ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট

একটি ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্টে আপনার ফার্মের কোনো ক্লায়েন্টকে বিল করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষিত থাকে: ইনভয়েস কার বরাবরে পাঠানো হবে, বিলিং ইমেল, ঠিকানা, ট্যাক্স আইডি, পেমেন্টের শর্তাবলী এবং প্রয়োজন অনুযায়ী ক্লায়েন্টের নিজস্ব মুদ্রা ও রেট। Flow-তে এগুলি হলো ক্লায়েন্টের Billing details। এগুলি ক্লায়েন্টের অধীনস্থ, তাই সেই ক্লায়েন্টের প্রতিটি ম্যাটার এগুলি ব্যবহার করে। আপনি এগুলি একটিমাত্র স্থানে সম্পাদনা করতে পারেন: ক্লায়েন্টের পরিচিতি (contact) পৃষ্ঠায়।

ক্লায়েন্টের বিলিং সেট আপ করা#

একটি ক্লায়েন্ট দুটি উপায়ের যেকোনো একটিতে বিলিং বিবরণ পেয়ে থাকে:

• একটি ম্যাটার থেকে। ম্যাটারের Billing ট্যাব → Billing details খুলুন এবং Set up client billing-এ ক্লিক করুন। Flow ক্লায়েন্টের পরিচিতি (বা তারা যে কোম্পানিতে কাজ করে) থেকে নাম, ইমেল এবং ঠিকানা পূরণ করে, তারপর ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠাটি খোলে যাতে আপনি সেগুলি যাচাই করতে পারেন। যদি ম্যাটারে এখনও কোনো ক্লায়েন্ট পরিচিতি যুক্ত না থাকে, তবে Flow সেই পরিচিতিটি লিঙ্ক করে যার কাছে ম্যাটারের ক্লায়েন্ট ইমেল রয়েছে, অথবা একটি নতুন তৈরি করে এবং এটিকে ম্যাটারের ক্লায়েন্ট হিসেবে যুক্ত করে।
• পরিচিতি পৃষ্ঠা থেকে। কোনো পরিচিতি যিনি কোনো ম্যাটারের ক্লায়েন্ট, সেখানে একটি Set up billing বোতাম প্রদর্শিত হয়। পরিচিতির ইমেল এবং ঠিকানা থেকে বিলিং বিবরণ তৈরি করতে এটিতে ক্লিক করুন।

যতক্ষণ না কোনো ক্লায়েন্টের বিলিং বিবরণ থাকে, ততক্ষণ ইনভয়েসগুলি ম্যাটারের ক্লায়েন্টের নাম এবং ইমেল বরাবরে পাঠানো হয়।

যে ম্যাটারের ক্লায়েন্টের ইতিমধ্যে বিলিং বিবরণ রয়েছে, সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলি ব্যবহার করে। আপনি যদি কোনো ম্যাটারের ক্লায়েন্টকে অন্য কোনো পরিচিতি দ্বারা প্রতিস্থাপন করেন, তবে ম্যাটারটি নতুন ক্লায়েন্টের বিলিং বিবরণে স্থানান্তরিত হয়, অথবা নতুন ক্লায়েন্টের বিবরণ না থাকা পর্যন্ত কোনোটিতেই থাকে না।

পরিচিতি পৃষ্ঠায় বিলিং বিবরণ#

ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠাটি খুলুন। Billing details কার্ডটিতে রয়েছে:

• Name on invoices এবং For the attention of
• Billing email: ইনভয়েস এবং পেমেন্ট রিমাইন্ডার এখানে পাঠানো হয়। পরিচিতির ইমেল ব্যবহার করতে এটি ফাঁকা রাখুন
• Address, Postcode, City এবং Country
• Client tax ID
• Payment terms (days): আপনার ফার্মের ডিফল্ট ব্যবহার করতে এটি ফাঁকা রাখুন
• Client currency: যে মুদ্রায় ক্লায়েন্টের ম্যাটারগুলির বিল তৈরি হয়, যদি না কোনো ম্যাটার তার নিজস্ব মুদ্রা নির্ধারণ করে

Save billing details-এ ক্লিক করুন। এই পরিবর্তনটি ক্লায়েন্টের সমস্ত ম্যাটারে প্রযোজ্য হবে। Owner, admin এবং member-গণ কার্ডটি সম্পাদনা করতে পারেন। Viewer-গণ এটি কেবল পড়ার জন্য (read-only) দেখতে পাবেন, এবং কোনো এথিক্যাল ওয়াল (ethical wall) ক্লায়েন্টের কোনো ম্যাটার থেকে দূরে রাখে এমন যে কেউও একইভাবে দেখতে পাবেন, কারণ পরিবর্তনটি সেই ম্যাটারের ইনভয়েসগুলিতেও প্রভাব ফেলবে।

একটি ম্যাটারে বিলিং বিবরণ#

একটি ম্যাটারের Billing ট্যাব → Billing details-এ ক্লায়েন্টের বিলিং বিবরণ কেবল পড়ার উপযোগী (read-only) হিসেবে দেখানো হয়। সেগুলি পরিবর্তন করতে Edit on client page-এ ক্লিক করুন (viewer-গণ View on client page দেখতে পাবেন)।

একটি ম্যাটার নিজের জন্য কেবল যে একটি বিষয় নির্ধারণ করে তা হলো এর Currency। একটি মুদ্রা বেছে নিন এবং Save currency-তে ক্লিক করুন। Owner, admin এবং যেসকল member ম্যাটারটি সম্পাদনা করতে পারেন, তারা এটি পরিবর্তন করতে পারেন।

কীভাবে একটি ম্যাটারের মুদ্রা নির্বাচন করা হয়#

প্রতিটি ম্যাটারের বিল একটি মুদ্রায় হয়। Flow এগুলির মধ্যে যেটি প্রথমে সেট করা থাকে সেটি ব্যবহার করে:

1. ম্যাটারের Billing details-এ নির্ধারিত মুদ্রা
2. ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠার Billing details কার্ড থেকে Client currency
3. Settings → Invoicing & rates থেকে আপনার ফার্মের মুদ্রা (বা, সেখানে কোনোটি সেট করা না থাকলে, Settings → Engagement Letters-এ বিলিং ডিফল্ট)
4. আপনার ফার্মের দেশের মুদ্রা, এবং শুধুমাত্র সর্বশেষ উপায় হিসেবে মার্কিন ডলার

Currency-এর অধীনে, ম্যাটারের Billing details আপনাকে জানায় বর্তমান মুদ্রাটি কোথা থেকে এসেছে: Chosen for this matter., The client's currency. অথবা Your firm's currency. নতুন সময় এবং খরচ লগ করার সময় ম্যাটারের মুদ্রা গ্রহণ করে এবং তা বজায় রাখে।

একটি ম্যাটারের মুদ্রা কেবল তখনই পরিবর্তন করা যেতে পারে যখন পেছনে কিছুই বাদ থাকবে না। ম্যাটারে অন্য মুদ্রায় বিল না করা, মূল্য নির্ধারিত সময় বা খরচ, অথবা কোনো ড্রাফট ইনভয়েস থাকলে, Flow পরিবর্তনটি প্রত্যাখ্যান করে এবং কিছুই সংরক্ষিত হয় না। প্রথমে সেই কাজের বিল তৈরি করুন বা তা মুছে ফেলুন। রেট ছাড়া সময় থাকলে তা পরিবর্তনকে বাধা দেয় না, এবং কাজ ইতিমধ্যে যে মুদ্রায় রয়েছে সেটিতে ফিরে যাওয়া সবসময় কাজ করে। একই নিয়ম প্রতিটি অনুসরণকারী ম্যাটারের ক্ষেত্রে একটি Client currency-র জন্যও প্রযোজ্য।

যখন একটি ম্যাটার কোনো ক্লায়েন্টের বিলিং বিবরণ ব্যবহার করা শুরু করে (বা নতুন কোনো ক্লায়েন্টের বিবরণে স্থানান্তরিত হয়), এবং ক্লায়েন্টের মুদ্রা ম্যাটারের আনবিল্ড কাজকে পেছনে ফেলে যাবে, তখন ম্যাটারটি তার বর্তমান মুদ্রাটিকে নিজস্ব মুদ্রা হিসেবে রেখে দেয়।

বিলিং রেট#

অধিকাংশ ক্লায়েন্ট আপনার ফার্মের রেটে আপনার ফার্মের মুদ্রায় বিল পরিশোধ করে, এবং আপনি এটি এড়িয়ে যেতে পারেন। বিশেষ রেটে বিল করা ক্লায়েন্টের জন্য, ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠার Billing rates কার্ডটি ব্যবহার করুন:

• Client default rate: এই ক্লায়েন্টের জন্য একটি ঘণ্টাপ্রতি রেট
• ফি উপার্জনকারী (fee earner) প্রতি একটি রেট, যা সেই ব্যক্তির জন্য ক্লায়েন্টের ডিফল্ট রেটকে ওভাররাইড করে

Save rates-এ ক্লিক করুন। ফার্মের রেট ব্যবহার করতে কোনো রেট ফাঁকা রাখুন। ক্লায়েন্টের বিলিং বিবরণ থাকার পর এই কার্ডটি দৃশ্যমান হয়।

এখানের রেটগুলি ক্লায়েন্টের মুদ্রায় থাকে (Billing details-এর Client currency, অথবা এটি সেট করা না থাকলে আপনার ফার্মের মুদ্রা) এবং কেবলমাত্র সেই মুদ্রায় বিল করা ম্যাটারগুলির সময়ের মূল্য নির্ধারণ করে। পাউন্ডে বিল করা একজন ক্লায়েন্টের জন্য পাউন্ডে রেট প্রয়োজন: আপনার ইউরো রেট প্রযোজ্য হবে না, এবং সেই ক্লায়েন্টের সময় যতক্ষণ না কোনো রেট পাচ্ছে ততক্ষণ Needs rate দেখাবে। কোন রেটটি প্রাধান্য পাবে তা জানতে Time Tracking দেখুন।

যদি আপনি এমন ক্লায়েন্টের Client currency পরিবর্তন করেন যার ইতিমধ্যে ক্লায়েন্ট রেট রয়েছে, তবে রেটগুলিও আপডেট করুন: সংখ্যাগুলি একই থাকবে তবে এখন নতুন মুদ্রায় গণ্য হবে। রেটের অপেক্ষায় থাকা সময়ের মূল্য তখন নির্ধারিত হয় যখন আপনি পরবর্তীতে Save rates-এ ক্লিক করবেন, মুদ্রা পরিবর্তনের সময় নয়।

Viewer-গণ, এবং কোনো এথিক্যাল ওয়াল ক্লায়েন্টের কোনো ম্যাটার থেকে দূরে রাখে এমন যে কেউ, কার্ডটি কেবল পড়ার উপযোগী হিসেবে দেখতে পাবেন।

ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট খোঁজা#

• সাইডবারে Contacts-এ যান এবং Client Accounts ট্যাবটি খুলুন। প্রতিটি অ্যাকাউন্ট ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠাটি তার বিলিং বিবরণে খোলে
• কোনো ম্যাটারের Overview-তে, ক্লায়েন্ট কার্ডটি ক্লায়েন্টের পরিচিতির সাথে এবং ক্লায়েন্টের বিবরণ থাকলে তার Billing details-এর সাথে লিঙ্ক করে
• কোনো ম্যাটারের Billing details ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠার সাথে লিঙ্ক করে

ক্লায়েন্টের পরিচিতি পৃষ্ঠাটি ক্লায়েন্টের ম্যাটারসমূহ, এর বিলিং বিবরণ এবং এর রেটগুলি দেখায়।

পোর্টাল অ্যাক্সেস#

ম্যাটারের Share with Client বোতাম থেকে প্রতি ম্যাটার অনুযায়ী পোর্টাল অ্যাক্সেস সেট আপ করা হয়। এটি ক্লায়েন্টদের শেয়ার করা নথি দেখতে, মাইলফলক ট্র্যাক করতে এবং আপনার টিমের কাছে বার্তা পাঠাতে দেয়। সম্পূর্ণ বিবরণের জন্য ক্লায়েন্ট পোর্টাল দেখুন।