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En Illinois, la Apostilla y la Legalización de Embajada son procesos para hacer vinculante un documento público o privado ante la autoridad de otro país. Cuando el país receptor es signatario de la Convención de La Haya, se utiliza la apostilla para certificar la autenticidad de firmas, cargos y sellos. Si el país no es signatario, se requiere la legalización por la embajada o el consulado correspondiente.
La autoridad responsable de emitir apostillas en Illinois es el Secretario de Estado, a través de su División de Autenticación. Esta vía facilita el uso internacional de documentos emitidos en el estado. Es fundamental entender que no todos los documentos requieren apostilla y que algunos pueden requerir traducción certificada además de la apostilla o legalización.
Notary Public Act (Illinois) regula la función de los notarios, incluidas las notas y certificaciones necesarias para la autenticación de firmas que preceden a la apostilla. Esta ley establece el marco para que un notario pueda certificar firmas y actos ante el Secretario de Estado.
Reglamento administrativo del Secretario de Estado de Illinois - Autenticación y Apostillas describe el procedimiento práctico para solicitar autenticaciones y apostillas de documentos emitidos en Illinois, incluyendo documentos de gobiernos locales y privados, y los requisitos de entrega y pago.
Convención de La Haya (1961) y la Ley de Estados Unidos sobre Autenticación y Apostilla rigen cuándo se utiliza la apostilla para documentos destinados a países signatarios y cuándo se debe recurrir a la legalización por embajada o consulado para países no signatarios.
Cambios recientes relevantes en Illinois han ido ajustando los requisitos de presentación y las opciones de envío para autenticaciones y apostillas, en línea con las actualizaciones de la Secretaría de Estado y con prácticas de notaría electrónica y de documentos digitales en ciertos contextos. Estas actualizaciones buscan simplificar plazos y clarificar costos para residentes de Illinois.
Una apostilla es un certificado que verifica la autenticidad de la firma, el cargo y el sello en un documento público o privado. Se requiere cuando el documento será presentado en un país signatario de la Convención de La Haya. Illinois sigue este marco para documentos usados fuera de Estados Unidos.
Primero, haz que la firma en el documento sea notarizada o certificada conforme a la ley de Illinois. Luego presenta el documento al Secretario de Estado para obtener la apostilla. El proceso suele incluir la verificación de la firma y la validación del cargo del funcionario.
Cuando el país receptor no es signatario de la Convención de La Haya, la autenticación debe realizarse por la embajada o el consulado de ese país en Estados Unidos. La legalización certifica que el documento es válido para ese país específico.
La solicitud de apostilla se presenta ante la División de Autenticación del Secretario de Estado de Illinois. También puede requerirse autenticación previa de firmas ante un notario público autorizado en Illinois.
Muchas embajadas exigen traducción oficial para entender el contenido del documento. La apostilla no traduce; solo certifica la autenticidad de firmas y sellos. La traducción debe ser realizada por un traductor certificado o una agencia reconocida.
Sí. Un letrado puede revisar y preparar copias certificadas, gestionar la autenticación de firmas y coordinar con la Secretaría de Estado para el proceso de apostilla. Esto minimiza errores y retrabajos.
Los costos son fijados por la Secretaría de Estado y pueden variar según el tipo de documento y el formato. Consulta la página oficial para obtener tarifas actualizadas antes de iniciar la solicitud.
No. Para países no signatarios, la apostilla no es válida; se requiere la legalización por embajada o consulado. Verifica con la autoridad receptora para confirmar el procedimiento.
La apostilla certifica la autenticidad de firmas y sellos vigentes en el momento de la expedición. Documentos muy antiguos pueden requerir verificaciones adicionales o reemisión por la autoridad emisora.
La notarización confirma la firma ante un notario público. La autenticación verifica que el notario está debidamente autorizado y que la firma es válida para su uso en el extranjero. La apostilla se añade tras la autenticación.
La apostilla facilita el uso de documentos en países signatarios. La legalización de embajada se aplica cuando el país no es signatario y exige la aprobación de la embajada o consulado de ese país en EE. UU.
El plazo típico va de 3 a 10 días hábiles, según la carga de trabajo y si el documento requiere autenticación previa. Solicitudes rápidas pueden tener costos adicionales.
“An apostille is a certificate that authenticates the signature of the public official who signed the document, the capacity in which the person acted, and the seal of the document.”
Fuente: U.S. Department of State - Office of Authentications (travel.state.gov)
“Requests for authentication should be submitted with the original signature and seal, and with any required notary acknowledgment.”
Fuente: Illinois Secretary of State - Authentication (cyberdriveillinois.com)
“The apostille is used for documents intended for use in another country that is a party to the Hague Apostille Convention.”
Fuente: U.S. Department of State - Office of Authentications (travel.state.gov)
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