Keselamatan & Privasi

Panduan ini menerangkan di mana data anda disimpan, cara data tersebut dilindungi dan siapa di firma anda yang boleh melihatnya.

Penyulitan Data#

• Dalam transit: Segala-galanya antara pelayar anda dan Lawzana Flow bergerak melalui HTTPS
• Semasa rehat: Pembekal awan kami menyulitkan data yang disimpan: Google Cloud untuk fail yang dimuat naik, DigitalOcean untuk pangkalan data
• Dokumen: Fail yang dimuat naik disimpan dalam Google Cloud Storage dengan penyulitan sebelah pelayan (server-side encryption)

Pemastautinan Data#

Fail yang anda muat naik disimpan dalam satu rantau. Firma yang mendaftar di flow.lawzana.com mendapat rantau Eropah; firma yang bermula dari Lawzana Directory memilih rantau mereka semasa ruang kerja dicipta.

Hanya fail yang dimuat naik disimpan di rantau tersebut. Pangkalan data, carian, tugas latar belakang dan pelayan aplikasi beroperasi di DigitalOcean di Amerika Syarikat. Permintaan AI diproses oleh Google Vertex AI pada titik akhir globalnya, jadi ia tidak terhad kepada rantau storan fail anda.

Anda boleh melihat rantau anda dalam Settings → General di bawah File Storage Region.

Privasi Data AI#

Perkara yang Google lakukan dengan permintaan anda#

Kami menggunakan Google Vertex AI. Google tidak menggunakan kandungan anda untuk melatih modelnya, dan pengelogan permintaan dimatikan pada projek kami. Google mungkin menyimpan permintaan dalam ingatan sehingga 24 jam untuk tujuan caching, dan mungkin mencatatkannya untuk mengesan penyalahgunaan.

• Dokumen dan data anda tidak pernah digunakan untuk melatih model AI
• Pengelogan permintaan dimatikan pada projek Google Cloud kami
• Google mungkin menyimpan permintaan dalam ingatan sehingga 24 jam untuk caching, diasingkan khusus untuk projek kami
• Google mungkin mencatatkan permintaan untuk mengesan penyalahgunaan
• Lawzana Flow sendiri menyimpan sejarah sembang AI, ringkasan dan fakta yang diekstrak sebagai sebahagian daripada perkara (matter) anda

Cara Pemprosesan AI Berfungsi#

1. Anda meminta operasi AI (cth., meringkaskan dokumen)
2. Dokumen dihantar ke Google Vertex AI untuk diproses
3. AI menjana respons
4. Respons dikembalikan ke Lawzana Flow dan disimpan dalam akaun anda
5. Google mengendalikan permintaan tersebut seperti yang diterangkan di atas

Pengesahan & Akses#

• Log masuk e-mel dan kata laluan, dengan pengesahan e-mel sebelum log masuk pertama anda. Menukar kata laluan anda akan melog keluar anda dari semua tempat lain. Untuk menambah kata laluan pada akaun yang belum mempunyainya, kami menghantar pautan melalui e-mel kepada anda
• Log masuk Google dan Microsoft
• Pautan magis (magic links) untuk portal pelanggan: pelanggan tidak memerlukan kata laluan atau akaun
• Peranan: empat tahap kebenaran (Owner, Admin, Member, Viewer). Lihat Pasukan & Peranan
• Keterlihatan rekod: pilih sama ada ahli dan pemerhati dapat melihat setiap bakal pelanggan (lead) dan perkara (matter) atau hanya yang ditugaskan atau dikongsi dengan mereka
• Dinding etika (ethical walls): halang ahli pasukan daripada mengakses perkara yang mempunyai konflik. Lihat Dinding Etika
• Pautan portal akan tamat tempoh, dan anda boleh membatalkannya pada bila-bila masa

Keselamatan Sesi#

• Sesi menggunakan kuki yang ditandatangani, disulitkan dan HTTP-sahaja (tidak boleh dibaca oleh JavaScript)
• Akses disemak semula setiap beberapa minit, jadi ahli yang dialih keluar akan kehilangan akses dengan cepat

Pengelogan Audit#

Log audit merekodkan:

• Log masuk
• Perubahan pada bakal pelanggan, perkara, kenalan, pelanggan dan automasi
• Muat naik, paparan, muat turun dan pemadaman dokumen
• Perubahan peringkat perkara dan penukaran bakal pelanggan
• Semakan konflik
• Perubahan peranan dan penyingkiran ahli pasukan
• Perubahan pada keterlihatan dan perkongsian rekod, serta tetapan dinding etika
• Invois, pembayaran, entri masa dan perubahan lejar amanah
• Import hamparan

Log audit:

• Boleh dicari mengikut tindakan, jenis rekod, pengguna atau tarikh
• Boleh dieksport sebagai fail CSV
• Tersedia untuk Owner firma sahaja, dalam Settings → Audit Logs

Tandatangan Elektronik#

Apabila seseorang menandatangani dokumen melalui Flow, kami merekodkan dokumen tersebut, nama penandatangan, alamat e-mel, alamat IP, butiran peranti dan pelayar, tarikh dan masa bagi setiap langkah, imej tandatangan mereka serta persetujuan mereka. Kami juga menyimpan cap jari digital (hash) bagi setiap fail PDF. Rekod ini kekal bersama data firma anda sehingga firma anda memadamkannya atau menutup akaunnya.

Halaman pengesahan awam hanya memaparkan sama ada dokumen telah ditandatangani dan masa ia ditandatangani. Ia memaparkan nama penandatangan hanya kepada seseorang yang menyemak salinan padanan bagi PDF yang ditandatangani. Ia tidak pernah memaparkan dokumen, alamat e-mel atau alamat IP.

E-tandatangan Flow ialah tandatangan elektronik dengan jejak audit. Ia bukan tandatangan elektronik lanjutan atau berkelayakan di bawah Peraturan eIDAS EU.

Keselamatan Infrastruktur#

• Pelayan aplikasi, pangkalan data, carian dan tugas latar belakang dihoskan di DigitalOcean di Amerika Syarikat; fail yang dimuat naik disimpan dalam Google Cloud Storage
• Trafik melalui Cloudflare
• Pengepala Content Security Policy (CSP) untuk membantu mencegah skrip merentas laman (cross-site scripting)
• Pemantauan ralat dengan Sentry

Sandaran Data#

• Sandaran pangkalan data automatik harian, disimpan selama 7 hari
• Pemulihan titik masa (point-in-time restore) pangkalan data dalam tempoh 7 hari tersebut

Data Anda#

• Perjanjian pemprosesan data disediakan atas permintaan
• Muat turun mana-mana fail anda pada bila-bila masa
• Minta eksport penuh data anda daripada kami, atau minta untuk memadamkan data peribadi anda

Pendedahan Bertanggungjawab#

Jika anda menemui kerentanan keselamatan, sila laporkannya ke [email protected].

Hubungi Kami#

Untuk soalan berkaitan keselamatan:

• E-mel: [email protected]
• Sokongan umum: [email protected]