Λογαριασμοί πελατών

Ένας λογαριασμός πελάτη περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεται η δικηγορική σας εταιρεία για να τιμολογήσει έναν πελάτη: σε ποιον εκδίδονται τα τιμολόγια, το email τιμολόγησης, τη διεύθυνση, το ΑΦΜ, τους όρους πληρωμής και, όταν χρειάζεται, το νόμισμα και τις χρεώσεις του ίδιου του πελάτη. Στο Flow, αυτά αποτελούν τα Στοιχεία τιμολόγησης του πελάτη. Ανήκουν στον πελάτη, επομένως κάθε υπόθεση για τον συγκεκριμένο πελάτη τα χρησιμοποιεί αυτόματα. Μπορείτε να τα επεξεργαστείτε σε ένα σημείο: στη σελίδα της επαφής του πελάτη.

Ρύθμιση της τιμολόγησης πελάτη#

Ένας πελάτης αποκτά στοιχεία τιμολόγησης με έναν από τους εξής δύο τρόπους:

• Από μια υπόθεση. Μεταβείτε στην καρτέλα Τιμολόγηση της υπόθεσης → Στοιχεία τιμολόγησης και κάντε κλικ στο Ρύθμιση τιμολόγησης πελάτη. Το Flow συμπληρώνει το όνομα, το email και τη διεύθυνση από την επαφή του πελάτη (ή την εταιρεία στην οποία εργάζεται) και, στη συνέχεια, ανοίγει τη σελίδα επαφής του πελάτη για να τα ελέγξετε. Εάν η υπόθεση δεν έχει ακόμη συσχετισμένη επαφή πελάτη, το Flow συνδέει την επαφή που διαθέτει το email πελάτη της υπόθεσης ή δημιουργεί μια νέα και την προσθέτει ως πελάτη της υπόθεσης.
• Από τη σελίδα επαφής. Σε μια επαφή που έχει οριστεί ως πελάτης σε μια υπόθεση εμφανίζεται το κουμπί Ρύθμιση τιμολόγησης. Κάντε κλικ σε αυτό για να δημιουργήσετε τα στοιχεία τιμολόγησης από το email και τη διεύθυνση της επαφής.

Μέχρι να αποκτήσει ο πελάτης στοιχεία τιμολόγησης, τα τιμολόγια εκδίδονται στο όνομα και το email του πελάτη της υπόθεσης.

Μια υπόθεση της οποίας ο πελάτης διαθέτει ήδη στοιχεία τιμολόγησης τα χρησιμοποιεί αυτόματα. Εάν αντικαταστήσετε τον πελάτη μιας υπόθεσης με άλλη επαφή, η υπόθεση μεταβαίνει στα στοιχεία τιμολόγησης του νέου πελάτη, ή σε κανένα μέχρι να οριστούν για τον νέο πελάτη.

Στοιχεία τιμολόγησης στη σελίδα επαφής#

Ανοίξτε τη σελίδα επαφής του πελάτη. Η κάρτα Στοιχεία τιμολόγησης περιλαμβάνει:

• Όνομα στα τιμολόγια και Υπόψη
• Email τιμολόγησης: τα τιμολόγια και οι υπενθυμίσεις πληρωμής αποστέλλονται εδώ. Αφήστε το κενό για να χρησιμοποιηθεί το email της επαφής
• Διεύθυνση, Ταχυδρομικός κώδικας, Πόλη και Χώρα
• ΑΦΜ πελάτη
• Όροι πληρωμής (ημέρες): αφήστε το κενό για να χρησιμοποιηθεί η προεπιλογή της εταιρείας σας
• Νόμισμα πελάτη: το νόμισμα στο οποίο τιμολογούνται οι υποθέσεις του πελάτη, εκτός εάν οριστεί διαφορετικό νόμισμα σε συγκεκριμένη υπόθεση

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στοιχείων τιμολόγησης. Η αλλαγή εφαρμόζεται σε όλες τις υποθέσεις του πελάτη. Οι κάτοχοι, οι διαχειριστές και τα μέλη μπορούν να επεξεργαστούν την κάρτα. Οι θεατές τη βλέπουν μόνο για ανάγνωση, όπως και οποιοσδήποτε περιορίζεται από ένα ethical wall σε κάποια από τις υποθέσεις του πελάτη, καθώς η αλλαγή θα επηρέαζε τα τιμολόγια αυτής της υπόθεσης.

Στοιχεία τιμολόγησης σε μια υπόθεση#

Στην καρτέλα Τιμολόγηση μιας υπόθεσης → Στοιχεία τιμολόγησης εμφανίζονται τα στοιχεία τιμολόγησης του πελάτη μόνο για ανάγνωση. Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στη σελίδα πελάτη για να τα τροποποιήσετε (οι θεατές βλέπουν την επιλογή Προβολή στη σελίδα πελάτη).

Το μοναδικό στοιχείο που ορίζεται αυτόνομα σε μια υπόθεση είναι το Νόμισμα. Επιλέξτε ένα και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση νομίσματος. Οι κάτοχοι, οι διαχειριστές και τα μέλη που έχουν δικαίωμα επεξεργασίας της υπόθεσης μπορούν να το αλλάξουν.

Πώς επιλέγεται το νόμισμα μιας υπόθεσης#

Κάθε υπόθεση τιμολογείται σε ένα μόνο νόμισμα. Το Flow χρησιμοποιεί την πρώτη από τις παρακάτω επιλογές που έχει οριστεί:

1. Το νόμισμα που έχει οριστεί στην υπόθεση, στα Στοιχεία τιμολόγησης
2. Το Νόμισμα πελάτη, από την κάρτα Στοιχεία τιμολόγησης στη σελίδα επαφής του πελάτη
3. Το νόμισμα της εταιρείας σας, από τις Ρυθμίσεις → Τιμολόγηση & χρεώσεις (ή, εάν δεν έχει οριστεί εκεί, την προεπιλογή τιμολόγησης στις Ρυθμίσεις → Επιστολές ανάθεσης εντολής)
4. Το νόμισμα της χώρας της εταιρείας σας, και δολάρια ΗΠΑ μόνο ως έσχατη λύση

Κάτω από το Νόμισμα, τα Στοιχεία τιμολόγησης της υπόθεσης σας ενημερώνουν για την προέλευση του τρέχοντος νομίσματος: Επιλέχθηκε για αυτήν την υπόθεση., Το νόμισμα του πελάτη. ή Το νόμισμα της εταιρείας σας. Ο νέος χρόνος και τα νέα έξοδα υιοθετούν το νόμισμα της υπόθεσης κατά την καταχώρισή τους και το διατηρούν.

Το νόμισμα μιας υπόθεσης μπορεί να αλλάξει μόνο όταν δεν παραμένει καμία εκκρεμότητα πίσω. Εάν η υπόθεση περιλαμβάνει μη τιμολογημένο, κοστολογημένο χρόνο ή έξοδα, ή ένα πρόχειρο τιμολόγιο σε άλλο νόμισμα, το Flow απορρίπτει την αλλαγή και δεν αποθηκεύεται τίποτα. Τιμολογήστε ή διαγράψτε πρώτα αυτές τις εργασίες. Ο χρόνος χωρίς καθορισμένη ωριαία χρέωση δεν εμποδίζει την αλλαγή, και η επιστροφή στο νόμισμα στο οποίο βρίσκεται ήδη η εργασία είναι πάντα δυνατή. Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για το Νόμισμα πελάτη, για κάθε υπόθεση που το ακολουθεί.

Όταν μια υπόθεση αρχίζει να χρησιμοποιεί τα στοιχεία τιμολόγησης ενός πελάτη (ή μεταβαίνει σε αυτά ενός νέου πελάτη) και το νόμισμα του πελάτη θα άφηνε μη τιμολογημένη εργασία της υπόθεσης σε εκκρεμότητα, η υπόθεση διατηρεί το τρέχον νόμισμά της ως δικό της.

Χρεώσεις τιμολόγησης#

Οι περισσότεροι πελάτες τιμολογούνται στο νόμισμα της εταιρείας σας με τις συνήθεις χρεώσεις της εταιρείας σας, οπότε μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα. Για έναν πελάτη που τιμολογείται με ειδικές τιμές, χρησιμοποιήστε την κάρτα Χρεώσεις τιμολόγησης στη σελίδα επαφής του πελάτη:

• Προεπιλεγμένη χρέωση πελάτη: ωριαία χρέωση για τον συγκεκριμένο πελάτη
• Μία χρέωση ανά συντελεστή αμοιβής (fee earner), η οποία υπερισχύει της προεπιλογής του πελάτη για το συγκεκριμένο άτομο

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση χρεώσεων. Αφήστε μια χρέωση κενή για να χρησιμοποιηθεί η βασική χρέωση της εταιρείας. Η κάρτα εμφανίζεται μόλις ο πελάτης αποκτήσει στοιχεία τιμολόγησης.

Οι χρεώσεις εδώ ορίζονται στο νόμισμα του πελάτη (το Νόμισμα πελάτη στα Στοιχεία τιμολόγησης, ή το νόμισμα της εταιρείας σας εάν δεν έχει οριστεί) και τιμολογούν τον χρόνο μόνο σε υποθέσεις που εκδίδονται σε αυτό το νόμισμα. Ένας πελάτης που τιμολογείται σε λίρες χρειάζεται χρεώσεις σε λίρες: οι τιμές σας σε ευρώ δεν ισχύουν και ο χρόνος αυτού του πελάτη θα εμφανίζει την ένδειξη Απαιτείται χρέωση μέχρι να οριστεί κάποια. Ανατρέξτε στην ενότητα Καταγραφή χρόνου για να δείτε ποια χρέωση υπερισχύει.

Εάν αλλάξετε το Νόμισμα πελάτη ενώ υπάρχουν ήδη ειδικές χρεώσεις πελάτη, ενημερώστε και τις χρεώσεις: οι αριθμοί παραμένουν ίδιοι αλλά πλέον υπολογίζονται στο νέο νόμισμα. Ο χρόνος που αναμένει χρέωση κοστολογείται την επόμενη φορά που θα κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση χρεώσεων, όχι κατά την αλλαγή του νομίσματος.

Οι θεατές, καθώς και οποιοσδήποτε περιορίζεται από ένα ethical wall σε κάποια από τις υποθέσεις του πελάτη, βλέπουν την κάρτα μόνο για ανάγνωση.

Εύρεση λογαριασμών πελατών#

• Μεταβείτε στις Επαφές στην πλαϊνή γραμμή και ανοίξτε την καρτέλα Λογαριασμοί πελατών. Κάθε λογαριασμός ανοίγει τη σελίδα επαφής του πελάτη στα στοιχεία τιμολόγησής του
• Στην Επισκόπηση μιας υπόθεσης, η κάρτα πελάτη συνδέει με την επαφή του πελάτη και, όταν ο πελάτης τα διαθέτει, με τα Στοιχεία τιμολόγησης
• Τα Στοιχεία τιμολόγησης μιας υπόθεσης συνδέουν με τη σελίδα επαφής του πελάτη

Η σελίδα επαφής του πελάτη εμφανίζει τις υποθέσεις του πελάτη, τα στοιχεία τιμολόγησης και τις χρεώσεις του.

Πρόσβαση στην πύλη πελατών#

Η πρόσβαση στην πύλη ρυθμίζεται ανά υπόθεση, από το κουμπί Κοινοποίηση σε πελάτη της υπόθεσης. Επιτρέπει στους πελάτες να βλέπουν κοινόχρηστα έγγραφα, να παρακολουθούν ορόσημα και να στέλνουν μηνύματα στην ομάδα σας. Δείτε την ενότητα Πύλη πελατών για πλήρεις λεπτομέρειες.