Cláusulas clave en contratos de suministro y distribución en Spain

¿Por qué son tan delicados los contratos de suministro y distribución en España?

Los contratos de suministro y distribución son la columna vertebral de muchas cadenas de valor industriales, comerciales y de e‑commerce en España. Un error en su redacción puede traducirse en impagos, reclamaciones por daños, ruptura de relaciones estratégicas y litigios largos y costosos. Por eso, más que "plantillas genéricas", las empresas necesitan identificar y negociar bien ciertas cláusulas imprescindibles.

La intención de quien busca esta información suele ser Conocer + Hacer: entender qué debe incluir el contrato y, a la vez, contar con una especie de checklist para revisarlo o prepararse para negociar. El público es claramente B2B: fabricantes, importadores, distribuidores, mayoristas, retailers y plataformas online que compran o venden de forma recurrente en España.

1. ¿Cómo definir correctamente producto, exclusividad, territorio y objetivos de ventas?

Un contrato de suministro y distribución bien hecho en España debe describir con máximo detalle qué se vende, dónde, con qué nivel de exclusividad y qué objetivos de ventas se esperan. Estas definiciones reducen ambigüedades y sirven de base para medir si hay incumplimientos o no.

Definición de producto y gama

El primer pilar del contrato es la descripción del producto o servicios objeto del suministro o la distribución. No basta con un nombre comercial amplio; conviene concretar:

• Códigos de referencia internos, familias de producto y versiones.
• Especificaciones técnicas básicas (tallas, formato, envase, capacidad, normas de calidad aplicables, homologaciones necesarias, etc.).
• Productos incluidos desde el inicio y productos que podrán añadirse en el futuro (y con qué procedimiento de aprobación o anexo).
• Idiomas y requisitos de etiquetado para el mercado español (ej. consumibles, instrucciones de uso, alertas de seguridad).

Un error frecuente es hablar genéricamente de la "gama X" sin aclarar qué se incluye ni actualizarla durante la relación. Esto suele generar conflictos cuando el proveedor lanza nuevos modelos o deja de fabricar ciertos artículos.

Exclusividad: ¿sí o no, y en qué condiciones?

La exclusividad es uno de los puntos más sensibles en contratos de distribución y, ocasionalmente, de suministro. Puede ser:

• Exclusiva a favor del distribuidor: solo ese distribuidor podrá vender en un territorio o canal determinado.
• Exclusiva a favor del proveedor: el distribuidor se compromete a no distribuir productos competidores.
• Exclusiva recíproca: se combinan ambas obligaciones.
• No exclusiva: libertad de ambas partes para contratar con terceros.

En España y en la UE, este tipo de cláusulas deben respetar las normas de competencia. Es recomendable analizar, con apoyo jurídico, si la cuota de mercado de las partes o el tipo de restricción (por ejemplo, fijación de precios de reventa, prohibición de ventas pasivas online) puede considerarse una restricción de la competencia. En caso de duda, conviene ajustar la redacción.

Territorio y canales de venta

La delimitación territorial debe ser clara: ¿España peninsular? ¿Incluye Islas Baleares y Canarias? ¿Andorra? ¿Ventas online a consumidores en otros países de la UE? Debe encajar con las estrategias de venta directa del proveedor y con otros contratos de distribución ya existentes.

Además del "dónde", es importante el "cómo" y el "a quién":

• Ventas mayoristas vs minoristas.
• Canal offline vs canal online (web propia, marketplaces, redes sociales, dropshipping).
• Limitaciones a vender a ciertos segmentos (ej. grandes cuentas que el proveedor atiende directamente).

Objetivos de ventas y consecuencias de no cumplirlos

Los objetivos de ventas deben ser realistas, medibles y revisables. No es buena idea dejar esta cuestión en meras "intenciones". Para que funcionen como herramienta de gestión y como posible causa de resolución, conviene pactar:

• Volumen mínimo anual, trimestral o semestral, por producto o gama.
• Fórmulas de revisión de objetivos según la evolución del mercado.
• Consecuencias de no alcanzarlos: pérdida total o parcial de exclusividad, modificación de descuentos, o incluso derecho de resolución si la situación se prolonga durante X períodos.

Checklist rápido de esta sección

• ¿El contrato identifica claramente todos los productos actuales y futuros?
• ¿Está la exclusividad (o su ausencia) descrita por escrito, sin dejarse "entender" de forma verbal?
• ¿El territorio y los canales de venta están bien delimitados y no se solapan con otros acuerdos existentes?
• ¿Los objetivos de ventas están ligados a consecuencias concretas y equilibradas para ambas partes?

Preguntas de seguimiento sobre esta sección

• ¿Cómo se adaptan los objetivos de ventas en crisis de mercado o cambios regulatorios?
• ¿Qué pasa con la exclusividad si el distribuidor es adquirido por un competidor?
• ¿Se pueden limitar las ventas online desde España a otros países de la UE?

2. ¿Cómo estructurar el régimen de precios, descuentos, revisiones y condiciones de pago?

El régimen económico del contrato debe ser transparente, verificable y conforme a la normativa española sobre pagos y competencia. Incluir bien estas cláusulas puede evitar muchos conflictos por márgenes, impagos y presión comercial indebida.

Precios y descuentos

Los precios pueden fijarse de varias maneras: tarifa base, precios netos negociados, fórmulas indexadas (por ejemplo, ligadas al coste de materias primas), etc. En todo caso, es clave especificar:

• Moneda (normalmente euros) y si incluyen o no impuestos indirectos (IVA, IGIC, etc.).
• Periodicidad de revisión de tarifas y procedimiento de comunicación.
• Descuentos comerciales, rappels por volumen, bonificaciones por objetivos y cómo se calculan.
• Costes adicionales: transporte, seguros, aranceles, almacenaje, manipulación, etc., y quién los asume.

También debe aclararse si el proveedor puede modificar unilateralmente los precios y en qué límites o condiciones (por ejemplo, obligación de preavisar con 30 o 60 días y derecho del distribuidor a resolver si no acepta la subida).

Condiciones de pago y morosidad

En España, los plazos de pago en operaciones comerciales están regulados para evitar la morosidad abusiva entre empresas. Lo habitual es que el contrato contemple:

• Plazo de pago estándar (por ejemplo, 30, 45 o 60 días desde la fecha de factura o de entrega).
• Medios de pago: transferencia bancaria, domiciliación SEPA, confirming, carta de crédito, etc.
• Garantías de pago: aval bancario, seguro de crédito, retención de la propiedad de la mercancía hasta el pago completo (reserva de dominio), etc.
• Intereses de demora e indemnización por costes de cobro, alineados con la normativa española sobre morosidad en operaciones comerciales.

Desde un punto de vista práctico, muchas empresas combinan un plazo "estándar" (por ejemplo, 60 días) con límites de riesgo por cliente y con garantías adicionales para nuevos distribuidores o mercados.

Revisión de precios y escenarios de inflación o crisis

En contratos de suministro industrial o con fuerte componente de materias primas, conviene recoger cláusulas de revisión de precios que permitan ajustar la tarifa ante inflaciones relevantes, cambios de tipo de cambio, o aumentos de costes energéticos. Lo recomendable es:

• Vincular la revisión a índices públicos (por ejemplo, IPC, índices sectoriales).
• Establecer bandas (por ejemplo, revisar cuando la variación supere el 5 % anual).
• Fijar un mecanismo de negociación y, en su defecto, derecho de resolución si no hay acuerdo tras un cierto plazo.

Ejemplo práctico simplificado

Preguntas de seguimiento sobre esta sección

• ¿Cómo se calculan y reclaman correctamente los intereses de demora?
• ¿Es recomendable incluir cláusulas de reserva de dominio en España?
• ¿Cómo adaptar el régimen de precios cuando el contrato tiene parte en España y parte en otros países de la UE?

3. ¿Qué plazos, causas de resolución anticipada y preavisos mínimos conviene pactar?

La duración y la salida ordenada del contrato son tan importantes como el resto de condiciones comerciales. Un buen contrato de suministro o distribución en España debe prever con claridad cuánto dura la relación, cuándo puede terminar antes de tiempo y con qué preaviso mínimo.

Duración inicial y prórrogas

Habitualmente, estos contratos se estructuran con:

• Una duración inicial (por ejemplo, 2 o 3 años) suficiente para amortizar inversiones comerciales.
• Prórrogas automáticas (por ejemplo, anuales) si ninguna de las partes comunica su voluntad de no renovar con un preaviso mínimo.
• Condiciones específicas para revisar objetivos de ventas, descuentos o territorio en cada prórroga.

En contratos a largo plazo, resulta útil prever revisiones más profundas cada cierto número de años para adaptar la relación a la realidad del mercado.

Causas de resolución anticipada

Además de la extinción natural por vencimiento, conviene detallar claramente en qué supuestos se puede resolver el contrato antes de tiempo. Algunas causas típicas son:

• Impago reiterado o significativo, pese a requerimiento previo.
• Incumplimientos graves de las obligaciones esenciales (por ejemplo, no alcanzar sistemáticamente mínimos de compra, vender fuera del territorio, dañar la marca, etc.).
• Insolvencia, concurso de acreedores o situaciones análogas.
• Cambio de control en el distribuidor o en el proveedor que genere conflicto de interés (por ejemplo, adquisición por un competidor directo).
• Violación de normas regulatorias relevantes (por ejemplo, en sectores regulados o productos sujetos a autorizaciones).

En muchos casos se incluye un mecanismo de "subsane" (cure period): la parte incumplidora tiene un plazo determinado para corregir el incumplimiento antes de que el otro pueda resolver.

Preavisos mínimos y ruptura de relaciones estables

En la práctica española, muchos conflictos surgen por la ruptura brusca de relaciones comerciales de larga duración sin un preaviso razonable. Aunque la distribución no está regulada de forma exhaustiva en una ley específica, la jurisprudencia aplica principios de buena fe contractual y, en algunos supuestos, indemnizaciones por resolución intempestiva de relaciones estables.

Por eso, es prudente:

• Fijar por contrato preavisos mínimos para la no renovación (por ejemplo, 3 o 6 meses antes del vencimiento).
• Establecer preavisos más cortos, pero existentes, para ciertas resoluciones anticipadas no culposas (cambios estratégicos, abandono de líneas de producto, etc.).
• Concretar si habrá o no compensaciones por clientela o inversiones no amortizadas, y en qué condiciones.

Fase de salida: qué pasa al terminar el contrato

Es importante ordenar el "día después" de la terminación:

• Devolución o liquidación de stock y condiciones económicas aplicables.
• Uso de la marca y retirada de elementos distintivos (rótulos, web, material promocional).
• Gestión de los clientes: ¿pasa la cartera al proveedor?, ¿hay obligación de facilitar datos, respetando la normativa de protección de datos?
• Continuidad de garantías y servicio posventa al cliente final durante un tiempo.

Preguntas de seguimiento sobre esta sección

• ¿Cuándo puede un distribuidor español reclamar indemnización por clientela?
• ¿Qué ocurre con los contratos de distribución "de hecho" sin contrato escrito?
• ¿Puede acordarse la resolución sin preaviso en casos muy graves y cómo se define lo "muy grave"?

4. ¿Qué cláusulas de limitación de responsabilidad, penalizaciones y fuerza mayor son recomendables?

Las cláusulas de responsabilidad, penalizaciones y fuerza mayor permiten gestionar el riesgo cuando las cosas no salen como se esperaba. En España, deben respetar las normas imperativas y no pueden vaciar de contenido las obligaciones esenciales del contrato.

Limitación y exclusión de responsabilidad

Es habitual que las partes busquen limitar su responsabilidad económica. Algunas prácticas frecuentes son:

• Topes de responsabilidad (por ejemplo, un máximo equivalente a las facturas de los últimos 6 o 12 meses).
• Exclusión de ciertos daños indirectos o consecuenciales (lucro cesante, pérdida de oportunidad, etc.), salvo dolo o mala fe.
• Limitación de reclamaciones a un plazo determinado desde que se conoce el daño.

En contratos B2B, los tribunales españoles suelen respetar las cláusulas de limitación razonables, pero no las que dejan a una parte sin protección real, sobre todo en casos de dolo, culpa grave o vulneración de normas de orden público.

Penalizaciones por incumplimiento

Las cláusulas penales permiten predefinir una cantidad a pagar si se produce un incumplimiento determinado (por ejemplo, retraso en el suministro, uso indebido de marca, venta fuera de territorio). Conviene que:

• Estén vinculadas a obligaciones claras y concretas.
• No sean desproporcionadas, porque pueden ser moderadas judicialmente.
• Se establezca si la penalización excluye o no la reclamación adicional de daños y perjuicios.

En la práctica, las penalizaciones ayudan a disciplinar la relación, pero no sustituyen a una buena definición previa de obligaciones y procesos.

Fuerza mayor y cambio de circunstancias

Los eventos de fuerza mayor (catástrofes naturales, guerras, pandemias, decisiones gubernamentales que impiden operar, etc.) han cobrado gran relevancia. Un contrato prudente de suministro y distribución en España suele incluir:

• Una definición clara de qué se considera fuerza mayor.
• La obligación de notificar por escrito el evento y sus efectos en un plazo breve.
• La suspensión temporal de obligaciones o la flexibilización de plazos mientras dura el evento.
• El derecho de resolver si la situación se prolonga más allá de cierto tiempo.

Además, se puede prever un mecanismo de renegociación si se produce un cambio relevante de circunstancias que haga excesivamente oneroso el contrato para una de las partes (por ejemplo, subidas extremas de costes logísticos).

Ejemplos de errores comunes

• Confiar solo en un párrafo genérico de "fuerza mayor" copiado de modelos extranjeros que no encajan bien con la práctica española.
• Pactar penalizaciones tan altas que ambas partes saben que nunca se aplicarán, perdiendo su fuerza disuasoria.
• Topar la responsabilidad del proveedor por encima de lo que cubre su seguro de responsabilidad civil, generando un gap de riesgo.

Preguntas de seguimiento sobre esta sección

• ¿Puede un juez español moderar una cláusula penal excesiva en B2B?
• ¿Cómo coordinar las cláusulas de fuerza mayor con los seguros contratados?
• ¿Se pueden excluir totalmente los daños indirectos entre empresas en España?

5. ¿Cómo elegir la ley aplicable, el fuero, la mediación y el arbitraje para los conflictos?

La cláusula de ley aplicable y resolución de conflictos determina quién decide en caso de problema, con qué reglas y en qué plazos. En contratos de suministro y distribución con impacto en España, su redacción tiene consecuencias prácticas muy importantes en costes, tiempo y previsibilidad.

Ley aplicable

Cuando todas las partes y la ejecución principal están en España, lo habitual y generalmente razonable es elegir el derecho español como ley aplicable al contrato. En contratos con elemento internacional (proveedor extranjero, territorio que incluye varios países, etc.) la elección puede ser más compleja.

Sea cual sea la ley elegida, conviene asegurarse de que:

• No se vulneran normas imperativas de orden público en España (especialmente en materia de competencia, protección de datos, consumo si hay parte B2C, etc.).
• La elección es coherente con otras cláusulas del contrato (por ejemplo, jurisdicción o arbitraje).

Fuero: tribunales competentes

En contratos B2B es posible someterse a tribunales concretos. Algunas opciones frecuentes:

• Tribunales de la ciudad del proveedor (por ejemplo, Madrid, Barcelona, Valencia).
• Tribunales del domicilio del distribuidor.
• Tribunales de una ciudad "neutral" para ambas partes.

Además, debe tenerse en cuenta si existen elementos internacionales que puedan activar normas de competencia judicial internacional dentro de la UE.

Mediación y arbitraje

Para muchas empresas, la vía judicial no es la mejor opción por tiempos, costes indirectos y pérdida de confidencialidad. Por eso, se recurre cada vez más a:

• Mediación: un tercero neutral ayuda a las partes a alcanzar un acuerdo, sin decidir por ellas.
• Arbitraje: uno o varios árbitros emiten un laudo que, en general, es vinculante y ejecutable de forma similar a una sentencia.

En contratos de suministro y distribución con cierto volumen, es habitual incluir una escalera de resolución de conflictos:

1. Negociación amistosa entre directivos de ambas partes durante un plazo corto (por ejemplo, 30 días).
2. Mediación institucional o ad hoc si la negociación falla.
3. Arbitraje institucional (nacional o internacional) o jurisdicción ordinaria como última instancia.

Criterios prácticos para elegir

• Importe y complejidad de las operaciones: contratos de alto valor y tecnicismo favorecen el arbitraje especializado.
• Necesidad de rapidez: el arbitraje bien diseñado puede ser más rápido que los tribunales.
• Confidencialidad: el arbitraje suele ofrecer más privacidad que la vía judicial.
• Relaciones a largo plazo: la mediación puede preservar mejor la relación comercial.

Preguntas de seguimiento sobre esta sección

• ¿Qué diferencia práctica hay entre un arbitraje en España y uno en otro país de la UE?
• ¿Conviene someter siempre los contratos de distribución a arbitraje?
• ¿Se puede obligar a la otra parte a mediar antes de demandar?

Conceptos erróneos frecuentes sobre contratos de suministro y distribución en España

En la práctica, muchas empresas parten de ideas equivocadas que aumentan su riesgo contractual. Conviene aclarar al menos los siguientes puntos:

• "Si no hay contrato escrito, no hay problema serio": aunque no exista un contrato formal, la relación comercial prolongada puede generar derechos y obligaciones, y los tribunales pueden considerar que existe un contrato de distribución "de hecho".
• "La exclusividad se sobreentiende cuando soy el único distribuidor": la exclusividad debe pactarse por escrito. El hecho de ser el único distribuidor hoy no impide al proveedor nombrar a otro mañana si no existe una cláusula clara.
• "Con una simple cláusula de fuerza mayor ya estoy protegido": si la cláusula es genérica o no se adapta a los riesgos específicos del sector (problemas de logística, dependencia de un proveedor clave, etc.), puede no servir para cubrir eventos previsibles o parcialmente controlables.

FAQ sobre cláusulas imprescindibles en contratos de suministro y distribución en España

¿Es obligatorio firmar por escrito un contrato de distribución o suministro en España?

No siempre es obligatorio desde el punto de vista formal, pero es muy recomendable. Las relaciones prolongadas basadas solo en pedidos y albaranes pueden derivar en disputas sobre exclusividad, duración o indemnizaciones. Un contrato escrito bien diseñado reduce enormemente la incertidumbre.

¿Se puede fijar libremente cualquier plazo de pago entre empresas?

Entre empresas existe margen de negociación, pero deben respetarse los límites legales en materia de morosidad y no imponerse plazos abusivos. Además, los clientes grandes suelen imponer sus condiciones, por lo que conviene equilibrar el riesgo con garantías y límites de crédito.

¿La exclusividad siempre genera derecho a indemnización al terminar el contrato?

No necesariamente. La existencia de exclusividad es solo uno de los factores. Los tribunales valoran la duración de la relación, las inversiones realizadas, la clientela generada y la forma de la ruptura (con o sin preaviso razonable, y por culpa de quién).

¿Puedo usar un modelo estándar de otro país para contratos en España?

Es posible tomarlo como punto de partida, pero sin adaptación al derecho y práctica españoles es arriesgado. Pueden surgir conflictos con la normativa de competencia, pagos, protección de datos o con la interpretación de ciertas cláusulas por parte de tribunales españoles.

¿Qué suele revisar primero un abogado en un contrato de suministro o distribución?

Normalmente, el abogado se centra en: alcance del producto, exclusividad y territorio, régimen económico, duración y salidas del contrato, límites de responsabilidad, y cláusula de ley aplicable y resolución de conflictos. A partir de ahí, ajusta el resto de cláusulas a la realidad del negocio.

Cuándo contratar un abogado para un contrato de suministro y distribución

Es aconsejable contar con un abogado especializado en Derecho mercantil y contratos de distribución o suministro en España en, al menos, estas situaciones:

• Antes de firmar un nuevo contrato con un proveedor o distribuidor clave, especialmente si hay exclusividad o inversiones significativas.
• Cuando se quiere renegociar un contrato existente para adaptarlo a cambios de mercado, precios o territorio.
• Si surge un conflicto por impagos, incumplimientos de objetivos, uso de marca, ventas fuera de territorio, o amenaza de ruptura sin preaviso.
• En operaciones con elemento internacional (parte de la cadena en otros países de la UE o fuera de la UE) donde la elección de ley y foro es crítica.

Un abogado con experiencia puede transformar un documento genérico en una herramienta de negocio que equilibra riesgos, protege márgenes y reduce la probabilidad de litigios costosos.

Próximos pasos para empresas que operan en España

Si tu empresa ya tiene contratos de suministro o distribución en marcha, el primer paso práctico es realizar una auditoría rápida de los textos actuales: detectar lagunas en definiciones, exclusividad, plazos de pago, resolución y responsabilidad. A partir de ahí, se puede diseñar un plan progresivo de renegociación o actualización, empezando por los contratos de mayor impacto económico o estratégico.

Si estás a punto de cerrar un nuevo acuerdo, prepara un briefing interno claro (qué productos, qué territorio, qué exclusividad, qué objetivos y qué nivel de riesgo estás dispuesto a asumir) y comparte ese briefing con tu abogado antes de recibir o enviar el borrador de contrato. Esto acelera la negociación, evita improvisaciones y te permite aprovechar mejor el asesoramiento jurídico para proteger los intereses de tu empresa en España.