¿Cómo debo enviar una carta de requerimiento formal a mi contratista antes de iniciar una demanda por retrasos y cargos adicionales?

Debe redactar una carta clara, precisa y documentada que deje constancia de los incumplimientos, ofrezca una última oportunidad de subsanar y explique las consecuencias concretas en caso de no corregirse la situación. A continuación se indican los elementos que la carta debería incluir y las formas de entrega recomendadas para proteger sus derechos.

Elementos que debe incluir la carta
- Encabezado y destinatario
- Nombre y datos del contratista (nombre legal, dirección).
- Sus datos (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) y, si procede, los datos del proyecto/obra (dirección, número de contrato).
- Referencia contractual
- Referencia al contrato firmado: fecha, número o título del contrato y cláusulas relevantes (plazos, pagos, penalidades, obligaciones).
- Resumen de hechos y incumplimientos
- Fechas concretas y descripción de los incumplimientos (plazos perdidos, trabajos incompletos, defectos, solicitudes pendientes).
- Pruebas anexas: fotos, correos, informes, actas de recepción, facturas—indicar que se adjuntan copias y enumerarlas.
- Demandas claras y específicas
- Qué espera que el contratista haga para subsanar (lista de tareas concretas, estándares de calidad aplicables).
- Plazo razonable y preciso para la subsanación (fecha límite concreta, por ejemplo “dentro de 10 días hábiles desde la recepción de la presente, es decir, hasta el día DD/MM/AAAA”).
- Consecuencias de la falta de subsanación
- Medidas que usted adoptará si no hay cumplimiento: retención de pagos, contratación de tercero para completar/rectificar a costa del contratista, resolución del contrato, reclamación de daños y perjuicios, ejecución de garantías o fianzas, liquidación de penalidades contractuales.
- Indicar que se reserva el derecho a iniciar acciones legales y a reclamar costes razonables (honorarios, gastos adicionales).
- Modo de cumplimiento y coordinación
- Instrucciones sobre cómo coordinar la entrada para rectificar (personas de contacto, horarios) y condiciones para la aceptación del trabajo remediado (inspección final).
- Advertencia sobre comunicaciones y registros
- Peticionar que respondan por escrito y que cualquier oferta o acuerdo posterior se documente por escrito y quede firmado.
- Requerimiento de pruebas de cumplimiento
- Solicitar comprobantes: fotos datadas, facturas, certificaciones de materiales, declaración jurada si procede.
- Reserva de derechos y dependencia de la carta
- Frase reservando expresamente todos los derechos y remedios que la ley y el contrato otorgan.
- Firma y fecha
- Firma del remitente (y, si procede, del representante legal) y fecha de envío.
- Anexos
- Listado de documentos adjuntos (fotos, copias de contratos, comunicaciones previas, facturas).

Modelo de carta (ejemplo, adapte al caso)
[Su nombre y dirección]
[Nombre del contratista y dirección]
[Fecha]

Asunto: Notificación de incumplimiento contractual y requerimiento de subsanación – [Referencia de contrato]

Estimados señores:

De conformidad con el contrato suscrito con fecha [DD/MM/AAAA] relativo a [breve descripción del servicio/obra] (en adelante, “el Contrato”), les notifico que han incurrido en los siguientes incumplimientos: [describir hechos con fechas y referencias].

Adjunto copias de: [enumerar pruebas: fotos, correos, informes, facturas].

Mediante la presente les otorgo un último plazo de [número] días hábiles —vencimiento el día [DD/MM/AAAA]— para subsanar íntegramente los incumplimientos antes enumerados, procediendo, en particular, a: [lista de actuaciones concretas a realizar].

En caso de que no se subsanen los incumplimientos en el plazo indicado, procederé, sin nuevo aviso, a adoptar cualquiera o varias de las siguientes medidas: (i) retener/retener pagos pendientes y deducir los costes de la subsanación; (ii) contratar a terceros para completar o corregir los trabajos a su costa; (iii) resolver el Contrato por incumplimiento y reclamar daños y perjuicios; (iv) ejecutar cualquier garantía o fianza otorgada; y (v) iniciar las acciones judiciales oportunas para la protección de mis derechos, incluidos los costes y honorarios.

Les ruego confirmen por escrito la recepción de la presente y su aceptación de realizar las actuaciones indicadas, así como la persona de contacto para coordinación de las mismas. Me reservo expresamente todos los derechos y acciones que legalmente me asisten.

Atentamente,

[Firma]
[Nombre y cargo]

Anexos: [lista]

Formas de entrega y pruebas de recepción
- Correo certificado con acuse de recibo (recomendado): proporciona constancia fehaciente de envío y recepción. Conserve el resguardo y el acuse firmado.
- Burofax (u servicio equivalente según país): sirve para notificaciones formales y suele ofrecer un informe de contenido y de recepción, muy valorado en procedimientos judiciales.
- Entrega en mano con recibo firmado: entregue la carta personalmente y pida un acuse por escrito (firma y fecha). Si entrega mediante un representante, documente la identidad del receptor y el documento de acuse.
- Correo electrónico con confirmación: envíe la carta en PDF a la dirección contractual del contratista y solicite acuse de recibo; guarde cabeceras del mensaje y cualquier confirmación de lectura. No obstante, el email solo suele ser complementario y conviene acompañarlo con una de las formas fehacientes anteriores.
- Mensajería privada con prueba de entrega: servicio de mensajería que facilite constancia de entrega con firma y fecha.
- Registro notarial o acta notarial: si la situación es grave, solicitar un acta notarial que deje constancia de los hechos y de la notificación incrementa la fuerza probatoria.
- Conservación de evidencias: mantenga copias físicas y digitales de la carta enviada, acuses, correos, fotos, conversaciones y cualquier documento relacionado; registre fechas y horas de todas las comunicaciones.

Plazos y proporcionalidad
- Otorgue un plazo razonable y proporcional a la naturaleza del incumplimiento. Plazos demasiado cortos pueden ser impugnados; plazos excesivamente largos pueden perjudicar su posición.
- Verifique plazos y procedimientos específicos previstos en el contrato o en la ley aplicable (por ejemplo, cláusulas de notificación previa, conciliación obligatoria o términos de garantía).

Considerar asesoría legal
- Si el contratista no cumple tras la notificación o si la situación implica cuantías relevantes, daños considerables o riesgo de agravamiento, consulte a un abogado especializado en derecho contractual o de la construcción para evaluar medidas (resolución contractual, medidas cautelares, reclamación de daños y defensa ante posibles reclamaciones contrarias).

Acciones posteriores si no hay respuesta
- Ejecutar lo prometido en la carta (contratar tercero, retener pagos, iniciar procedimiento de resolución).
- Preparar la documentación probatoria para reclamación judicial o arbitral: contrato, comunicaciones, facturas, fotos, informes periciales si procede.

Si desea, puedo redactar un modelo de carta personalizado con los datos concretos de su contrato y los incumplimientos descritos.