Como criar uma empresa em Portugal: Guia 'Empresa na Hora'

Checklist de criação da Empresa na Hora

Para garantir um processo ágil no balcão presencial ou online, utilize esta lista de verificação com os passos exatos para a constituição da sua sociedade em Portugal. Levar a documentação completa evita atrasos e rejeições no momento do registo.

• Fase de Preparação:
  • Obter o NIF português para todos os sócios (singulares ou coletivos).
  • Escolher a natureza jurídica da empresa (ex: Sociedade por Quotas, Sociedade Unipessoal por Quotas).
  • Definir o valor do capital social e a quota de cada sócio.
  • Selecionar o Contabilista Certificado (CC) ou preparar a declaração de escolha para submissão posterior.
• No Balcão (Constituição):
  • Apresentar documentos de identificação de todos os sócios.
  • Escolher o nome na lista de firmas pré-aprovadas ou apresentar o Certificado de Admissibilidade de Firma.
  • Escolher um dos modelos de pacto social pré-aprovados disponibilizados pelo Instituto dos Registos e Notariado (IRN).
  • Pagar os emolumentos (360€ base) por Multibanco, numerário ou cheque visado.
• Pós-Constituição:
  • Abrir conta bancária em nome da empresa e depositar o capital social.
  • Submeter a Declaração de Início de Atividade nas Finanças (via CC) no prazo de 15 dias.
  • Proceder ao enquadramento dos gerentes na Segurança Social.

Escolha do nome através da lista de nomes pré-aprovados

A escolha do nome no processo Empresa na Hora é feita através de uma bolsa de firmas e marcas pré-aprovadas pelo Instituto dos Registos e Notariado (IRN). Caso não queira utilizar a bolsa, pode optar por usar o seu próprio nome associado à expressão da natureza jurídica ou pedir um certificado previamente.

Existem três formas oficiais para dar nome à sua nova sociedade neste regime simplificado:

1. Bolsa de firmas pré-aprovadas: Pode escolher um nome fictício a partir de uma lista disponível online no portal da Justiça ou presencialmente no balcão. Estes nomes já têm a garantia de não colidirem com marcas ou empresas existentes.
2. Firma constituída pelo nome dos sócios: Se a empresa for uma Sociedade Unipessoal, pode usar o nome completo ou abreviado do sócio único (ex: "João Silva, Unipessoal Lda."). Nas sociedades por quotas, pode conjugar o nome dos sócios.
3. Certificado de Admissibilidade de Firma: Se pretende um nome específico que não está na lista pré-aprovada, deve solicitar este certificado ao Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) antes de se dirigir ao balcão. O processo demora alguns dias e tem um custo adicional, mas garante a exclusividade do nome escolhido.

Documentação necessária para sócios pessoas singulares e coletivas

Os documentos exigidos para a constituição variam consoante os sócios sejam pessoas singulares (indivíduos) ou pessoas coletivas (empresas). É estritamente obrigatório apresentar identificação civil e fiscal válida e atualizada para todos os intervenientes que vão assinar o pacto social.

Para sócios pessoas singulares (indivíduos):

• Cartão de Cidadão (para cidadãos portugueses).
• Passaporte, Bilhete de Identidade ou autorização de residência (para cidadãos estrangeiros).
• Documento comprovativo do Número de Identificação Fiscal (NIF) português, caso este não conste no documento de identificação principal.

Para sócios pessoas coletivas (empresas):

• Cartão da Empresa ou Código de Acesso à Certidão Permanente do Registo Comercial (comprova a existência legal da empresa matriz).
• Ata da Assembleia Geral (ou do órgão de gestão competente) que delibere e autorize a constituição da nova sociedade e designe o representante para assinar no ato.
• Documentos de identificação civil e fiscal atualizados dos representantes legais que comparecem no balcão.

O processo de registo comercial imediato nos balcões oficiais

O registo comercial é concluído num único momento de forma presencial num balcão "Empresa na Hora", resultando na constituição legal e imediata da sociedade. Os sócios assinam um pacto social padronizado e pagam as taxas governamentais correspondentes no próprio ato.

Este processo foi desenhado para eliminar a burocracia tradicional. Os passos decorrem da seguinte forma:

1. Atendimento e Identificação: Os sócios (ou os seus representantes com procuração) reúnem-se com o conservador ou oficial de registo num balcão físico (frequentemente localizado em Conservatórias do Registo Comercial ou Lojas de Cidadão).
2. Pacto Social: Os sócios selecionam um dos modelos de pactos sociais pré-aprovados disponíveis no portal ePortugal. Não é possível alterar cláusulas destes modelos; se o negócio exigir um acordo parassocial complexo, terá de ser feito à parte.
3. Custos e Pagamento: O custo fixo para a constituição de uma sociedade com pacto modelo é de 360 euros. Se optar por associar uma marca da bolsa pré-aprovada, o custo sobe para 560 euros.
4. Entrega de Documentos: No final do processo, é entregue aos sócios a Certidão Permanente do Registo Comercial, o cartão da empresa em formato eletrónico e o número de Segurança Social da empresa.

Declaração de início de atividade perante a Autoridade Tributária

A declaração de início de atividade deve ser submetida à Autoridade Tributária e Aduaneira (Finanças) num prazo máximo de 15 dias após a constituição da empresa. Este passo exige a intervenção obrigatória de um Contabilista Certificado (CC), uma vez que todas as sociedades comerciais em Portugal operam sob o regime de contabilidade organizada.

Pode tratar desta obrigação de duas formas no momento da criação da empresa:

• Declaração imediata: Se o seu Contabilista Certificado estiver presente no balcão Empresa na Hora, a declaração de início de atividade pode ser submetida logo no momento da constituição.
• Declaração a posteriori: Caso o contabilista não esteja presente, os sócios assinam uma declaração em como se comprometem a submeter o início de atividade no prazo legal de 15 dias. A falta de submissão dentro deste prazo impede a empresa de emitir faturas e incorre no pagamento de coimas à Autoridade Tributária.

O Contabilista Certificado será responsável por enquadrar a empresa em termos de IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) e IRC (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas), bem como por submeter as declarações fiscais periódicas.

Inscrição na Segurança Social e obrigações declarativas mensais

A entidade comercial é inscrita automaticamente no sistema da Segurança Social logo após o registo, mas o enquadramento dos gerentes e as obrigações declarativas mensais devem ser comunicados ativamente. A ausência destas comunicações gera juros de mora e coimas substanciais.

Após a empresa obter o seu Número de Identificação da Segurança Social (NISS), existem passos operacionais fundamentais:

• Enquadramento dos Gerentes: Os gerentes nomeados no pacto social (Membros dos Órgãos Estatutários - MOE) são, por norma, obrigados a descontar para a Segurança Social. A taxa aplicável aos gerentes é de 34,75% (23,75% a cargo da empresa e 11% retidos ao gerente).
• Isenção de contribuições: Um gerente pode pedir isenção de contribuições se comprovar que já desconta para outro regime de proteção social (ex: é trabalhador por conta de outrem noutra empresa) com um rendimento igual ou superior ao Indexante dos Apoios Sociais (IAS) ou caso não seja remunerado pela gerência.
• Declarações de Remunerações mensais: A empresa deve entregar até ao dia 10 de cada mês a Declaração de Remunerações (DRI) com os valores pagos a colaboradores e gerentes. O pagamento da Taxa Social Única (TSU) deve ser efetuado até ao dia 20 do mesmo mês.

Mitos comuns sobre a criação de empresas em Portugal

Existem várias ideias erradas sobre a rapidez e isenção de custos após abrir uma "Empresa na Hora". Compreender a realidade legal evita surpresas financeiras nos primeiros meses de operação.

• "O capital social tem de ser depositado no próprio dia." É falso. A lei permite que o depósito do capital social em dinheiro seja feito numa conta bancária da empresa até 5 dias úteis após a constituição, ou até ao final do primeiro exercício económico (geralmente a 31 de dezembro do ano de fundação).
• "Uma vez criada a empresa, não tenho mais despesas de manutenção se não faturar." Incorreto. Uma sociedade inativa ou sem faturação continua a ter de pagar os honorários do Contabilista Certificado, submeter declarações fiscais periódicas a zeros, suportar as taxas de manutenção de conta bancária e manter a Certidão Permanente ativa.
• "Apenas portugueses podem usar a Empresa na Hora." Mito. Cidadãos estrangeiros, sejam residentes em Portugal ou nómadas digitais a residir no exterior, podem constituir uma Empresa na Hora. O único requisito prévio essencial é possuírem um Número de Identificação Fiscal (NIF) português.

Perguntas Frequentes

Posso criar uma Empresa na Hora de forma totalmente online?

Sim. A plataforma "Empresa Online" permite realizar o processo através da internet de forma muito semelhante ao balcão físico. Contudo, todos os sócios precisam de possuir um meio de autenticação digital certificado, como a Chave Móvel Digital ou o Cartão de Cidadão com leitor e PIN.

Quanto tempo demora a abertura física no balcão?

Se toda a documentação estiver correta, todos os sócios estiverem presentes e a escolha do nome for rápida, o processo no balcão "Empresa na Hora" demora geralmente entre 45 minutos a 1 hora.

Qual é o capital social mínimo exigido por lei?

Para Sociedades Unipessoais por Quotas e Sociedades por Quotas, a lei portuguesa permite que o valor das quotas seja de apenas 1 euro. Portanto, uma sociedade com dois sócios pode ser legalmente constituída com um capital social de apenas 2 euros. Para Sociedades Anónimas (S.A.), o mínimo legal é de 50.000 euros.

Posso redigir o meu próprio pacto social na Empresa na Hora?

Não. Para beneficiar da rapidez e do custo reduzido deste regime, é obrigatório aceitar integralmente um dos modelos de pacto social pré-aprovados disponíveis pelo IRN. Pactos personalizados exigem o processo tradicional de constituição.

Quando Contratar um Advogado

Embora o processo da Empresa na Hora seja simplificado com pactos sociais padronizados, modelos de negócio complexos, distribuição desequilibrada de poder ou entrada de parceiros internacionais exigem aconselhamento jurídico detalhado. Um advogado assegura a proteção legal dos interesses dos fundadores muito além da mera formalização burocrática.

A intervenção de advogados de direito societário em Portugal é altamente recomendada nas seguintes situações:

• Necessidade de elaborar um Acordo Parassocial detalhado que regule a entrada e saída de sócios, cláusulas de não-concorrência e distribuição de dividendos.
• Proteção prévia e transferência de Propriedade Intelectual (código de software, patentes, marcas próprias) dos fundadores para a nova sociedade.
• Estruturação de investimentos vindos de fundos de Venture Capital que exigem a criação de modelos de governação corporativa específicos.
• Garantia de conformidade com licenciamentos específicos antes de assumir contratos de arrendamento comercial ou iniciar atividade no mercado.

Próximos Passos

Após receber a Certidão Permanente e finalizar o registo formal no balcão oficial, a sua empresa existe juridicamente, mas o foco deve mudar imediatamente para a operacionalização legal e contabilística do negócio.

1. Ativar o Certificado Digital: Compre o certificado digital da empresa, essencial para emitir faturas de forma eletrónica e assinar documentos oficiais perante o Estado.
2. Abrir a Conta Bancária Corporate: Dirija-se a um banco português com os estatutos e identificação dos beneficiários efetivos (RCBE) para abrir a conta comercial e proceder à transferência do capital social subscrito.
3. Adquirir Software de Faturação Certificado: A lei em Portugal obriga a que todas as faturas sejam emitidas através de programas informáticos certificados pela Autoridade Tributária.
4. Registo Central de Beneficiário Efetivo (RCBE): Tem o prazo legal de 30 dias após a constituição para declarar quem são as pessoas singulares que efetivamente controlam a empresa, um procedimento contra o branqueamento de capitais obrigatório na plataforma do IRN.