Müvekkil Portalı

Müvekkil portalı, müvekkillerinize dava/dosya bilgilerine güvenli ve self-servis erişim imkânı tanır. Müvekkiller, bir Lawzana Flow hesabına ihtiyaç duymadan paylaşılan belgeleri görüntüleyebilir, aşamaları takip edebilir ve ekibinize mesaj gönderebilir.

Nasıl Çalışır?#

1. Bir dosya için portal bağlantısı oluşturursunuz
2. Müvekkil e-posta yoluyla bir sihirli bağlantı (magic link) alır. Parola veya hesap gerekmez
3. Portal kontrol paneline erişmek için bağlantıya tıklar
4. Portal yalnızca açıkça paylaştığınız içerikleri gösterir

Erişim Düzeyleri#

Portal erişimini ayarlarken uygun düzeyi seçin:

Gelişmiş İzinler altında, bir bağlantı için her bir bölümü açıp kapatabilirsiniz:

• Paylaşılan belgeleri göster
• Belge yüklemelerine izin ver (Görüntüleme ve Yükleme ya da Tam Erişim ile çalışır)
• Zaman çizelgesini göster
• Aşamaları göster
• Mesajlaşmaya izin ver (Tam Erişim ile çalışır)
• Yapay zekâ asistanını göster

Portal Erişimini Ayarlama#

Sahipler, yöneticiler ve dosyanın sorumlu avukatı portal bağlantıları oluşturabilir.

1. Paylaşmak istediğiniz dosyayı açın
2. Dosya başlığındaki Müvekkille Paylaş seçeneğine tıklayın
3. Yeni Portal Bağlantısı Oluştur seçeneğine tıklayın
4. Müvekkilin e-posta adresini ve isteğe bağlı olarak adını girin (dosyadaki müvekkil bilgileri sizin için otomatik doldurulur)
5. Bir erişim düzeyi seçin ve münferit anahtarları ayarlamak için Gelişmiş İzinler bölümünü açın
6. Müvekkile e-posta daveti gönder seçeneğini açık bırakın veya kapatıp bağlantıyı kendiniz göndermek üzere kopyalayın
7. Bağlantı Oluştur seçeneğine tıklayın

Müvekkil, güvenli bir sihirli bağlantı içeren bir e-posta alır. Her bağlantının geçerlilik süresi 30 gündür.

Müvekkillerin Gördükleri#

Belgeler Sekmesi#

• Dosyadan paylaştığınız tüm belgelerin listesi
• Her belge için İndir butonu
• Dosya boyutu ve paylaşım tarihi
• Müvekkiller, açıkça paylaşmadığınız belgeleri göremez

Zaman Çizelgesi Sekmesi#

• Dosyanın bir aşamadan diğerine ne zaman geçtiğini gösterir
• Her kayıt tarihi görüntüler

Aşamalar Sekmesi#

• Bitiş tarihleriyle birlikte yaklaşan son tarihler
• Vadesi geçmiş son tarihler vurgulanır
• Referans amaçlı tamamlanan son tarihler
• Öncelik rozetleri: Düşük, Orta, Yüksek, Kritik

Mesajlar Sekmesi#

• Müvekkiller ekibinize mesaj gönderebilir
• Her mesaj dosyanın zaman çizelgesine eklenir ve dosyanın sorumlu avukatına e-posta ve bildirim yoluyla iletilir (sorumlu kimse bulunmadığında sahiplere ve yöneticilere bildirim olarak gider)
• Yazışmayı Müvekkil portalı mesajları altından okuyup yanıtlayabilirsiniz: bir dosyanın Aktivite sekmesinde veya bir potansiyel müşterinin Aktivite sekmesinde. Yeni müvekkil mesajı bildirimi doğrudan bu alanı açar
• Yanıt verdiğinizde, mesajlaşmaya izin veren aktif bir portal bağlantısına sahip her müvekkil, mesajı portalında okuması için bir bağlantı içeren e-posta alır. E-posta mesajınızın içeriğini barındırmaz
• Görüntüleyiciler yazışmayı okuyabilir ancak yanıtlayamaz. Mesajlaşmaya izin veren bir bağlantıya sahip hiçbir müvekkil yoksa, önce portalı paylaşın

Asistan Sekmesi#

• Müvekkilin dosyası hakkındaki soruları için yapay zekâ sohbeti
• Dosyanın paylaşılan belgelerini ve bağlantı için açık olduklarında aşamalarını ve zaman çizelgesini kullanır
• Her soru, büronuzun havuzundan 1 yapay zekâ kredisi harcar. Kredileriniz biterse asistan, müvekkilden doğrudan sizinle iletişime geçmesini ister.

Toplantı Ayarla#

En az bir çalışma arkadaşınızın çevrim içi randevu sistemi açık olduğunda, portalda müvekkilin dosyasındaki avukat ilk sırada olacak şekilde Toplantı ayarla seçeneği görünür. Bkz. Entegrasyonlar.

Belge Paylaşımı#

Sahipler, yöneticiler ve sorumlu avukat müvekkille bir belge paylaşabilir. Dosyayı düzenleme yetkisi olan herkes paylaşımı durdurabilir.

Belirli bir belgeyi bir müvekkille paylaşmak için:

1. Dosyayı açın ve Belgeler sekmesine gidin
2. Paylaşmak istediğiniz belgeyi bulun
3. Müvekkil Portalı sütunundaki anahtarı açın (telefonda, belgenin menüsünden Portala Paylaş seçeneğini seçin)
4. Belge anında müvekkilin portalında görünür

Paylaşımı durdurmak için:

1. Anahtarı kapatın (veya Portaldan Kaldır seçeneğini seçin)
2. Belge müvekkilin görünümünden kaldırılır

Müvekkil Belge Yüklemeleri#

Bağlantısı yüklemelere izin veren müvekkiller belge yükleyebilir:

• Maksimum dosya boyutu: Dosya başına 10 MB
• Desteklenen formatlar: PDF, DOC, DOCX, TXT, görseller, Excel
• Yüklenen belgeler dosyanın belgelerine eklenir, ancak müvekkille tekrar paylaşılmaz
• Sorumlu avukata (veya sorumlu kimse yoksa büro sahiplerine ve yöneticilerine) bir bildirim gider ve yükleme dosyanın zaman çizelgesine eklenir
• Ardından bunları müvekkille geri paylaşabilir, yapay zekâ ile analiz edebilir veya bir klasörde arşivleyebilirsiniz

Müvekkil Kabul Sayfası#

Müvekkil kabul formunu gönderdiğinizde potansiyel müşteriye özel bir sayfa tanımlanır (bkz. Potansiyel Müşteri Yönetimi). Müvekkil bu sayfayı kabul e-postasındaki bağlantıdan, hesap gerekmeden açar. Numaralandırılmış adımlardan oluşur:

1. Vakanız hakkında: Müvekkil iletişim bilgilerini onaylar ve kabul sorularınızı yanıtlar, ardından Kabul formunu gönder seçeneğine tıklar. Yanıtları incele veya değiştir seçeneğiyle daha sonra geri dönebilir
2. Belgeleriniz: Tek seferde birden fazla dosya eklerler (PDF, Word veya fotoğraflar, her biri en fazla 10 MB). Her yükleme Büroya gönderildi olarak işaretlenir
3. Görüşmeye hazır mısınız?: Görüşmeye hazırım seçeneğine tıklarlar ve avukata bildirim gider. Çevrim içi randevu sistemi açık olduğunda, bunun yerine Veya bir zaman belirleyin seçeneğini kullanabilirler
4. Büro ile mesajlar: Size yazarlar ve siz de potansiyel müşterinin Aktivite sekmesinden yanıt verirsiniz

Sorular, Ayarlar → Kabul soruları bölümünde seçtiğiniz soru setinin dilinde gösterilir. Lawzana'nın kendi soruları müvekkilin seçtiği dili takip eder.

İmzalanacak Belgeler#

Elektronik imza için bir belge gönderdiğinizde (Essentials ve Advanced), her imzalayan yalnızca o belgeye özel kendi bağlantısını alır. İmzalayan taraf:

1. Belgeyi okumak için Belgeyi incele seçeneğine tıklar
2. Talep ettiyseniz, Bana kod e-postala seçeneğine tıklar ve kendisi olduğunu doğrulamak için kodu girer
3. Yazılı veya çizili bir imzayı onaylar (ve bir şirket adına imzalarken Bir şirket adına imzalıyorum kutusunu işaretler)
4. İmzala seçeneğine tıklar

Gerektirdiyseniz büronuzun karşı imzası da dahil olmak üzere herkes imzaladığında, her imzalayana imzalı PDF e-posta ile iletilir ve PDF İndir seçeneğine tıklayabilirler. Belgeyi gönderdikten sonra düzenlerseniz talep iptal edilir ve yeni bir sürüm gönderirsiniz. Bu, denetim kaydı içeren bir elektronik imzadır.

Çoklu Dosya Erişimi#

Bir müvekkil büronuzdaki birden fazla dosya için portal erişimine sahip olabilir. Birden fazla dosya için aktif bağlantıları olan müvekkil, bunlar arasında geçiş yapmak için Dosya Değiştir seçeneğini kullanabilir.

Erişimi Yönetme ve İptal Etme#

Aktif Portal Bağlantıları listesini görmek için dosya üzerindeki Müvekkille Paylaş seçeneğine tıklayın. Her bağlantı için şunları yapabilirsiniz:

• Bağlantıyı kopyala veya Portalı aç
• İzinleri düzenle
• Erişimi 30 gün Uzat
• Erişimi iptal et

Her bağlantı ayrıca ne zaman sona ereceğini ve müvekkilin bağlantıyı en son ne zaman açtığını da gösterir.

Güvenlik#

• Portal erişimi, hiçbir parola saklanmaksızın belirteç tabanlı kimlik doğrulama (token-based authentication) kullanır
• Her erişim bağlantısı benzersizdir; belirli bir müvekkile ve dosyaya bağlıdır
• Erişim bağlantıları, siz uzatmadığınız sürece 30 gün sonra sona erer
• Müvekkil yüklemeleri, mesajları ve yanıtlarınız dosyanın zaman çizelgesine kaydedilir ve her bağlantının en son ne zaman kullanıldığını görebilirsiniz
• Belgeler şifreli bağlantılar üzerinden sunulur