Fonctionnalités
Fonctionnalités de gestion pour les petits cabinets d'avocats
Tout ce dont un petit cabinet a besoin en un seul endroit : prospects, dossiers, documents, suivi du temps, factures et portail client, avec une IA qui lit, rédige et répond aux questions. Aucune configuration technique requise.
Découvrez Flow en 6 minutes
Trois courtes vidéos suivent un même dossier, de la première demande aux réponses de l'IA avec leurs sources.
Ce que montre cette vidéo
- Site web, page de contact, Lawzana Directory : chaque demande arrive ici.
- Ploy reçoit une notification, quel que soit le canal.
- Deux minutes plus tard, l’assistant de prise en charge répond avec un lien sécurisé.
- Pendant le déjeuner, Lukas répond aux questions sur l’immobilier.
- Il téléverse quatre documents. Sans compte ni application.
- Puis il indique à Ploy qu’il est prêt à échanger.
- Le lendemain matin, la demande a progressé d’elle-même.
- Flow a vérifié l’absence de conflits d’intérêts avec lui et le promoteur.
- L’IA a lu les quatre documents : un résumé et les faits clés.
- Demandez ce qu’il faut clarifier lors de l’appel. Chaque point cite la page correspondante.
- Après l’appel, Ploy le consigne en une ligne.
- La lettre part du modèle immobilier du cabinet, avec le client, le dossier et les honoraires préremplis.
- Quand Lukas donne son accord, un clic transforme la demande en dossier.
- Ses coordonnées, ses documents et les faits clés y figurent déjà.
Ce que montre cette vidéo
- Tous les dossiers sont réunis sur un seul tableau, de la prise en charge à la signature.
- Ploy fait glisser l’achat de Lukas vers « Examen ».
- Elle ajoute la date de signature une seule fois, avec un rappel 3 jours avant.
- Elle s’ajoute à toutes les autres échéances du calendrier du cabinet.
- Elle partage le dossier avec Lukas sur un portail sécurisé.
- Il y envoie le SPA révisé, et non par e-mail.
- Le lendemain matin, l’Accueil affiche ce qui a changé et ce qui arrive à échéance.
- Le temps est imputé au dossier en quelques secondes.
- Les honoraires forfaitaires deviennent une facture, finalisée et envoyée par e-mail à Lukas depuis le dossier.
Ce que montre cette vidéo
- Ploy applique le playbook de contrat de vente au projet de SPA.
- Six vérifications en une seule passe, chacune avec un statut.
- Chaque constat cite la clause, identifie le risque et propose une formulation.
- Vérifiez vous-même chaque citation sur la page.
- Les playbooks sont fournis prêts à l’emploi par domaine du droit. Chaque règle est modifiable.
- La Fact Grid aligne les dates, les parties et les montants des quatre documents.
- Le changement de prix ressort clairement.
- Posez une question sur l’ensemble du dossier, en termes simples.
- La réponse s’appuie sur trois documents et cite chaque page.
- Demandez-lui ensuite de rédiger l’e-mail de suivi à Lukas.
Fonctionnalités cœur de plateforme
Le socle de votre cabinet : dossiers et contacts illimités, sans tarification par fonctionnalité.
Boîte de prospects
Les prospects provenant de votre fiche Lawzana, du widget de votre site web, de votre page de contact ou de Zapier arrivent dans un seul pipeline. Transformez un prospect en dossier en un clic.
Gestion des dossiers
Tableaux Kanban avec vos propres étapes, modèles de départ pour le contentieux, les opérations transactionnelles et le droit de la famille, et jalons pour chaque échéance.
Centre de documents
Importez des fichiers PDF, Word et Excel, des e-mails et des photos. Organisez-les, recherchez-les et partagez-les avec vos clients via le portail client.
Gestion des entités
Un enregistrement unique par personne ou société avec suivi des rôles et extraction d'entités assistée par l'IA depuis les documents.
Vérificateur de conflits
Vérifiez l'absence de conflit entre vos nouveaux clients et toutes les personnes liées à vos dossiers avant de les accepter, et consignez les renonciations au dossier.
Notifications
Alertes pour les mises à jour des dossiers, l’activité de l’équipe et les échéances, par e-mail et dans l’application. Les échéances s’affichent également dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar.
Revue assistée par IA
Analyse documentaire intelligente
Importez un contrat, un PDF ou une photo d'un document et obtenez un résumé qui signale les clauses inhabituelles et les risques, avec les faits clés et une référence à la source pour chacun.
- Résumés structurés signalant les points potentiellement problématiques
- Signaux rouges, orange et verts issus des revues de playbooks
- Références aux sources pour une vérification rapide
IA intégrée, rien à configurer
L'IA lit vos documents, rédige des courriers et des e-mails, et répond aux questions sur un dossier. Chaque réponse indique sa source, pour que vous gardiez le contrôle.
Résumés de documents
Résumés structurés des documents importés, y compris les photos et les numérisations, avec signalement des obligations clés et des problèmes potentiels.
Grille des faits
Les faits de chaque document d’un dossier réunis dans une seule grille : six colonnes standard et jusqu’à 10 colonnes personnalisées, avec la source indiquée dans chaque cellule.
Revues de playbooks
Vérifiez un contrat à l’aide d’un guide d’analyse et obtenez des indicateurs rouges, orange et verts. 13 guides prêts à l’emploi inclus, ou rédigez les vôtres.
Extraction d'entités
Extrayez les personnes et les entreprises mentionnées dans un document, avec leurs coordonnées, puis ajoutez-les à vos contacts après une vérification rapide.
Rédaction de documents
Générez des documents depuis des modèles avec l'aide de l'IA. Contrôle de version complet pour suivre chaque modification.
Rédacteur d'e-mails IA
Rédaction contextuelle avec ton ajustable, de la correspondance client formelle aux mises à jour internes rapides.
Interroger l’IA sur un dossier
Posez une question en langage naturel sur l'ensemble des documents d'un dossier. Chaque réponse renvoie aux documents utilisés.
Bibliothèque de démarrage
36 prompts, 13 playbooks de revue et 24 modèles de documents par domaine de pratique, en anglais, en espagnol et en français.
Automatisation des flux
Automatisez les notifications et la création de jalons grâce à des règles « quand/alors » liées aux événements relatifs aux prospects, aux dossiers et aux e-mails.
…le salarié ne pourra exercer aucune activité concurrente pendant 24 mois à compter de la rupture…
…restriction de non-concurrence de 12 mois dans un rayon de 80 km autour du siège principal…
…aucune clause de non-concurrence présente. Non-sollicitation uniquement, 6 mois…
À la suite de notre revue des clauses de non-concurrence dans votre contrat de travail, nous notons que la restriction de 24 mois…
Recherche et rédaction
Cherchez tout. Rédigez n'importe quoi.
Recherchez dans tous vos dossiers et documents en langage naturel. Rédigez de nouveaux documents avec une IA qui comprend le contexte de votre cabinet, des courriers clients aux NDA.
- Recherche en langage naturel sur tous les documents et dossiers
- Extraits surlignés avec références aux sources
- Rédaction IA avec contexte complet du cabinet
Organisation et gestion
Structurez votre cabinet à votre façon, avec des outils flexibles pour catégoriser, suivre et gérer chaque aspect de votre travail.
Tags et libellés
Étiquettes personnalisées pour les dossiers et les prospects. Créez vos propres étiquettes et filtrez à l'échelle de tout votre cabinet.
Domaines de pratique
Attribuez un domaine de compétence à chaque demande et à chaque dossier, puis partez d’un modèle d’étapes adapté à votre activité.
Dossiers liés
Reliez les dossiers qui partagent des parties, des faits ou des questions juridiques, et naviguez entre les dossiers connexes en un clic.
Jalons
Définissez les dates clés et jalons pour chaque dossier. Suivez l'avancement et ne manquez jamais une échéance judiciaire ou un dépôt.
Votre langue
Utilisez Flow en anglais, en espagnol ou en français, et connectez-vous avec Google, Microsoft ou votre adresse e-mail.
Gestion d'équipe
Invitez vos collaborateurs, attribuez les rôles et gérez les permissions. Chacun voit exactement ce qu'il doit voir, rien de plus.
Prospects et conflits
Du premier contact à la clôture du dossier
Recueillez des prospects depuis votre fiche Lawzana, votre site web ou votre page de contact, ou ajoutez-les manuellement. Vérifiez l’absence de conflits d’intérêts avant qu’un prospect ne devienne un dossier. Suivez tous les jalons et toutes les échéances sur une seule frise chronologique.
- Capture multi-sources avec étapes de pipeline
- Vérification des conflits avant qu’un prospect ne devienne un dossier
- Conversion en un clic du prospect au dossier
Sécurité et confidentialité
Comment Flow protège les fichiers de vos clients.
Chiffrement des données
Chiffrées en transit via HTTPS, et chiffrées au repos par nos fournisseurs cloud.
Région de stockage des fichiers
Les fichiers téléversés sont stockés aux États-Unis, en Europe ou à Singapour, dans une seule région par cabinet.
L’IA de Google, configurée pour protéger la confidentialité
Les documents sont traités par Google Vertex AI. Google n’utilise pas votre contenu pour entraîner ses modèles.
Contrôle d'accès
Contrôle d'accès par rôle avec quatre niveaux de permission. Définissez précisément qui peut consulter, modifier ou gérer chaque partie de votre cabinet.
Journaux d'audit
Un journal d'audit des modifications apportées aux prospects, aux dossiers, aux documents et à votre équipe, destiné au dirigeant du cabinet.
Facturation et finances
Suivez le temps passé, envoyez vos factures et voyez qui vous doit de l'argent, sans outil de facturation distinct.
Suivi du temps
Démarrez un chronomètre ou enregistrez du temps sur n'importe quel dossier. Définissez des taux horaires par client ou par avocat, avec un arrondi selon votre unité de facturation.
Tarif horaire ou forfaitaire
Facturez chaque dossier au temps passé, au forfait ou selon une combinaison des deux. Flow prépare les lignes de facture pour vous.
Factures
Factures dans votre devise, avec votre TVA ou TPS et votre numéro d'identification fiscale. Envoyez-les par e-mail à vos clients, enregistrez les paiements et envoyez des relances.
Dépenses
Enregistrez les frais d'un dossier, appliquez une majoration si vous en pratiquez une, puis reportez-les sur la prochaine facture.
Comptes en fiducie
Séparez les fonds de vos clients de ceux de votre cabinet, avec le suivi des dépôts, des décaissements et le rapprochement bancaire.
Tableau de bord financier
Montants facturés et encaissés, factures impayées par ancienneté, trésorerie et heures par avocat, en un coup d'œil.
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