Dokumen & Fail
Lawzana Flow menyediakan dua cara untuk mengurus dokumen: dilampirkan pada perkara undang-undang (matter), atau sebagai fail kendiri dalam bahagian Dokumen. Kedua-duanya menyokong analisis dikuasakan AI.
Memuat Naik Dokumen#
Ke Perkara Undang-undang#
- Buka perkara undang-undang tersebut dan pergi ke tab Documents
- Klik Upload, kemudian seret dan lepas fail ke dalam tetingkap atau klik Browse Files. Anda boleh menambah beberapa fail serentak
- Dokumen akan dikaitkan secara automatik dengan perkara undang-undang tersebut
Jika folder dipilih semasa anda memuat naik, fail akan dimasukkan ke dalam folder tersebut.
Tetingkap muat naik juga mempunyai butang Google Drive dan OneDrive. Pilih fail di sana dan Flow akan menambah salinan pada perkara undang-undang tersebut, sama seperti anda memuat naiknya daripada komputer anda. Flow hanya membaca fail yang anda pilih. Google Docs, Sheets dan Slides ditambah sebagai fail Word, Excel, PowerPoint atau PDF.
Ke Bahagian Dokumen (Kendiri)#
- Pergi ke Documents di bar sisi dan buka tab Files
- Klik Upload Files atau seret dan lepas
- Fail kendiri tidak terikat kepada mana-mana perkara undang-undang. Gunakannya untuk templat, bahan rujukan, atau dokumen seluruh firma. Gunakan Assign to Matter kemudian untuk memindahkannya ke dalam sesuatu perkara undang-undang.
Format yang Disokong#
| Format | Sambungan | Nota |
|---|---|---|
.pdf |
Dibaca oleh AI, termasuk PDF yang diimbas | |
| Word | .docx |
Dibaca oleh AI |
| Teks | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
Dibaca oleh AI |
| Foto dan imbasan | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
Dibaca oleh AI seperti PDF |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
Disimpan, tidak dibaca oleh AI |
| E-mel | .eml, .msg |
Disimpan, tidak dibaca oleh AI |
| Lain-lain | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
Disimpan, tidak dibaca oleh AI |
Had Saiz Fail#
- Muat naik oleh ahli pasukan: Sehingga 25 MB setiap fail
- Muat naik oleh klien (melalui portal): Sehingga 10 MB setiap fail, dalam format PDF, Word, Excel, teks atau imej
Muat Naik Pendua#
Apabila anda memuat naik fail ke perkara undang-undang atau prospek (lead) yang sudah mengandungi fail yang sama persis, Flow akan bertanya sebelum menyimpannya. Pilih:
- Cancel: kekalkan hanya dokumen sedia ada
- Upload a copy: simpan fail sekali lagi sebagai dokumen kedua
- Replace existing: kekalkan dokumen sedia ada, berserta foldernya, perkongsian portal dan hasil AI, serta berikan nama fail yang baharu kepadanya
Apabila anda memuat naik beberapa fail ke perkara undang-undang secara serentak, fail lain akan disimpan terlebih dahulu dan Flow akan bertanya tentang setiap pendua secara bergilir-gilir. Dokumen yang dimuat naik sebelum semakan ini wujud tidak dipadankan.
Pengurusan Folder#
Susun dokumen anda ke dalam folder untuk navigasi yang mudah:
- Dalam tab Documents, klik Show folders
- Klik ikon folder baharu bersebelahan Folders dan namakan folder tersebut
- Pindahkan dokumen dengan Move to Folder dalam tindakan dokumen
- Gunakan New subfolder dalam menu folder untuk meletakkan folder bersarang; anda juga boleh menamakan semula atau memadam folder di sana
Pemprosesan AI#
Apabila anda memuat naik dokumen yang boleh dibaca oleh AI, Lawzana Flow akan membacanya di latar belakang dan mengekstrak fakta-fakta utamanya. AI membaca fail itu sendiri, jadi foto dan halaman yang diimbas berfungsi sama baiknya seperti dokumen yang ditaip.
Dalam bahagian Dokumen, setiap fail menunjukkan statusnya: Pending, Text extracted atau Analyzed.
Analisis AI#
Klik View & Analyze pada dokumen untuk membukanya dengan alat AI, atau Open in Assistant untuk bertanya kepada Assistant mengenainya. Lihat Ciri-ciri AI untuk butiran penuh tentang:
- Summary: Gambaran keseluruhan dokumen dengan satu klik
- Facts: Tarikh, pihak terlibat, tuntutan, jumlah
- AI Assistant: Tanya soalan mengenai dokumen tersebut
- Review: Jalankan semakan buku panduan (playbook) untuk mengenal pasti isu dan jurang
- Entities: Cari individu dan syarikat yang dinamakan dalam dokumen, dan tambahkannya ke kenalan anda atau ke perkara undang-undang
Berkongsi Dokumen dengan Klien#
Untuk berkongsi dokumen melalui portal klien:
- Buka tab Documents pada perkara undang-undang tersebut
- Hidupkan suis dalam lajur Client Portal untuk dokumen tersebut (pada telefon, pilih Share to Portal dalam menu dokumen)
- Dokumen akan kelihatan dalam paparan portal klien, ditandakan sebagai Shared dalam senarai anda
- Klien boleh memuat turun dokumen yang dikongsi
Dokumen yang Ditandatangani#
Apabila semua pihak telah menandatangani draf yang dihantar untuk e-tandatangan daripada prospek atau perkara undang-undang, Flow akan memfailkan PDF yang ditandatangani itu ke dalam dokumen prospek atau perkara undang-undang berkenaan. Salinan yang anda muat naik dengan Upload signed copy turut difailkan dengan cara yang sama. Lihat Penggubalan.
Memuat Turun Dokumen#
- Klik ikon muat turun bersebelahan mana-mana dokumen untuk menyimpan salinan
- Dokumen dimuat turun dalam format asalnya
- Klien boleh memuat turun dokumen yang dikongsi daripada portal
Memadam Dokumen#
- Klik ikon padam bersebelahan dokumen (pada telefon, gunakan menu dokumen)
- Sahkan pemadaman
Hanya pemilik dan pentadbir boleh memadam dokumen perkara undang-undang dan fail kendiri; pada prospek, sesiapa sahaja kecuali pemerhati (viewer) boleh memadam dokumen. Fail kendiri juga boleh diarkibkan dan dipulihkan sebagai ganti.