ক্লায়েন্ট পোর্টাল
ক্লায়েন্ট পোর্টাল আপনার ক্লায়েন্টদের তাদের মামলার তথ্যে নিরাপদ ও স্ব-সেবামূলক অ্যাক্সেস প্রদান করে। Lawzana Flow অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন ছাড়াই ক্লায়েন্টরা শেয়ার করা নথি দেখতে, মাইলফলক ট্র্যাক করতে এবং আপনার টিমের কাছে বার্তা পাঠাতে পারেন।
এটি যেভাবে কাজ করে#
১. আপনি একটি মামলার জন্য পোর্টাল লিঙ্ক তৈরি করেন ২. ক্লায়েন্ট ইমেলের মাধ্যমে একটি ম্যাজিক লিঙ্ক পান — কোনো পাসওয়ার্ড বা অ্যাকাউন্টের প্রয়োজন নেই ৩. তারা তাদের পোর্টাল ড্যাশবোর্ডে অ্যাক্সেস করতে লিঙ্কটিতে ক্লিক করেন ৪. পোর্টালটিতে কেবল সেটাই প্রদর্শিত হয় যা আপনি স্পষ্টভাবে শেয়ার করেছেন
অ্যাক্সেসের স্তরসমূহ#
পোর্টাল অ্যাক্সেস সেট আপ করার সময় উপযুক্ত স্তরটি বেছে নিন:
| স্তর | যা করা যাবে |
|---|---|
| View Only | শেয়ার করা নথি দেখতে এবং ডাউনলোড করতে পারবেন |
| View & Upload | View Only-এর সবকিছু + নথি আপলোড এবং টাইমলাইন দেখতে পারবেন |
| Full Access | View & Upload-এর সবকিছু + মেসেজিং, মাইলফলক এবং এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট |
Advanced Permissions-এর অধীনে আপনি একটি লিঙ্কের জন্য প্রতিটি অংশ চালু বা বন্ধ করতে পারেন:
- Show shared documents
- Allow document uploads (View & Upload বা Full Access-এর সাথে কাজ করে)
- Show timeline
- Show milestones
- Allow messaging (Full Access-এর সাথে কাজ করে)
- Show AI assistant
পোর্টাল অ্যাক্সেস সেট আপ করা#
১. আপনি যে মামলাটি শেয়ার করতে চান সেটি খুলুন ২. মামলার হেডারে Share with Client-এ ক্লিক করুন ৩. Create New Portal Link-এ ক্লিক করুন ৪. ক্লায়েন্টের ইমেল ঠিকানা এবং ঐচ্ছিকভাবে তাদের নাম লিখুন (মামলার ক্লায়েন্টের বিবরণ আপনার জন্য আগেই পূরণ করা থাকে) ৫. একটি অ্যাক্সেস স্তর বেছে নিন এবং পৃথক সুইচগুলি সমন্বয় করতে Advanced Permissions খুলুন ৬. Send email invitation to client চালু রাখুন, অথবা এটি বন্ধ করে নিজে পাঠানোর জন্য লিঙ্কটি কপি করুন ৭. Create Link-এ ক্লিক করুন
ক্লায়েন্ট একটি নিরাপদ ম্যাজিক লিঙ্কসহ একটি ইমেল পাবেন। প্রতিটি লিঙ্ক ৩০ দিন কার্যকর থাকে।
ক্লায়েন্টরা যা দেখতে পান#
Documents ট্যাব#
- মামলা থেকে আপনার শেয়ার করা সমস্ত নথির তালিকা
- প্রতিটি নথির জন্য Download বাটন
- ফাইলের আকার এবং শেয়ার করার তারিখ
- আপনি স্পষ্টভাবে শেয়ার করেননি এমন কোনো নথি ক্লায়েন্টরা দেখতে পারবেন না
Timeline ট্যাব#
- মামলাটি কখন এক ধাপ থেকে পরবর্তী ধাপে অগ্রসর হয় তা দেখায়
- প্রতিটি এন্ট্রিতে তারিখ প্রদর্শিত হয়
Milestones ট্যাব#
- শেষ তারিখসহ আসন্ন সময়সীমা
- মেয়াদোত্তীর্ণ সময়সীমা হাইলাইট করা থাকে
- রেফারেন্সের জন্য সম্পন্ন হওয়া সময়সীমা
- অগ্রাধিকারের ব্যাজ: Low, Medium, High, Critical
Messages ট্যাব#
- ক্লায়েন্টরা আপনার টিমকে বার্তা পাঠাতে পারেন
- প্রতিটি বার্তা মামলার টাইমলাইনে যোগ করা হয় এবং ইমেল ও নোটিফিকেশনের মাধ্যমে মামলার দায়িত্বপ্রাপ্ত আইনজীবীর কাছে পাঠানো হয় (অথবা কেউ দায়িত্বপ্রাপ্ত না থাকলে ওনার এবং অ্যাডমিনদের কাছে নোটিফিকেশন হিসেবে পাঠানো হয়)
- Client portal messages-এর অধীনে কথোপকথন পড়ুন এবং উত্তর দিন: কোনো মামলার Activity ট্যাবে, অথবা কোনো লিডের Timeline ট্যাবে। নতুন ক্লায়েন্ট বার্তার নোটিফিকেশনটি সরাসরি এটি খুলে দেয়
- আপনি যখন উত্তর দেন, তখন মেসেজিং অনুমোদিত এমন সক্রিয় পোর্টাল লিঙ্ক থাকা প্রতিটি ক্লায়েন্ট তাদের পোর্টালে সেটি পড়ার জন্য লিঙ্কসহ একটি ইমেল পান। ইমেলে আপনার বার্তাটি থাকে না
- দর্শকরা কথোপকথন পড়তে পারেন তবে উত্তর দিতে পারেন না। কোনো ক্লায়েন্টের যদি মেসেজিং অনুমোদিত লিঙ্ক না থাকে, তবে প্রথমে পোর্টালটি শেয়ার করুন
Assistant ট্যাব#
- ক্লায়েন্টের তাদের মামলা সম্পর্কিত প্রশ্নগুলির জন্য এআই চ্যাট
- মামলার শেয়ার করা নথিগুলি ব্যবহার করে, এবং লিঙ্কের জন্য চালু থাকলে এর মাইলফলক ও টাইমলাইনও ব্যবহার করে
- প্রতিটি প্রশ্ন আপনার ফার্মের পুল থেকে ১টি AI ক্রেডিট ব্যবহার করে। আপনার ক্রেডিট শেষ হয়ে গেলে, অ্যাসিস্ট্যান্ট ক্লায়েন্টকে সরাসরি আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বলে।
নথি শেয়ার করা#
ক্লায়েন্টের সাথে কোনো নির্দিষ্ট নথি শেয়ার করতে:
১. মামলাটি খুলুন এবং Documents ট্যাবে যান ২. আপনি যে নথিটি শেয়ার করতে চান তা খুঁজুন ৩. Client Portal কলামের সুইচটি চালু করুন (ফোনে নথির মেনুতে Share to Portal বেছে নিন) ৪. নথিটি অবিলম্বে ক্লায়েন্টের পোর্টালে দৃশ্যমান হবে
শেয়ার করা বন্ধ করতে:
১. সুইচটি বন্ধ করুন (অথবা Remove from Portal বেছে নিন) ২. নথিটি ক্লায়েন্টের ভিউ থেকে সরিয়ে দেওয়া হবে
ক্লায়েন্টের নথি আপলোড#
যেসব ক্লায়েন্টের লিঙ্কে আপলোডের অনুমতি রয়েছে তারা নথি আপলোড করতে পারেন:
- ফাইলের সর্বোচ্চ আকার: প্রতি ফাইলে ১০ MB
- সমর্থিত ফরম্যাট: PDF, DOC, DOCX, TXT, ছবি, Excel
- আপলোড করা নথিগুলি মামলার নথিগুলিতে যোগ করা হয়, কিন্তু ক্লায়েন্টের সাথে পুনরায় শেয়ার করা হয় না
- দায়িত্বপ্রাপ্ত আইনজীবী (অথবা কেউ দায়িত্বপ্রাপ্ত না থাকলে ফার্মের ওনার এবং অ্যাডমিনরা) একটি নোটিফিকেশন পান এবং আপলোডটি মামলার টাইমলাইনে যোগ করা হয়
- এরপর আপনি সেগুলি পুনরায় শেয়ার করতে পারেন, এআই দিয়ে বিশ্লেষণ করতে পারেন, অথবা কোনো ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে পারেন
একাধিক মামলায় অ্যাক্সেস#
আপনার ফার্মের একাধিক মামলায় একজন ক্লায়েন্টের পোর্টাল অ্যাক্সেস থাকতে পারে। বেশ কয়েকটি মামলার জন্য সক্রিয় লিঙ্ক থাকলে, ক্লায়েন্ট সেগুলির মধ্যে পরিবর্তন করতে Switch Matter ব্যবহার করতে পারেন।
অ্যাক্সেস পরিচালনা ও প্রত্যাহার করা#
মামলার Active Portal Links দেখতে সেটির Share with Client-এ ক্লিক করুন। প্রতিটি লিঙ্কের জন্য আপনি যা করতে পারেন:
- Copy link অথবা Open portal
- Edit permissions
- ৩০ দিনের জন্য Extend access
- Revoke access
প্রতিটি লিঙ্কে এটিও প্রদর্শিত হয় যে লিঙ্কটির মেয়াদ কখন শেষ হবে এবং ক্লায়েন্ট এটি শেষ কবে খুলেছিলেন।
নিরাপত্তা#
- পোর্টাল অ্যাক্সেস টোকেন-ভিত্তিক প্রমাণীকরণ (token-based authentication) ব্যবহার করে — কোনো পাসওয়ার্ড সংরক্ষণ করা হয় না
- প্রতিটি অ্যাক্সেস লিঙ্ক অনন্য এবং নির্দিষ্ট ক্লায়েন্ট ও মামলার সাথে সংযুক্ত
- আপনি মেয়াদ বৃদ্ধি না করলে অ্যাক্সেস লিঙ্কগুলির মেয়াদ ৩০ দিন পর শেষ হয়ে যায়
- ক্লায়েন্টের আপলোড ও বার্তা এবং আপনার উত্তরগুলি মামলার টাইমলাইনে রেকর্ড করা হয়, এবং প্রতিটি লিঙ্ক শেষ কবে ব্যবহার করা হয়েছিল তা আপনি দেখতে পারেন
- নথিগুলি এনক্রিপ্ট করা সংযোগের মাধ্যমে পরিবেশন করা হয়