¿Cómo tramitar herencia con herederos fuera de Colombia?

¿Cómo puede un heredero en el extranjero otorgar poder para una sucesión en Colombia?

Para tramitar una herencia sin estar presente, el heredero debe otorgar un Poder Especial a un abogado o a un tercero de confianza en Colombia. Este documento permite que otra persona firme la escritura pública o actúe en el proceso judicial en su representación.

Existen dos vías principales para que este poder tenga validez legal en Colombia:

1. Vía Consular: El heredero acude al Consulado de Colombia más cercano. El poder se firma ante el cónsul (quien cumple funciones notariales) y se carga en el sistema de la Cancillería. Es la opción más sencilla porque no requiere trámites adicionales de legalización.
2. Vía Notaría Extranjera: Si no hay un consulado cerca, el heredero puede firmar el poder ante un notario local del país donde reside. En este caso, el documento debe ser apostillado (si el país es parte del Convenio de La Haya) o legalizado, y posteriormente traducido al español por un traductor oficial certificado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

¿Qué requisitos deben cumplir los documentos extranjeros para ser válidos en Colombia?

Todo documento emitido por una autoridad fuera de Colombia debe pasar por un proceso de autenticación internacional para ser aceptado por notarios o jueces colombianos. Esto aplica para registros de defunción del causante (si murió afuera) o registros de nacimiento de los hijos que viven en el exterior.

El estándar internacional es la Apostilla, un sello que certifica la autenticidad de la firma del funcionario público en el documento. Si el país emisor no pertenece al Convenio de La Haya, el documento debe seguir la cadena de legalización ante el consulado respectivo. Además, según el Artículo 251 del Código General del Proceso, cualquier documento en idioma extranjero debe ser acompañado de su traducción oficial realizada por un intérprete debidamente inscrito en la base de datos de la Cancillería de Colombia.

Checklist de documentos desde el extranjero:

• Registro Civil de Defunción apostillado.
• Registro Civil de Nacimiento del heredero apostillado (para demostrar parentesco).
• Registro Civil de Matrimonio o prueba de Unión Marital de Hecho apostillada.
• Copia del pasaporte o cédula de ciudadanía colombiana.

¿Ante qué autoridad se debe tramitar la herencia si hay herederos fuera del país?

La competencia para tramitar una sucesión en Colombia se determina por el último domicilio del causante (la persona fallecida). Si el fallecido vivía en Bogotá, la sucesión debe hacerse en esa ciudad, independientemente de que sus hijos vivan en Madrid o Miami.

Existen dos caminos dependiendo de la armonía familiar:

1. Sucesión de mutuo acuerdo (Notarial): Es el proceso más rápido (2 a 4 meses). Todos los herederos, incluidos los que están afuera a través de su apoderado, deben estar de acuerdo en cómo se repartirán los bienes. Se formaliza mediante escritura pública según el Decreto 902 de 1988.
2. Sucesión contenciosa (Judicial): Si hay disputas sobre los bienes o no se logra contactar a un heredero, el proceso debe llevarse ante un Juez de Familia. Este proceso es significativamente más largo (1 a 3 años) y costoso.

Si el fallecido nunca tuvo domicilio en Colombia pero dejó bienes aquí (como un apartamento), la competencia se fija en el lugar donde se encuentren dichos bienes.

¿Qué impuestos debe pagar un heredero residente en el exterior por sus bienes en Colombia?

Las herencias en Colombia no se gravan con el impuesto de renta ordinario, sino bajo la figura de Ganancia Ocasional. Los herederos, sean residentes o no residentes fiscales, tienen la obligación de declarar y pagar este impuesto sobre lo que reciban de la masa sucesoral.

La tarifa actual es del 15% sobre el valor de la herencia líquida (bienes menos deudas). Sin embargo, existen exenciones importantes. Por ejemplo, las primeras 3.490 UVT (Unidad de Valor Tributario) de la herencia recibida por asignaciones a título de porción conyugal, herencia o legado para legitimarios están exentas del impuesto en ciertos casos.

Ejemplo de costos estimados:

• Impuesto de Ganancia Ocasional: 15% (con exenciones aplicables).
• Gastos Notariales: Aproximadamente el 3.5 x 1000 del valor de los bienes.
• Registro de Instrumentos Públicos: Cerca del 1% del valor del inmueble para registrar la nueva propiedad.
• Honorarios de abogado: Suelen oscilar entre el 5% y el 15% del valor de la herencia, dependiendo de la complejidad.

¿Cómo se venden los bienes y se envían los fondos al exterior legalmente?

Una vez que la escritura de sucesión está registrada y los bienes están a nombre del heredero en el extranjero, el siguiente paso suele ser la liquidación (venta) y repatriación del dinero. Este proceso requiere un estricto cumplimiento de las normas del Banco de la República.

Para enviar el dinero fuera de Colombia, se debe realizar una operación de cambio obligatoriamente canalizable. El abogado o apoderado debe diligenciar el Formulario de Declaración de Cambio (antiguos Formulario 4 o 5) ante un intermediario del mercado cambiario (banco comercial). Es vital conservar el soporte de que el dinero proviene de una sucesión y que se pagaron los impuestos correspondientes (Declaración de Renta/Ganancia Ocasional), ya que el banco receptor en el extranjero pedirá estos documentos para evitar bloqueos por lavado de activos.

Conceptos Erróneos Comunes

1. "Tengo que viajar a Colombia para firmar": Falso. Como se explicó, el poder consular o apostillado tiene plena validez legal para que un abogado realice todo el trámite en su nombre.
2. "Si el heredero es ciudadano extranjero, pierde su derecho": Falso. La nacionalidad del heredero no afecta su derecho a recibir bienes en Colombia. Lo que importa es el vínculo de consanguinidad o afinidad con el fallecido, debidamente probado.
3. "Las deudas mueren con la persona": Error peligroso. En Colombia, las deudas se pagan con la masa sucesoral. Si las deudas superan a los bienes, el heredero debe aceptar la herencia con "beneficio de inventario" para no comprometer su propio patrimonio personal.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa si no sé dónde están los demás herederos que viven fuera?

Se debe iniciar un proceso judicial donde se solicita el emplazamiento de los herederos indeterminados o ausentes a través de edictos en prensa, para asegurar que se les respeten sus derechos y el proceso sea válido.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una herencia desde el extranjero?

La acción de petición de herencia prescribe, por regla general, en 10 años. Pasado este tiempo, si otros herederos ya hicieron la sucesión, podrías perder el derecho sobre los bienes.

¿Puedo vender mi "derecho de herencia" sin haber terminado el proceso?

Sí. Existe la figura de la Venta de Derechos Herenciales. Un heredero puede vender su cuota parte a un tercero o a otro heredero mediante escritura pública antes de que finalice la sucesión, permitiendo obtener liquidez de forma inmediata.

Cuándo Contratar un Abogado

Es esencial contar con asesoría legal experta en sucesiones internacionales en los siguientes casos:

• Cuando hay bienes inmuebles o activos financieros significativos en Colombia.
• Si existe desacuerdo entre los herederos sobre la partición de bienes.
• Cuando se requiere coordinar trámites entre consulados y notarías colombianas.
• Si el heredero no es residente fiscal en Colombia y necesita optimizar el pago de impuestos.

Próximos Pasos

1. Reúna los documentos básicos: Solicite registros civiles de nacimiento y defunción, y verifique si necesitan apostilla.
2. Identifique los activos: Elabore una lista de propiedades (con certificados de libertad), cuentas bancarias, vehículos o acciones en Colombia.
3. Contacte a un experto: Solicite una consulta para determinar si su caso puede ir por vía notarial (rápida) o judicial.
4. Gestione el poder: Acuda al consulado colombiano más cercano o a una notaría local para habilitar a su representante legal en el país.