クライアントポータル

クライアントポータルを使用すると、クライアントは自身の案件情報に安全にセルフサービスでアクセスできます。クライアントは、Lawzana Flowのアカウントを作成することなく、共有されたドキュメントの閲覧、マイルストーンの進捗確認、貴事務所のチームへのメッセージ送信を行うことができます。

仕組み#

1. 案件のポータルリンクを作成します
2. クライアント宛てにマジックリンクがメールで届きます。パスワードやアカウント登録は不要です
3. クライアントがリンクをクリックすると、ポータルのダッシュボードにアクセスできます
4. ポータルには、明示的に共有設定を行った情報のみが表示されます

アクセスレベル#

ポータルへのアクセス権を設定する際は、適切なレベルを選択してください。

高度な権限設定では、リンクごとに各機能の有効/無効を個別に切り替えることができます。

• 共有ドキュメントを表示
• ドキュメントのアップロードを許可（「閲覧とアップロード」または「フルアクセス」で利用可能）
• タイムラインを表示
• マイルストーンを表示
• メッセージ送信を許可（「フルアクセス」で利用可能）
• AIアシスタントを表示

ポータルアクセスの設定#

オーナー、管理者、および案件の担当弁護士がポータルリンクを作成できます。

1. 共有したい案件を開きます
2. 案件ヘッダーのクライアントと共有をクリックします
3. 新規ポータルリンクを作成をクリックします
4. クライアントのメールアドレスと、任意で氏名を入力します（案件のクライアント情報が自動的に入力されます）
5. アクセスレベルを選択し、高度な権限設定を開いて各スイッチを個別に調整します
6. クライアントに招待メールを送信をオンのままにするか、オフにしてリンクをコピーし、ご自身で送信します
7. リンクを作成をクリックします

クライアントには安全なマジックリンクが記載されたメールが届きます。各リンクの有効期限は30日間です。

クライアントに表示される画面#

ドキュメントタブ#

• 案件から共有されたすべてのドキュメントの一覧
• 各ドキュメントのダウンロードボタン
• ファイルサイズおよび共有日
• 明示的に共有されていないドキュメントをクライアントが閲覧することはできません

タイムラインタブ#

• 案件がひとつのステージから次のステージへ移行した履歴を表示
• 各項目には日付が表示されます

マイルストーンタブ#

• 期日が設定された今後の期限
• 期限超過項目のハイライト表示
• 参考情報としての完了済み期限
• 優先度バッジ：低、中、高、緊急

メッセージタブ#

• クライアントから貴事務所のチームにメッセージを送信可能
• 送信された各メッセージは案件のタイムラインに追加され、担当弁護士にメールおよび通知で送信されます（担当者が設定されていない場合は、オーナーおよび管理者に通知されます）
• メッセージの確認および返信は、案件のアクティビティタブ、またはリードのアクティビティタブにあるクライアントポータルメッセージから行えます。新しいクライアントメッセージの通知から直接開くことも可能です
• 貴事務所が返信すると、メッセージ送信が許可された有効なポータルリンクを持つ各クライアントに、ポータル上でメッセージを確認するためのリンク付きメールが送信されます。メール本文に返信内容は記載されません
• 閲覧者（Viewer）は会話を閲覧できますが、返信はできません。メッセージを許可するリンクを持つクライアントがいない場合は、先にポータルを共有してください

アシスタントタブ#

• 自身の案件に関するクライアントの質問に答えるAIチャット
• 案件の共有ドキュメントに加えて、リンクの設定で有効になっている場合はマイルストーンやタイムラインの情報も参照します
• 質問1回につき、貴事務所のプールからAIクレジットが1クレジット消費されます。クレジットが不足した場合、アシスタントはクライアントに貴事務所へ直接問い合わせるよう案内します。

ミーティングの予約#

オンライン予約を受け付けている同僚が1名以上いる場合、ポータルにミーティングを予約が表示され、クライアントの案件を担当する弁護士が最優先で表示されます。詳細は連携をご覧ください。

ドキュメントの共有#

オーナー、管理者、および担当弁護士は、クライアントとドキュメントを共有できます。案件の編集権限を持つユーザーであれば、誰でも共有を停止できます。

特定のドキュメントをクライアントと共有する手順：

1. 案件を開き、ドキュメントタブに移動します
2. 共有したいドキュメントを見つけます
3. クライアントポータル列のスイッチをオンにします（スマートフォンの場合は、ドキュメントのメニューからポータルに共有を選択します）
4. ドキュメントがクライアントのポータルに即座に表示されます

共有を停止する手順：

1. スイッチをオフにします（またはポータルから削除を選択します）
2. クライアントの画面からドキュメントが非表示になります

クライアントによるドキュメントのアップロード#

アップロードが許可されているリンクを持つクライアントは、ドキュメントをアップロードできます。

• 最大ファイルサイズ: 1ファイルあたり10 MB
• 対応フォーマット: PDF、DOC、DOCX、TXT、画像、Excel
• アップロードされたドキュメントは案件のドキュメントに追加されますが、クライアント側には共有されません
• 担当弁護士（担当者がいない場合は事務所のオーナーおよび管理者）に通知が届き、アップロード内容が案件のタイムラインに追加されます
• アップロードされたファイルは、後からクライアントと共有し直したり、AIで分析したり、フォルダに分類したりすることができます

クライアントインテークページ#

クライアントインテークを送信すると、リード専用のプライベートページが生成されます（リード管理を参照）。クライアントはインテークのメールに記載されたリンクから、アカウント登録なしでこのページを開くことができます。ページ内には以下の番号付きステップが用意されています：

1. 事件について: クライアントは連絡先情報を確認し、インテークの質問に回答した上で、インテークを送信をクリックします。後から回答を確認・変更で戻ることも可能です
2. 提出ドキュメント: 複数のファイルを一度に追加できます（PDF、Word、写真、各ファイル最大10 MB）。アップロードされた各ファイルには事務所へ送信済みと表示されます
3. ご相談の準備はよろしいですか？: 相談の準備ができましたをクリックすると、弁護士に通知されます。オンライン予約が有効な場合は、代わりにまたは日時を予約を選択できます
4. 事務所とのメッセージ: クライアントからのメッセージ送信、および貴事務所からの返信は、リードのアクティビティタブから行えます

質問内容は、設定 → インテークの質問で選択した質問セットの言語で表示されます。Lawzana自体の標準質問は、クライアントが選択した言語に従って表示されます。

署名対象ドキュメント#

電子署名（EssentialsおよびAdvanced）用のドキュメントを送信すると、各署名者にはそのドキュメント専用の個別リンクが届きます。署名者は以下の手順を行います：

1. ドキュメントを確認をクリックして内容を閲覧します
2. 認証を要求した場合は、コードをメールで送信をクリックし、届いたコードを入力して本人確認を行います
3. 入力または手書きの署名を選択します（法人として署名する場合は、会社を代表して署名しますにチェックを入れます）
4. 署名をクリックします

事務所側の副署（カウンターシグネチャー）を要求している場合の副署も含め、全員の署名が完了すると、各署名者に署名済みPDFがメールで送信され、PDFをダウンロードをクリックできるようになります。送信後にドキュメントを編集した場合、署名リクエストはキャンセルされ、新しいバージョンを再送信することになります。この電子署名には監査証跡（監査ログ）が含まれます。

複数案件へのアクセス#

同一クライアントが貴事務所内の複数の案件に対するポータルアクセス権を持つことができます。複数の案件について有効なリンクがある場合、クライアントは案件を切り替えを使用して各案件間を移動できます。

アクセスの管理と取り消し#

案件のクライアントと共有をクリックすると、有効なポータルリンクの一覧が表示されます。各リンクに対して以下の操作を行えます：

• リンクをコピーまたはポータルを開く
• 権限を編集
• アクセス期間を延長（30日間）
• アクセスを取り消し

各リンクには、有効期限とクライアントが最後にリンクを開いた日時も表示されます。

セキュリティ#

• ポータルアクセスにはトークンベースの認証が使用され、パスワードは一切保存されません
• 各アクセスリンクは一意であり、特定のクライアントおよび案件に紐付いています
• 延長しない限り、アクセスリンクは30日後に失効します
• クライアントによるアップロードやメッセージ、貴事務所からの返信は案件のタイムラインに記録され、各リンクが最後に使用された日時を確認できます
• ドキュメントはすべて暗号化された通信経由で提供されます