Penginvoisan

Bina invois daripada masa dan perbelanjaan belum dibilkan bagi sesuatu kes, hantarkannya kepada pelanggan anda, dan rekod pembayaran apabila wang diterima. Semuanya berlaku dalam kes berkenaan, di bawah tab Pengebilan → Invois.

Kerja bergerak dalam satu hala: masa dan perbelanjaan kekal belum dibilkan sehinggalah invois dibina daripadanya. Invois bermula sebagai draf yang boleh anda edit. Apabila anda memuktamadkannya, ia akan menerima nombor dan dikunci. Anda menghantarnya melalui e-mel, pelanggan membayar di luar Flow (biasanya melalui pindahan bank), dan pemilik atau pentadbir merekodkan pembayaran tersebut.

Sebelum Invois Pertama Anda untuk Sesuatu Kes#

Semak dua perkara pada kes tersebut:

• Butiran pengebilan (di bawah Pengebilan): kepada siapa invois dialamatkan, e-mel pengebilan yang menerima invois dan peringatan, alamat pelanggan, negara, ID cukai dan terma pembayaran, serta mata wang kes tersebut. Butiran pelanggan diedit pada halaman kenalan pelanggan (Edit pada halaman pelanggan); jika pelanggan belum mempunyai butiran, klik Sediakan pengebilan pelanggan. Lihat Akaun Pelanggan.
• Aturan yuran (di bawah Invois): apa yang dimasukkan oleh Invois baharu ke dalam invois. Klik Simpan di sebelahnya. Jika anda terlupa, Invois baharu akan menyimpannya terlebih dahulu.

Yuran tetap atau kontingensi hanya dimasukkan ke dalam satu invois. Jika anda membatalkan (void) invois tersebut, yuran itu boleh dibilkan semula.

Mengelakkan Kesilapan Invois Pertama#

Kebanyakan masalah dengan invois pertama berpunca daripada langkah yang terlepas semasa persediaan. Semak perkara ini sebelum anda mengklik Muktamadkan:

• Kadar. Masa tanpa kadar akan memaparkan Perlu kadar dan tidak dimasukkan ke dalam invois. Tetapkan kadar lalai dan kadar kakitangan dalam Tetapan → Penginvoisan & kadar; menyimpannya akan menetapkan harga bagi masa yang telah dilog.
• Mata wang. Semak mata wang firma anda sebelum sesiapa melog masa, dan tetapkan mata wang kes bagi setiap pelanggan luar negara sebelum kerja bermula. Sebaik sahaja kerja yang telah ditetapkan harganya wujud dalam sesuatu mata wang, mata wang kes tidak boleh diubah sehingga kerja tersebut dibilkan atau dipadamkan. Lihat Pengebilan dalam Mata Wang Lain.
• Kadar dalam mata wang yang betul. Kes yang dibilkan dalam pound memerlukan kadar dalam pound (Kadar pengebilan pelanggan) atau penggantian kadar pada setiap entri. Kadar euro tidak terpakai.
• Cukai untuk pelanggan luar negara. Jika draf memaparkan nota cukai rentas sempadan, tetapkan % Cukai dan nota seperti yang dinasihatkan oleh akauntan anda.
• Arahan pembayaran. Isikannya terlebih dahulu: invois yang dikeluarkan mengekalkan arahan yang disertakan semasa ia dikeluarkan.
• E-mel pengebilan. Semak e-mel ini dalam Butiran pengebilan kes: invois dan peringatan dihantar ke sana, dan tanpa e-mel ia tidak boleh dihantar. Ubahnya pada halaman kenalan pelanggan.
• Aturan yuran. Kes yuran tetap dan kontingensi tidak membilkan masa. Pilih Kadar jam atau Hibrid jika masa sepatutnya diinvoiskan.
• Awalan nombor invois. Tetapkannya sebelum invois pertama anda; nombor yang telah dikeluarkan tidak akan berubah sama sekali.
• Kes sampel. Jangan keluarkan invois sebenar atau merekodkan wang pelanggan pada kes sampel. Lihat Bermula.

Membina Draf#

Klik Invois baharu. Flow membina draf daripada semua perkara yang belum dibilkan pada kes tersebut, mengikut aturan yuran, dalam mata wang kes, dengan kadar cukai lalai anda. Jika ada perkara yang tertinggal, Flow menyatakan sebabnya, contohnya "1 entri tanpa kadar dibiarkan tidak dibilkan" atau "1 entri dalam GBP tidak disertakan: invois ini adalah dalam EUR". Jika tiada apa-apa untuk dibilkan, anda akan melihat Tiada apa-apa untuk dibilkan pada kes ini lagi.

Membina draf tidak menandakan apa-apa sebagai telah dibilkan. Perkara itu hanya berlaku apabila anda memuktamadkannya.

Mengedit Draf#

Semasa invois berada dalam status draf, anda boleh:

• Mengubah ayat pada sesuatu baris. Klik ikon pensel, edit, kemudian Simpan baris. Baris masa dan perbelanjaan membilkan tepat apa yang direkodkan, jadi hanya penerangannya yang boleh diubah. Untuk membilkan jumlah yang lebih rendah, tambah pelarasan atau diskaun, atau betulkan entri masa dan bina semula invois.
• Mengubah baris yuran tetap atau pelarasan. Penerangan, kuantiti dan kadarnya semuanya boleh diubah.
• Mengalih keluar baris dengan butang ×. Masa atau perbelanjaan tersebut akan kembali menjadi belum dibilkan untuk invois terkemudian.
• Menambah pelarasan. Taip penerangan dan jumlah, kemudian klik Tambah. Jumlah negatif ialah kredit, contohnya "Diskaun budi bicara" pada −100.
• Menetapkan diskaun sebagai amaun atau sebagai peratusan daripada subjumlah. Peratusan akan mengikut subjumlah sekiranya baris berubah. Diskaun digunakan sebelum cukai.
• Menetapkan % Cukai. Satu kadar untuk keseluruhan invois, diisi secara automatik daripada tetapan anda.
• Menambah Nota untuk pelanggan. Nota ini dicetak di bahagian bawah invois.

Klik Gunakan selepas mengubah diskaun, cukai atau nota. Padam membuang draf; masa dan perbelanjaannya kekal belum dibilkan. Invois yang telah dikeluarkan tidak boleh dipadamkan: pemilik atau pentadbir sebaliknya membatalkan (void) atau menghapuskira invois tersebut (lihat di bawah).

Memuktamadkan Invois#

Tiada pratonton berasingan disediakan, jadi semak draf sebelum anda mengklik Muktamadkan. Jika jumlah keseluruhan atau mana-mana baris bernilai sifar, Flow akan meminta pengesahan terlebih dahulu dan menyatakan sebabnya (baris tanpa kadar, diskaun yang menjadikannya sifar, atau baris yang saling membatalkan). Memuktamadkan:

• Memberikan invois nombor seterusnya: awalan anda ditambah empat digit, contohnya INV-0001. Nombor tidak sekali-kali diguna semula, walaupun invois dibatalkan (void) kemudian
• Menetapkan tarikh pengeluaran kepada hari ini dan tarikh matang daripada terma pembayaran pelanggan (atau firma anda)
• Membekukan butiran penerima bil dan arahan pembayaran seperti keadaannya sekarang, supaya perubahan kemudian hari tidak mengubah invois yang telah dikeluarkan
• Mengunci baris-baris tersebut dan menandakan masa serta perbelanjaan sebagai Dibilkan

Jika sesuatu berubah sejak draf dibina (entri diedit, dipadamkan atau dibilkan pada invois lain), tindakan Memuktamadkan akan ditolak dan meminta anda membina semula. Padamkan draf dan klik Invois baharu sekali lagi.

Menghantar kepada Pelanggan#

Setelah dimuktamadkan, anda boleh:

• Cetak / PDF: halaman kemas sedia cetak dengan butiran firma anda dan ID cukai, penerima bil, tarikh, baris-baris item, jumlah keseluruhan, arahan pembayaran dan nota
• E-mel invois: Flow mula-mula menunjukkan siapa yang akan menerimanya, kemudian menghantar e-mel kepada pelanggan berupa pautan ke halaman selamat tempat mereka boleh melihat dan memuat turun invois, tanpa perlu log masuk

E-mel dihantar ke e-mel pengebilan dalam Butiran pengebilan kes; jika tiada, tambah e-mel terlebih dahulu dalam kad Butiran pengebilan pada halaman kenalan pelanggan. Ia memaparkan nama firma anda sebagai penghantar, dan balasan akan dihantar kepada individu yang menghantarnya. Ia ditulis dalam bahasa penghantar (Bahasa Inggeris, Sepanyol atau Perancis), dan halaman pelanggan dibuka dalam Bahasa Inggeris, Sepanyol atau Perancis, mengikut pelayar web pelanggan. Anda boleh menghantar semula pada bila-bila masa. Invois yang telah dibayar dihantar sebagai resit. Draf, invois yang dibatalkan (void) dan dihapuskira tidak boleh dihantar melalui e-mel.

Halaman pelanggan dibuka dengan status invois:

Draf tidak sekali-kali dapat dilihat oleh pelanggan. Muat turun PDF pada halaman tersebut membuka tetingkap cetakan pelayar, tempat pelanggan memilih Simpan sebagai PDF.

Merekodkan Pembayaran#

Flow tidak menerima pembayaran kad secara dalam talian. Pelanggan membayar menggunakan arahan pembayaran yang dicetak pada invois, dan pemilik atau pentadbir merekodkan setiap pembayaran. Pada invois yang dikeluarkan atau dibayar sebahagian, isi bahagian Rekod pembayaran dan klik Rekod:

• Amaun, dalam mata wang invois
• Kaedah: Pindahan bank, Tunai, Kad (luar talian) atau Lain-lain
• Tarikh wang diterima: hari ini jika dibiarkan kosong; tarikh melebihi satu hari ke hadapan akan ditolak
• Rujukan: rujukan pindahan bank adalah paling ideal

Pembayaran separa dibenarkan: invois menjadi Dibayar sebahagian dan menyenaraikan setiap pembayaran berserta rujukannya. Apabila pembayaran mencapai jumlah keseluruhan, ia menjadi Dibayar dan tidak menerima pembayaran lagi.

Jika anda memasukkan jumlah melebihi baki tertunggak, Flow akan bertanyakan Melebihi baki tertunggak sebelum merekodkannya. Ia biasanya merupakan kesilapan menaip, jadi klik Batal; klik Tetap rekod hanya jika pelanggan benar-benar membayar lebih.

Jika pihak bank memotong yuran dan jumlah yang diterima kurang daripada yang sepatutnya, rekod amaun yang sebenarnya diterima. Rujuk akauntan anda sama ada mahu menuntut bakinya atau menghapuskirakannya.

Membetulkan Pembayaran#

Jika anda tersilap memasukkan amaun, pemilik atau pentadbir boleh mengklik ikon × di sebelah pembayaran dan mengesahkan Padam pembayaran ini?. Baki akan dikira semula, jadi invois yang telah dibayar akan kembali menjadi Dibayar sebahagian atau Dikeluarkan. Kemudian, rekod amaun yang betul. Pembayaran pada invois yang dibatalkan (void) atau dihapuskira tidak boleh diubah.

Peringatan Pembayaran#

Pada invois yang dikeluarkan atau dibayar sebahagian dengan baki tertunggak, klik Hantar peringatan di sebelah E-mel invois. Flow menunjukkan siapa yang menerimanya, nombor invois dan baki, serta bila peringatan terakhir dihantar. E-mel tersebut menyatakan baki, bila invois matang atau berapa hari ia tertunggak, serta memautkan ke halaman pelanggan. Pemilik dan pentadbir juga boleh menggunakan butang Peringatkan dalam senarai invois belum selesai di Papan Pemuka Pengebilan.

Setiap invois menerima paling banyak satu peringatan setiap 24 jam, tidak kira dari mana ia dihantar. Jika anda mencuba lagi lebih awal, tiada apa-apa yang akan dihantar dan Flow memaklumkan masa peringatan terakhir dihantar. Selepas penghantaran, status Diperingatkan berserta tarikh dan masa akan muncul di sebelah butang.

Apabila Peringatan Tidak Boleh Dihantar#

• Peringatan telah pun dihantar dalam tempoh 24 jam yang lalu. Flow menyatakan masanya; cuba lagi selepas waktu tersebut.
• Tiada e-mel pengebilan. Tambah satu e-mel dalam kad Butiran pengebilan pada halaman kenalan pelanggan.
• Invois tidak lagi tertunggak. Ia telah dibayar, dibatalkan (void) atau dihapuskira sejak halaman dimuatkan.
• Tiada butang Hantar peringatan. Ia hanya dipaparkan pada invois yang dikeluarkan atau dibayar sebahagian dengan baki tertunggak, dan hanya kepada individu yang boleh mengedit kes tersebut, bukan kepada pelihat atau perkongsian baca sahaja.

Hapuskira dan Batal (Void)#

Kedua-duanya adalah untuk pemilik dan pentadbir, kedua-duanya meminta pengesahan terlebih dahulu, dan kedua-duanya tidak boleh dibuat asal.

• Hapuskira menutup invois yang dikeluarkan atau dibayar sebahagian dan melepaskan baki yang masih belum dibayar. Gunakannya hanya untuk wang yang tidak akan dapat anda kutip. Ia masih dikira sebagai dibilkan dalam laporan anda, dan bahagian yang tidak dibayar akan menurunkan kadar kutipan anda.
• Batal (Void) membatalkan invois yang telah dikeluarkan yang tidak mempunyai pembayaran direkodkan. Ia kekal dalam rekod anda ditandakan sebagai Batal (Void) dan nombornya tidak sekali-kali diguna semula. Masa dan perbelanjaannya akan kembali menjadi belum dibilkan, yuran tetap atau kontingensi boleh dibilkan semula, dan pautan pelanggan memaparkan invois tersebut sebagai dibatalkan tanpa sebarang bayaran tertunggak. Jika pembayaran telah direkodkan secara tidak sengaja, padamkannya terlebih dahulu.

Untuk membetulkan invois yang telah dikeluarkan, batalkan (void) invois tersebut, betulkan masa, perbelanjaan atau butiran pengebilan, dan klik Invois baharu sekali lagi. Invois baharu akan menerima nombor seterusnya.

Status Invois#

Siapa yang Boleh Melakukan Apa#

Pemilik, pentadbir dan ahli yang mempunyai akses kepada kes boleh menetapkan aturan yuran dan mata wang kes, mengedit butiran pengebilan pelanggan, membina, mengedit dan memadamkan draf, memuktamadkan, menghantar e-mel serta menghantar peringatan. Merekodkan atau memadamkan pembayaran, menghapuskira dan membatalkan (void) adalah khusus untuk pemilik dan pentadbir. Pelihat boleh melihat invois dan membuka Cetak / PDF. Lihat Pasukan & Peranan.

Perkara yang Flow Belum Lakukan#

• Satu kadar cukai bagi setiap invois. Tiada cukai mengikut baris atau mengikut pelanggan, dan tiada cukai pegangan. Jika dua kadar dikenakan, keluarkan dua invois.
• Tiada nota kredit atau invois pendahuluan. Lihat Soalan Lazim (FAQ) untuk kaedah penyelesaian sementara.
• Tiada pembayaran dalam talian. Pelanggan membayar melalui pindahan bank atau kaedah lain di luar Flow.
• Tiada format penginvoisan elektronik (e-invoicing) seperti Factur-X, Verifactu atau CFDI, dan tiada pengebilan berulang atau kelompok.
• Tarikh invois tidak boleh diedit. Tarikh pengeluaran ialah hari anda memuktamadkannya.
• Tiada penukaran mata wang. Lihat Pengebilan dalam Mata Wang Lain.