erróneos sobre la NOM-035
Existen mitos que generan pánico innecesario o confianza excesiva en los dueños de negocios:
- "La NOM-035 es para que el jefe pague el psicólogo": Falso. La norma obliga a canalizar a los trabajadores con síntomas clínicos a instituciones de seguridad social (IMSS) o centros privados, pero no obliga a la empresa a costear tratamientos prolongados, sino a facilitar la atención.
- "Si somos menos de 10 personas, no me aplica": Falso. Los centros de trabajo con un solo empleado ya deben cumplir con la Política de Prevención y la identificación de eventos traumáticos. No hay exención por tamaño, solo variación en la complejidad de las pruebas.
Preguntas Frecuentes
¿Cada cuánto tiempo se deben aplicar los cuestionarios?
Los cuestionarios de identificación de factores de riesgo psicosocial y evaluación del entorno organizacional deben aplicarse al menos cada dos años. Sin embargo, la Política de Prevención debe estar vigente y visible de manera permanente.
¿Puedo aplicar los cuestionarios de forma digital?
Sí, es totalmente válido utilizar plataformas digitales o formularios de Google, siempre que se garantice la confidencialidad de las respuestas y se pueda generar un reporte individual y grupal con los resultados para mostrarlo a la autoridad.
¿Qué pasa si un trabajador se niega a contestar la encuesta?
El patrón tiene la obligación de proporcionar los medios, y el trabajador tiene la obligación (según el artículo 6 de la NOM) de participar en los eventos de información y responder las evaluaciones. Se recomienda documentar la negativa del trabajador con un acta administrativa para proteger a la empresa.
Cuándo Contratar un Abogado
Debe considerar asesoría legal especializada si:
- Ha recibido una notificación de inspección extraordinaria de la STPS.
- Desea redactar una Política de Prevención que esté blindada legalmente contra futuras demandas laborales.
- Existe una denuncia interna por violencia laboral o acoso que requiera una investigación formal y objetiva.
- Necesita convertir sus planes de acción en reglamentos interiores de trabajo vinculantes.
Próximos Pasos
- Diagnóstico: Determine cuántos empleados tiene por cada domicilio físico para identificar sus obligaciones exactas.
- Política: Redacte y publique su Política de Prevención de Riesgos Psicosociales.
- Evaluación: Aplique la Guía de Referencia I a todo el personal para identificar traumas severos.
- Capacitación: Registre sesiones de sensibilización sobre el entorno organizacional favorable.
- Archivo: Cree una carpeta (física o digital) con todas las evidencias fechadas y firmadas.
