Functies
Functies voor praktijkbeheer voor kleine advocatenkantoren
Alles wat een klein kantoor nodig heeft op één plek: leads, dossiers, documenten, urenregistratie, facturen en een cliëntenportaal, met AI die documenten leest, teksten opstelt en vragen beantwoordt. Geen technische installatie nodig.
Leer Flow kennen in 6 minuten
Drie korte video's volgen één zaak, van de eerste aanvraag tot AI-antwoorden met bronnen.
Wat deze video laat zien
- Website, contactpagina, Lawzana Directory: elke aanvraag komt hier binnen.
- Ploy krijgt via elk van deze kanalen een melding.
- Twee minuten later antwoordt de intakeassistent met een beveiligde link.
- Tijdens de lunch beantwoordt Lukas de vastgoedvragen.
- Hij uploadt vier documenten. Geen account, geen app.
- Dan laat hij Ploy weten dat hij klaar is voor een gesprek.
- De volgende ochtend is de aanvraag vanzelf een stap verder.
- Flow controleerde hem en de projectontwikkelaar op belangenconflicten.
- De AI heeft alle vier de documenten gelezen: een samenvatting en de belangrijkste feiten.
- Vraag wat er tijdens het gesprek verduidelijkt moet worden. Elk punt verwijst naar de bijbehorende pagina.
- Na het gesprek legt Ploy het in één regel vast.
- De brief is gebaseerd op het vastgoedsjabloon van het kantoor, met de cliënt, het dossier en het honorarium al ingevuld.
- Als Lukas akkoord gaat, wordt de aanvraag met één klik omgezet in een dossier.
- Zijn gegevens, documenten en belangrijkste feiten staan er al in.
Wat deze video laat zien
- Elk dossier staat op één bord, van intake tot ondertekening.
- Ploy sleept de aankoop van Lukas naar Beoordeling.
- Ze voegt de ondertekeningsdatum één keer toe, met een herinnering 3 dagen van tevoren.
- Deze komt naast alle andere deadlines in de kantooragenda te staan.
- Ze deelt het dossier met Lukas in een beveiligd portaal.
- Hij stuurt de herziene SPA daarheen, niet per e-mail.
- De volgende ochtend toont Home wat er is gewijzigd en wat er moet gebeuren.
- Binnen enkele seconden staat de tijd op het dossier.
- Het vaste honorarium wordt een factuur, definitief gemaakt en vanuit het dossier naar Lukas gemaild.
Wat deze video laat zien
- Ploy past het playbook voor koopovereenkomsten toe op de concept-SPA.
- Zes controles in één keer, elk met een status.
- Elke bevinding citeert de bepaling, benoemt het risico en stelt een formulering voor.
- Lees elk citaat zelf na op de pagina.
- Playbooks zijn per rechtsgebied kant-en-klaar beschikbaar. Elke regel is aanpasbaar.
- De Fact Grid zet datums, partijen en bedragen uit alle vier de documenten op een rij.
- De prijswijziging valt op.
- Stel in gewone taal een vraag over het hele dossier.
- Het antwoord is gebaseerd op drie documenten en verwijst naar elke pagina.
- Laat het vervolgens de update-e-mail aan Lukas opstellen.
De kern van het platform
De basis van uw praktijk: een onbeperkt aantal dossiers en contacten, zonder kosten per functie.
Leadinbox
Leads uit uw Lawzana-vermelding, websitewidget, contactpagina of Zapier komen samen in één pijplijn. Zet een lead met één klik om in een dossier.
Dossierbeheer
Kanbanborden met uw eigen fasen, sjablonen voor procesvoering, transactiezaken en familierecht om mee te beginnen, en mijlpalen voor elke deadline.
Documentenhub
Upload PDF-, Word- en Excel-bestanden, e-mails en foto's. Orden en doorzoek ze, en deel ze met cliënten via het cliëntenportaal.
Betrokkenenbeheer
Eén record per persoon of onderneming, met rollen per dossier en betrokkenen die met hulp van AI uit documenten worden gehaald.
Conflictcheck
Toets nieuwe cliënten aan alle betrokkenen in uw dossiers voordat u hen aanneemt, en leg verleende toestemmingen vast in het dossier.
Meldingen
Meldingen over dossierupdates, teamactiviteit en deadlines, via e-mail en in de app. Deadlines verschijnen ook in Google, Outlook of Apple Calendar.
Analyse met AI
Slimme documentanalyse
Upload een contract, een PDF of een foto van een document en ontvang een samenvatting die ongebruikelijke clausules en risico's signaleert, met de belangrijkste feiten en een bronverwijzing voor elk.
- Gestructureerde samenvattingen waarin mogelijke problemen worden gesignaleerd
- Rode, oranje en groene vlaggen uit playbook-beoordelingen
- Bronverwijzingen om snel te controleren
AI ingebouwd, niets in te stellen
De AI leest uw documenten, stelt brieven en e-mails op en beantwoordt vragen over een dossier. Elk antwoord toont de bron, zodat u de controle behoudt.
Documentsamenvattingen
Gestructureerde samenvattingen van geüploade documenten, waaronder foto's en scans, waarin belangrijke verplichtingen en mogelijke knelpunten worden gemarkeerd.
Feitenraster per zaak
Feiten uit elk document in een dossier in één raster: zes standaardkolommen plus maximaal 10 eigen kolommen, met bij elke cel de bron.
Playbookbeoordelingen
Controleer een contract aan de hand van een reviewplaybook en krijg rode, oranje en groene vlaggen. Inclusief 13 kant-en-klare playbooks, of stel uw eigen playbook op.
Betrokkenen herkennen
Haal de in een document genoemde personen en bedrijven met hun contactgegevens eruit en voeg ze na een korte controle toe aan uw contacten.
Documenten opstellen
Maak documenten op basis van sjablonen, met hulp van AI. Volledig versiebeheer, zodat u elke wijziging kunt volgen.
AI-e-mailassistent
E-mails opstellen die de context kennen, met instelbare toon, van formele correspondentie met cliënten tot korte interne updates.
Stel AI een vraag over een dossier
Stel in gewone taal een vraag over de documenten in een dossier. Elk antwoord bevat links naar de gebruikte documenten.
Startbibliotheek
36 prompts, 13 reviewplaybooks en 24 documentsjablonen per rechtsgebied, in het Engels, Spaans en Frans.
Workflows automatiseren
Automatiseer meldingen en het aanmaken van mijlpalen met als-dan-regels die zijn gekoppeld aan gebeurtenissen rond leads, dossiers en e-mails.
…de werknemer zal zich niet bezighouden met enige concurrerende activiteit gedurende 24 maanden na beëindiging…
…concurrentiebeding van 12 maanden binnen een straal van 50 mijl rond het hoofdkantoor…
…geen concurrentiebeding aanwezig. Alleen relatiebeding, 6 maanden…
Na bestudering van het concurrentiebeding in uw arbeidsovereenkomst merken wij op dat de beperking van 24 maanden…
Zoeken en opstellen
Doorzoek alles. Stel alles op.
Doorzoek al uw dossiers en documenten in gewone taal. Stel nieuwe documenten op met AI die uw praktijk kent, van brieven aan cliënten tot geheimhoudingsverklaringen.
- Zoeken in gewone taal door alle documenten en dossiers
- Uitgelichte fragmenten met bronverwijzingen
- AI die teksten opstelt met de volledige context van uw praktijk
Inrichting en beheer
Richt uw praktijk in zoals u wilt, met flexibele hulpmiddelen om elk onderdeel van uw werk te ordenen, te volgen en te beheren.
Labels
Aangepaste tags voor dossiers en leads. Maak uw eigen labels aan en filter binnen uw hele kantoor.
Rechtsgebieden
Tag elke lead en zaak met een rechtsgebied en begin met een fasesjabloon dat is afgestemd op uw type werk.
Gerelateerde dossiers
Koppel dossiers die partijen, feiten of rechtsvragen gemeen hebben, en schakel met één klik tussen gerelateerde zaken.
Mijlpalen
Leg belangrijke data en mijlpalen vast voor elk dossier. Volg de voortgang en mis nooit meer een zittingsdatum of indieningstermijn.
Uw taal
Gebruik Flow in het Engels, Spaans of Frans en log in met Google, Microsoft of uw e-mailadres.
Teambeheer
Nodig teamleden uit, ken rollen toe en beheer rechten. Iedereen ziet precies wat nodig is, niet meer.
Leads en conflicten
Van eerste contact tot afgeronde zaak
Leg leads vast via uw Lawzana-vermelding, uw website, uw contactpagina of handmatig. Controleer op belangenconflicten voordat een lead een dossier wordt. Houd elke mijlpaal en termijn bij in één tijdlijn.
- Leads uit meerdere bronnen vastleggen, met fasen in de pijplijn
- Conflictcheck voordat een lead een dossier wordt
- Met één klik van lead naar dossier
Beveiliging en privacy
Hoe Flow de bestanden van uw cliënten beschermt.
Versleuteling
Versleuteld tijdens de overdracht via HTTPS en versleuteld bij opslag door onze cloudproviders.
Regio voor bestandsopslag
Geüploade bestanden worden opgeslagen in de VS, Europa of Singapore, in één regio per kantoor.
AI van Google, ingericht met oog voor privacy
Documenten worden verwerkt door Google Vertex AI. Google gebruikt uw inhoud niet om zijn modellen te trainen.
Toegangsbeheer
Toegang per rol, met vier rechtenniveaus. Bepaal precies wie welk deel van uw praktijk mag bekijken, bewerken of beheren.
Auditlogs
Een auditlog van wijzigingen in leads, dossiers, documenten en uw team, voor de kantooreigenaar.
Facturatie en financiën
Registreer tijd, verstuur facturen en zie wie u nog geld schuldig is, zonder aparte facturatiesoftware.
Tijdregistratie
Start een timer of registreer tijd op elk dossier. Stel tarieven in per cliënt of per advocaat, afgerond op uw facturatie-eenheid.
Uurtarief of vast tarief
Factureer elk dossier op uurbasis, tegen een vast tarief of met een combinatie van beide. Flow stelt de factuurregels voor u op.
Facturen
Facturen in uw valuta, met uw btw of GST en uw fiscaal nummer. E-mail ze naar cliënten, registreer betalingen en verstuur herinneringen.
Onkosten
Registreer onkosten op een dossier, voeg een opslag toe als u die hanteert en zet ze op de volgende factuur.
Derdengeldenrekeningen
Houd derdengelden gescheiden van uw eigen middelen, met stortingen, uitbetalingen en afstemming.
Financieel dashboard
Gefactureerde en geïnde bedragen, openstaande facturen naar ouderdom, cashflow en uren per advocaat, in één oogopslag.
Klaar om te beginnen?
Sluit u aan bij zelfstandige advocaten en kleine kantoren die hun praktijk al met Lawzana Flow beheren. Maak vandaag uw gratis account aan, zonder creditcard.
Gratis abonnement · Geen creditcard nodig · Essentials vanaf $29 per gebruiker