Πίνακας Ελέγχου Τιμολόγησης
Μια συνολική εικόνα των οικονομικών της εταιρείας σας: τι έχετε εργαστεί, τιμολογήσει και εισπράξει, τι οφείλουν ακόμη οι πελάτες, οι καταπιστευματικοί λογαριασμοί (trust accounts) και εξαγωγή δεδομένων για τον λογιστή σας.
Χρησιμοποιήστε τον επιλογέα περιόδου επάνω δεξιά για εναλλαγή μεταξύ των επιλογών Αυτός ο μήνας, Αυτό το τρίμηνο, Αυτό το έτος και Όλο το διάστημα. Οι περίοδοι ακολουθούν τη δική σας ημερολογιακή ημέρα.
Όταν η εταιρεία σας τιμολογεί σε περισσότερα από ένα νομίσματα, εμφανίζεται ένας επιλογέας Νόμισμα. Κάθε νόμισμα αναφέρεται ξεχωριστά: τα ποσά σε διαφορετικά νομίσματα δεν προστίθενται ποτέ μεταξύ τους και το Flow δεν πραγματοποιεί μετατροπές συναλλάγματος.
Κάρτες Σύνοψης#
| Κάρτα | Τι υπολογίζει |
|---|---|
| Μη τιμολογημένα (WIP) | Όλος ο χρεώσιμος χρόνος και τα έξοδα (με προσαύξηση) που δεν έχουν συμπεριληφθεί ακόμη σε εκδοθέν τιμολόγιο, έως σήμερα, ανεξαρτήτως περιόδου. Ο χρόνος χωρίς καθορισμένη ωριαία χρέωση υπολογίζεται ως μηδέν |
| Απαιτήσεις (Υπόλοιπα πελατών) | Τι οφείλουν ακόμη οι πελάτες: τα ανεξόφλητα υπόλοιπα των εκδοθέντων και εν μέρει εξοφλημένων τιμολογίων |
| Τιμολογημένα (για την περίοδο) | Σύνολα, συμπεριλαμβανομένου φόρου, των τιμολογίων που εκδόθηκαν κατά την περίοδο. Τα διαγεγραμμένα τιμολόγια προσμετρώνται· τα ακυρωμένα εξαιρούνται |
| Εισπραχθέντα (για την περίοδο) | Πληρωμές που εισπράχθηκαν κατά την περίοδο, με βάση την ημερομηνία πληρωμής |
| Δεδουλευμένα (χρεώσιμα) | Η αξία του χρεώσιμου χρόνου με ημερομηνία εντός της περιόδου, είτε έχει τιμολογηθεί είτε όχι |
| Πραγμάτωση (Realization) | Για τον χρόνο στα τιμολόγια που εκδόθηκαν κατά την περίοδο: τι χρεώθηκε στην πραγματικότητα, μετά από εκπτώσεις και πιστωτικές γραμμές, διαιρεμένο με την αξία του σε βασικές τιμές χρέωσης. 95% σημαίνει ότι παραχωρήθηκε έκπτωση 5% |
| Ποσοστό είσπραξης | Τα εισπραχθέντα διαιρεμένα με τα τιμολογημένα για την περίοδο. Ένας μήνας κατά τον οποίο εξοφλούνται παλαιότερα τιμολόγια μπορεί να εμφανίσει ποσοστό άνω του 100% |
| Πραγματική ωριαία απόδοση | Οι χρεώσεις χρόνου διαιρεμένες με τις ώρες που τιμολογήθηκαν: τι απέφερε πραγματικά μία ώρα εργασίας |
Η πραγμάτωση και το ποσοστό είσπραξης εμφανίζουν μια παύλα όταν δεν υπάρχουν δεδομένα προς μέτρηση (κανένας τιμολογημένος χρόνος ή τίποτα τιμολογημένο κατά την περίοδο), αντί για ένα παραπλανητικό 0% ή 100%.
Τιμολογηθέντα έναντι Εισπραχθέντων#
Ένα διάγραμμα εξαμήνου συγκρίνει, μήνα προς μήνα, τα τιμολόγια που εκδώσατε με τις πληρωμές που λάβατε, ώστε να μπορείτε να δείτε την πορεία των ταμειακών σας ροών με μια ματιά.
Παλαίωση Υπολοίπων Απαιτήσεων#
Τα ανεξόφλητα υπόλοιπα ομαδοποιούνται ανάλογα με το πόσες ημέρες έχουν παρέλθει από την ημερομηνία λήξης τους: Τρέχοντα (μη ληξιπρόθεσμα), 1 έως 30, 31 έως 60, 61 έως 90 και άνω των 90 ημερών. Η κατηγορία άνω των 90 ημερών γίνεται κόκκινη όταν δεν είναι μηδενική. Κάτω από τις κατηγορίες, η λίστα εμφανίζει τον αριθμό κάθε ανοικτού τιμολογίου, την υπόθεση, την ημερομηνία λήξης, την παλαιότητα και το υπόλοιπο.
Κάντε κλικ στην επιλογή Υπενθύμιση σε ένα ανεξόφλητο τιμολόγιο για να στείλετε μέσω email στον πελάτη μια υπενθύμιση πληρωμής με σύνδεσμο προς το τιμολόγιο. Το Flow εμφανίζει πρώτα ποιος είναι ο παραλήπτης και το υπόλοιπο, και στη συνέχεια η γραμμή δείχνει πότε στάλθηκε η υπενθύμιση. Κάθε τιμολόγιο λαμβάνει το πολύ μία υπενθύμιση ανά 24 ώρες. Οποιοσδήποτε έχει δικαίωμα επεξεργασίας της υπόθεσης μπορεί επίσης να στείλει υπενθύμιση απευθείας από το ίδιο το τιμολόγιο· ανατρέξτε στην ενότητα Τιμολόγηση.
Καταπιστευματικοί Λογαριασμοί (Trust Accounts)#
Η ενότητα Καταπιστευματικοί λογαριασμοί εμφανίζει τους λογαριασμούς trust στο επιλεγμένο νόμισμα. Δημιουργήστε, συμφωνήστε και αρχειοθετήστε τους εδώ. Ανατρέξτε στην ενότητα Καταπιστευματική Λογιστική.
Ανά Συντελεστή και Ανά Υπόθεση#
Δύο πίνακες ολοκληρώνουν τη σελίδα:
- Ανά συντελεστή: για την επιλεγμένη περίοδο, χρεώσιμες και μη χρεώσιμες ώρες, % χρεώσιμων ωρών και η αξία του χρεώσιμου χρόνου ανά άτομο
- Ανά υπόθεση: συνολικός χρόνος, ανεξαρτήτως περιόδου: δεδουλευμένα, τιμολογημένα, εισπραχθέντα και ανεξόφλητα ποσά ανά υπόθεση· κάθε γραμμή συνδέεται με την καρτέλα Τιμολόγηση της συγκεκριμένης υπόθεσης. Εμφανίζονται οι πρώτες 25 υποθέσεις· η επιλογή Εμφάνιση όλων προβάλλει τις υπόλοιπες
Εξαγωγή για τον Λογιστή#
Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή για λογιστή, επιλέξτε Από και Έως (ξεκινά αυτόματα με την περίοδο που προβάλλεται στην οθόνη) και κάντε κλικ στο Λήψη βιβλίου εργασίας Excel ή πραγματοποιήστε λήψη ενός μεμονωμένου αρχείου CSV: Τιμολόγια, Γραμμές τιμολογίων ή Πληρωμές.
- Η εξαγωγή περιλαμβάνει τα τιμολόγια που εκδόθηκαν και τις πληρωμές που εισπράχθηκαν μεταξύ αυτών των ημερομηνιών. Τα προσχέδια εξαιρούνται. Τα ακυρωμένα τιμολόγια περιλαμβάνονται με τη σήμανση «Ακυρωμένο» (Void), ώστε να μην υπάρχουν κενά στην αρίθμησή σας
- Το βιβλίο εργασίας περιλαμβάνει τρία φύλλα. Το φύλλο Τιμολόγια παραθέτει αριθμό, ημερομηνίες, κατάσταση, πελάτη, υπεύθυνο επικοινωνίας τιμολόγησης, email, ΑΦΜ και χώρα, υπόθεση, νόμισμα, υποσύνολο, έκπτωση, φόρο, γενικό σύνολο, εξοφλημένο ποσό, διαγεγραμμένο ποσό και υπόλοιπο. Το φύλλο Γραμμές τιμολογίων παραθέτει κάθε γραμμή με τον τύπο, την περιγραφή, την ημερομηνία, την ποσότητα, την τιμή μονάδας και το ποσό. Το φύλλο Πληρωμές παραθέτει κάθε πληρωμή με την ημερομηνία, το ποσό, το νόμισμα, τον τρόπο πληρωμής, τον αριθμό αναφοράς και τον πελάτη
- Τα ποσά παραμένουν στο αρχικό νόμισμα κάθε τιμολογίου, συνοδευόμενα από στήλη νομίσματος. Ο λογιστής σας καταχωρίζει τυχόν συναλλαγματικές διαφορές
Ανατρέξτε στις ενότητες Τιμολόγηση και Καταγραφή Χρόνου για να δείτε από πού προέρχονται αυτοί οι αριθμοί.