Cómo reclamar un incumplimiento de contrato mercantil en Spain

¿Cómo reclamar por incumplimiento de contrato mercantil en España?

Para reclamar un incumplimiento de contrato mercantil en España, lo habitual es seguir tres fases: reclamación extrajudicial (requerimiento y negociación), eventual MASC (mediación, conciliación, etc.) y, si no hay acuerdo, demanda judicial o arbitraje. En cada fase es esencial acreditar el incumplimiento con buena documentación y respetar plazos de prescripción y formales.

En la práctica, muchos conflictos se resuelven antes del juicio si se envía un burofax claro y se negocia con una posición firme pero abierta al acuerdo. Cuando esto no funciona, se valora si el contrato prevé arbitraje, si es preferible acudir a mediación o si procede directamente una reclamación judicial (monitorio, verbal u ordinaria) en función del tipo de incumplimiento y de la cuantía reclamada.

¿Qué diferencia hay entre incumplimiento esencial y parcial en contratos mercantiles?

La diferencia principal es que un incumplimiento esencial afecta al núcleo del contrato y permite normalmente resolverlo y reclamar daños, mientras que un incumplimiento parcial o leve suele dar derecho solo a exigir que se cumpla correctamente y a una indemnización proporcional. Determinar si un incumplimiento es esencial o no depende tanto de la ley como de lo que las partes hayan pactado en el propio contrato.

En Derecho español, la regla general es que si una parte no cumple sus obligaciones, la otra puede elegir entre exigir el cumplimiento o pedir la resolución del contrato, con indemnización de daños y perjuicios en ambos casos, cuando el incumplimiento es suficientemente grave. Esa "gravedad" se valora atendiendo a:

• Qué obligación se ha incumplido (precio, plazo crítico, calidad mínima, exclusividad, confidencialidad...).
• La importancia económica y funcional de esa obligación dentro del contrato.
• Si el contrato califica expresamente determinada obligación como "esencial" o como causa de resolución.
• La conducta de la parte incumplidora (reiteración, mala fe, ausencia total de colaboración).

Ejemplos típicos de incumplimiento esencial en el tráfico mercantil:

• No pagar facturas clave pese a varios requerimientos.
• No entregar una mercancía en la fecha crítica que hacía viable una campaña (por ejemplo, un fabricante que no entrega a tiempo la colección de temporada a un comercio).
• Entrega de un software o plataforma que es inutilizable para el fin pactado.

Ejemplos de incumplimiento normalmente parcial:

• Retrasos moderados que no afectan de forma decisiva al negocio del cliente.
• Defectos subsanables en productos o servicios que pueden corregirse sin paralizar la actividad.
• Pequeñas diferencias frente a las especificaciones pactadas, que pueden compensarse con un descuento.

En muchos contratos B2B se detallan expresamente qué supuestos se considerarán "incumplimiento grave" o "causa justificada de resolución" (impagos reiterados, vulneración de confidencialidad, uso indebido de marca, etc.). Respetar estas cláusulas y acreditar claramente su activación suele ser decisivo para resolver el contrato sin sorpresas en un eventual procedimiento.

¿Qué pasos previos a la demanda son recomendables: burofax, requerimientos y negociación?

Antes de demandar, lo recomendable es documentar el conflicto, enviar un requerimiento fehaciente (normalmente burofax) y explorar seriamente la negociación o un MASC, tanto por eficacia como porque en muchos casos es requisito previo para acudir al juzgado. Esta fase extrajudicial bien llevada aumenta mucho las posibilidades de acuerdo y, si no lo hay, fortalece la posición del acreedor ante el juez o el árbitro.

1. Analizar el contrato y el tipo de incumplimiento

El primer paso es revisar cuidadosamente:

• El contrato y anexos (ofertas, condiciones generales, pedidos aceptados).
• Cláusulas de plazos, calidad, precio, penalizaciones, resolución, mediación o arbitraje.
• Si se ha pactado un plazo para subsanar incumplimientos ("periodo de cure" o subsanación).

Con esa lectura se define la estrategia: pedir cumplimiento, resolver el contrato, aplicar una cláusula penal, reclamar daños concretos, o una combinación.

2. Enviar un requerimiento formal (burofax u otro medio fehaciente)

El burofax con certificación de contenido y acuse de recibo es el medio habitual para dejar constancia de la reclamación y, en su caso, interrumpir la prescripción. Suele incluir:

• Identificación de las partes y del contrato (fecha, número, objeto).
• Descripción clara del incumplimiento (facturas impagadas, entregas defectuosas, retrasos concretos...).
• Exigencia de cumplimiento o resolución, según proceda, detallando qué se pide exactamente (importe, plazos, subsanaciones).
• Concesión de un plazo razonable para cumplir o responder (por ejemplo, 7-15 días naturales).
• Advertencia de que, si no hay respuesta o solución, se adoptarán acciones legales.

También pueden servir como requerimiento fehaciente otros medios (correo electrónico con firma electrónica, acta notarial de remisión de comunicaciones), pero el burofax sigue siendo la opción más práctica para pymes y autónomos.

3. Negociar con objetivos claros

Tras el requerimiento, muchas empresas rectifican o buscan un acuerdo. Es recomendable:

• Definir un "mínimo aceptable" (por ejemplo, cobrar al menos un porcentaje de la deuda, escalonar pagos o aceptar una corrección técnica concreta).
• Valorar soluciones creativas: descuentos, ampliación de plazos, sustitución de productos/servicios, dación en pago, etc.
• Documentar por escrito todas las propuestas y contraofertas (correos, minutas de reunión).

Si se alcanza un acuerdo, lo ideal es firmar un documento de transacción o reconocimiento de deuda con calendario de pagos y consecuencias claras en caso de nuevo incumplimiento.

4. MASC obligatorios antes de demandar

En la actualidad, en la mayoría de asuntos civiles y mercantiles es obligatorio intentar antes un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC), como mediación, conciliación u otros mecanismos, antes de presentar la demanda. El propio Servicio Público de Justicia explica que estos MASC se exigen como requisito previo en muchos casos civiles y mercantiles, incluyendo conflictos transfronterizos, con ciertas excepciones específicas.Ver información oficial sobre MASC (administraciondejusticia.gob.es)

Un abogado puede ayudarte a elegir la vía MASC más adecuada (por ejemplo, mediación empresarial frente a simple negociación asistida) y a dejar constancia de que se ha intentado de buena fe, algo que posteriormente puede tener relevancia procesal y de costas.

¿Qué pruebas debes conservar para reclamar un incumplimiento de contrato mercantil?

Las pruebas clave son el propio contrato y todo lo que acredite lo pactado, lo cumplido y lo incumplido: comunicaciones, facturas, pedidos, entregas, incidencias y reclamaciones. Cuanta más trazabilidad puedas aportar, más sólida será tu reclamación ante el juez, el árbitro o el mediador.

Checklist básico de documentación que conviene conservar y organizar:

• Contrato y anexos: contrato principal, condiciones generales, anexos técnicos, pliegos, acuerdos de nivel de servicio (SLA), adendas posteriores.
• Presupuestos, ofertas y pedidos: propuestas comerciales aceptadas, órdenes de compra, confirmaciones de pedido, correos de aceptación.
• Facturas: facturas emitidas y recibidas, justificantes de remisión y de cobro (transferencias, recibos bancarios, TPV).
• Documentos de entrega: albaranes firmados, partes de trabajo, hojas de ruta de transporte, actas de puesta en marcha (en proyectos técnicos o de software).
• Comunicaciones: correos electrónicos, cartas, mensajes de mensajería instantánea (WhatsApp, Teams, etc.), minutas de reuniones. Es importante conservar la conversación completa, no solo "pantallazos" sueltos.
• Incidencias y reclamaciones previas: tickets de soporte, informes de incidencias, comunicaciones de queja del cliente o del proveedor.
• Prueba técnica: informes periciales o técnicos que acrediten defectos, incumplimiento de especificaciones o daños sufridos (por ejemplo, caída de sistemas que genera pérdida de ventas).
• Contabilidad y daño económico: estados financieros, listados de ventas perdidas, costes extra asumidos por contratar a otro proveedor, etc., que permitan cuantificar el lucro cesante o el daño emergente.

Es recomendable crear un "expediente del conflicto" digital (carpetas organizadas por fechas y tipología de documento) para que, cuando el asunto llegue a un abogado o a un tribunal, la reconstrucción de los hechos sea rápida y creíble.

¿Cuándo conviene acudir a la vía judicial y cuándo es mejor arbitraje o mediación?

La vía judicial suele ser preferible cuando no hay cláusula arbitral, la cuantía es moderada y el objetivo principal es el cobro rápido de una deuda clara, mientras que arbitraje y mediación son más adecuados para conflictos complejos, técnicos o cuando se quiere preservar la relación comercial. Además, hoy en día muchas reclamaciones civiles y mercantiles exigen haber intentado un MASC antes de demandar.

1. Vía judicial: monitorio, verbal y ordinario

En reclamaciones de cantidad por impagos claros, con factura y documentación, la vía más habitual es:

• Juicio monitorio: para reclamar deudas dinerarias, líquidas, vencidas y exigibles, acreditadas documentalmente. Es sencillo y, si el deudor no se opone, termina rápido con un título ejecutivo.
• Juicio verbal u ordinario: se utilizan cuando hay oposición en el monitorio o desde el inicio, según la cuantía y la materia. El verbal se reserva a cuantías más bajas y el ordinario a asuntos de mayor importe o complejidad.

Ventajas: control judicial, posibilidad de medidas cautelares, ejecución forzosa. Inconvenientes: plazos largos en algunos juzgados, publicidad relativa del procedimiento y costes (abogado, procurador, posibles tasas para personas jurídicas).

2. Arbitraje empresarial

El arbitraje es un procedimiento privado al que se acude si el contrato contiene una cláusula arbitral o si las partes la pactan posteriormente. Es habitual en contratos B2B de cierta envergadura, especialmente internacionales o muy técnicos.

Ventajas:

• Mayor confidencialidad.
• Posibilidad de elegir árbitros especializados en el sector.
• Suele ser más rápido que el proceso judicial ordinario y el laudo es ejecutable como una sentencia.

Inconvenientes: costes iniciales a veces más altos (honorarios de árbitros e institución arbitral) y muy limitada posibilidad de recurrir el laudo.

3. Mediación y otros MASC

La mediación es un proceso voluntario (salvo cuando se exige como requisito previo) en el que un tercero neutral ayuda a las partes a alcanzar un acuerdo. Resulta especialmente útil cuando:

• Hay una relación comercial que interesa preservar (proveedor estratégico, cliente recurrente).
• Se discute no solo dinero, sino también plazos, garantías, propiedad intelectual, etc.
• Se desean soluciones creativas que un juez no podría imponer (reestructurar contrato, crear incentivos futuros, plazos flexibles...).

El Servicio Público de Justicia destaca que, en la mayoría de casos civiles y mercantiles, acudir a un MASC es hoy un requisito previo para poder interponer demanda, con ciertas excepciones específicas detalladas en su portal.Consultar cuándo es obligatorio acudir a un MASC (administraciondejusticia.gob.es)

4. Tabla comparativa rápida

¿Qué plazos de prescripción se aplican y qué riesgos hay si no reclamas a tiempo?

El plazo general para reclamar un incumplimiento de contrato mercantil en España es de 5 años desde que la obligación puede exigirse (por ejemplo, desde el vencimiento de la factura o del plazo de entrega pactado). Si se deja pasar ese plazo sin interrumpir la prescripción, se pierde el derecho a reclamar y el deudor puede oponerse con éxito alegando prescripción.

La reforma operada por la Ley 42/2015 redujo el plazo general de prescripción de las acciones personales (las derivadas de la mayoría de contratos) de 15 a 5 años, fijando que "las acciones personales que no tengan plazo especial prescriben a los cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación".Ver reforma del artículo 1964 del Código Civil (boe.es)

Puntos clave sobre prescripción en incumplimientos contractuales:

• Inicio del plazo: normalmente desde el momento en que la obligación es exigible (vencimiento de la factura, fecha límite de entrega, cumplimiento de hito contractual...).
• Obligaciones continuadas: en prestaciones periódicas (por ejemplo, servicios mensuales), el plazo se cuenta para cada incumplimiento, de forma separada, desde cada impago o falta de prestación.
• Interrupción del plazo: se interrumpe, entre otros supuestos, por una reclamación judicial, por un requerimiento extrajudicial fehaciente del acreedor o por reconocimiento de la deuda por el deudor, comenzando de nuevo el cómputo desde esa fecha.
• Régimen transitorio: las acciones nacidas antes del 7 de octubre de 2015 tuvieron un tratamiento especial, pero en la práctica la mayoría de esos plazos transitorios expiraron en 2020, de modo que hoy rige, en general, el plazo de 5 años para nuevas reclamaciones contractuales.

Riesgos de dejar pasar los plazos:

• Pérdida total del derecho a reclamar judicialmente una deuda o una indemnización.
• Debilitamiento de la posición negociadora: el deudor sabe que el acreedor "ya no puede demandar".
• Posible responsabilidad interna de administradores o directivos que no actuaron diligentemente para reclamar a tiempo créditos significativos de la empresa.

Por eso es fundamental que autónomos y pymes instauren un control de vencimientos y revisen periódicamente deudas antiguas para decidir si merece la pena interrumpir la prescripción con un requerimiento o acción judicial.

¿Qué conceptos erróneos son frecuentes al reclamar un incumplimiento de contrato mercantil?

Muchos autónomos y pymes retrasan o plantean mal sus reclamaciones por creencias equivocadas sobre contratos y juicios. Detectar estos mitos a tiempo evita perder dinero por inacción o errores de estrategia.

• "Sin contrato escrito no puedo reclamar": falso. Un contrato puede ser verbal y, aun sin documento firmado, los correos, facturas, pedidos y conductas de las partes pueden acreditar la existencia del acuerdo y sus términos básicos.
• "Mientras el cliente me vaya diciendo que pagará, el plazo no corre": no es así. La prescripción sigue corriendo salvo que exista un reconocimiento claro de deuda o un acto que la interrumpa. Conviene documentar por escrito cualquier promesa de pago y, si se alarga la situación, enviar un requerimiento fehaciente.
• "Con enviar unos WhatsApp ya es suficiente prueba de que reclamé": los mensajes pueden servir, pero no sustituyen a un requerimiento fehaciente (burofax, notario) cuando se pretende interrumpir la prescripción o dejar una constancia sólida ante un futuro juez.
• "Ir a juicio siempre sale más caro que lo que voy a cobrar": no necesariamente. Para deudas claras y bien documentadas, un monitorio o un verbal bien planteado pueden ser rentables, y en muchos casos se pueden pactar honorarios con un componente a éxito con el abogado, especialmente cuando la cuantía es relevante.

¿Cuáles son los costes y pasos prácticos más habituales para autónomos y pymes?

Los costes dependen de la estrategia elegida (negociación, MASC, arbitraje, juicio) y de la cuantía en juego, pero pueden acotarse con cierta previsión. Para muchas pymes y autónomos, estructurar el proceso en fases les permite controlar el gasto y decidir en cada momento si seguir adelante.

1. Costes típicos por fases

• Fase extrajudicial
  • Revisión del contrato y documentación por un abogado: suele presupuestarse con un fijo inicial, que varía según la complejidad.
  • Redacción y envío de burofax: coste del burofax (normalmente moderado) más honorarios del abogado por redactarlo.
  • Negociación y redacción de acuerdo: puede pactarse una tarifa fija o por horas.
• Fase MASC (mediación u otros)
  • Honorarios del mediador o institución de mediación y, en su caso, del abogado que te acompañe.
  • Es un coste adicional, pero a menudo menor que un litigio prolongado.
• Fase judicial o arbitral
  • Honorarios de abogado y procurador: libres pero muchas veces negociables (fijo + variable según resultado).
  • Tasas judiciales: en España, hoy las personas jurídicas (pymes, sociedades) siguen sometidas a determinadas tasas en procesos civiles, mientras que las personas físicas están exentas en general. (noticias.juridicas.com)
  • Coste de peritos si el asunto requiere prueba técnica (por ejemplo, software, construcción, ingeniería).

2. Pasos prácticos recomendables

1. Centraliza toda la documentación del contrato y del conflicto en una carpeta digital.
2. Clasifica la deuda por antigüedad para identificar riesgos de prescripción.
3. Consulta con un abogado mercantil para que valore viabilidad, cuantía reclamable y mejor vía (MASC, arbitraje, juicio, etc.).
4. Envía un requerimiento fehaciente y deja margen realista para el cumplimiento.
5. Intenta un MASC (mediación/conciliación) si es obligatorio o puede ser útil.
6. Si no hay acuerdo, decide, con números en la mano, si compensa promover monitorio, verbal, ordinario o arbitraje, considerando costes y probabilidades de cobro.

Preguntas frecuentes sobre incumplimiento de contrato mercantil en España

¿Puedo dejar de cumplir mi parte si la otra parte incumple?

Depende del caso. Si el incumplimiento de la otra parte es esencial, puedes tener derecho a resolver el contrato y dejar de cumplir tu prestación, pero es prudente documentar bien el incumplimiento, requerir formalmente y, si es posible, contar con asesoramiento antes de cortar suministros o dejar de prestar servicios para no incurrir tú mismo en otro incumplimiento.

¿Es obligatorio contratar abogado y procurador para demandar?

En muchos procedimientos civiles y mercantiles (especialmente cuando la cuantía supera ciertos umbrales o se trata de juicios ordinarios) sí es obligatorio acudir con abogado y procurador, mientras que en otros (por ejemplo, un monitorio simple o verbales de cuantía reducida) puedes iniciar el procedimiento sin ellos. Sin embargo, incluso cuando no son obligatorios, contar con un abogado especializado suele marcar la diferencia en la calidad de la reclamación.

¿Qué pasa si el contrato no está firmado o solo tengo correos?

Aun así puedes reclamar. Los correos, facturas, transferencias, pedidos y la conducta de las partes pueden probar que existía un acuerdo y cuáles eran sus términos. No tener contrato firmado complica la prueba, pero no la hace imposible; es habitual en la práctica mercantil que muchos acuerdos se formalicen por email o pedidos aceptados.

¿Puedo reclamar intereses de demora por impago?

En la mayoría de contratos mercantiles, sí. Pueden ser los intereses pactados en el contrato (si no son abusivos) o, en su defecto, los intereses de demora legales aplicables a operaciones comerciales, además de posibles cláusulas penales o indemnización por costes de cobro. Conviene calcularlos y reclamarlos expresamente desde el inicio.

¿Puedo reclamar directamente a los administradores de una sociedad que no paga?

Como regla general, se reclama primero a la sociedad, que es quien firmó el contrato. Solo en supuestos concretos (por ejemplo, conductas dolosas o culposas graves de los administradores, o determinadas situaciones de insolvencia mal gestionada) puede valorarse una acción de responsabilidad contra ellos, algo que exige un análisis jurídico específico.

¿Cuándo contratar un abogado para un incumplimiento de contrato mercantil?

Es recomendable acudir a un abogado especialista en contratos y litigación mercantil tan pronto como detectes un incumplimiento relevante, especialmente si la cuantía es importante o hay riesgo de que el conflicto escale. Cuanto antes intervenga, más margen tendrá para diseñar una estrategia adecuada y evitar errores.

Situaciones en las que no conviene esperar:

• Impagos relevantes de clientes empresariales o morosidad reiterada.
• Retrasos o defectos en entregas que afectan a tus propios compromisos con terceros.
• Conflictos sobre distribución, franquicia, agencia o suministro que amenazan tu flujo de negocio.
• Discrepancias sobre derechos de propiedad intelectual, software o know-how.
• Cuando recibes un burofax o requerimiento de la otra parte y debes responder con rapidez y precisión.

Un abogado puede ayudarte a:

• Calificar el incumplimiento como esencial o parcial y elegir entre cumplimiento, resolución o indemnización.
• Redactar requerimientos y acuerdos que realmente te protejan.
• Gestionar correctamente los MASC obligatorios para no cerrar puertas procesales.
• Calcular plazos de prescripción, intereses y daños reclamables.
• Representarte en juicio o arbitraje con una estrategia probatoria sólida.

Próximos pasos si has sufrido un incumplimiento de contrato mercantil

Si eres autónomo o pyme y estás sufriendo impagos, retrasos o servicios defectuosos, es importante actuar con método y sin dejar pasar el tiempo. Una buena organización inicial te ahorrará costes y aumentará tus opciones de éxito, ya sea negociando o litigando.

1. Haz un listado de los contratos y facturas afectados, con fechas de vencimiento y cuantías.
2. Recopila y ordena toda la documentación relevante (contratos, correos, pedidos, albaranes, facturas, incidencias).
3. Calcula la antigüedad de cada deuda y detecta las que estén más cerca de los 5 años para priorizar su reclamación.
4. Solicita una reunión con un abogado mercantil para revisar el caso, valorar riesgos y diseñar una estrategia (negociación, MASC, arbitraje, monitorio, etc.).
5. Envía un requerimiento fehaciente bien fundamentado y documentado, dando un plazo claro para cumplir.
6. Explora seriamente la mediación u otros MASC, especialmente cuando sean requisito legal previo o cuando te interese preservar la relación comercial.
7. Si no hay solución amistosa, decide con tu abogado si compensa iniciar acciones judiciales o arbitrales y qué procedimiento es el más adecuado.

Tomar decisiones informadas y a tiempo es clave para proteger la liquidez y la continuidad de tu negocio. La combinación de una buena gestión documental interna y el acompañamiento de un profesional especializado suele marcar la diferencia entre "dar el problema por perdido" y convertir un conflicto en una recuperación eficaz de lo que te corresponde.