کلائنٹ پورٹل
کلائنٹ پورٹل آپ کے کلائنٹس کو ان کے مقدمے (matter) کی معلومات تک محفوظ اور سیلف سروس رسائی فراہم کرتا ہے۔ کلائنٹس شیئر کردہ دستاویزات دیکھ سکتے ہیں، سنگ ہائے میل (milestones) کو ٹریک کر سکتے ہیں، اور آپ کی ٹیم کو پیغامات بھیج سکتے ہیں — بغیر کسی Lawzana Flow اکاؤنٹ کی ضرورت کے۔
یہ کیسے کام کرتا ہے#
- آپ کسی مقدمے کے لیے ایک پورٹل لنک بناتے ہیں
- کلائنٹ کو ای میل کے ذریعے ایک میجک لنک (magic link) موصول ہوتا ہے — کسی پاس ورڈ یا اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں ہوتی
- وہ اپنے پورٹل ڈیش بورڈ تک رسائی کے لیے اس لنک پر کلک کرتے ہیں
- پورٹل صرف وہی مواد دکھاتا ہے جو آپ نے واضح طور پر شیئر کیا ہو
رسائی کی سطحیں (Access Levels)#
پورٹل تک رسائی سیٹ کرتے وقت مناسب سطح کا انتخاب کریں:
| سطح | کیا کر سکتے ہیں |
|---|---|
| صرف دیکھنے کی اجازت (View Only) | شیئر کردہ دستاویزات دیکھ سکتے ہیں اور انہیں ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں |
| دیکھنے اور اپ لوڈ کی اجازت (View & Upload) | وہ تمام چیزیں جو View Only میں ہیں + دستاویزات اپ لوڈ کرنا اور ٹائم لائن دیکھنا |
| مکمل رسائی (Full Access) | وہ تمام چیزیں جو View & Upload میں ہیں + میسجنگ، سنگ ہائے میل، اور AI اسسٹنٹ |
Advanced Permissions کے تحت آپ کسی لنک کے لیے ہر حصے کو آن یا آف کر سکتے ہیں:
- شیئر کردہ دستاویزات دکھائیں (Show shared documents)
- دستاویز اپ لوڈ کی اجازت دیں (Allow document uploads) (یہ View & Upload یا Full Access کے ساتھ کام کرتا ہے)
- ٹائم لائن دکھائیں (Show timeline)
- سنگ ہائے میل دکھائیں (Show milestones)
- میسجنگ کی اجازت دیں (Allow messaging) (یہ Full Access کے ساتھ کام کرتا ہے)
- AI اسسٹنٹ دکھائیں (Show AI assistant)
پورٹل تک رسائی قائم کرنا#
- وہ مقدمہ کھولیں جسے آپ شیئر کرنا چاہتے ہیں
- مقدمے کے ہیڈر میں Share with Client پر کلک کریں
- Create New Portal Link پر کلک کریں
- کلائنٹ کا ای میل پتہ درج کریں اور، اختیاری طور پر، ان کا نام لکھیں (مقدمے کے کلائنٹ کی تفصیلات آپ کے لیے پہلے سے پُر ہوتی ہیں)
- رسائی کی سطح کا انتخاب کریں، اور انفرادی سوئچز کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے Advanced Permissions کھولیں
- Send email invitation to client کو آن رہنے دیں، یا اسے آف کر دیں اور خود بھیجنے کے لیے لنک کاپی کریں
- Create Link پر کلک کریں
کلائنٹ کو ایک محفوظ میجک لنک کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوتی ہے۔ ہر لنک 30 دن تک کارآمد رہتا ہے۔
کلائنٹس کیا دیکھتے ہیں#
Documents ٹیب#
- ان تمام دستاویزات کی فہرست جو آپ نے مقدمے سے شیئر کی ہیں
- ہر دستاویز کے لیے Download کا بٹن
- فائل کا سائز اور شیئر کرنے کی تاریخ
- کلائنٹس وہ دستاویزات نہیں دیکھ سکتے جو آپ نے واضح طور پر شیئر نہ کی ہوں
Timeline ٹیب#
- دکھاتا ہے کہ مقدمہ کب ایک مرحلے سے دوسرے مرحلے میں منتقل ہوتا ہے
- ہر اندراج تاریخ ظاہر کرتا ہے
Milestones ٹیب#
- مقررہ تاریخوں (due dates) کے ساتھ آنے والی ڈیڈ لائنز
- تاخیر کا شکار ہونے والی ڈیڈ لائنز کو نمایاں کیا جاتا ہے
- حوالہ کے لیے مکمل شدہ ڈیڈ لائنز
- ترجیحی بیجز: Low، Medium، High، Critical
Messages ٹیب#
- کلائنٹس آپ کی ٹیم کو پیغامات بھیج سکتے ہیں
- ہر پیغام مقدمے کی ٹائم لائن میں شامل ہو جاتا ہے اور مقدمے کے ذمہ دار وکیل کو ای میل اور نوٹیفکیشن کے ذریعے بھیج دیا جاتا ہے (یا جب کوئی ذمہ دار نہ ہو تو مالکان اور ایڈمنز کو بطور نوٹیفکیشن بھیجا جاتا ہے)
- گفتگو کو Client portal messages کے تحت پڑھیں اور اس کا جواب دیں: کسی مقدمے کے Activity ٹیب پر، یا کسی لیڈ کے Timeline ٹیب پر۔ کلائنٹ کے نئے پیغام کی اطلاع پر کلک کر کے اسے براہ راست کھولا جا سکتا ہے
- جب آپ جواب دیتے ہیں، تو فعال پورٹل لنک رکھنے والے ہر اس کلائنٹ کو جس کے پاس پیغامات کی اجازت ہو، اپنے پورٹل میں اسے پڑھنے کے لیے لنک کے ساتھ ایک ای میل موصول ہوتی ہے۔ ای میل میں آپ کا پیغام شامل نہیں ہوتا
- ویورز (Viewers) گفتگو پڑھ سکتے ہیں لیکن جواب نہیں دے سکتے۔ اگر کسی کلائنٹ کے پاس ایسا لنک نہیں ہے جو پیغامات کی اجازت دیتا ہو، تو پہلے پورٹل شیئر کریں
Assistant ٹیب#
- کلائنٹ کے اپنے مقدمے سے متعلق سوالات کے لیے AI چیٹ
- مقدمے کی شیئر کردہ دستاویزات کا استعمال کرتا ہے، علاوہ ازیں سنگ ہائے میل اور ٹائم لائن کا بھی جب وہ لنک کے لیے آن ہوں
- ہر سوال آپ کی فرم کے پول میں سے 1 AI کریڈٹ استعمال کرتا ہے۔ اگر آپ کے کریڈٹس ختم ہو جائیں، تو اسسٹنٹ کلائنٹ سے کہتا ہے کہ وہ آپ سے براہ راست رابطہ کرے۔
دستاویزات شیئر کرنا#
کلائنٹ کے ساتھ کوئی مخصوص دستاویز شیئر کرنے کے لیے:
- مقدمہ کھولیں اور Documents ٹیب پر جائیں
- وہ دستاویز تلاش کریں جسے آپ شیئر کرنا چاہتے ہیں
- Client Portal کالم میں سوئچ کو آن کریں (فون پر، دستاویز کے مینو میں Share to Portal منتخب کریں)
- دستاویز فوری طور پر کلائنٹ کے پورٹل میں ظاہر ہو جاتی ہے
شیئرنگ روکنے کے لیے:
- سوئچ کو آف کر دیں (یا Remove from Portal منتخب کریں)
- دستاویز کلائنٹ کے منظر سے ہٹا دی جاتی ہے
کلائنٹ کی طرف سے دستاویزات اپ لوڈ کرنا#
وہ کلائنٹس جن کا لنک اپ لوڈز کی اجازت دیتا ہے وہ دستاویزات اپ لوڈ کر سکتے ہیں:
- فائل کا زیادہ سے زیادہ سائز: 10 MB فی فائل
- معاونت یافتہ فارمیٹس: PDF، DOC، DOCX، TXT، تصاویر، Excel
- اپ لوڈ کردہ دستاویزات مقدمے کی دستاویزات میں شامل ہو جاتی ہیں، لیکن دوبارہ کلائنٹ کے ساتھ شیئر نہیں ہوتیں
- ذمہ دار وکیل کو (یا، اگر کوئی ذمہ دار نہ ہو، تو فرم کے مالکان اور ایڈمنز کو) ایک نوٹیفکیشن ملتا ہے، اور اپ لوڈ کو مقدمے کی ٹائم لائن میں شامل کر دیا جاتا ہے
- اس کے بعد آپ انہیں واپس شیئر کر سکتے ہیں، AI کے ذریعے ان کا تجزیہ کر سکتے ہیں، یا انہیں کسی فولڈر میں فائل کر سکتے ہیں
ایک سے زیادہ مقدمات تک رسائی (Multi-Matter Access)#
ایک کلائنٹ کو آپ کی فرم میں متعدد مقدمات کے لیے پورٹل تک رسائی حاصل ہو سکتی ہے۔ کئی مقدمات کے فعال لنکس کے ساتھ، کلائنٹ ان کے درمیان منتقل ہونے کے لیے Switch Matter کا استعمال کر سکتا ہے۔
رسائی کا انتظام کرنا اور اسے منسوخ کرنا#
مقدمے کے Active Portal Links دیکھنے کے لیے اس پر Share with Client پر کلک کریں۔ ہر لنک کے لیے آپ یہ کر سکتے ہیں:
- Copy link یا Open portal
- Edit permissions
- رسائی میں 30 دن کی توسیع کریں (Extend access)
- رسائی منسوخ کریں (Revoke access)
ہر لنک یہ بھی دکھاتا ہے کہ اس کی میعاد کب ختم ہو رہی ہے اور کلائنٹ نے اسے آخری بار کب کھولا تھا۔
نوٹ
رسائی کی منسوخی فوری طور پر نافذ ہوتی ہے۔ کلائنٹ کا میجک لنک مزید کام نہیں کرے گا۔
سیکیورٹی#
- پورٹل تک رسائی ٹوکن پر مبنی توثیق (token-based authentication) کا استعمال کرتی ہے — کوئی پاس ورڈ محفوظ نہیں کیے جاتے
- رسائی کا ہر لنک منفرد ہوتا ہے اور ایک مخصوص کلائنٹ اور مقدمے سے منسلک ہوتا ہے
- رسائی کے لنکس کی میعاد 30 دنوں کے بعد ختم ہو جاتی ہے الا یہ کہ آپ ان میں توسیع کریں
- کلائنٹ کے اپ لوڈز اور پیغامات، اور آپ کے جوابات، مقدمے کی ٹائم لائن پر ریکارڈ ہوتے ہیں، اور آپ دیکھ سکتے ہیں کہ ہر لنک آخری بار کب استعمال ہوا تھا
- دستاویزات کو اینکرپٹڈ کنکشنز کے ذریعے فراہم کیا جاتا ہے