Tiimi ja roolit

Lawzana Flow tukee usean käyttäjän tiimejä ja roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa. Tässä oppaassa käsitellään tiimin jäsenten kutsumista, roolien määrittämistä ja käyttöoikeuksien hallintaa.

Käyttäjäroolit#

Jokaisella tiimin jäsenellä on yksi neljästä roolista laajimmista oikeuksista suppeimpiin:

Rooli	Käyttöoikeudet
Omistaja (Owner)	Täydet käyttöoikeudet kaikkeen, mukaan lukien tilaukseen, laskutusportaaliin ja lokitietoihin (audit logs). Vain yksi omistaja organisaatiota kohden.
Ylläpitäjä (Admin)	Hallitse tiimin jäseniä, organisaation asetuksia, työnkulkuja ja integraatioita sekä tekoälyn lisäkäytön asetusta. Kirjaa maksuja, tarkastele toimiston laskutustietoja ja hallitse asiakasvaratilejä. Ei voi muuttaa tilauspakettia tai maksutapaa.
Jäsen (Member)	Työskentele liidien, toimeksiantojen, asiakirjojen, yhteystietojen ja luonnosten parissa. Kirjaa aikaa ja kuluja sekä laadi ja lähetä laskuja. Ei voi muuttaa toimiston laajuisia asetuksia, kirjata maksuja tai hallita tiimiä.
Katselija (Viewer)	Vain lukuoikeus. Ei voi luoda tai muokata liidejä, toimeksiantoja, asiakirjoja, yhteystietoja tai luonnoksia.

Se, mitä liidejä ja toimeksiantoja jäsenet ja katselijat näkevät, riippuu kohdan Asetukset → Käyttöoikeudet kohdasta Tietueiden näkyvyys: vain heille osoitetut tai heidän kanssaan jaetut (oletus) tai kaikki toimiston tiedot. Omistajat ja ylläpitäjät näkevät kaikki liidit ja toimeksiannot, lukuun ottamatta toimeksiantoja, joita rajoittaa heidät poissulkeva kiinankuuri (ethical wall).

Tiimin jäsenten kutsuminen#

Siirry kohtaan Asetukset → Jäsenet
Napsauta Kutsu jäsen
Anna henkilön sähköpostiosoite
Valitse rooli (Ylläpitäjä, Jäsen tai Katselija)
Napsauta Lähetä kutsu

Kutsuttu henkilö saa sähköpostitse linkin organisaatioonne liittymistä varten. Jos hänellä ei ole Lawzana Flow -tiliä, hän luo sellaisen hyväksyessään kutsun. Kutsut vanhenevat 7 päivän kuluttua; voit lähettää ne uudelleen Odottavat kutsut -luettelosta.

Kuinka monta henkilöä voit kutsua#

Free-tilaus kattaa 2 tiimin jäsentä sinut mukaan lukien, ja odottavat kutsut lasketaan mukaan tähän rajaan. Essentials- ja Advanced-tilauksissa ei ole jäsenrajoitusta; jokainen jäsen on maksullinen käyttäjäpaikka. Lawzana Directoryyn yhdistetyt toimistot saattavat saada lisäpaikkoja Directory-tilauksensa kautta.

Tiimin jäsenten hallinta#

Jäsenen roolin muuttaminen#

Siirry kohtaan Asetukset → Jäsenet
Etsi tiimin jäsen
Avaa hänen nimensä vieressä oleva Lisää vaihtoehtoja -valikko
Valitse Tee ylläpitäjäksi, Tee jäseneksi tai Tee katselijaksi

Huomautus

Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat muuttaa rooleja, eivätkä ylläpitäjät voi muuttaa omistajaa. Omistajan roolia ei voi siirtää toiselle sovelluksen sisällä; omistajuuden siirtämiseksi ota yhteyttä tukeen.

Tiimin jäsenen poistaminen#

Siirry kohtaan Asetukset → Jäsenet
Etsi tiimin jäsen
Napsauta Poista tiimistä valikossa Lisää vaihtoehtoja
Voit halutessasi valita henkilön, joka ottaa hoitaakseen hänen liidinsä ja toimeksiantonsa
Vahvista valitsemalla Poista jäsen

Poistetut jäsenet menettävät pääsyn välittömästi. Heidän aiempi toimintansa (muistiinpanot, lataukset, muutokset) säilytetään järjestelmässä.

Ryhmät#

Järjestä tiimin jäsenet ryhmiin:

Siirry kohtaan Asetukset → Ryhmät
Napsauta Uusi ryhmä
Nimeä ryhmä ja lisää jäsenet
Määritä tarvittaessa ryhmänvetäjä

Ryhmät ovat hyödyllisiä:

Liidin tai toimeksiannon jakamiseen usealle henkilölle kerralla
Osastokohtaiseen organisointiin

Tilin sulkeminen#

Jos haluat sulkea toimistosi tilin tai siirtää omistajuuden, ota yhteyttä tukeen osoitteessa [email protected].

Käyttöoikeuksien yksityiskohdat#

Mitä kukin rooli voi tehdä#

Toiminto	Owner	Admin	Member	Viewer
Tarkastella liidejä ja toimeksiantoja, joihin on pääsy	✓	✓	✓	✓
Luoda/muokata liidejä	✓	✓	✓	✗
Luoda/muokata toimeksiantoja	✓	✓	✓	✗
Ladata asiakirjoja	✓	✓	✓	✗
Luoda/muokata luonnoksia	✓	✓	✓	✗
Hallita yhteystietoja	✓	✓	✓	✗
Poistaa liidejä, toimeksiantoja, asiakirjoja ja yhteystietoja	✓	✓	✗	✗
Kutsua tiimin jäseniä	✓	✓	✗	✗
Hallita asetuksia	✓	✓	✗	✗
Määrittää integraatioita (verkkosivustowidgetin avain on vain Omistajalle)	✓	✓	✗	✗
Hallita tekoälyn lisäkäytön asetusta	✓	✓	✗	✗
Muuttaa tilausta, peruuttaa tai avata laskutusportaali	✓	✗	✗	✗
Tarkastella lokitietoja (audit logs)	✓	✗	✗	✗

Laskutusoikeudet#

Laskutuksessa noudatetaan yhtä sääntöä: kuka tahansa toimeksiannon parissa työskentelevä voi kirjata aikaa sekä laatia ja lähettää laskuja, mutta vain omistajat ja ylläpitäjät käsittelevät rahaa sen realisoituessa – eli maksuja, alaskirjauksia, mitätöintejä, asiakasvaroja ja toimiston talouslukuja.

Toiminto	Owner	Admin	Member	Viewer
Nähdä toimeksiannon ajankäyttö, kulut ja laskut	✓	✓	✓	✓
Kirjata aikaa, käyttää ajastinta, lisätä kuluja; muokata tai poistaa omia laskuttamattomia kirjauksia	✓	✓	✓	✗
Muokata tai poistaa kollegan kuluja	✓	✓	✗	✗
Asettaa toimeksiannon palkkiojärjestely ja valuutta sekä asiakkaan laskutustiedot ja laskutushinnat	✓	✓	✓	✗
Luoda, muokata ja poistaa laskuluonnos; vahvistaa se; lähettää se sähköpostitse	✓	✓	✓	✗
Lähettää maksumuistutus laskulta	✓	✓	✓	✗
Tulostaa tai tallentaa lasku PDF-muodossa	✓	✓	✓	✓
Kirjata tai poistaa maksu, alaskirjaus, mitätöinti	✓	✓	✗	✗
Asetukset → Laskutus ja hinnat	✓	✓	✗	✗
Laskutuksen koontinäyttö ja Vienti kirjanpitäjälle	✓	✓	✗	✗
Asiakasvaratilit ja asiakasvarakirjaukset	✓	✓	✗	✗
Zapier-API-avain ja Salli integraatioiden lukea laskutustietoja	✓	✓	✗	✗

Jäsenet tarvitsevat toimeksiantoon myös muokkausoikeuden heille merkittyjä toimintoja varten. Katselijat ja kaikki, joiden kanssa toimeksianto on jaettu vain lukuoikeuksin, näkevät sen ajankäytön, kulut ja laskut ilman niiden muokkaamiseen tarkoitettuja painikkeita. Jäsenet eivät näe Laskutuksen koontinäyttöä, toimeksiannon Asiakasvarat-välilehteä tai toimeksiannon Yleiskatsauksessa olevaa laskuttamattoman ajan korttia.

Kiinankuurit (ethical walls) ovat voimassa roolien lisäksi: toimeksiannosta eristetty henkilö ei voi avata sitä, ja sen luvut jätetään pois hänen Laskutuksen koontinäytöstään ja viennistään. Katso Kiinankuurit.