クライアントポータル

クライアントポータルを使用すると、クライアントは自身の案件情報に安全かつセルフサービスでアクセスできます。クライアントは、Lawzana Flowのアカウントを作成することなく、共有されたドキュメントの閲覧、マイルストーンの追跡、貴所チームへのメッセージ送信を行うことができます。

仕組み#

1. 案件のポータルリンクを作成します
2. クライアントはメールでマジックリンクを受信します（パスワードやアカウントは不要です）
3. リンクをクリックしてポータルのダッシュボードにアクセスします
4. ポータルには、明示的に共有した項目のみが表示されます

アクセスレベル#

ポータルアクセスを設定する際は、適切なレベルを選択してください：

高度な権限では、リンクごとに各機能のオン／オフを切り替えることができます：

• 共有ドキュメントを表示
• ドキュメントのアップロードを許可（「表示とアップロード」または「フルアクセス」で有効）
• タイムラインを表示
• マイルストーンを表示
• メッセージ送信を許可（「フルアクセス」で有効）
• AIアシスタントを表示

ポータルアクセスの設定手順#

1. 共有したい案件を開きます
2. 案件ヘッダーのクライアントと共有をクリックします
3. 新規ポータルリンクを作成をクリックします
4. クライアントのメールアドレスと、必要に応じて氏名を入力します（案件のクライアント情報が自動入力されます）
5. アクセスレベルを選択し、高度な権限を開いて個別のスイッチを調整します
6. クライアントに招待メールを送信をオンのままにするか、オフにしてリンクをコピーしご自身で送信します
7. リンクを作成をクリックします

クライアントには、安全なマジックリンクが記載されたメールが届きます。各リンクの有効期限は30日間です。

クライアントに表示される画面#

「ドキュメント」タブ#

• 案件から共有されたすべてのドキュメントの一覧
• 各ドキュメントのダウンロードボタン
• ファイルサイズと共有日
• 明示的に共有されていないドキュメントはクライアントに表示されません

「タイムライン」タブ#

• 案件がひとつのステージから次のステージへ移行した履歴を表示
• 各項目に日付を表示

「マイルストーン」タブ#

• 期日付きの今後の期限
• 期限超過の項目をハイライト表示
• 参考情報としての完了済み期限
• 優先度バッジ：低、中、高、緊急

「メッセージ」タブ#

• クライアントから貴所チームへメッセージを送信可能
• 各メッセージは案件のタイムラインに追加され、案件の担当弁護士へメールおよび通知で送信されます（担当者が設定されていない場合は、所有者および管理者に通知されます）
• メッセージのやり取りの確認と返信は、クライアントポータルメッセージから行えます（案件のアクティビティタブ、またはリードのタイムラインタブ内）。新しいクライアントメッセージの通知から直接開くことも可能です
• 返信すると、メッセージが許可された有効なポータルリンクを持つ各クライアントに、ポータル上で確認するためのリンクが記載されたメールが送信されます。メール本文には返信メッセージ自体は含まれません
• 閲覧者は会話を閲覧できますが、返信はできません。メッセージを許可するリンクを持つクライアントがいない場合は、まずポータルを共有してください

「アシスタント」タブ#

• 案件に関するクライアントの質問に答えるAIチャット
• 案件の共有ドキュメントに加え、リンクに対して有効化されている場合はマイルストーンやタイムラインの情報も利用します
• 質問ごとに、貴所のプールからAIクレジットが1クレジット消費されます。クレジットがなくなった場合、アシスタントはクライアントに直接貴所へ問い合わせるよう案内します。

ドキュメントの共有#

特定のドキュメントをクライアントと共有する手順：

1. 案件を開き、ドキュメントタブに移動します
2. 共有したいドキュメントを見つけます
3. クライアントポータル列のスイッチをオンにします（スマートフォンの場合は、ドキュメントのメニューでポータルに共有を選択します）
4. ドキュメントがクライアントポータルに即座に表示されます

共有を停止する手順：

1. スイッチをオフにします（またはポータルから削除を選択します）
2. ドキュメントがクライアントの画面から削除されます

クライアントによるドキュメントのアップロード#

アップロードが許可されているリンクを持つクライアントは、ドキュメントをアップロードできます：

• 最大ファイルサイズ: 1ファイルあたり10 MB
• サポートされている形式: PDF、DOC、DOCX、TXT、画像、Excel
• アップロードされたドキュメントは案件のドキュメントに追加されますが、クライアント側には自動的に共有されません
• 担当弁護士（担当者がいない場合は事務所の所有者および管理者）に通知が届き、アップロード履歴が案件のタイムラインに追加されます
• その後、ドキュメントをクライアントへ共有し直したり、AIで分析したり、フォルダに分類したりすることができます

複数案件へのアクセス#

クライアントは、貴所における複数の案件へのポータルアクセスを持つことができます。複数の案件で有効なリンクがある場合、クライアントは案件を切り替えを使用して案件間を移動できます。

アクセスの管理と取り消し#

案件のクライアントと共有をクリックすると、有効なポータルリンクを確認できます。各リンクに対して以下の操作が可能です：

• リンクをコピー または ポータルを開く
• 権限を編集
• アクセスを延長（30日間）
• アクセスを取り消し

各リンクには、有効期限とクライアントが最後にアクセスした日時も表示されます。

セキュリティ#

• ポータルアクセスにはトークンベースの認証を使用しており、パスワードは保存されません
• 各アクセスリンクは固有であり、特定のクライアントおよび案件に紐付いています
• アクセスリンクは、延長しない限り30日後に失効します
• クライアントによるアップロードやメッセージ、貴所からの返信は案件のタイムラインに記録され、各リンクが最後にいつ使用されたかを確認できます
• ドキュメントの通信は暗号化された接続を介して行われます