Pag-invoice

Gumawa ng mga invoice mula sa hindi pa nasisingil na oras at mga gastusin ng isang matter, ipadala ang mga ito sa iyong kliyente, at magtala ng mga bayad kapag dumating na ang pera. Ang lahat ay ginagawa sa mismong matter, sa ilalim ng tab na Billing → Invoices.

Isang direksyon lang ang takbo ng trabaho: mananatiling hindi nasisingil ang oras at mga gastusin hanggang sa magawan ang mga ito ng invoice. Nagsisimula ang invoice bilang isang draft na maaari mong i-edit. Kapag na-finalize mo na ito, magkakaroon ito ng numero at mala-lock. Ie-email mo ito, magbabayad ang kliyente sa labas ng Flow (karaniwan ay sa pamamagitan ng bank transfer), at magtatala ng bayad ang isang owner o admin.

Bago ang Iyong Unang Invoice sa Isang Matter#

Suriin ang dalawang bagay sa matter:

• Mga detalye ng pagsingil (sa ilalim ng Billing): kanino nakapangalan ang invoice, ang billing email kung saan ipapadala ang mga invoice at paalala, ang address ng kliyente, bansa, tax ID at mga tuntunin sa pagbabayad, at ang currency ng matter. Ine-edit ang mga detalye ng kliyente sa pahina ng contact ng kliyente (Edit on client page); kung wala pa ang kliyente nito, i-click ang Set up client billing. Tingnan ang Mga Client Account.
• Fee arrangement (sa ilalim ng Invoices): kung ano ang ilalagay ng New invoice sa invoice. I-click ang Save sa tabi nito. Kung makalimutan mo, ise-save muna ito ng New invoice.

Isang beses lamang napupunta sa invoice ang flat fee o contingency fee. Kung ivu-void mo ang invoice na iyon, maaari nang masingil muli ang bayarin.

Pag-iwas sa mga Pagkakamali sa Unang Invoice#

Karamihan sa mga problema sa unang invoice ay nagmumula sa mga hakbang na nalaktawan noong set-up. Suriin ang mga ito bago i-click ang Finalize:

• Mga Rate. Ang oras na walang rate ay nagpapakita ng Needs rate at hindi isinasama sa invoice. Itakda ang default at mga staff rate sa Settings → Invoicing & rates; kapag na-save ang mga ito, malalagyan ng presyo ang oras na naitala na.
• Currency. Suriin ang currency ng iyong firm bago magtala ng oras ang sinuman, at itakda ang currency ng matter ng bawat dayuhang kliyente bago magsimula ang trabaho. Kapag mayroon nang trabahong nalagyan ng presyo sa isang currency, hindi na maaaring baguhin ang currency ng matter hangga't hindi nasisingil o nabubura ang trabahong iyon. Tingnan ang Pagsingil sa Ibang Currency.
• Mga rate sa tamang currency. Ang isang matter na sinisingil sa pounds ay nangangailangan ng mga rate sa pounds (ang Billing rates ng kliyente) o pag-override ng rate sa bawat entry. Hindi nalalapat ang mga rate na nasa Euro.
• Buwis para sa mga dayuhang kliyente. Kung ipinapakita ng draft ang cross-border tax note, itakda ang Tax % at maglagay ng tala ayon sa payo ng iyong accountant.
• Withholding tax. Kung nagkakaltas ng buwis ang mga kliyente mong kumpanya mula sa iyong bayarin, itakda ang rate sa Settings → Invoicing & rates bago mo gawin ang draft. Tingnan ang Withholding Tax.
• Mga tagubilin sa pagbabayad. Punan muna ang mga ito: pananatilihin ng isang naibigay nang invoice ang mga tagubiling kasama nitong inilabas.
• Billing email. Suriin ito sa Billing details ng matter: doon ipinapadala ang mga invoice at paalala, at kung walang email ay hindi maipapadala ang mga ito. Baguhin ito sa pahina ng contact ng kliyente.
• Fee arrangement. Hindi sumisingil ng oras ang mga flat-fee at contingency matter. Piliin ang Hourly o Hybrid kung dapat i-invoice ang oras.
• Prefix ng numero ng invoice. Itakda ito bago ang iyong unang invoice; hindi na mababago kailanman ang mga numerong naibigay na.
• Sample matter. Huwag maglabas ng mga totoong invoice o magtala ng pera ng kliyente sa sample matter. Tingnan ang Pagsisimula.

Paggawa ng Draft#

I-click ang New invoice. Bubuo ang Flow ng draft mula sa lahat ng hindi pa nasisingil sa matter, ayon sa fee arrangement, sa currency ng matter, at gamit ang iyong default na rate ng buwis. Kung mayroong hindi naisama, sasabihin ng Flow kung bakit, halimbawa "1 unrated entry was left unbilled" o "1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR". Kung walang dapat singilin, makikita mo ang Nothing to bill on this matter yet.

Ang paggawa ng draft ay hindi nagmamarka sa anumang bagay bilang nasingil na. Mangyayari lamang iyon kapag nag-finalize ka na.

Pag-edit ng Draft#

Habang draft pa ang invoice, maaari mong:

• Baguhin ang mga salita sa isang linya. I-click ang lapis, i-edit, pagkatapos ay i-click ang Save line. Eksaktong sinisingil ng mga linya ng oras at gastusin kung ano ang naitala, kaya tanging ang paglalarawan (description) lamang ng mga ito ang maaaring mabago. Upang maningil nang mas mababa, magdagdag ng adjustment o diskwento, o ayusin ang entry ng oras at buuin muli ang invoice.
• Baguhin ang linya ng flat-fee o adjustment. Maaaring baguhin ang paglalarawan, dami (quantity), at rate nito.
• Mag-alis ng linya gamit ang ×. Babalik ang oras o gastusin sa hindi pa nasisingil para sa susunod na invoice.
• Magdagdag ng adjustment. Mag-type ng paglalarawan at halaga, pagkatapos ay i-click ang Add. Ang negatibong halaga ay isang credit, halimbawa "Courtesy discount" na −100.
• Magtakda ng diskwento bilang isang halaga o bilang porsyento ng subtotal. Sumusunod ang porsyento sa subtotal kung magbago ang mga linya. Inilalapat ang diskwento bago ang buwis.
• Itakda ang Tax %. Isang rate para sa buong invoice, na awtomatikong pinupunan mula sa iyong mga setting.
• Itakda ang Withholding % at ang Withholding name kapag nagkakaltas ang kliyente ng buwis mula sa iyong bayarin. Tingnan ang Withholding Tax.
• Magdagdag ng mga Tala para sa kliyente. Naka-print ang mga ito sa ibaba ng invoice.

I-click ang Apply pagkatapos baguhin ang diskwento, buwis, withholding, o mga tala. Tatanggalin ng Delete ang draft; mananatiling hindi nasisingil ang oras at mga gastusin nito. Hindi maaaring burahin ang mga naibigay nang invoice: sa halip, ivu-void o iwi-write off ang mga ito ng isang owner o admin (tingnan sa ibaba).

Withholding Tax#

Kapag nagkakaltas ang isang kliyenteng kumpanya ng buwis mula sa iyong bayarin at ibinabayad ito sa tanggapan ng buwis, magtakda ng withholding rate at ipapakita ng Flow kung ano ang aktwal na ibabayad ng kliyente sa iyo. Karaniwan ito sa Pilipinas, Turkey, at Thailand.

Itinatakda ng mga owner at admin ang default sa Settings → Invoicing & rates, sa ilalim ng Invoicing & tax: Withholding tax rate (%) (hindi hihigit sa 50) at Withholding name on invoices, halimbawa "Withholding tax" o "Stopaj". Makukuha lamang ng mga bagong draft ang rate na ito kung ang kliyente ay isang kumpanya. Walang withholding ang mga kliyenteng indibidwal.

Sa isang draft, maaari mong baguhin ang Withholding % at Withholding name, pagkatapos ay i-click ang Apply. Ang withholding ay bahagi ng subtotal pagkatapos ng diskwento, at hindi kailanman ibinabawas mula sa buwis. Ipinapakita ng invoice ang kabuuan, kasunod ang "Less: (%)", at pagkatapos ay ang Amount due. Halimbawa, ang bayarin na PHP 10,000 na may 12% VAT at 10% withholding ay may kabuuang PHP 11,200, ibabawas ang PHP 1,000, kaya ang halagang dapat bayaran ay PHP 10,200.

Sinasagot ng mga bayad ang halagang dapat bayaran (amount due). Ang isang kliyenteng nagbayad ng halagang dapat bayaran ay magiging dahilan upang maging Paid ang invoice, hindi Partly paid. Kung magkaiba ang bansa ng kliyente sa iyong bansa, hihilingin sa iyo ng draft na suriin kung nagkakaltas sila ng buwis.

Mga Fee Statement at Opisyal na Tax Invoice#

Kung ipinag-uutos ng batas na ang iyong opisyal na tax invoice ay dapat magmula sa ibang sistema (e-SMM sa Turkey, ang BIR invoice sa Pilipinas, ang tax invoice o resibo sa Thailand), ang dokumento ng Flow ay maaaring maging isang fee statement na tumutukoy dito. Itinatakda ito ng mga owner at admin sa Settings → Invoicing & rates, sa card na Invoice document:

• Document title: pinapalitan ang "Invoice" sa dokumento, halimbawa "Statement of account". Ginagamit din ng mga email ng invoice, paalala, at resibo ang titulong ito
• Footer: naka-print sa ibaba ng bawat invoice
• Your tax office: naka-print sa ilalim ng iyong tax ID
• Name of the client's tax ID: ang label bago ang tax ID ng kliyente
• Name of the official invoice number: halimbawa "BIR invoice no."
• VAT registration (mga firm sa Pilipinas): ipiniprint ang iyong TIN bilang "VAT REG TIN" o "NON-VAT REG TIN". Ilagay ang TIN kasama ang 5-digit branch code nito

Kapag napangalanan mo na ang opisyal na numero, magpapakita ang bawat invoice ng field na may ganoong pangalan. I-type ang numero ng opisyal na dokumentong inilabas mo at i-click ang Save. Maaari mo itong idagdag o baguhin sa mga draft at sa mga naibigay nang invoice, ngunit hindi sa mga void na invoice. Naka-print ito sa ilalim ng numero ng invoice at lumalabas sa accountant export.

Pinapanatili ng isang naibigay nang invoice ang titulo at footer kung paano ito inilabas.

Mga Default ng Bansa#

Makikita ng mga firm sa Turkey, Pilipinas, at Thailand ang Use Turkey defaults (o Philippines, Thailand) sa itaas ng Settings → Invoicing & rates. I-click ang Apply at kumpirmahin. Itinatakda nito ang iyong currency, buwis, withholding para sa mga kliyenteng kumpanya, mga label ng tax ID, at ang titulo ng dokumento kasama ang footer nito. Hindi magbabago ang iyong mga rate at ang mga naibigay nang invoice.

Ang mga bagong firm na magsa-sign up gamit ang isa sa mga bansang ito ay awtomatikong makakakuha ng mga default nito, nang walang VAT para sa Pilipinas at Thailand. Ang draft ng isang Turkish firm sa ibang currency maliban sa TRY, para sa isang kliyente sa Turkey, ay magsasaad na hinihingi ng mga patakaran sa Turkey ang TRY o ang katumbas nito.

Pag-finalize#

Walang hiwalay na preview, kaya basahin ang draft bago i-click ang Finalize. Kung ang kabuuan o anumang linya ay zero, magtatanong muna ang Flow at sasabihin kung bakit (mga linyang walang rate, diskwentong nagpababa nito sa zero, o mga linyang nagkansela sa isa't isa). Ang pag-finalize ay:

• Nagbibigay sa invoice ng susunod na numero: ang iyong prefix kasama ang apat na digit, halimbawa INV-0001. Hindi na muling ginagamit ang mga numero, kahit pa ma-void ang invoice sa bandang huli
• Nagtatakda ng petsa ng paglabas (issue date) sa araw na ito at ang takdang petsa (due date) batay sa mga tuntunin sa pagbabayad ng kliyente (o ng iyong firm)
• Nagfi-freeze sa mga detalye ng sinisingil (bill-to), mga tagubilin sa pagbabayad, titulo ng dokumento, at footer ayon sa kasalukuyang anyo ng mga ito, upang ang mga susunod na pagbabago ay hindi makaapekto sa isang naibigay nang invoice
• Nagla-lock sa mga linya at minamarkahan ang oras at mga gastusin bilang Billed

Kung may nagbago simula nang mabuo ang draft (na-edit, nabura, o nasingil sa ibang invoice ang isang entry), tatanggi ang Finalize at hihilingin sa iyong buuin itong muli. Burahin ang draft at i-click muli ang New invoice.

Pagpapadala sa Kliyente#

Kapag na-finalize na, maaari mong:

• Print / PDF: isang malinis at maiimprentang pahina na naglalaman ng mga detalye at tax ID ng iyong firm, ang sinisingil, mga petsa, mga linya, mga kabuuan, mga tagubilin sa pagbabayad, at mga tala
• Email invoice: ipinapakita muna ng Flow kung sino ang makakatanggap nito, pagkatapos ay ine-email sa kliyente ang isang link patungo sa isang ligtas na pahina kung saan maaari nilang tingnan at i-download ang invoice nang hindi kailangang mag-login

Ipinapadala ang email sa billing email na nasa Billing details ng matter; kung wala, magdagdag muna nito sa card na Billing details sa pahina ng contact ng kliyente. Ipinapakita nito ang pangalan ng iyong firm bilang nagpadala, at ang mga tugon ay mapupunta sa taong nagpadala nito. Nakasulat ito sa wika ng nagpadala (Ingles, Espanyol, Pranses, Turkish, o Thai), at bubukas ang pahina ng kliyente sa isa sa mga wikang iyon, alinsunod sa browser ng kliyente. Kung nagtakda ka ng Document title, gagamitin ito ng email sa halip na "invoice". Maaari kang magpadalang muli anumang oras. Ang isang bayad nang invoice ay ipinapadala bilang resibo. Ang mga draft, void, at written-off na invoice ay hindi maaaring i-email.

Bubukas ang pahina ng kliyente kasama ang status ng invoice:

Hindi kailanman nakikita ng kliyente ang mga draft. Ang Download PDF sa pahinang iyon ay nagbubukas ng print window ng browser, kung saan pipiliin ng kliyente ang Save as PDF.

Pagtatala ng mga Bayad#

Hindi tumatanggap ang Flow ng mga pagbabayad gamit ang card online. Nagbabayad ang mga kliyente gamit ang mga tagubilin sa pagbabayad na naka-print sa invoice, at nagtatala ng bawat bayad ang isang owner o admin. Sa isang issued o partly paid na invoice, punan ang Record payment at i-click ang Record:

• Amount, sa currency ng invoice
• Ang paraan: Bank transfer, Cash, Card (offline), o Other
• Ang petsa kung kailan dumating ang pera: ngayong araw kung iiwang blangko; tatanggihan ang mga petsang higit sa isang araw sa hinaharap
• Reference: mainam gamitin ang reference number ng paglilipat mula sa bangko

Maaari ang mga hulugang bayad (part payments): magiging Partly paid ang invoice at ililista ang bawat bayad kasama ang reference nito. Kapag umabot na ang mga bayad sa halagang dapat bayaran (ang kabuuan, ibinawas ang anumang withholding), magiging Paid ito at hindi na tatanggap ng karagdagang bayad.

Kung magpapasok ka ng halagang higit sa balanseng dapat bayaran, magtatanong ang Flow ng More than the balance due bago ito itala. Karaniwan itong typo, kaya i-click ang Cancel; i-click lamang ang Record anyway kung talagang nagbayad nang higit ang kliyente.

Kung nagbawas ng bayarin ang bangko at mas mababa ang dumating kaysa sa dapat bayaran, itala ang halagang aktuwal na dumating. Tanungin ang iyong accountant kung hahabulin ang natitira o iwi-write off ito.

Pagwawasto sa Isang Bayad#

Kung maling halaga ang naipasok mo, iki-click ng isang owner o admin ang × sa tabi ng bayad at kukumpirmahin ang Delete this payment?. Muling kakalkulahin ang balanse, kaya ang isang bayad nang invoice ay babalik sa Partly paid o Issued. Pagkatapos ay itala ang tamang halaga. Hindi maaaring baguhin ang mga bayad sa isang void o written-off na invoice.

Mga Paalala sa Pagbabayad#

Sa isang issued o partly paid na invoice na may natitirang balanse, i-click ang Send reminder sa tabi ng Email invoice. Ipinapakita ng Flow kung sino ang makakatanggap nito, ang numero ng invoice at ang balanse, at kung kailan ipinadala ang huling paalala. Isinasaad ng email ang balanse, sinasabi kung kailan dapat bayaran ang invoice o kung ilang araw na itong overdue, at nagbibigay ng link patungo sa pahina ng kliyente. Maaari ding gamitin ng mga owner at admin ang Remind sa listahan ng mga bukas na invoice sa Billing Dashboard.

Ang bawat invoice ay makakatanggap ng hindi hihigit sa isang paalala bawat 24 na oras, saanman ito ipadala. Kung susubukan mo muli nang mas maaga, walang ipapadala at sasabihin sa iyo ng Flow kung kailan lumabas ang huli. Pagkatapos magpadala, lalabas ang Reminded kasama ang petsa at oras sa tabi ng button.

Kapag Hindi Maipadala ang Paalala#

• May naipadala nang paalala sa nakalipas na 24 na oras. Sasabihin ng Flow kung kailan; subukan muli pagkatapos noon.
• Walang billing email. Magdagdag nito sa card na Billing details sa pahina ng contact ng kliyente.
• Hindi na outstanding ang invoice. Nabayaran na, na-void, o na-write off ito simula nang mag-load ang pahina.
• Walang button na Send reminder. Lumalabas lamang ito sa mga issued o partly paid na invoice na may balanseng dapat bayaran, at para lamang sa mga taong maaaring mag-edit ng matter, hindi sa mga viewer o mga may read-only share.

Pag-write Off at Pag-void#

Parehong para sa mga owner at admin ang dalawang ito, parehong nagtatanong muna bago isagawa, at hindi na maaaring bawiin kailanman.

• Isinasara ng Write off ang isang issued o partly paid na invoice at isinusuko ang anumang hindi pa nababayaran. Gamitin lamang ito para sa perang hindi mo na masisingil. Mabibilang pa rin ito bilang nasingil sa iyong mga ulat, at ang hindi nabayarang bahagi ay magpapababa sa iyong collection rate.
• Kinakansela ng Void ang isang naibigay nang invoice na walang naitalang bayad. Mananatili ito sa iyong mga talaan na minarkahang Void at hindi na muling gagamitin ang numero nito. Ang oras at mga gastusin nito ay babalik sa hindi pa nasisingil, maaaring singilin muli ang isang flat o contingency fee, at ipapakita ng link ng kliyente na kanselado na ang invoice at walang dapat bayaran. Kung may naitalang bayad nang hindi sinasadya, burahin muna ito.

Upang iwasto ang isang naibigay nang invoice, i-void ito, ayusin ang oras, mga gastusin, o mga detalye ng pagsingil, at i-click muli ang New invoice. Makukuha ng bagong invoice ang susunod na numero.

Status ng Invoice#

Sino ang May Kakayahang Gumawa#

Ang mga owner, admin, at miyembro na may access sa matter ay maaaring magtakda ng fee arrangement at currency ng matter, mag-edit ng mga detalye ng pagsingil ng kliyente, gumawa, mag-edit, at magbura ng mga draft, mag-finalize, mag-email, magpadala ng mga paalala, at magtala ng opisyal na numero ng invoice. Ang pagtatala o pagbura ng mga bayad, pag-write off, at pag-void ay para lamang sa mga owner at admin. Maaaring tingnan ng mga viewer ang mga invoice at buksan ang Print / PDF. Tingnan ang Koponan at Mga Role.

Mga Hindi Pa Nagagawa ng Flow#

• Isang rate ng buwis bawat invoice. Walang hiwalay na buwis bawat linya o bawat kliyente. Kung may dalawang rate na nalalapat, maglabas ng dalawang invoice. Ang withholding ay isa ring rate bawat invoice.
• Walang mga credit note o advance invoice. Tingnan ang FAQ para sa mga pansamantalang paraan.
• Walang online payments. Nagbabayad ang mga kliyente sa pamamagitan ng bank transfer o iba pang paraan sa labas ng Flow.
• Walang mga format ng e-invoicing tulad ng Factur-X, Verifactu, CFDI, e-SMM, o mga BIR invoice, at walang paulit-ulit (recurring) o maramihang (batch) pagsingil. Ilabas ang opisyal na dokumento sa iyong tax system at itala ang numero nito sa invoice.
• Hindi mae-edit ang petsa ng invoice. Ang petsa ng paglabas ay ang mismong araw na nag-finalize ka.
• Walang conversion ng currency. Tingnan ang Pagsingil sa Ibang Currency.