Mitä video näyttää
- Verkkosivusto, yhteydenottosivu, Lawzana Directory: jokainen yhteydenottopyyntö saapuu tänne.
- Ploy saa ilmoituksen, tulipa pyyntö mistä tahansa niistä.
- Kaksi minuuttia myöhemmin alkukartoitusavustaja vastaa suojatulla linkillä.
- Lounaalla Lukas vastaa kiinteistöä koskeviin kysymyksiin.
- Hän lataa palveluun neljä asiakirjaa. Ei tiliä, ei sovellusta.
- Sitten hän kertoo Ploylle olevansa valmis keskustelemaan.
- Seuraavana aamuna yhteydenottopyyntö on edennyt itsestään.
- Flow teki esteellisyystarkistuksen hänestä ja rakennuttajasta.
- Tekoäly luki kaikki neljä asiakirjaa: yhteenveto ja keskeiset seikat.
- Kysy, mitä puhelussa kannattaa tarkentaa. Jokaisessa kohdassa on sivuviite.
- Puhelun jälkeen Ploy kirjaa sen yhdelle riville.
- Sopimuksen pohjana on toimiston kiinteistöasioiden mallipohja, johon asiakkaan, toimeksiannon ja palkkion tiedot on täytetty valmiiksi.
- Kun Lukas suostuu, yhteydenottopyyntö muuttuu yhdellä napsautuksella toimeksiannoksi.
- Hänen tietonsa, asiakirjansa ja keskeiset seikat ovat jo mukana.
Mitä video näyttää
- Jokainen toimeksianto on samalla taululla alkukartoituksesta allekirjoitukseen.
- Ploy vetää Lukasin asuntokaupan Tarkistus-vaiheeseen.
- Hän lisää allekirjoituspäivän kerran ja muistutuksen 3 päivää sitä ennen.
- Se lisätään toimiston kalenteriin muiden määräaikojen joukkoon.
- Hän jakaa toimeksiannon Lukasin kanssa suojatussa portaalissa.
- Hän lähettää muokatun SPA:n sinne, ei sähköpostilla.
- Seuraavana aamuna Etusivu näyttää, mikä on muuttunut ja mikä erääntyy.
- Työaika kirjataan toimeksiannolle muutamassa sekunnissa.
- Kiinteästä palkkiosta tehdään lasku, joka viimeistellään ja lähetetään sähköpostitse Lukasille suoraan toimeksiannosta.
Mitä video näyttää
- Ploy ajaa kauppasopimusten playbookin SPA-luonnokseen.
- Kuusi tarkistusta yhdellä kertaa, jokaisella oma tilansa.
- Jokaisessa havainnossa lainataan sopimusehtoa, yksilöidään riski ja ehdotetaan sanamuotoa.
- Vertaa jokaista lainausta itse sivuun.
- Playbookit ovat valmiina oikeudenaloittain. Jokaista sääntöä voi muokata.
- Fact Grid asettaa kaikkien neljän asiakirjan päivämäärät, osapuolet ja summat rinnakkain.
- Hinnanmuutos erottuu selvästi.
- Esitä kysymys koko toimeksiannosta selkein sanoin.
- Vastaus perustuu kolmeen asiakirjaan ja sisältää sivukohtaiset lähdeviitteet.
- Pyydä sitä sitten luonnostelemaan Lukasille sähköposti tilanteen etenemisestä.
Lawzana Flow -palvelun käytön aloittaminen
Tervetuloa Lawzana Flow -palveluun, asianhallintajärjestelmään itsenäisille ammatinharjoittajille ja pienille asianajotoimistoille. Liidit, toimeksiannot, asiakirjat, ajankäyttö, laskut ja asiakasportaali sijaitsevat kaikki yhdessä paikassa tekoälyn tukemana, joka lukee asiakirjojasi ja auttaa luonnostelussa. Tämä opas opastaa sinut ensiaskeleidesi läpi.
Tilin luominen#
Jokainen toimisto aloittaa Ilmaisella sopimuksella (Free plan). Kokeilujakso ei vanhene, eikä luottokorttitietoja tarvitse syöttää.
- Siirry osoitteeseen flow.lawzana.com ja napsauta Create your free account
- Syötä nimesi, sähköpostiosoitteesi, salasana, toimistosi nimi ja sen pääasiallinen oikeudenala (tai napsauta Continue with Google tai Continue with Microsoft)
- Voit halutessasi kertoa, mikä tuo sinut Flow’hun, tai ohittaa tämän vaiheen
- Jos rekisteröidyit sähköpostitse, napsauta sinulle lähettämäämme vahvistuslinkkiä ja kirjaudu sitten sisään
Päädyt Koti-näkymään (Home), jossa lyhyt Määritä asetukset (Get set up) -tarkistuslista ehdottaa ensimmäisiä vaiheita: luo ensimmäinen toimeksiantosi, lisää sen seuraava määräaika, lataa asiakirja ja kutsu kollega tai jaa kohde asiakkaalle. Mukana on myös Määritä laskutus (Set up invoicing) -vaihe, jonka vain omistajat ja ylläpitäjät voivat suorittaa; kaikille muille se näkyy jo valmiina. Voit tehdä toimenpiteet missä tahansa järjestyksessä tai piilottaa kortin. Kortissa on myös linkki, josta voit varata maksuttoman käyttöönottopuhelun tiimimme kanssa.
Työtilassasi on valmiina esimerkkitoimeksianto ja esimerkkiliidi, jotka on merkitty sanalla "Demo", jotta voit tutustua järjestelmään. Omistajat ja ylläpitäjät voivat poistaa ne käyttöönottokortin kohdasta Clear demo data; Flow poistaa koskemattoman esimerkkitoimeksiannon myös automaattisesti 30 päivän kuluttua.
Flow on saatavilla englanniksi, espanjaksi ja ranskaksi. Voit vaihtaa kielen nimesi alla olevasta valikosta.
Laskutuksen määrittäminen#
Jos laskutat asiakkaita Flow’sta käsin, tee tämä kerran ennen kuin kukaan kirjaa työtunteja. Määritä asetukset -kortin Set up invoicing -vaihe avaa kohdan Asetukset → Laskutus ja hinnat (Settings → Invoicing & rates), jossa omistaja tai ylläpitäjä määrittää seuraavat tiedot:
- Laskutusvaluutta, oletustuntihinta ja maksuehdot
- Työajan laskutusväli ja pyöristys
- Tuntihinta kullekin asiantuntijalle
- Oletusverokanta ja laskuissa näkyvä veron nimi (esimerkiksi ALV)
- Laskunumeron etuliite ja toimistosi Y-tunnus tai verotunniste
- Maksutiedot, kuten pankkiyhteytesi, jotka tulostuvat jokaiselle laskulle
Napsauta Tallenna laskutusasetukset (Save invoicing settings). Vaihe katsotaan suoritetuksi, kun tämä lomake on tallennettu tai kun toimistollasi on vähintään yksi lasku. Sivupalkin Laskutus-sivulla (Billing) näkyvät samat aloitusvaiheet, kunnes järjestelmään on kirjattu jotakin. Katso Asetukset ja Laskutus.
Siirtyminen Lawzana-hakemistosta#
Jos toimistosi on listattu sivustolla lawzana.com, sinun ei tarvitse rekisteröityä erikseen. Napsauta Avaa Flow’ssa (Open in Flow) Lawzana-hallintapaneelisi liidin kohdalla:
- Ensimmäisellä kerralla: yksi vahvistusnäyttö näyttää toimiston, liidin ja tiedostojesi tallennuspaikan (Yhdysvallat, Eurooppa tai Aasian ja Tyynenmeren alue, joka on esivalittu toimistosi maan perusteella; tätä ei voi muuttaa myöhemmin). Flow luo sen jälkeen ilmaisen työtilasi, kirjaa sinut sisään ilman salasanaa ja avaa liidin. Viimeisten 90 päivän liidit ja viestit tuodaan mukana; valitse Tuo myös vanhemmat liidit (Import older leads too), jos haluat siirtää enemmän tietoja.
- Tämän jälkeen: kun toimistosi on yhdistetty, Avaa Flow’ssa ohjaa suoraan kyseisen liidin tietoihin.
Tätä polkua käytettäessä käyttöönotto-ohjattua toimintoa ei näytetä. Maksullinen hakemistosopimus lisää työtilaasi myös Flow-käyttäjäpaikkoja ja AI-krediittejä (katso Laskutus ja sopimukset).
Tiedostojen tallennusalue#
| Alue | Sijainti |
|---|---|
| Yhdysvallat | Iowa, Yhdysvallat |
| Eurooppa | Belgia |
| Aasian ja Tyynenmeren alue | Singapore |
Toimistot, jotka rekisteröityvät suoraan osoitteessa flow.lawzana.com, tallentavat tiedostonsa Euroopan alueelle. Näet alueesi kohdasta Asetukset → Yleiset (Settings → General), kohdasta Tiedostojen tallennusalue (File Storage Region).
Koti#
Koti (Home) on aloitussivusi. Käyttöönoton aikana se näyttää Määritä asetukset -tarkistuslistan. Joka päivä siinä näkyvät kohdat Huomiota vaativat (Needs attention), Määräajat ja istunnot (Deadlines & hearings), Vastausta odottavat liidit (Waiting for a reply), Toimeksiantojen päivitykset (Matter updates), Oma viikkoni (My week) ja liidien Muistutukset (Reminders) sekä pikapainikkeet toimeksiannon lisäämiseen, ajan kirjaamiseen, määräajan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen.
Navigointi#
Vasemmanpuoleinen sivupalkki tarjoaa nopean pääsyn kaikkiin osioihin:
| Osio | Mitä se tekee |
|---|---|
| Koti (Home) | Käyttöönottotarkistuslista ja asiat, jotka vaativat huomiota tänään |
| Liidit (Leads) | Potentiaaliset asiakkaat ja yhteydenotot |
| Toimeksiannot (Matters) | Aktiiviset juttusi ja toimeksiantosi |
| Kalenteri (Calendar) | Määräajat ja liidien muistutukset |
| Yhteystiedot (Contacts) | Henkilöt ja yritykset |
| Asiakirjat (Documents) | Omat Tiedostot (Files), Luonnokset ja pohjat (Drafts & templates) sekä Kehotteet ja pelikirjat (Prompts & playbooks) |
| Assistentti (Assistant) | Koko ruudun AI-assistenttikeskustelu |
| Sähköpostien tarkistus (Email Review) | Edelleenlähetetyt sähköpostit, jotka odottavat arkistointia (näytetään vain silloin, kun niitä on) |
| Laskutus (Billing) | Laskuttamaton työ, maksamattomat laskut, maksut, asiakasvaratilit ja vienti kirjanpitäjälle (omistajat ja ylläpitäjät) |
| Esteellisyydet (Conflicts) | Esteellisyystarkistukset (omistajat ja ylläpitäjät; muille näkyvissä vain, kun esteellisyysasia odottaa käsittelyä) |
| Ilmoitukset (Notifications) | Viimeisimmät hälytykset ja päivitykset |
| Ohje (Help) | Tuki ja dokumentaatio |
| Asetukset (Settings) | Toimiston asetukset (omistajat ja ylläpitäjät) |
Ensimmäinen toimeksiantosi#
- Siirry sivupalkista kohtaan Liidit (Leads)
- Napsauta Uusi liidi (New Lead) ja syötä potentiaalisen asiakkaan tiedot
- Kun liidistä tulee asiakas, napsauta liidin sivulla Muunna (Convert)
- Määritä toimeksiannolle otsikko ja napsauta Luo toimeksianto (Create Matter)
Tai luo toimeksianto suoraan:
- Siirry sivupalkista kohtaan Toimeksiannot (Matters)
- Napsauta Uusi toimeksianto (New matter)
- Täytä otsikko ja asiakkaan nimi sekä valinnaisesti oikeudenala ja seuraava määräaika
- Toimeksianto luodaan prosessiputkesi oletusvaiheeseen
Ensimmäisen asiakirjan lataaminen#
- Avaa toimeksianto ja siirry Asiakirjat-välilehdelle (Documents)
- Napsauta Lataa (Upload) tai vedä ja pudota tiedostoja
- Tuetut tiedostomuodot: PDF, Word, Excel, PowerPoint, sähköpostitiedostot (.eml, .msg), tekstitiedostot ja kuvat
- Tiedoston enimmäiskoko: 25 Mt
- Lataamisen jälkeen Lawzana Flow lukee tuetut asiakirjat ja poimii niistä keskeiset faktat (päivämäärät, nimet, summat, vaatimukset)
Voit tämän jälkeen:
- Luoda yhteenvedon (Generate Summary) yhdellä napsautuksella
- Tarkastella keskeisiä faktoja ja niiden lähteitä
- Keskustella asiakirjan kanssa (Chat with the document) kysyäksesi kysymyksiä sen sisällöstä
Mitä seuraavaksi?#
- Liidien hallinta: Opi hallitsemaan liidiputkeasi
- Toimeksiantojen hallinta: Järjestä jutut Kanban-tauluilla
- Tekoälyominaisuudet: Tutustu tekoälypohjaiseen asiakirja-analyysiin
- Tiimi ja roolit: Määritä tiimisi ja asianmukaiset käyttöoikeudet
- Laskutus: Laskuta asiakkaitasi suoraan toimeksiannolta
- Asetukset: Määritä toimistosi työnkulut