Клієнтський портал

Клієнтський портал надає вашим клієнтам безпечний доступ у режимі самообслуговування до інформації щодо їхніх справ. Клієнти можуть переглядати надані документи, відстежувати ключові етапи та надсилати повідомлення вашій команді — без необхідності створювати обліковий запис у Lawzana Flow.

Як це працює#

1. Ви створюєте посилання на портал для справи
2. Клієнт отримує чарівне посилання (magic link) електронною поштою — пароль чи обліковий запис не потрібні
3. Клієнт переходить за посиланням, щоб потрапити до панелі керування свого порталу
4. На порталі відображається лише те, чим ви явно поділилися

Рівні доступу#

Під час налаштування доступу до порталу виберіть відповідний рівень:

У розділі Advanced Permissions ви можете увімкнути або вимкнути кожен компонент для окремого посилання:

• Show shared documents (Показувати надані документи)
• Allow document uploads (Дозволити завантаження документів; працює з «Перегляд і завантаження» або «Повний доступ»)
• Show timeline (Показувати хронологію)
• Show milestones (Показувати етапи)
• Allow messaging (Дозволити обмін повідомленнями; працює з «Повний доступ»)
• Show AI assistant (Показувати AI-асистента)

Налаштування доступу до порталу#

1. Відкрийте справу, якою хочете поділитися
2. Натисніть Share with Client у верхній частині картки справи
3. Натисніть Create New Portal Link
4. Введіть адресу електронної пошти клієнта та, за бажанням, його ім'я (дані клієнта зі справи заповнюються автоматично)
5. Виберіть рівень доступу та відкрийте Advanced Permissions, щоб налаштувати окремі перемикачі
6. Залиште опцію Send email invitation to client увімкненою або вимкніть її та скопіюйте посилання, щоб надіслати його самостійно
7. Натисніть Create Link

Клієнт отримає електронний лист із безпечним чарівним посиланням. Кожне посилання діє протягом 30 днів.

Що бачать клієнти#

Вкладка Documents#

• Список усіх документів зі справи, якими ви поділилися
• Кнопка Download для кожного документа
• Розмір файлу та дата надання доступу
• Клієнти не бачать документи, якими ви явно не поділилися

Вкладка Timeline#

• Відображає переходи справи з одного етапу на інший
• Для кожного запису вказано дату

Вкладка Milestones#

• Майбутні дедлайни із зазначенням термінів виконання
• Виділені прострочені дедлайни
• Завершені дедлайни для довідки
• Бейджі пріоритету: Low, Medium, High, Critical

Вкладка Messages#

• Клієнти можуть надсилати повідомлення вашій команді
• Кожне повідомлення додається до хронології справи та надсилається відповідальному юристу у справі електронною поштою й у вигляді сповіщення (або у вигляді сповіщення власникам та адміністраторам, якщо відповідального не призначено)
• Читайте листування та відповідайте в розділі Client portal messages: на вкладці Activity справи або на вкладці Timeline ліда. Сповіщення про нове повідомлення від клієнта веде безпосередньо до нього
• Коли ви відповідаєте, кожен клієнт із дійсним посиланням на портал, що дозволяє обмін повідомленнями, отримує електронний лист із посиланням на перегляд відповіді на порталі. Сам електронний лист не містить вашого повідомлення
• Користувачі з правами перегляду можуть читати бесіду, але не можуть відповідати. Якщо жоден клієнт не має посилання з дозволом на надсилання повідомлень, спочатку відкрийте доступ до порталу

Вкладка Assistant#

• AI-чат для запитань клієнта щодо його справи
• Використовує надані документи справи, а також її етапи та хронологію, якщо вони ввімкнені для цього посилання
• Кожне запитання використовує 1 AI-кредит із балансу вашої фірми. Якщо кредити закінчаться, асистент попросить клієнта зв’язатися з вами безпосередньо.

Надання доступу до документів#

Щоб надати клієнту доступ до певного документа:

1. Відкрийте справу та перейдіть на вкладку Documents
2. Знайдіть документ, яким ви бажаєте поділитися
3. Увімкніть перемикач у стовпчику Client Portal (на телефоні виберіть Share to Portal у меню документа)
4. Документ одразу з'явиться на порталі клієнта

Щоб припинити доступ:

1. Вимкніть перемикач (або виберіть Remove from Portal)
2. Документ буде приховано від клієнта

Завантаження документів клієнтом#

Клієнти, чиє посилання дозволяє завантаження, можуть надсилати документи:

• Максимальний розмір файлу: 10 МБ на один файл
• Підтримувані формати: PDF, DOC, DOCX, TXT, зображення, Excel
• Завантажені документи додаються до списку документів справи, але не стають автоматично відкритими для клієнта
• Відповідальний юрист (або власники та адміністратори фірми, якщо відповідального не призначено) отримує сповіщення, а факт завантаження додається до хронології справи
• Надалі ви можете надати до них зворотний доступ, проаналізувати їх за допомогою AI або перемістити до потрібної папки

Доступ до кількох справ#

Клієнт може мати доступ через портал до декількох справ у вашій фірмі. За наявності активних посилань для кількох справ клієнт може використовувати кнопку Switch Matter для переходу між ними.

Керування доступом та його відкликання#

Натисніть Share with Client у картці справи, щоб переглянути список Active Portal Links. Для кожного посилання ви можете виконати такі дії:

• Copy link або Open portal
• Edit permissions
• Extend access на 30 днів
• Revoke access

Для кожного посилання також відображається термін його дії та час, коли клієнт востаннє його відкривав.

Безпека#

• Доступ до порталу використовує автентифікацію на основі токенів — паролі не зберігаються
• Кожне посилання доступу є унікальним і прив'язаним до конкретного клієнта та справи
• Термін дії посилань доступу спливає через 30 днів, якщо ви їх не продовжите
• Завантажені клієнтом файли, повідомлення та ваші відповіді фіксуються в хронології справи, і ви можете бачити, коли кожне посилання використовувалося востаннє
• Передача документів відбувається через захищені зашифровані з'єднання