Klientportal

Klientportalen ger era klienter säker självbetjäningsåtkomst till information om sina ärenden. Klienter kan visa delade dokument, följa milstolpar och skicka meddelanden till ert team – utan att behöva ett Lawzana Flow-konto.

Så fungerar det#

1. Ni skapar en portallänk för ett ärende
2. Klienten får en magisk länk via e-post – inget lösenord eller konto krävs
3. De klickar på länken för att komma åt sin portalöversikt
4. Portalen visar endast det ni uttryckligen har delat

Åtkomstnivåer#

När ni ställer in portalåtkomst väljer ni lämplig nivå:

Under Advanced Permissions kan ni aktivera eller inaktivera varje del för en länk:

• Show shared documents
• Allow document uploads (fungerar med View & Upload eller Full Access)
• Show timeline
• Show milestones
• Allow messaging (fungerar med Full Access)
• Show AI assistant

Konfigurera portalåtkomst#

1. Öppna ärendet ni vill dela
2. Klicka på Share with Client i ärenderubriken
3. Klicka på Create New Portal Link
4. Ange klientens e-postadress och valfritt deras namn (ärendets klientuppgifter fylls i automatiskt)
5. Välj en åtkomstnivå och öppna Advanced Permissions för att justera enskilda reglage
6. Låt Send email invitation to client vara aktiverat, eller stäng av det och kopiera länken för att skicka den själva
7. Klicka på Create Link

Klienten får ett e-postmeddelande med en säker magisk länk. Varje länk är giltig i 30 dagar.

Vad klienter ser#

Fliken Documents#

• Lista över alla dokument ni har delat från ärendet
• Download-knapp för varje dokument
• Filstorlek och delningsdatum
• Klienter kan inte se dokument som ni inte uttryckligen har delat

Fliken Timeline#

• Visar när ärendet flyttas från ett skede till nästa
• Varje händelse visar datumet

Fliken Milestones#

• Kommande tidsfrister med förfallodatum
• Försenade tidsfrister framhävda
• Slutförda tidsfrister som referens
• Prioritetsbrickor: Low, Medium, High, Critical

Fliken Messages#

• Klienter kan skicka meddelanden till ert team
• Varje meddelande läggs till i ärendets tidslinje och skickas till ärendets ansvariga jurist via e-post och avisering (eller som en avisering till ägare och administratörer om ingen är ansvarig)
• Läs och besvara konversationen under Client portal messages: på ett ärendes flik Activity, eller på ett leads flik Timeline. Aviseringen om ett nytt klientmeddelande öppnar det direkt
• När ni svarar får varje klient med en aktiv portallänk som tillåter meddelanden ett e-postmeddelande med en länk för att läsa det i sin portal. E-postmeddelandet innehåller inte ert meddelande
• Läsbehöriga kan läsa konversationen men inte svara. Om ingen klient har en länk som tillåter meddelanden delar ni portalen först

Fliken Assistant#

• AI-chatt för klientens frågor om sitt ärende
• Använder ärendets delade dokument samt dess milstolpar och tidslinje när dessa är aktiverade för länken
• Varje fråga förbrukar 1 AI-kredit från er byrås saldo. Om era krediter tar slut ber assistenten klienten att kontakta er direkt.

Dela dokument#

För att dela ett specifikt dokument med en klient:

1. Öppna ärendet och gå till fliken Documents
2. Leta reda på dokumentet ni vill dela
3. Aktivera reglaget i kolumnen Client Portal (på en telefon väljer ni Share to Portal i dokumentets meny)
4. Dokumentet visas omedelbart i klientens portal

För att sluta dela:

1. Inaktivera reglaget (eller välj Remove from Portal)
2. Dokumentet tas bort från klientens vy

Klienters dokumentuppladdningar#

Klienter vars länk tillåter uppladdningar kan ladda upp dokument:

• Maximal filstorlek: 10 MB per fil
• Format som stöds: PDF, DOC, DOCX, TXT, bilder, Excel
• Uppladdade dokument läggs till i ärendets dokument, men delas inte tillbaka med klienten
• Den ansvariga juristen (eller, om ingen är ansvarig, byråns ägare och administratörer) får en avisering, och uppladdningen läggs till i ärendets tidslinje
• Ni kan därefter dela dem tillbaka, analysera dem med AI eller sortera in dem i en mapp

Åtkomst till flera ärenden#

En klient kan ha portalåtkomst till flera ärenden hos er byrå. Med aktiva länkar för flera ärenden kan klienten använda Switch Matter för att växla mellan dem.

Hantera och återkalla åtkomst#

Klicka på Share with Client i ärendet för att se dess Active Portal Links. För varje länk kan ni:

• Copy link eller Open portal
• Edit permissions
• Extend access med 30 dagar
• Revoke access

Varje länk visar också när den upphör att gälla och när klienten senast öppnade den.

Säkerhet#

• Portalåtkomst använder tokenbaserad autentisering – inga lösenord lagras
• Varje åtkomstlänk är unik och kopplad till en specifik klient och ett specifikt ärende
• Åtkomstlänkar upphör att gälla efter 30 dagar om ni inte förlänger dem
• Klientuppladdningar och meddelanden, samt era svar, registreras på ärendets tidslinje, och ni kan se när varje länk senast användes
• Dokument tillhandahålls över krypterade anslutningar