Asiakirjat ja tiedostot
Lawzana Flow tarjoaa kaksi tapaa hallita asiakirjoja: toimeksiantoon liitettynä tai erillisinä tiedostoina Tiedostot-osiossa. Molemmat tukevat tekoälypohjaista analysointia.
Asiakirjojen lataaminen palveluun#
Toimeksiantoon#
- Avaa toimeksianto ja siirry Asiakirjat-välilehdelle
- Napsauta Lataa asiakirja tai vedä ja pudota tiedostot alueelle
- Asiakirjat liitetään automaattisesti kyseiseen toimeksiantoon
Tiedostot-osioon (erilliset tiedostot)#
- Siirry sivupalkista kohtaan Tiedostot
- Napsauta Lataa tai vedä ja pudota tiedostot
- Erilliset tiedostot eivät ole sidottuja mihinkään toimeksiantoon — hyödyllisiä malleille, lähdemateriaaleille tai koko toimiston yhteisille asiakirjoille
Tuetut tiedostomuodot#
| Muoto | Tiedostopääte | Huomautukset |
|---|---|---|
.pdf |
Tekstipohjaiset PDF-tiedostot toimivat parhaiten. Skannatuista PDF-tiedostoista tekstin poimiminen ei välttämättä onnistu kunnolla. | |
| Word | .doc, .docx |
Täysi tekstin poiminnan tuki |
| Teksti | .txt |
Pelkät tekstitiedostot |
| Kuvat | .png, .jpg, .jpeg |
Vain viitteeksi — rajoitettu tekstin poiminta |
Tiedostokokorajoitukset#
- Tiimin jäsenten lataukset: Enintään 25 Mt tiedostoa kohden
- Asiakkaiden lataukset (portaalin kautta): Enintään 10 Mt tiedostoa kohden
Kansioiden järjestäminen#
Järjestä asiakirjasi kansioihin navigoinnin helpottamiseksi:
- Napsauta Uusi kansio Asiakirjat-välilehdellä
- Nimeä kansio ja valitse halutessasi väri
- Vedä asiakirjat kansioihin tai siirrä ne pikavalikon kautta
- Kansioita voidaan sisällyttää toisiinsa hierarkkisen rakenteen luomiseksi
Tekstin poiminta#
Kun lataat asiakirjan, Lawzana Flow poimii tekstisisällön automaattisesti. Tämä vaaditaan, ennen kuin tekoälyominaisuudet voivat analysoida asiakirjan.
- Tilan ilmaisin: Valintamerkki (✓) tulee näkyviin, kun tekstin poiminta on valmis
- Käsittelyaika: Tavallisille asiakirjoille yleensä muutama sekunti
- Skannatut PDF-tiedostot: Tekstin poiminta ei välttämättä toimi kunnolla — harkitse tekstipohjaisten PDF-tiedostojen käyttöä
Tekoälyanalyysi#
Kun teksti on poimittu, käytettävissä on useita tekoälypohjaisia analyysejä. Katso artikkelista Tekoälyominaisuudet tarkemmat tiedot seuraavista:
- Tekoäly-yhteenveto — Yhdellä napsautuksella luotava asiakirjan yleiskatsaus
- Keskeisten tietojen poiminta — Päivämäärät, nimet, summat, vaatimukset
- Asiakirjakeskustelu — Esitä asiakirjaa koskevia kysymyksiä
- Puuteanalyysi — Havaitse sopimuksista puuttuvat ehdot
- Poikkeamien tunnistus — Vertaa toimiston standardeihin
Asiakirjojen jakaminen asiakkaille#
Asiakirjan jakaminen asiakasportaalin kautta:
- Avaa asiakirja toimeksiannossa
- Kytke Jaa asiakkaalle -valinta päälle
- Asiakirja tulee näkyviin asiakkaan portaalinäkymässä
- Asiakkaat voivat ladata jaetut asiakirjat
Huomautus
Jakaminen määritetään asiakirjakohtaisesti. Voit hallita tarkasti, mitkä asiakirjat kukin asiakas näkee.
Asiakirjojen lataaminen omalle laitteelle#
- Tallenna kopio napsauttamalla minkä tahansa asiakirjan vieressä olevaa Lataa-kuvaketta
- Asiakirjat ladataan niiden alkuperäisessä muodossa
- Asiakkaat voivat ladata jaettuja asiakirjoja portaalista
Asiakirjojen poistaminen#
- Napsauta asiakirjan vieressä olevaa pikavalikkoa (kolme pistettä)
- Valitse Poista
- Vahvista poisto
Huomautus
Asiakirjan poistaminen poistaa myös sen tekoälyanalyysin tulokset. Tätä toimintoa ei voi kumota.