פורטל לקוחות
פורטל הלקוחות מעניק ללקוחותיכם גישה מאובטחת ועצמאית למידע על התיק שלהם. לקוחות יכולים לצפות במסמכים משותפים, לעקוב אחר אבני דרך ולשלוח הודעות לצוות שלכם — ללא צורך בחשבון Lawzana Flow.
כיצד זה עובד#
- אתם יוצרים קישור לפורטל עבור תיק מסוים
- הלקוח מקבל קישור קסם (magic link) בדוא"ל — אין צורך בסיסמה או בחשבון
- הלקוח לוחץ על הקישור כדי לגשת ללוח הבקרה שלו בפורטל
- הפורטל מציג אך ורק את מה ששיתפתם באופן מפורש
רמות גישה#
בעת הגדרת הגישה לפורטל, בחרו את הרמה המתאימה:
| רמה | הרשאות |
|---|---|
| צפייה בלבד | צפייה במסמכים משותפים והורדתם |
| צפייה והעלאה | כל מה שכלול ב'צפייה בלבד' + העלאת מסמכים וצפייה בציר הזמן |
| גישה מלאה | כל מה שכלול ב'צפייה והעלאה' + הודעות, אבני דרך ועוזר AI |
תחת הרשאות מתקדמות תוכלו להפעיל או להשבית כל חלק בנפרד עבור קישור מסוים:
- הצגת מסמכים משותפים
- אפשר העלאת מסמכים (עובד עם 'צפייה והעלאה' או 'גישה מלאה')
- הצגת ציר זמן
- הצגת אבני דרך
- אפשר הודעות (עובד עם 'גישה מלאה')
- הצגת עוזר AI
הגדרת גישה לפורטל#
- פתחו את התיק שברצונכם לשתף
- לחצו על שתף עם לקוח בכותרת התיק
- לחצו על צור קישור חדש לפורטל
- הזינו את כתובת הדוא"ל של הלקוח, ובאופן אופציונלי את שמו (פרטי הלקוח מהתיק ימולאו עבורכם מראש)
- בחרו רמת גישה, ופתחו את הרשאות מתקדמות כדי להתאים מתגים ספציפיים
- השאירו את האפשרות שלח הזמנה בדוא"ל ללקוח מופעלת, או כבו אותה והעתיקו את הקישור כדי לשלוח אותו בעצמכם
- לחצו על צור קישור
הלקוח יקבל דוא"ל עם קישור קסם מאובטח. כל קישור תקף למשך 30 יום.
מה הלקוחות רואים#
כרטיסיית מסמכים#
- רשימה של כל המסמכים ששיתפתם מתוך התיק
- כפתור הורד עבור כל מסמך
- גודל הקובץ ותאריך השיתוף
- לקוחות אינם יכולים לראות מסמכים שלא שיתפתם באופן מפורש
כרטיסיית ציר זמן#
- מציגה מתי התיק עובר משלב אחד לשלב הבא
- כל רשומה מציגה את התאריך
כרטיסיית אבני דרך#
- מועדים קרובים (דד-ליינים) עם תאריכי יעד
- הדגשת מועדים שחלפו
- מועדים שהושלמו לצורך עיון ומעקב
- תגי עדיפות: נמוכה, בינונית, גבוהה, קריטית
כרטיסיית הודעות#
- לקוחות יכולים לשלוח הודעות לצוות שלכם
- כל הודעה מתווספת לציר הזמן של התיק ונשלחת לעורך הדין האחראי על התיק בדוא"ל ובהתראה (או כהתראה לבעלים ולמנהלי המערכת כאשר אין גורם אחראי מוגדר)
- ניתן לקרוא את השיחה ולהשיב לה תחת הודעות מפורטל הלקוחות: בכרטיסיית פעילות של תיק, או בכרטיסיית ציר זמן של ליד. לחיצה על ההודעה על הודעת לקוח חדשה פותחת אותה ישירות
- כאשר אתם משיבים, כל לקוח עם קישור פעיל לפורטל המאפשר הודעות מקבל דוא"ל עם קישור לקריאתה בפורטל שלו. הדוא"ל אינו מכיל את תוכן ההודעה עצמה
- בעלי הרשאת צפייה (Viewers) יכולים לקרוא את השיחה אך אינם יכולים להשיב. אם לאף לקוח אין קישור המאפשר הודעות, יש לשתף את הפורטל תחילה
כרטיסיית עוזר#
- צ'אט AI לשאלות של הלקוח לגבי התיק שלו
- משתמש במסמכים המשותפים של התיק, וכן באבני הדרך ובציר הזמן שלו כאשר אלו מופעלים עבור הקישור
- כל שאלה משתמשת בקרדיט AI אחד (1) מתוך מאגר הקרדיטים של המשרד שלכם. אם הקרדיטים יאזלו, העוזר יבקש מהלקוח ליצור עמכם קשר ישירות.
שיתוף מסמכים#
כדי לשתף מסמך ספציפי עם לקוח:
- פתחו את התיק ועברו לכרטיסיית מסמכים
- מצאו את המסמך שברצונכם לשתף
- הפעילו את המתג בעמודת פורטל לקוחות (בטלפון נייד, בחרו שתף בפורטל בתפריט המסמך)
- המסמך יופיע מיד בפורטל של הלקוח
כדי להפסיק שיתוף:
- כבו את המתג (או בחרו הסר מהפורטל)
- המסמך יוסר מתצוגת הלקוח
העלאת מסמכים על ידי לקוחות#
לקוחות שהקישור שלהם מאפשר העלאות יכולים להעלות מסמכים:
- גודל קובץ מרבי: 10 מ"ב (MB) לקובץ
- פורמטים נתמכים: PDF, DOC, DOCX, TXT, תמונות, Excel
- מסמכים שהועלו מתווספים למסמכי התיק, אך אינם משותפים חזרה עם הלקוח
- עורך הדין האחראי (או בעלי המשרד ומנהלי המערכת, אם אין גורם אחראי מוגדר) מקבל התראה, וההעלאה מתווספת לציר הזמן של התיק
- לאחר מכן תוכלו לשתף אותם חזרה, לנתח אותם באמצעות AI או לתייק אותם בתיקייה
גישה למספר תיקים#
לקוח יכול לקבל גישה בפורטל למספר תיקים במשרד שלכם. כאשר קיימים קישורים פעילים עבור מספר תיקים, הלקוח יכול להשתמש באפשרות החלף תיק כדי לעבור ביניהם.
ניהול וביטול גישה#
לחצו על שתף עם לקוח בתיק כדי לצפות ברשימת קישורים פעילים לפורטל. עבור כל קישור תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:
- העתק קישור או פתח פורטל
- ערוך הרשאות
- הארך גישה ב-30 יום
- בטל גישה
כל קישור מציג גם מתי תוקפו פג ומתי הלקוח פתח אותו לאחרונה.
הערה
ביטול הגישה הוא מיידי. קישור הקסם של הלקוח יפסיק לפעול.
אבטחה#
- הגישה לפורטל משתמשת באימות מבוסס אסימון (token-based authentication) — אין סיסמאות שנשמרות
- כל קישור גישה הוא ייחודי ומשויך ללקוח ולתיק ספציפיים
- קישורי הגישה פגים לאחר 30 יום אלא אם תאריכו אותם
- העלאות של לקוחות והודעות, לצד התשובות שלכם, מתועדות בציר הזמן של התיק, ותוכלו לראות מתי נעשה שימוש לאחרונה בכל קישור
- המסמכים מועברים באמצעות חיבורים מוצפנים