Keamanan & Privasi

Panduan ini menjelaskan di mana data Anda disimpan, bagaimana data tersebut dilindungi, dan siapa saja di firma Anda yang dapat melihatnya.

Enkripsi Data#

• Dalam transit: Semua data antara peramban Anda dan Lawzana Flow dikirimkan melalui HTTPS
• Saat disimpan (at rest): Penyedia cloud kami mengenkripsi data yang disimpan: Google Cloud untuk berkas yang diunggah, DigitalOcean untuk basis data
• Dokumen: Berkas yang diunggah disimpan di Google Cloud Storage dengan enkripsi sisi server (server-side encryption)

Retensi dan Lokasi Data (Data Residency)#

Berkas yang Anda unggah disimpan di satu wilayah. Firma yang mendaftar di flow.lawzana.com mendapatkan wilayah Eropa; firma yang mendaftar melalui Lawzana Directory memilih wilayah mereka saat ruang kerja dibuat.

Hanya berkas yang diunggah yang disimpan di wilayah tersebut. Basis data, pencarian, proses latar belakang (background jobs), dan server aplikasi berjalan di DigitalOcean di Amerika Serikat. Permintaan AI diproses oleh Google Vertex AI pada endpoint globalnya, sehingga tidak terbatas pada wilayah penyimpanan berkas Anda.

Anda dapat melihat wilayah Anda di Pengaturan → Umum pada bagian Wilayah Penyimpanan Berkas.

Privasi Data AI#

Apa yang dilakukan Google terhadap permintaan Anda#

Kami menggunakan Google Vertex AI. Google tidak menggunakan konten Anda untuk melatih modelnya, dan pencatatan log permintaan dinonaktifkan pada proyek kami. Google dapat menyimpan permintaan dalam memori hingga 24 jam untuk keperluan caching, dan dapat mencatatnya untuk mendeteksi penyalahgunaan.

• Dokumen dan data Anda tidak pernah digunakan untuk melatih model AI
• Pencatatan log permintaan dinonaktifkan pada proyek Google Cloud kami
• Google dapat menyimpan permintaan dalam memori hingga 24 jam untuk caching, terisolasi pada proyek kami
• Google dapat mencatat log permintaan untuk mendeteksi penyalahgunaan
• Lawzana Flow sendiri menyimpan riwayat obrolan AI, ringkasan, dan fakta yang diekstrak sebagai bagian dari perkara (matter) Anda

Cara Kerja Pemrosesan AI#

1. Anda meminta operasi AI (misalnya, meringkas dokumen)
2. Dokumen dikirim ke Google Vertex AI untuk diproses
3. AI menghasilkan tanggapan
4. Tanggapan dikembalikan ke Lawzana Flow dan disimpan di akun Anda
5. Google menangani permintaan tersebut sebagaimana dijelaskan di atas

Autentikasi & Akses#

• Masuk dengan email dan kata sandi, disertai verifikasi email sebelum Anda masuk untuk pertama kalinya. Mengubah kata sandi akan mengeluarkan (sign out) sesi Anda di semua perangkat lain. Untuk menambahkan kata sandi ke akun yang belum memilikinya, kami akan mengirimkan tautan melalui email
• Masuk dengan Google dan Microsoft
• Magic link untuk portal klien: klien tidak memerlukan kata sandi atau akun
• Peran: empat tingkat izin (Owner, Admin, Member, Viewer). Lihat Tim & Peran
• Visibilitas rekaman: pilih apakah anggota dan viewer dapat melihat setiap prospek (lead) dan perkara (matter) atau hanya yang ditetapkan atau dibagikan kepada mereka
• Ethical wall: membatasi anggota tim dari perkara yang memiliki konflik kepentingan. Lihat Ethical Wall
• Tautan portal memiliki masa kedaluwarsa, dan Anda dapat mencabutnya kapan saja

Keamanan Sesi#

• Sesi menggunakan cookie HTTP-only yang ditandatangani dan dienkripsi (tidak dapat dibaca oleh JavaScript)
• Akses diperiksa ulang setiap beberapa menit, sehingga anggota yang telah dihapus akan kehilangan akses dengan cepat

Log Audit (Audit Logging)#

Log audit mencatat:

• Aktivitas masuk (sign-in)
• Perubahan pada prospek, perkara, kontak, klien, dan otomatisasi
• Pengunggahan, penampilan, pengunduhan, dan penghapusan dokumen
• Perubahan tahapan perkara dan konversi prospek
• Pemeriksaan konflik kepentingan
• Perubahan peran dan penghapusan anggota tim
• Perubahan pada visibilitas rekaman dan pembagian, serta pengaturan ethical wall
• Faktur, pembayaran, pencatatan waktu, dan perubahan buku besar dana titipan (trust ledger)
• Impor spreadsheet

Log audit:

• Dapat dicari berdasarkan tindakan, jenis rekaman, pengguna, atau tanggal
• Dapat diekspor sebagai berkas CSV
• Hanya dapat diakses oleh Owner firma, di Pengaturan → Log Audit

Tanda Tangan Elektronik#

Ketika seseorang menandatangani dokumen melalui Flow, kami mencatat dokumen tersebut, nama penanda tangan, alamat email, alamat IP, detail perangkat dan peramban, tanggal dan waktu dari setiap langkah, gambar tanda tangan, dan persetujuan mereka. Kami juga menyimpan sidik jari digital (hash) dari setiap PDF. Rekaman ini tetap tersimpan bersama data firma Anda hingga firma Anda menghapusnya atau menutup akunnya.

Halaman verifikasi publik hanya menampilkan apakah suatu dokumen telah ditandatangani dan kapan waktu penandatanganannya. Halaman tersebut hanya menampilkan nama penanda tangan kepada pihak yang memeriksa salinan PDF bertanda tangan yang cocok. Halaman tersebut tidak pernah menampilkan isi dokumen, alamat email, atau alamat IP.

Tanda tangan elektronik Flow adalah tanda tangan elektronik dengan rekam jejak audit (audit trail). Ini bukan merupakan tanda tangan elektronik tingkat lanjut (advanced) atau berkualifikasi (qualified) berdasarkan Regulasi eIDAS Uni Eropa.

Keamanan Infrastruktur#

• Server aplikasi, basis data, pencarian, dan proses latar belakang dihosting di DigitalOcean di Amerika Serikat; berkas yang diunggah disimpan di Google Cloud Storage
• Lalu lintas data melewati Cloudflare
• Header Content Security Policy (CSP) untuk membantu mencegah serangan cross-site scripting
• Pemantauan error menggunakan Sentry

Pencadangan Data (Data Backup)#

• Pencadangan basis data otomatis harian, disimpan selama 7 hari
• Pemulihan basis data tepat waktu (point-in-time restore) dalam kurun waktu 7 hari tersebut

Data Anda#

• Perjanjian pemrosesan data (DPA) tersedia berdasarkan permintaan
• Unduh berkas Anda kapan saja
• Ajukan permohonan kepada kami untuk ekspor data lengkap Anda, atau untuk menghapus data pribadi Anda

Pengungkapan yang Bertanggung Jawab (Responsible Disclosure)#

Jika Anda menemukan kerentanan keamanan, silakan laporkan ke [email protected].

Kontak#

Untuk pertanyaan terkait keamanan:

• Email: [email protected]
• Dukungan umum: [email protected]