Asiakirjat ja tiedostot

Lawzana Flow tarjoaa kaksi tapaa hallita asiakirjoja: toimeksiantoon liitettynä tai erillisinä tiedostoina Asiakirjat-osiossa. Molemmat tukevat tekoälypohjaista analysointia.

Asiakirjojen lataaminen#

Toimeksiantoon#

1. Avaa toimeksianto ja siirry Asiakirjat-välilehdelle
2. Napsauta Lataa tai vedä ja pudota tiedostot alueelle
3. Asiakirjat liitetään automaattisesti kyseiseen toimeksiantoon

Jos lataushetkellä on valittuna kansio, tiedostot siirtyvät suoraan kyseiseen kansioon.

Asiakirjat-osioon (erilliset tiedostot)#

1. Siirry sivupalkista kohtaan Asiakirjat ja avaa Tiedostot-välilehti
2. Napsauta Lataa tiedostoja tai vedä ja pudota
3. Erillisiä tiedostoja ei ole sidottu mihinkään toimeksiantoon — tämä on hyödyllistä pohjille, viitemateriaaleille tai toimiston yhteisille asiakirjoille. Voit siirtää tiedoston myöhemmin toimeksiantoon toiminnolla Määritä toimeksiantoon.

Tuetut tiedostomuodot#

Tiedostokokorajoitukset#

• Tiimin jäsenten lataukset: Enintään 25 Mt tiedostoa kohden
• Asiakkaiden lataukset (portaalin kautta): Enintään 10 Mt tiedostoa kohden; tuetut muodot: PDF, Word, Excel, teksti tai kuva

Kaksoiskappaleiden lataaminen#

Kun lataat toimeksiantoon tai liidiin tiedoston, joka sisältää jo täsmälleen saman tiedoston, Flow kysyy vahvistusta ennen sen tallentamista. Valitse:

• Peruuta — säilytä vain olemassa oleva asiakirja
• Lataa kopio — tallenna tiedosto uudelleen toisena asiakirjana
• Korvaa aiempi — säilytä olemassa oleva asiakirja kansioineen, portaalijakoineen ja tekoälytuloksineen ja anna sille uusi tiedostonimi

Kun lataat toimeksiantoon useita tiedostoja kerralla, muut tiedostot tallennetaan ensin, ja Flow kysyy jokaisesta kaksoiskappaleesta vuorotellen. Ennen tämän toiminnon käyttöönottoa ladattuja asiakirjoja ei vertailla.

Kansioiden järjestäminen#

Järjestä asiakirjasi kansioihin navigoinnin helpottamiseksi:

1. Napsauta Asiakirjat-välilehdellä Näytä kansiot
2. Napsauta uuden kansion kuvaketta kohdan Kansiot vieressä ja nimeä kansio
3. Siirrä asiakirjoja valitsemalla asiakirjan toiminnoista Siirrä kansioon
4. Käytä kansion valikossa kohtaa Uusi alikansio luodaksesi sisäkkäisiä kansioita; voit myös nimetä uudelleen tai poistaa kansioita samasta valikosta

Tekoälykäsittely#

Kun lataat asiakirjan, jota tekoäly voi lukea, Lawzana Flow lukee sen taustalla ja poimii sen keskeiset faktat. Tekoäly lukee itse tiedoston, joten valokuvat ja skannatut sivut toimivat yhtä lailla kuin kirjoitetut asiakirjat.

Asiakirjat-osiossa kunkin tiedoston kohdalla näkyy sen tila: Odottaa, Teksti poimittu tai Analysoitu.

Tekoälyanalyysi#

Napsauta asiakirjan kohdalla Näytä ja analysoi avataksesi sen tekoälytyökalujen kera. Katso sivulta Tekoälyominaisuudet tarkemmat tiedot seuraavista toiminnoista:

• Yhteenveto — Asiakirjan yleiskatsaus yhdellä napsautuksella
• Faktat — Päivämäärät, osapuolet, vaatimukset, summat
• Tekoälyavustaja — Esitä kysymyksiä asiakirjasta
• Tarkistus — Suorita sääntökirjaan (playbook) perustuva tarkistus ongelmien ja puutteiden varalta
• Entiteetit — Tunnista asiakirjassa mainitut henkilöt ja yritykset sekä lisää heidät yhteystietoihisi tai toimeksiantoon

Asiakirjojen jakaminen asiakkaille#

Asiakirjan jakaminen asiakasportaalin kautta:

1. Avaa toimeksiannon Asiakirjat-välilehti
2. Ota kytkin käyttöön kyseisen asiakirjan Asiakasportaali-sarakkeessa (puhelimella valitse asiakirjan valikosta Jaa portaaliin)
3. Asiakirja tulee näkyviin asiakkaan portaalinäkymään ja saa luettelossasi merkinnän Jaettu
4. Asiakkaat voivat ladata jaetut asiakirjat

Asiakirjojen lataaminen laitteelle#

• Napsauta minkä tahansa asiakirjan vieressä olevaa latauskuvaketta tallentaaksesi kopion
• Asiakirjat ladataan niiden alkuperäisessä muodossa
• Asiakkaat voivat ladata jaettuja asiakirjoja portaalista

Asiakirjojen poistaminen#

1. Napsauta asiakirjan vieressä olevaa poistokuvaketta (puhelimella käytä asiakirjan valikkoa)
2. Vahvista poisto

Vain omistajat ja ylläpitäjät voivat poistaa toimeksiantoasiakirjoja ja erillisiä tiedostoja; liidissä kuka tahansa paitsi katselija voi poistaa asiakirjoja. Erilliset tiedostot voidaan myös poistamisen sijaan arkistoida ja palauttaa.