מה מוצג בסרטון
- אתר האינטרנט, עמוד יצירת הקשר, Lawzana Directory: כל פנייה מגיעה לכאן.
- פלוי מקבלת התראה מכל אחד מהם.
- כעבור שתי דקות, עוזר הקליטה משיב בקישור מאובטח.
- בארוחת הצהריים, לוקאס עונה על שאלות הנדל״ן.
- הוא מעלה ארבעה מסמכים. בלי חשבון, בלי אפליקציה.
- ואז הוא אומר לפלוי שהוא מוכן לדבר.
- למחרת בבוקר, הפנייה התקדמה מעצמה.
- Flow בדק אם קיים ניגוד עניינים לגביו ולגבי היזם.
- הבינה המלאכותית קראה את כל ארבעת המסמכים: סיכום ועובדות מרכזיות.
- שאלו מה צריך להבהיר בשיחה. כל נקודה כוללת הפניה לעמוד הרלוונטי.
- לאחר השיחה, פלוי מתעדת אותה בשורה אחת.
- המכתב מבוסס על תבנית הנדל״ן של המשרד, ופרטי הלקוח, התיק ושכר הטרחה כבר ממולאים בו.
- כשלוקאס מסכים, לחיצה אחת הופכת את הפנייה לתיק.
- הפרטים, המסמכים והעובדות המרכזיות שלו כבר במערכת.
מה מוצג בסרטון
- כל התיקים מרוכזים בלוח אחד, מהקליטה ועד החתימה.
- פלוי גוררת את עסקת הרכישה של לוקאס לשלב הבדיקה.
- היא מוסיפה את תאריך החתימה פעם אחת, עם תזכורת 3 ימים לפניו.
- הוא מצטרף לכל שאר המועדים ביומן המשרד.
- היא משתפת את התיק עם לוקאס בפורטל מאובטח.
- הוא שולח לשם את ה-SPA המתוקן, ולא בדוא״ל.
- למחרת בבוקר, מסך הבית מציג מה השתנה ומה ממתין לטיפול.
- הזמן נרשם בתיק תוך שניות ספורות.
- שכר הטרחה הקבוע הופך לחשבונית, שמופקת ונשלחת בדוא״ל ללוקאס מתוך התיק.
מה מוצג בסרטון
- פלוי מריצה את הפלייבוק של הסכם הרכישה על טיוטת ה-SPA.
- שש בדיקות במעבר אחד, לכל אחת סטטוס.
- כל ממצא מצטט את הסעיף, מציין את הסיכון ומציע נוסח.
- בדקו בעצמכם כל ציטוט מול העמוד.
- הפלייבוקים מגיעים מוכנים מראש לפי תחום עיסוק. אפשר לערוך כל כלל.
- Fact Grid מציג זה לצד זה תאריכים, צדדים וסכומים מכל ארבעת המסמכים.
- השינוי במחיר בולט.
- שאלו שאלה על התיק כולו במילים פשוטות.
- התשובה מתבססת על שלושה מסמכים ומפנה לכל עמוד.
- לאחר מכן, בקשו ממנו לנסח את דוא״ל העדכון ללוקאס.
תחילת העבודה עם Lawzana Flow
ברוכים הבאים ל-Lawzana Flow, מערכת לניהול משרד עבור עורכי דין עצמאיים ומשרדים קטנים. לידים, תיקים, מסמכים, שעות עבודה, חשבוניות ופורטל הלקוחות מרוכזים כולם במקום אחד, בליווי בינה מלאכותית הקוראת את המסמכים שלכם ומסייעת בניסוח. מדריך זה ילווה אתכם בצעדיכם הראשונים.
פתיחת החשבון שלכם#
כל משרד מתחיל ב-Free plan. אין תקופת ניסיון שתפוג ואין צורך להזין כרטיס אשראי.
- היכנסו אל flow.lawzana.com ולחצו על Create your free account
- הזינו את שמכם, כתובת הדוא"ל, סיסמה, שם המשרד שלכם ותחום העיסוק העיקרי שלו (או לחצו על Continue with Google או Continue with Microsoft)
- תוכלו לציין מה הביא אתכם אל Flow, או לדלג על שלב זה
- אם נרשמתם באמצעות דוא"ל, לחצו על קישור האימות שנשלח אליכם ולאחר מכן התחברו
תגיעו לעמוד ה-Home, שבו רשימת משימות קצרה תחת Get set up תציע לכם את הצעדים הראשונים: פתיחת התיק הראשון שלכם, הוספת המועד האחרון הבא שלו, העלאת מסמך, והזמנת עמית או שיתוף עם לקוח. קיים גם שלב Set up invoicing, אותו רק בעלים ומנהלים (admins) יכולים להשלים; עבור כל היתר הוא יוצג מראש כמבוצע. תוכלו לבצע משימות אלה בכל סדר שתרצו, או להסתיר את הכרטיס. הכרטיס מכיל גם קישור לתיאום שיחת הדרכה והגדרה חינמית עם הצוות שלנו.
סביבת העבודה שלכם נפתחת עם תיק לדוגמה וליד לדוגמה, המסומנים כ-"Demo", כדי שתוכלו להתרשם מהמערכת. בעלים ומנהלים יכולים להסיר אותם באמצעות Clear demo data בכרטיס ההגדרה; כמו כן, Flow מסירה תיק לדוגמה שלא בוצע בו כל שינוי לאחר 30 יום.
המערכת Flow זמינה באנגלית, ספרדית וצרפתית. ניתן להחליף שפה מהתפריט שמתחת לשמכם.
הגדרת חיוב וחשבוניות#
אם בכוונתכם לחייב לקוחות מתוך Flow, בצעו הגדרה זו פעם אחת, לפני שמישהו יתחיל ברישום שעות. שלב ה-Set up invoicing בכרטיס ה-Get set up פותח את Settings → Invoicing & rates, שבו בעלים או מנהל מגדירים:
- את מטבע החיוב שלכם, תעריף שעתי ברירת מחדל ותנאי תשלום
- את מרווח החיוב ועיגול הזמנים עבור רישום שעות
- תעריף שעתי עבור כל עובד המייצר הכנסה (fee earner)
- שיעור מס ברירת מחדל ושם המס שיודפס על גבי החשבוניות (לדוגמה, מע"מ)
- קידומת מספרי החשבוניות ומספר העוסק/ח.פ. של משרדכם
- הוראות תשלום, כגון פרטי חשבון הבנק שלכם, שיודפסו על גבי כל חשבונית
לחצו על Save invoicing settings. השלב יסומן כהושלם לאחר שמירת טופס זה, או ברגע שתופק במשרדכם החשבונית הראשונה. עמוד ה-Billing בסרגל הצידי מציג את אותם שלבי פתיחה עד לרישום הפעילות הראשון. עיינו ב-Settings וב-Invoicing.
מעבר מאינדקס Lawzana#
אם משרדכם רשום ב-lawzana.com, אין צורך להירשם בנפרד. לחצו על Open in Flow מתוך ליד בלוח הבקרה שלכם ב-Lawzana:
- בפעם הראשונה: מסך אישור יחיד מציג את המשרד, הליד ואת האזור שבו יישמרו המסמכים שלכם (United States, Europe או Asia Pacific, שנבחרו מראש בהתאם למדינת המשרד שלכם; לא ניתן לשנות זאת בהמשך). לאחר מכן Flow יוצרת את סביבת העבודה בחינם (Free), מחברת אתכם ללא צורך בסיסמה ופותחת את הליד. לידים והודעות מ-90 הימים האחרונים ייובאו עמו; בחרו באפשרות Import older leads too אם ברצונכם לייבא נתונים ישנים יותר.
- לאחר מכן: ברגע שמשרדכם מחובר, לחיצה על Open in Flow מובילה ישירות לתיק הליד.
במסלול זה אין אשף הגדרה ראשונית. תוכנית אינדקס בתשלום מוסיפה לסביבת העבודה שלכם גם מושבים (seats) למשתמשים ב-Flow וקרדיטים לשימוש ב-AI (עיינו ב-Billing & Plans).
אזור אחסון הקבצים (File Storage Region)#
| Region | Location |
|---|---|
| United States | Iowa, United States |
| Europe | Belgium |
| Asia Pacific | Singapore |
משרדים שנרשמים ישירות דרך flow.lawzana.com מאחסנים את קובציהם באזור Europe. תוכלו לראות את האזור שלכם ב-Settings → General, תחת File Storage Region.
Home#
Home הוא עמוד הפתיחה שלכם. בזמן תהליך ההגדרה הראשוני יוצג בו צ'ק-ליסט ה-Get set up. מדי יום מוצגים בו Needs attention, Deadlines & hearings, לידים בסטטוס Waiting for a reply, Matter updates, My week ותזכורות הלידים שלכם (Reminders), לצד כפתורים מהירים לפתיחת תיק, רישום שעות, הוספת מועד אחרון או העלאת קובץ.
ניווט במערכת#
הסרגל הצידי השמאלי מעניק לכם גישה מהירה לכל אזור במערכת:
| Section | What It Does |
|---|---|
| Home | רשימת המשימות להגדרה ונושאים הדורשים טיפול היום |
| Leads | לקוחות פוטנציאליים ופניות חדשות |
| Matters | התיקים והעניינים הפעילים שלכם |
| Calendar | מועדים סופיים ותזכורות לטיפול בלידים |
| Contacts | אנשי קשר וחברות |
| Documents | אזורי Files, Drafts & templates ו-Prompts & playbooks |
| Assistant | צ'אט מסייע AI במסך מלא |
| Email Review | הודעות דוא"ל שהועברו וממתינות לתיוק על ידכם (מוצג רק כאשר קיימות הודעות) |
| Billing | עבודה שלא חויבה, חשבוניות שלא שולמו, תשלומים, חשבונות נאמנות וייצוא לרואה חשבון (בעלים ומנהלים) |
| Conflicts | בדיקות ניגוד עניינים (בעלים ומנהלים; אחרים רואים זאת רק כאשר ישנה בדיקה ממתינה) |
| Notifications | התראות ועדכונים אחרונים |
| Help | תמיכה ומדריכים |
| Settings | הגדרות המשרד (בעלים ומנהלים) |
התיק הראשון שלכם#
- עברו אל Leads בסרגל הצידי
- לחצו על New Lead והזינו את פרטי הלקוח הפוטנציאלי
- כאשר הליד מבשיל והופך ללקוח, לחצו על Convert בעמוד הליד
- הגדירו כותרת עבור התיק ולחצו על Create Matter
לחלופין, פתחו תיק ישירות:
- עברו אל Matters בסרגל הצידי
- לחצו על New matter
- מלאו את הכותרת ואת שם הלקוח, ובמידת הצורך גם את תחום העיסוק ואת המועד האחרון הבא
- התיק ייווצר בשלב ברירת המחדל של צינור העבודה (pipeline) שלכם
העלאת המסמך הראשון שלכם#
- פתחו תיק ועברו ללשונית Documents
- לחצו על Upload או גררו ושחררו קבצים
- פורמטים נתמכים: PDF, Word, Excel, PowerPoint, קובצי דוא"ל (.eml, .msg), קובצי טקסט ותמונות
- גודל קובץ מרבי: 25 MB
- לאחר ההעלאה, Lawzana Flow קוראת מסמכים נתמכים ומחלצת מתוכם עובדות מפתח (תאריכים, שמות, סכומים, טענות)
לאחר מכן תוכלו:
- להפיק סיכום בלחיצה אחת באמצעות Generate Summary
- לסקור את עובדות המפתח (key facts), כשכל אחת מהן מקושרת למקורה
- להשתמש באפשרות Chat with the document כדי להציג שאלות לגבי תוכנו של המסמך
מה הלאה?#
- Lead Management: למדו כיצד לנהל את צינור הלידים שלכם
- Matter Management: נהלו תיקים באמצעות לוחות Kanban
- AI Features: גלו את יכולות ניתוח המסמכים המבוססות על AI
- Team & Roles: הגדירו את צוות המשרד שלכם עם ההרשאות המתאימות
- Invoicing: חייבו את לקוחותיכם מתוך התיק
- Settings: הגדירו את תהליכי העבודה במשרדכם