Λογαριασμοί Πελατών

Ένας λογαριασμός πελάτη περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεται η δικηγορική σας εταιρεία για να τιμολογήσει έναν πελάτη: σε ποιον απευθύνονται τα τιμολόγια, το email τιμολόγησης, τη διεύθυνση, το ΑΦΜ, τους όρους πληρωμής και, όταν απαιτείται, το νόμισμα και τις χρεώσεις του ίδιου του πελάτη. Στο Flow, αυτά αποτελούν τα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details) του πελάτη. Ανήκουν στον πελάτη, επομένως χρησιμοποιούνται από κάθε υπόθεση του συγκεκριμένου πελάτη. Τα επεξεργάζεστε σε ένα μόνο σημείο: στη σελίδα της επαφής του πελάτη.

Ρύθμιση Τιμολόγησης Πελάτη#

Ένας πελάτης αποκτά στοιχεία τιμολόγησης με έναν από τους εξής δύο τρόπους:

Από μια υπόθεση. Ανοίξτε την καρτέλα Τιμολόγηση (Billing) της υπόθεσης → Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details) και κάντε κλικ στο Ρύθμιση τιμολόγησης πελάτη (Set up client billing). Το Flow συμπληρώνει το όνομα, το email και τη διεύθυνση από την επαφή του πελάτη (ή την εταιρεία στην οποία εργάζεται) και, στη συνέχεια, ανοίγει τη σελίδα της επαφής του πελάτη για να τα ελέγξετε. Εάν η υπόθεση δεν διαθέτει ακόμη επαφή πελάτη, το Flow συνδέει την επαφή που έχει το email πελάτη της υπόθεσης ή δημιουργεί μία νέα και την προσθέτει ως πελάτη της υπόθεσης.
Από τη σελίδα επαφής. Μια επαφή που έχει οριστεί ως πελάτης σε μια υπόθεση εμφανίζει το κουμπί Ρύθμιση τιμολόγησης (Set up billing). Κάντε κλικ σε αυτό για να δημιουργήσετε τα στοιχεία τιμολόγησης από το email και τη διεύθυνση της επαφής.

Μέχρι ένας πελάτης να αποκτήσει στοιχεία τιμολόγησης, τα τιμολόγια απευθύνονται στο όνομα και το email πελάτη της υπόθεσης.

Μια υπόθεση της οποίας ο πελάτης διαθέτει ήδη στοιχεία τιμολόγησης τα χρησιμοποιεί αυτόματα. Εάν αντικαταστήσετε τον πελάτη μιας υπόθεσης με άλλη επαφή, η υπόθεση μεταβαίνει στα στοιχεία τιμολόγησης του νέου πελάτη, ή σε κανένα μέχρι ο νέος πελάτης να αποκτήσει στοιχεία.

Στοιχεία Τιμολόγησης στη Σελίδα Επαφής#

Ανοίξτε τη σελίδα επαφής του πελάτη. Η κάρτα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details) περιλαμβάνει:

Επωνυμία/Όνομα στα τιμολόγια (Name on invoices) και Υπόψη (For the attention of)
Email τιμολόγησης (Billing email): τα τιμολόγια και οι υπενθυμίσεις πληρωμής αποστέλλονται εδώ. Αφήστε το κενό για να χρησιμοποιηθεί το email της επαφής
Διεύθυνση (Address), Ταχυδρομικός κώδικας (Postcode), Πόλη (City) και Χώρα (Country)
ΑΦΜ πελάτη (Client tax ID)
Όροι πληρωμής (ημέρες) (Payment terms (days)): αφήστε το κενό για να χρησιμοποιηθεί η προεπιλογή της εταιρείας σας
Νόμισμα πελάτη (Client currency): το νόμισμα στο οποίο τιμολογούνται οι υποθέσεις του πελάτη, εκτός εάν μια υπόθεση ορίζει το δικό της

Κάντε κλικ στο Αποθήκευση στοιχείων τιμολόγησης (Save billing details). Η αλλαγή εφαρμόζεται σε όλες τις υποθέσεις του πελάτη. Οι ιδιοκτήτες (owners), οι διαχειριστές (admins) και τα μέλη (members) μπορούν να επεξεργαστούν την κάρτα. Οι θεατές (viewers) τη βλέπουν μόνο για ανάγνωση, όπως και οποιοσδήποτε αποκλείεται από μία από τις υποθέσεις του πελάτη λόγω κάποιου ethical wall, καθώς η αλλαγή θα επηρέαζε τα τιμολόγια αυτής της υπόθεσης.

Η κάρτα Billing details στη σελίδα επαφής ενός πελάτη από το Ηνωμένο Βασίλειο: επωνυμία στα τιμολόγια, γραμμή υπόψη, email τιμολόγησης, διεύθυνση, χώρα, ΑΦΜ πελάτη, όροι πληρωμής 21 ημερών και νόμισμα πελάτη GBP — Η κάρτα Billing details του πελάτη, όπου γίνεται η επεξεργασία των στοιχείων τιμολόγησής του.

Σημείωση

Ένα εκδοθέν τιμολόγιο διατηρεί τα στοιχεία χρέωσης με τα οποία εκδόθηκε. Η μεταγενέστερη αλλαγή τους επηρεάζει μόνο τα νέα τιμολόγια, ωστόσο τα email και οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται πάντοτε στο τρέχον email τιμολόγησης του πελάτη.

Στοιχεία Τιμολόγησης σε μια Υπόθεση#

Στην καρτέλα Τιμολόγηση (Billing) μιας υπόθεσης → Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details), τα στοιχεία τιμολόγησης του πελάτη εμφανίζονται μόνο για ανάγνωση. Κάντε κλικ στο Επεξεργασία στη σελίδα πελάτη (Edit on client page) για να τα αλλάξετε (οι θεατές βλέπουν την επιλογή Προβολή στη σελίδα πελάτη / View on client page).

Το μοναδικό στοιχείο που ορίζει η ίδια η υπόθεση για τον εαυτό της είναι το Νόμισμα (Currency). Επιλέξτε ένα και κάντε κλικ στο Αποθήκευση νομίσματος (Save currency). Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και τα μέλη που έχουν δικαίωμα επεξεργασίας της υπόθεσης μπορούν να το αλλάξουν.

Στοιχεία τιμολόγησης μιας υπόθεσης για έναν Γάλλο πελάτη: επωνυμία πελάτη στα τιμολόγια, email τιμολόγησης, διεύθυνση, ΑΦΜ και όροι πληρωμής σε προβολή μόνο για ανάγνωση με σύνδεσμο Edit on client page, καθώς και το νόμισμα της υπόθεσης, EUR — Στοιχεία τιμολόγησης μιας υπόθεσης: τα στοιχεία του πελάτη μόνο για ανάγνωση, το νόμισμα της ίδιας της υπόθεσης επεξεργάσιμο.

Πώς Επιλέγεται το Νόμισμα μιας Υπόθεσης#

Κάθε υπόθεση τιμολογείται σε ένα μόνο νόμισμα. Το Flow χρησιμοποιεί το πρώτο από τα παρακάτω που έχει οριστεί:

Το νόμισμα που έχει οριστεί στην ίδια την υπόθεση στα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details)
Το Νόμισμα πελάτη (Client currency), από την κάρτα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details) στη σελίδα επαφής του πελάτη
Το νόμισμα της δικηγορικής σας εταιρείας, από τις Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & χρεώσεις (Settings → Invoicing & rates) (ή, εάν δεν έχει οριστεί κάποιο εκεί, την προεπιλογή τιμολόγησης στις Ρυθμίσεις → Εντολές ανάθεσης / Settings → Engagement Letters)
Το νόμισμα της χώρας της εταιρείας σας, και δολάρια ΗΠΑ (USD) μόνο ως έσχατη λύση

Κάτω από το Νόμισμα (Currency), τα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details) της υπόθεσης σας ενημερώνουν για την προέλευση του τρέχοντος νομίσματος: Επιλέχθηκε για αυτήν την υπόθεση. (Chosen for this matter.), Το νόμισμα του πελάτη. (The client's currency.) ή Το νόμισμα της εταιρείας σας. (Your firm's currency.). Ο νέος χρόνος και οι νέες δαπάνες λαμβάνουν το νόμισμα της υπόθεσης κατά την καταχώρισή τους και το διατηρούν.

Το νόμισμα μιας υπόθεσης μπορεί να αλλάξει μόνο όταν δεν πρόκειται να παραμείνουν εκκρεμότητες στο προηγούμενο νόμισμα. Εφόσον η υπόθεση έχει μη τιμολογημένο, κοστολογημένο χρόνο ή δαπάνες, ή ένα πρόχειρο τιμολόγιο σε άλλο νόμισμα, το Flow απορρίπτει την αλλαγή και δεν αποθηκεύεται τίποτα. Τιμολογήστε ή διαγράψτε πρώτα αυτές τις εργασίες. Ο χρόνος χωρίς καθορισμένη ωριαία χρέωση δεν εμποδίζει την αλλαγή, και η επιστροφή στο νόμισμα στο οποίο βρίσκεται ήδη η εργασία επιτρέπεται πάντοτε. Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για το Νόμισμα πελάτη (Client currency), για κάθε υπόθεση που το ακολουθεί.

Όταν μια υπόθεση αρχίζει να χρησιμοποιεί τα στοιχεία τιμολόγησης ενός πελάτη (ή αλλάζει σε νέο πελάτη) και το νόμισμα του πελάτη θα άφηνε πίσω μη τιμολογημένη εργασία της υπόθεσης, η υπόθεση διατηρεί το τρέχον νόμισμά της ως δικό της.

Συμβουλή

Ορίστε το νόμισμα της εταιρείας σας προτού καταχωρίσει οποιοσδήποτε χρόνο εργασίας, και ορίστε το νόμισμα κάθε αλλοδαπού πελάτη προτού ξεκινήσει η εργασία στις υποθέσεις του. Για ένα αναλυτικό παράδειγμα, ανατρέξτε στην ενότητα Τιμολόγηση σε Άλλο Νόμισμα.

Χρεώσεις Τιμολόγησης#

Οι περισσότεροι πελάτες τιμολογούνται στο νόμισμα της εταιρείας σας με τις συνήθεις χρεώσεις της εταιρείας σας, επομένως μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα. Για έναν πελάτη που τιμολογείται με ειδικές χρεώσεις, χρησιμοποιήστε την κάρτα Χρεώσεις τιμολόγησης (Billing rates) στη σελίδα επαφής του πελάτη:

Προεπιλεγμένη χρέωση πελάτη (Client default rate): μια ωριαία χρέωση για τον συγκεκριμένο πελάτη
Μία χρέωση ανά συντελεστή αμοιβής (fee earner), η οποία υπερισχύει της προεπιλογής του πελάτη για το συγκεκριμένο πρόσωπο

Κάντε κλικ στο Αποθήκευση χρεώσεων (Save rates). Αφήστε μια χρέωση κενή για να χρησιμοποιηθεί η τιμή της εταιρείας. Η κάρτα εμφανίζεται μόλις ο πελάτης αποκτήσει στοιχεία τιμολόγησης.

Οι χρεώσεις εδώ εκφράζονται στο νόμισμα του πελάτη (το Νόμισμα πελάτη στα Στοιχεία τιμολόγησης, ή της εταιρείας σας εάν δεν έχει οριστεί) και τιμολογούν μόνο τον χρόνο σε υποθέσεις που χρεώνονται σε αυτό το νόμισμα. Ένας πελάτης που τιμολογείται σε λίρες χρειάζεται χρεώσεις σε λίρες: οι χρεώσεις σας σε ευρώ δεν ισχύουν και ο χρόνος αυτού του πελάτη θα εμφανίζει την ένδειξη Απαιτείται χρέωση (Needs rate) μέχρι να οριστεί μία. Δείτε την ενότητα Καταγραφή Χρόνου για το ποια χρέωση υπερισχύει.

Εάν αλλάξετε το Νόμισμα πελάτη ενός πελάτη ενώ διαθέτει προσαρμοσμένες χρεώσεις πελάτη, ενημερώστε και τις χρεώσεις: οι αριθμοί παραμένουν οι ίδιοι, αλλά πλέον διαβάζονται στο νέο νόμισμα. Ο χρόνος που αναμένει χρέωση κοστολογείται την επόμενη φορά που θα κάνετε κλικ στο Αποθήκευση χρεώσεων, όχι κατά την αλλαγή του νομίσματος.

Η κάρτα Billing rates στη σελίδα επαφής ενός πελάτη από το Ηνωμένο Βασίλειο: προεπιλεγμένη χρέωση πελάτη 200 GBP ανά ώρα και χρέωση συντελεστή αμοιβής 210 GBP ανά ώρα — Η κάρτα Billing rates για έναν πελάτη από το Ηνωμένο Βασίλειο που τιμολογείται σε λίρες.

Οι θεατές, καθώς και οποιοσδήποτε αποκλείεται από μία από τις υποθέσεις του πελάτη λόγω ethical wall, βλέπουν την κάρτα μόνο για ανάγνωση.

Εύρεση Λογαριασμών Πελατών#

Μεταβείτε στις Επαφές (Contacts) στην πλευρική γραμμή και ανοίξτε την καρτέλα Λογαριασμοί Πελατών (Client Accounts). Κάθε λογαριασμός ανοίγει τη σελίδα επαφής του πελάτη στα στοιχεία τιμολόγησής του
Στην Επισκόπηση (Overview) μιας υπόθεσης, η κάρτα πελάτη συνδέει με την επαφή του πελάτη και, όταν ο πελάτης διαθέτει, με τα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details)
Τα Στοιχεία τιμολόγησης (Billing details) μιας υπόθεσης συνδέουν με τη σελίδα επαφής του πελάτη

Η σελίδα επαφής του πελάτη εμφανίζει τις υποθέσεις του, τα στοιχεία τιμολόγησής του και τις χρεώσεις του. Ένας πελάτης του οποίου όλες οι υποθέσεις βρίσκονται πίσω από ένα ethical wall που σας αποκλείει δεν εμφανίζεται στην καρτέλα Λογαριασμοί Πελατών (Client Accounts).

Πρόσβαση στην Πύλη (Portal)#

Η πρόσβαση στην πύλη ρυθμίζεται ανά υπόθεση, από το κουμπί Κοινοποίηση σε Πελάτη (Share with Client) της υπόθεσης. Επιτρέπει στους πελάτες να βλέπουν κοινόχρηστα έγγραφα, να παρακολουθούν ορόσημα και να στέλνουν μηνύματα στην ομάδα σας. Για αναλυτικές λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην ενότητα Πύλη Πελατών.