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Autenticação de Documentos Corporativos is the process by which a cartório de notas (notary office) certifies that a document and its copies are genuine. This service verifies signatures, copies, and corporate acts such as atas, contratos, and procurações used in Brazil or abroad. The goal is to provide reliable proof of authenticity for business transactions, filings with government agencies, and cross border dealings.
In Brazil, authentication commonly accompanies other notarial services such as reconhecimento de firmas and lavratura de escrituras. It is essential for corporate governance, bank negotiations, and compliance with regulatory bodies. For digital contexts, ICP-Brasil standards govern electronic signatures and time stamping used in corporate documents.
Understanding when to authenticate and which form to use helps prevent delays in financing, litigation, or international operations. Always consider the specific requirements of the receiving party, whether a Junta Comercial, court, or foreign authority, before proceeding.
The Brazilian framework for authenticating corporate documents includes several key laws that govern notarial acts, corporate governance, and civil obligations. Below are the main statutes widely cited in this area.
Lei 6.015/1973is the foundational rule for public records and notarial acts in Brazil. It governs authenticacao de documentos, reconhecimento de firmas, e escrituras publicas. The law has been amended over time to accommodate electronic processes and modern registry practices. Official text and updates are available on the Planalto site.
Official sources: Planalto - Lei de Registros Públicos: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6015.htm
O Código Civil estabelece regras sobre atos de empresas, contratos sociais e obrigações entre pessoas jurídicas. Embora não trate exclusivamente de notarial, ele define o alcance de documentos corporativos que requerem autenticação para validade perante terceiros e órgãos públicos. O texto original foi publicado em 2002 e tem sido alterado por leis complementares desde então.
Official sources: Planalto - Código Civil: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/L10406.htm
A Lei 6.404/1976 regula as sociedades por ações, incluindo a forma de realização de assembleias, atas, e atos de administração. Documentos relacionados a operações de sociedades anônimas costumam exigir autenticação para validação institucional e apresentação a órgãos reguladores. As atualizações ajudam a harmonizar práticas de governança com o mercado.
Official sources: Planalto - Lei das S/A: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6404.htm
Recentemente, Brasil tem incorporado práticas digitais para autenticação, com o ICP-Brasil padronizando assinaturas digitais e carimbos com validade jurídica nacional. Consulte o ITI para diretrizes sobre assinaturas digitais aplicáveis a documentos corporativos.
"O ICP-Brasil oferece a infraestrutura de chaves públicas para que assinaturas digitais tenham validade jurídica em todo o território nacional." - ITI - ICP-Brasil, https://www.iti.gov.br/icp-brasil
Official source: ICP-Brasil - ITI: https://www.iti.gov.br/icp-brasil
Autenticação de documentos is a notarial act that confirms copies are true copies of the originals and that signatures on documents are genuine. It is routinely used for corporate documents like minutes and powers of attorney.
Bring the original document and the copies to the cartório. Request autenticação de cópia or reconhecimento de firmas if required. The notary compares the originals with the copies and issues a certified copy or signature recognition.
Authentication certifies that a copy matches the original. Recognition of firmas verifies the signatories' identities on a document. They are distinct services often used together for corporate acts.
Costs vary by state and document type. Expect fees for the notarial act plus any required copies. A typical authenticated copy ranges from a few reais to around a hundred reais depending on complexity and location.
In most cases, authentication can be completed the same day if documents are in order. Complex corporate documents or multi-page acts may require additional time for review by the cartório.
Not always, but a lawyer helps ensure the documents meet form and content requirements for Junta Comercial or foreign use. A lawyer can prepare the appropriate minutes or contracts to minimize rejections.
Authentication certifies copies or signatures locally. For international use, the document may require a Haia Apostille after authentication to be recognized abroad. The apostille confirms authenticity for foreign authorities.
Yes, under ICP-Brasil standards digital signatures can be used for many corporate documents. However, not all notaries accept fully digital processes for every document, depending on jurisdiction and use.
Common documents include contratos sociais, atas de assembleia, ata de conselho de administração, procurações, balancetes e comprovantes de votação. A cartório will verify originals and issue authenticated copies or notarized acts.
No apostille is required for documents used exclusively in Brazil. Apostille is only necessary for documents to be used in foreign jurisdictions, following authentication.
Keep authenticated copies for the statute of limitations on corporate records, typically 5 to 10 years, and as required by regulators or lenders. Retain originals indefinitely as required by law or corporate policy.
The authentication process is similar, but public companies (SA) may face stricter regulatory requirements in minutes and resolutions. Private companies have greater flexibility, but all corporate acts often require authentication for third party use.
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