Seguridad at Pagkapribado

Ipinapaliwanag ng gabay na ito kung saan nakaimbak ang iyong data, kung paano ito pinoprotektahan, at kung sino sa iyong law firm ang maaaring makakita nito.

Pag-encrypt ng Data#

• Habang ipinapadala (In transit): Ang lahat ng komunikasyon sa pagitan ng iyong browser at Lawzana Flow ay dumadaan sa HTTPS
• Habang nakaimbak (At rest): Ini-encrypt ng aming mga cloud provider ang nakaimbak na data: Google Cloud para sa mga na-upload na file, DigitalOcean para sa database
• Mga Dokumento: Ang mga na-upload na file ay nakaimbak sa Google Cloud Storage na may server-side encryption

Paninirahan ng Data (Data Residency)#

Ang iyong mga na-upload na file ay nakaimbak sa isang rehiyon. Ang mga law firm na nagpapatala sa flow.lawzana.com ay napupunta sa rehiyon ng Europe; ang mga law firm na nagsisimula mula sa Lawzana Directory ay pumipili ng kanilang rehiyon kapag nilikha ang workspace.

Tanging ang mga na-upload na file lamang ang nakaimbak sa rehiyong iyon. Ang database, paghahanap, mga background job, at mga application server ay tumatakbo sa DigitalOcean sa United States. Ang mga kahilingan sa AI ay pinoproseso ng Google Vertex AI sa global endpoint nito, kaya hindi limitado ang mga ito sa rehiyon ng iyong imbakan ng file.

Maaari mong makita ang iyong rehiyon sa Mga Setting → Pangkalahatan sa ilalim ng Rehiyon ng Imbakan ng File.

Pagkapribado ng Data sa AI#

Ang ginagawa ng Google sa iyong mga kahilingan#

Gumagamit kami ng Google Vertex AI. Hindi ginagamit ng Google ang iyong nilalaman upang sanayin ang mga modelo nito, at naka-off ang pag-log ng kahilingan (request logging) sa aming proyekto. Maaaring panatilihin ng Google ang mga kahilingan sa memory nang hanggang 24 na oras para sa pag-cache, at maaaring i-log ang mga ito upang matukoy ang pang-aabuso.

• Ang iyong mga dokumento at data ay hinding-hindi ginagamit upang magsanay ng mga modelo ng AI
• Naka-off ang pag-log ng kahilingan sa aming proyekto sa Google Cloud
• Maaaring panatilihin ng Google ang mga kahilingan sa memory nang hanggang 24 na oras para sa pag-cache, na nakahiwalay lamang sa aming proyekto
• Maaaring i-log ng Google ang mga kahilingan upang matukoy ang pang-aabuso
• Ang Lawzana Flow mismo ang nag-iimbak ng iyong kasaysayan ng AI chat, mga buod, at mga nakuha o na-extract na impormasyon bilang bahagi ng iyong matter

Paano Gumagana ang Pagproseso ng AI#

1. Humiling ka ng isang operasyon ng AI (hal., ibuod ang isang dokumento)
2. Ipinapadala ang dokumento sa Google Vertex AI para sa pagproseso
3. Bumabuo ang AI ng tugon
4. Ibabalik ang tugon sa Lawzana Flow at ise-save sa iyong account
5. Pinangangasiwaan ng Google ang kahilingan tulad ng inilarawan sa itaas

Pagpapatotoo at Pag-access (Authentication & Access)#

• Pag-sign in gamit ang email at password, na may pagpapatunay ng email bago ang iyong unang pag-sign in. Ang pagpapalit ng iyong password ay magla-log out sa iyo sa lahat ng iba pang device. Para magdagdag ng password sa isang account na walang password, magpapadala kami sa iyo ng link sa email
• Pag-sign in gamit ang Google at Microsoft
• Mga magic link para sa portal ng kliyente: hindi kailangan ng mga kliyente ng password o account
• Mga Tungkulin (Roles): apat na antas ng pahintulot (May-ari, Admin, Miyembro, Tagatingin). Tingnan ang Koponan at mga Tungkulin
• Visibility ng talaan: piliin kung makikita ng mga miyembro at tagatingin ang bawat lead at matter o ang mga nakatalaga at ibinahagi lamang sa kanila
• Mga ethical wall: ilayo ang mga miyembro ng koponan sa mga matter na may salungatan ng interes (conflict of interest). Tingnan ang Mga Ethical Wall
• Nag-e-expire ang mga link ng portal, at maaari mo itong bawiin anumang oras

Seguridad ng Sesyon (Session Security)#

• Gumagamit ang mga sesyon ng mga cookie na signed, encrypted, at HTTP-only (hindi nababasa ng JavaScript)
• Muling sinusuri ang pag-access bawat ilang minuto, kaya mabilis na nawawalan ng access ang isang inalis na miyembro

Pag-log ng Pag-audit (Audit Logging)#

Itinatala ng audit log ang:

• Mga pag-sign in
• Mga pagbabago sa mga lead, matter, contact, kliyente, at automation
• Mga pag-upload, pagtingin, pag-download, at pagbura ng dokumento
• Mga pagbabago sa yugto ng matter at mga conversion ng lead
• Mga pagsusuri sa salungatan ng interes (conflict checks)
• Mga pagbabago sa tungkulin ng miyembro ng koponan at mga pag-alis sa kanila
• Mga pagbabago sa visibility ng talaan at pagbabahagi, at sa mga setting ng ethical wall
• Mga invoice, pagbabayad, entry sa oras, at mga pagbabago sa trust ledger
• Mga pag-import ng spreadsheet

Ang mga audit log ay:

• Maaaring hanapin ayon sa pagkilos, uri ng talaan, user, o petsa
• Maaaring i-export bilang CSV file
• Available lamang sa May-ari ng law firm, sa Mga Setting → Mga Audit Log

Mga Elektronikong Lagda (Electronic Signatures)#

Kapag may pumirma ng dokumento sa pamamagitan ng Flow, itinatala namin ang dokumento, ang pangalan ng lumagda, email address, IP address, mga detalye ng device at browser, ang petsa at oras ng bawat hakbang, ang imahe ng kanilang lagda, at ang kanilang pahintulot. Nag-iimbak din kami ng fingerprint (hash) ng bawat PDF. Mananatili ang mga talang ito kasama ng data ng iyong law firm hanggang sa tanggalin ng iyong firm ang mga ito o isara ang account nito.

Ipinapakita lamang ng pampublikong pahina ng pagpapatunay kung ang isang dokumento ay nilagdaan at kung kailan. Ipinapakita lamang nito ang mga pangalan ng lumagda sa isang taong nagsusuri ng tumutugmang kopya ng nilagdaang PDF. Hinding-hindi nito ipinapakita ang dokumento, mga email address, o mga IP address.

Ang e-signature ng Flow ay isang elektronikong lagda na may audit trail. Hindi ito isang advanced o qualified electronic signature sa ilalim ng EU eIDAS Regulation.

Seguridad ng Imprastraktura#

• Ang mga application server, database, paghahanap, at mga background job ay naka-host sa DigitalOcean sa United States; ang mga na-upload na file ay nakaimbak sa Google Cloud Storage
• Dumadaan ang trapiko sa Cloudflare
• Mga header ng Content Security Policy (CSP) upang tumulong na maiwasan ang cross-site scripting
• Pagsubaybay sa error gamit ang Sentry

Backup ng Data#

• Araw-araw na automated na mga backup ng database, na itinatago sa loob ng 7 araw
• Point-in-time restore ng database sa loob ng 7 araw na iyon

Ang Iyong Data#

• May mga kasunduan sa pagproseso ng data (data processing agreements) na available kapag hiniling
• I-download ang alinman sa iyong mga file anumang oras
• Humiling sa amin ng buong pag-export ng iyong data, o na tanggalin ang iyong personal na data

Responsableng Pagbubunyag (Responsible Disclosure)#

Kung makatuklas ka ng kahinaan sa seguridad (security vulnerability), mangyaring iulat ito sa [email protected].

Makipag-ugnayan#

Para sa mga tanong na may kinalaman sa seguridad:

• Email: [email protected]
• Pangkalahatang suporta: [email protected]