Ασφάλεια & Απόρρητο

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πού αποθηκεύονται τα δεδομένα σας, πώς προστατεύονται και ποιοι στην εταιρεία σας έχουν πρόσβαση σε αυτά.

Κρυπτογράφηση Δεδομένων#

• Κατά τη μεταφορά: Όλα τα δεδομένα μεταξύ του προγράμματος περιήγησής σας και του Lawzana Flow διακινούνται μέσω HTTPS
• Σε κατάσταση ηρεμίας: Οι πάροχοι υπηρεσιών cloud που χρησιμοποιούμε κρυπτογραφούν τα αποθηκευμένα δεδομένα: η Google Cloud για τα μεταφορτωμένα αρχεία, η DigitalOcean για τη βάση δεδομένων
• Έγγραφα: Τα μεταφορτωμένα αρχεία αποθηκεύονται στο Google Cloud Storage με κρυπτογράφηση από την πλευρά του διακομιστή (server-side encryption)

Εντοπιότητα Δεδομένων (Data Residency)#

Τα μεταφορτωμένα αρχεία σας αποθηκεύονται σε μία περιοχή. Οι εταιρείες που εγγράφονται μέσω του flow.lawzana.com εντάσσονται στην περιοχή της Ευρώπης· οι εταιρείες που ξεκινούν από τον Κατάλογο Lawzana επιλέγουν τη δική τους περιοχή κατά τη δημιουργία του χώρου εργασίας.

Μόνο τα μεταφορτωμένα αρχεία αποθηκεύονται στη συγκεκριμένη περιοχή. Η βάση δεδομένων, η αναζήτηση, οι εργασίες παρασκηνίου και οι διακομιστές εφαρμογών εκτελούνται στην DigitalOcean στις Ηνωμένες Πολιτείες. Τα αιτήματα AI υποβάλλονται σε επεξεργασία από το Google Vertex AI στο παγκόσμιο τελικό σημείο του (global endpoint), επομένως δεν περιορίζονται στην περιοχή αποθήκευσης των αρχείων σας.

Μπορείτε να δείτε την περιοχή σας στις Ρυθμίσεις → Γενικά στην ενότητα Περιοχή αποθήκευσης αρχείων.

Απόρρητο Δεδομένων AI#

Τι κάνει η Google με τα αιτήματά σας#

Χρησιμοποιούμε το Google Vertex AI. Η Google δεν χρησιμοποιεί το περιεχόμενό σας για την εκπαίδευση των μοντέλων της, και η καταγραφή αιτημάτων (request logging) είναι απενεργοποιημένη στο έργο μας. Η Google ενδέχεται να διατηρεί αιτήματα στη μνήμη για έως και 24 ώρες για σκοπούς προσωρινής αποθήκευσης (caching), καθώς και να τα καταγράφει για τον εντοπισμό περιπτώσεων κατάχρησης.

• Τα έγγραφα και τα δεδομένα σας δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για την εκπαίδευση μοντέλων AI
• Η καταγραφή αιτημάτων είναι απενεργοποιημένη στο έργο μας στο Google Cloud
• Η Google ενδέχεται να διατηρεί αιτήματα στη μνήμη για έως και 24 ώρες για προσωρινή αποθήκευση, απομονωμένα στο έργο μας
• Η Google ενδέχεται να καταγράφει αιτήματα για τον εντοπισμό κατάχρησης
• Το ίδιο το Lawzana Flow αποθηκεύει το ιστορικό συνομιλιών AI, τις περιλήψεις και τα εξαγόμενα δεδομένα ως μέρος της υπόθεσής σας

Πώς λειτουργεί η επεξεργασία AI#

1. Ζητάτε μια λειτουργία AI (π.χ. σύνοψη ενός εγγράφου)
2. Το έγγραφο αποστέλλεται στο Google Vertex AI για επεξεργασία
3. Το AI παράγει μια απάντηση
4. Η απάντηση επιστρέφεται στο Lawzana Flow και αποθηκεύεται στον λογαριασμό σας
5. Η Google διαχειρίζεται το αίτημα όπως περιγράφεται παραπάνω

Ταυτοποίηση & Πρόσβαση#

• Σύνδεση με email και κωδικό πρόσβασης, με επαλήθευση email πριν από την πρώτη σας είσοδο
• Σύνδεση μέσω Google και Microsoft
• Magic links για την πύλη πελατών (client portal): οι πελάτες δεν χρειάζονται κωδικό πρόσβασης ή λογαριασμό
• Ρόλοι: τέσσερα επίπεδα δικαιωμάτων (Ιδιοκτήτης, Διαχειριστής, Μέλος, Θεατής). Δείτε Ομάδα & Ρόλοι
• Ορατότητα εγγραφών: επιλέξτε εάν τα μέλη και οι θεατές βλέπουν κάθε υποψήφιο πελάτη και υπόθεση ή μόνο όσα τους έχουν ανατεθεί ή κοινοποιηθεί
• Σινικά τείχη δεοντολογίας (Ethical walls): αποτρέψτε την πρόσβαση μελών της ομάδας σε υποθέσεις όπου υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων. Δείτε Σινικά Τείχη
• Οι σύνδεσμοι της πύλης πελατών λήγουν και μπορείτε να τους ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή

Ασφάλεια Συνεδρίας#

• Οι συνεδρίες χρησιμοποιούν υπογεγραμμένα, κρυπτογραφημένα cookies τύπου HTTP-only (δεν είναι αναγνώσιμα από JavaScript)
• Η πρόσβαση επανελέγχεται κάθε λίγα λεπτά, ώστε ένα μέλος που αφαιρείται να χάνει την πρόσβαση άμεσα

Καταγραφή Ελέγχου (Audit Logging)#

Το αρχείο καταγραφής ελέγχου καταγράφει:

• Συνδέσεις χρηστών
• Αλλαγές σε υποψήφιους πελάτες, υποθέσεις, επαφές, πελάτες και αυτοματισμούς
• Μεταφορτώσεις, προβολές, λήψεις και διαγραφές εγγράφων
• Αλλαγές σταδίου υπόθεσης και μετατροπές υποψήφιων πελατών
• Ελέγχους σύγκρουσης συμφερόντων
• Αλλαγές ρόλων και αφαιρέσεις μελών της ομάδας
• Αλλαγές στην ορατότητα και την κοινή χρήση εγγραφών

Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου είναι:

• Αναζητήσιμα κατά ενέργεια, τύπο εγγραφής, χρήστη ή ημερομηνία
• Εξαγώγιμα ως αρχείο CSV
• Διαθέσιμα αποκλειστικά στον Ιδιοκτήτη της εταιρείας, στις Ρυθμίσεις → Αρχεία καταγραφής ελέγχου

Ασφάλεια Υποδομών#

• Οι διακομιστές εφαρμογών, η βάση δεδομένων, η αναζήτηση και οι εργασίες παρασκηνίου φιλοξενούνται στην DigitalOcean στις Ηνωμένες Πολιτείες· τα μεταφορτωμένα αρχεία αποθηκεύονται στο Google Cloud Storage
• Η κυκλοφορία διέρχεται μέσω της Cloudflare
• Επικεφαλίδες Content Security Policy (CSP) για την προστασία από επιθέσεις cross-site scripting
• Παρακολούθηση σφαλμάτων μέσω Sentry

Αντίγραφα Ασφαλείας Δεδομένων#

• Καθημερινά αυτοματοποιημένα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων, τα οποία διατηρούνται για 7 ημέρες
• Επαναφορά της βάσης δεδομένων σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο (point-in-time restore) εντός αυτών των 7 ημερών

Τα Δεδομένα Σας#

• Συμφωνητικά επεξεργασίας δεδομένων (DPA) διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος
• Δυνατότητα λήψης οποιουδήποτε αρχείου σας ανά πάσα στιγμή
• Δυνατότητα να ζητήσετε πλήρη εξαγωγή των δεδομένων σας ή τη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων

Υπεύθυνη Γνωστοποίηση Ευπαθειών#

Εάν εντοπίσετε κάποιο κενό ασφαλείας, παρακαλούμε αναφέρετέ το στο [email protected].

Επικοινωνία#

Για ερωτήσεις σχετικά με την ασφάλεια:

• Email: [email protected]
• Γενική υποστήριξη: [email protected]