Cómo reclamar por incumplimiento de contrato mercantil en Spain

¿Qué se considera incumplimiento de contrato mercantil en España?

Hay incumplimiento de contrato mercantil cuando una de las partes empresarias no hace, hace tarde o hace mal lo que se comprometió a hacer en un acuerdo con finalidad comercial (venta de bienes, prestación de servicios, distribución, etc.). En estos casos, la parte cumplidora puede exigir el cumplimiento, la resolución del contrato y/o una indemnización por daños y perjuicios, en función de la gravedad del incumplimiento y de lo pactado.

La base legal general está en el Código Civil (artículo 1124, sobre resolución por incumplimiento) aplicado a los contratos mercantiles, junto con el Código de Comercio. (boe.es) En términos prácticos, para autónomos y pymes suele tratarse de supuestos como:

• Impago de facturas por productos entregados o servicios prestados.
• Retrasos importantes en la entrega que frustran la finalidad del contrato (por ejemplo, mercancía que llega pasada una campaña concreta).
• Entrega de bienes defectuosos o servicios de calidad muy inferior a lo contratado.
• Incumplimiento de exclusividades, mínimos de compra, plazos de ejecución de proyectos, etc.

Intención de búsqueda: principalmente "Hacer" (Do). El usuario quiere saber cómo reclamar de forma efectiva. Público objetivo: B2B (autónomos y pymes que contratan con otras empresas).

Preguntas de seguimiento habituales:

• ¿Qué diferencia hay entre incumplimiento esencial y un simple retraso o defecto subsanable?
• ¿Puedo resolver el contrato inmediatamente o debo dar plazo de subsanación?

¿En qué se diferencian el incumplimiento esencial y el parcial en contratos comerciales?

La diferencia clave es que el incumplimiento esencial permite normalmente resolver el contrato (romper la relación) y reclamar daños, mientras que el incumplimiento parcial suele dar derecho a exigir el cumplimiento, la corrección del defecto o una reducción del precio e indemnización, pero sin extinguir de raíz el contrato salvo casos extremos. En la práctica, la gravedad, la repetición y la finalidad del contrato son determinantes.

El artículo 1124 del Código Civil reconoce al perjudicado la facultad de escoger entre exigir el cumplimiento o la resolución con indemnización de daños e intereses. (boe.es) La jurisprudencia ha interpretado que la resolución solo procede ante incumplimientos graves o esenciales, es decir, aquellos que frustren la finalidad económica del contrato o afecten a obligaciones principales, no a extremos secundarios.

Ejemplos de incumplimiento esencial en contratos mercantiles:

• El proveedor no entrega la mercancía clave en absoluto, o lo hace tan tarde que ya no sirve (por ejemplo, productos de temporada).
• La agencia de desarrollo no entrega el software contratado ni la versión mínima funcional acordada, pese a requerimientos reiterados.
• Un distribuidor incumple una cláusula de exclusividad y comienza a vender productos de la competencia en la misma zona.

Ejemplos de incumplimiento parcial o no esencial:

• Retrasos moderados que no impiden usar el bien o servicio, si se compensan o corrigen.
• Defectos subsanables en una obra o en un desarrollo que el proveedor corrige dentro de un plazo razonable.
• Incumplimiento de formalidades menores (por ejemplo, formato de informes) que no afectan seriamente al resultado.

En contratos B2B es muy frecuente pactar qué incumplimientos se considerarán causa de resolución inmediata (cláusulas de resolución expresa o vencimiento anticipado). En ausencia de pacto, decidir si algo es "esencial" puede requerir un análisis técnico y jurídico detallado.

Preguntas de seguimiento habituales:

• ¿Cómo redactar cláusulas claras de incumplimiento esencial para futuros contratos?
• ¿Es necesario un requerimiento previo antes de resolver por incumplimiento?

¿Qué pasos debo dar antes de presentar demanda por incumplimiento de contrato mercantil?

Antes de ir a los tribunales es recomendable: revisar el contrato y cuantificar el daño, comunicar el incumplimiento de forma clara, enviar un requerimiento fehaciente (normalmente burofax) ofreciendo un plazo razonable para cumplir o pagar, y explorar seriamente la negociación o mediación. Estos pasos fortalecen su posición probatoria y, en muchos casos, permiten cerrar el conflicto sin pleito.

1. Analizar el contrato y la situación

Checklist inicial:

• Identificar las cláusulas incumplidas (plazos, cantidades, nivel de servicio, exclusividades, etc.).
• Calcular qué se debe (principal, intereses de demora, penalizaciones pactadas) y qué daños adicionales ha sufrido su negocio (pedidos perdidos, costes extra, etc.).
• Comprobar si el contrato prevé un sistema específico de resolución de conflictos (jurisdicción, arbitraje, mediación obligatoria, etc.).

2. Comunicaciones informales pero documentadas

Conviene empezar por correos electrónicos o reuniones donde se explique el problema, se pida una solución concreta y se deje constancia escrita (actas, resúmenes por email). Aunque son comunicaciones "amables", ya generan prueba y muestran buena fe.

3. Requerimiento formal: burofax y otras comunicaciones fehacientes

El paso clave previo a la demanda es el requerimiento formal, preferiblemente mediante burofax con certificación de contenido y acuse de recibo. El burofax de Correos permite acreditar tanto el contenido del texto como la fecha y la recepción por el destinatario, lo que lo convierte en una prueba sólida y en una comunicación fehaciente. (correos.es)

Recomendaciones para el requerimiento:

• Identificar claramente el contrato, las facturas o entregas afectadas.
• Describir el incumplimiento y la normativa/ cláusulas aplicables.
• Fijar un plazo concreto para pagar, subsanar o entregar.
• Advertir de que, en caso de no atender al requerimiento, se iniciarán acciones judiciales (y, si procede, se reclamarán costas e intereses).

Además, el artículo 1973 del Código Civil establece que la reclamación extrajudicial del acreedor interrumpe la prescripción de las acciones, de modo que el plazo vuelve a comenzar desde cero. (sedejudicial.com) De ahí la importancia de usar medios fehacientes.

4. Negociación estructurada

Muchos conflictos comerciales se resuelven con:

• Planes de pago escalonados o quitas parciales.
• Reentregas, refacciones o ampliaciones de garantía.
• Modificaciones de ciertas cláusulas (plazos, mínimos, exclusividades) a cambio de renunciar a determinadas reclamaciones.

Siempre que se alcance un acuerdo, es recomendable documentarlo en un documento firmado (anexo al contrato o transacción) donde se detalle qué se perdona, qué se mantiene y qué mecanismos de garantía se establecen.

Preguntas de seguimiento habituales:

• ¿Qué debe contener exactamente un burofax tipo para un impago comercial?
• ¿Cuándo es buena idea ofrecer un calendario de pagos y cuándo es mejor ir directamente a juicio?

¿Qué pruebas debo conservar para reclamar por incumplimiento contractual?

Las mejores reclamaciones mercantiles se sostienen en documentos: contrato, presupuestos, facturas, albaranes, correos y todo aquello que muestre qué se pactó, qué se hizo realmente y qué se dejó de hacer. Organizar la prueba desde el inicio ahorra tiempo, costes y reduce el riesgo de perder el pleito por falta de soporte documental.

Elementos probatorios clave:

• Contrato y anexos: versión firmada, condiciones generales, modificaciones y renovaciones.
• Presupuestos, pedidos y ofertas aceptadas: incluidas las aceptaciones por email.
• Facturas: emitidas y, en su caso, devueltas; justifican importe y vencimientos. En el proceso monitorio, las facturas y albaranes son prueba típica de la deuda. (sedejudicial.justicia.es)
• Albaranes de entrega y partes de trabajo: con firma o sello del cliente, o constancia electrónica.
• Correos electrónicos y mensajería: sobre plazos, cambios de especificaciones, reclamaciones y respuestas.
• Informes técnicos, fotografías, actas de inspección: muy útiles en casos de defectos o servicios mal ejecutados.
• Prueba contable: extractos bancarios que acrediten pagos parciales, devoluciones, etc.

Consejos prácticos para autónomos y pymes:

• Crear una "carpeta conflicto" por cada cliente o proveedor problemático, con toda la documentación ordenada cronológicamente.
• Respaldos en la nube y sistemas de archivo que permitan localizar rápidamente correos y documentos.
• Si el contrato es verbal, reforzar la prueba con emails posteriores, facturas, albaranes y cualquier documento que refleje las condiciones pactadas.

Preguntas de seguimiento habituales:

• ¿Hasta qué punto un WhatsApp o un mensaje de Teams sirve como prueba en un juicio mercantil?
• ¿Cómo presentar técnicamente esta documentación al juzgado (índices, carpetas electrónicas, etc.)?

¿Cuándo conviene acudir a la vía judicial y cuándo al arbitraje o la mediación?

La vía judicial es la opción estándar cuando no hay acuerdo y se necesita una resolución ejecutable por los tribunales, mientras que el arbitraje y la mediación son alternativas útiles si el contrato lo prevé o las partes lo aceptan y desean mayor rapidez, confidencialidad y flexibilidad. En la práctica, para muchas pymes el monitorio y el juicio verbal siguen siendo el camino más habitual para impagos claros.

1. Vía judicial: monitorio, juicio verbal y juicio ordinario

Opciones típicas:

• Procedimiento monitorio para impagos claros con documentación (facturas, albaranes, contratos, etc.), de cualquier cuantía. (sedejudicial.justicia.es) Es rápido y puede transformarse en ejecución si el deudor no paga ni se opone.
• Juicio verbal para reclamaciones de cantidad de menor cuantía (hasta 15.000 euros, salvo materias especiales) y otros asuntos que la Ley asigna a este tipo de juicio. (noticias.juridicas.com)
• Juicio ordinario para reclamaciones superiores a 15.000 euros o materias complejas (por ejemplo, impugnación de acuerdos sociales). (noticias.juridicas.com)

Consideraciones de costes y tiempos (orientativo):

• Honorarios de abogado y procurador que pueden ir desde unos cientos de euros en monitorios sencillos hasta varios miles en ordinarios complejos.
• Posibles tasas judiciales para sociedades mercantiles en determinados supuestos; las personas físicas están exentas desde 2015, pero las pymes constituidas como sociedades siguen soportando tasas en ciertos casos. (mjusticia.gob.es)
• Tiempos: un monitorio puede resolverse en pocos meses; un verbal, entre 6 y 18 meses según el juzgado; un ordinario, más.

2. Arbitraje

El arbitraje procede cuando el contrato incluye una cláusula arbitral o las partes lo acuerdan tras el conflicto. Ventajas típicas:

• Mayor rapidez y flexibilidad procesal.
• Posible elección de árbitros especializados en el sector.
• Confidencialidad (interesante en conflictos entre socios, distribuidores, tecnología, know-how, etc.).

Inconvenientes:

• Honorarios de la institución arbitral y de los árbitros (pueden ser importantes en relación con la cuantía).
• Laudo con revisión judicial muy limitada; si "sale mal", es difícil revertirlo.

3. Mediación mercantil

La mediación, regulada por la Ley 5/2012, es un método voluntario en el que un mediador neutral ayuda a las empresas a alcanzar un acuerdo por sí mismas, sin imponer una decisión. Se aplica expresamente a asuntos civiles y mercantiles, y el Ministerio de Justicia la impulsa como vía complementaria a los tribunales. (administraciondejusticia.gob.es)

Ventajas prácticas para pymes:

• Coste y duración habitualmente menores que un pleito.
• Preserva relaciones comerciales valiosas (por ejemplo, con un cliente estratégico al que interesa retener).
• Permite soluciones creativas (descuentos, reconfiguración de servicios, cambios de territorio comercial) que un juez no puede ordenar.

Preguntas de seguimiento habituales:

• ¿Qué conviene incluir en una cláusula de arbitraje o mediación en futuros contratos mercantiles?
• ¿Puede el juez obligarme a acudir a una sesión de mediación antes de seguir el juicio?

¿Qué plazos de prescripción se aplican y qué riesgos hay si no actúo a tiempo?

Como regla general, las acciones personales derivadas de contratos mercantiles sin plazo especial prescriben a los 5 años desde que la obligación puede exigirse (vencimiento de la factura, fecha límite de entrega, etc.). Si deja pasar ese plazo sin interrumpir la prescripción, pierde el derecho a reclamar judicialmente aunque tenga razón en el fondo. (iberley.es)

Claves sobre prescripción en España para contratos mercantiles:

• El artículo 1964 del Código Civil fija un plazo de 5 años para las acciones personales sin plazo especial (tras la reforma de 2015). (iberley.es)
• El Código de Comercio remite al "Derecho común" (Código Civil) cuando no haya plazo mercantil específico, por lo que la mayoría de reclamaciones comerciales siguen ese plazo de 5 años. (noticias.juridicas.com)
• El artículo 1973 del Código Civil indica que la prescripción se interrumpe por demanda judicial, por reclamación extrajudicial (como un burofax fehaciente) o por reconocimiento de deuda del deudor. (sedejudicial.com)

Riesgos de no actuar a tiempo:

• Pérdida total de la acción: el deudor puede oponer la prescripción y el juez debe apreciarla si se alega.
• Dificultad probatoria creciente (emails borrados, empleados que ya no están, sistemas cambiados).
• Peor posición negociadora (el deudor sabe que el tiempo juega a su favor).

Consejo práctico: lleve un control de fechas de vencimiento y, si se acerca el quinto año sin solución, consulte de inmediato con un abogado para interrumpir la prescripción mediante requerimiento o demanda.

Preguntas de seguimiento habituales:

• ¿Cómo se calcula exactamente el inicio del plazo en contratos de tracto sucesivo (mantenimiento, licencias, etc.)?
• ¿Qué ocurre si hubo pagos parciales o reconocimientos de deuda por parte del cliente?

Errores frecuentes y mitos al reclamar por incumplimiento de contrato mercantil

En la práctica, muchos autónomos y pymes pierden dinero por creer mitos o cometer errores procesales básicos. Identificarlos a tiempo puede ahorrarle años de conflicto.

• Mito 1: "Tengo 15 años para demandar" Desde 2015 el plazo general ya no es de 15 años sino de 5 para acciones personales sin plazo especial, incluidas muchas reclamaciones contractuales. (iberley.es) Confiar en el plazo antiguo lleva a reclamaciones prescritas.
• Mito 2: "Con un email o WhatsApp informal basta para estar cubierto" Los correos y mensajes ayudan como prueba, pero no siempre son suficientes para interrumpir la prescripción o acreditar fehacientemente una reclamación. Es muy recomendable usar un medio fehaciente (burofax u otros servicios equivalentes) para requerimientos formales.
• Error 3: "Como el otro incumple, puedo dejar yo también de cumplir sin más" La excepción de contrato no cumplido tiene límites; si usted deja de cumplir de forma desproporcionada puede convertirse también en incumplidor. Antes de cortar suministros, servicios o entregas relevantes, conviene asesorarse y documentar muy bien la situación.
• Error 4: "Como somos pequeños, el juez 'protegerá' a mi pyme frente a la gran empresa" En relaciones entre profesionales/empresas, los jueces aplican principalmente lo pactado y la prueba aportada. No hay una "protección automática" como la que puede existir en materia de consumidores; la preparación documental y estratégica es crítica.

Preguntas frecuentes sobre reclamaciones por incumplimiento de contrato mercantil en España

¿Siempre tengo que enviar un burofax antes de demandar?

No es un requisito legal absoluto en todos los casos, pero en la práctica es muy recomendable. Sirve para dejar constancia clara del incumplimiento, ofrecer una última oportunidad de arreglo, interrumpir la prescripción y mostrar buena fe ante el juez. En algunos contratos, además, se exige contractualmente comunicar de forma fehaciente antes de resolver.

¿Qué ocurre si el contrato no está por escrito?

Un contrato mercantil verbal sigue siendo válido, pero probar su contenido es mucho más difícil. En ese caso, la reclamación se apoyará en presupuestos aceptados, correos, facturas, albaranes, testigos y el comportamiento continuado de las partes. Cuanto antes empiece a recopilar y ordenar esa prueba, más opciones tendrá.

¿Puedo reclamar solo el impago de facturas mediante monitorio?

Sí, si se trata de deudas dinerarias líquidas, vencidas y exigibles, acreditadas con documentos habituales (facturas, albaranes, contratos, etc.), puede acudir al procedimiento monitorio, sin límite de cuantía. (sedejudicial.justicia.es) Es una vía especialmente útil para autónomos y pymes con impagos claros de clientes o distribuidores.

¿En qué juzgado tendré que demandar a la otra empresa?

Como regla general, la demanda se presenta ante el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del demandado, salvo que el contrato prevea un fuero distinto válido (por ejemplo, domicilio del proveedor o lugar de cumplimiento). (papelea.com) En litigios derivados de actividad empresarial, también puede ser competente el lugar donde el empresario desarrolla su actividad.

¿Puedo reclamar además del principal intereses y otros daños?

En la mayoría de los casos, sí. Además del principal impagado, puede reclamar intereses de demora (legales o pactados) y, si los acredita, daños adicionales como lucro cesante (beneficios dejados de obtener) o gastos extra ocasionados por el incumplimiento. La clave estará en disponer de pruebas sólidas del perjuicio y de su conexión con el incumplimiento.

¿Cuándo contratar un abogado especializado en contratos mercantiles?

Conviene contar con un abogado desde el primer momento en que detecta un incumplimiento relevante o un impago que no se resuelve con simples recordatorios. Cuanto antes entre el profesional, mejor podrá diseñar la estrategia (negociación, mediación, monitorio, juicio verbal u ordinario) y se minimizarán errores de comunicación que luego puedan perjudicarle.

Casos en los que es especialmente recomendable:

• Importes significativos para la tesorería de la empresa.
• Contratos complejos (distribución, agencia, software, franquicia, joint ventures, etc.).
• Existencia de cláusulas de arbitraje, jurisdicción internacional o limitación de responsabilidad.
• Conflictos con socios estratégicos donde interesa preservar, en lo posible, la relación comercial.
• Situaciones cercanas al vencimiento del plazo de prescripción (casi 5 años).

Un abogado especializado puede también revisar sus plantillas contractuales para reducir el riesgo de futuros conflictos: definir mejor qué se considera incumplimiento esencial, fijar penalizaciones claras, detallar niveles de servicio (SLA), etc.

Próximos pasos si ha sufrido un incumplimiento contractual

Para un autónomo o pyme que acaba de sufrir un impago, un retraso grave o un servicio defectuoso, los pasos prácticos más eficaces suelen ser:

1. Recopilar y ordenar la documentación: contrato, facturas, albaranes, correos y pruebas del daño.
2. Cuantificar la reclamación: importe pendiente, intereses aproximados y daños adicionales.
3. Revisar plazos: identificar la fecha de vencimiento de la obligación y calcular si está dentro del plazo de 5 años (o del que sea aplicable en su caso).
4. Enviar un requerimiento fehaciente (preferiblemente burofax) dejando claro qué se reclama, en qué plazo y con qué consecuencias.
5. Valorar negociación o mediación: especialmente si hay interés en mantener la relación o si la otra parte muestra voluntad de acuerdo.
6. Si no hay respuesta o es negativa, consultar con un abogado mercantilista para decidir entre proceso monitorio, juicio verbal/ordinario o, si procede, arbitraje.
7. Mejorar sus contratos futuros: aprovechar la experiencia para reforzar cláusulas de pago, garantías, penalizaciones y resolución de conflictos.

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