Dokument och filer

Lawzana Flow erbjuder två sätt att hantera dokument: kopplade till ett ärende eller som fristående filer i sektionen Dokument. Båda alternativen stöder AI-baserad analys.

Ladda upp dokument#

Till ett ärende#

1. Öppna ärendet och gå till fliken Dokument
2. Klicka på Ladda upp eller dra och släpp filer till ytan
3. Dokumenten kopplas automatiskt till ärendet

Om en mapp är markerad när du laddar upp hamnar filerna i den mappen.

Till sektionen Dokument (fristående)#

1. Gå till Dokument i sidofältet och öppna fliken Filer
2. Klicka på Ladda upp filer eller dra och släpp
3. Fristående filer är inte kopplade till något ärende – praktiskt för mallar, referensmaterial eller byrågemensamma dokument. Använd Tilldela till ärende senare för att flytta en fil till ett ärende.

Format som stöds#

Filstorleksgränser#

• Uppladdningar av teammedlemmar: Upp till 25 MB per fil
• Uppladdningar av klienter (via portalen): Upp till 10 MB per fil, i formaten PDF, Word, Excel, text eller bild

Dubblettuppladdningar#

När du laddar upp en fil till ett ärende eller ett lead som redan innehåller exakt samma fil, frågar Flow innan den sparas. Välj:

• Avbryt – behåll endast det befintliga dokumentet
• Ladda upp en kopia – spara filen igen som ett andra dokument
• Ersätt befintlig – behåll det befintliga dokumentet, med dess mapp, portaldelning och AI-resultat, och ge det det nya filnamnet

När du laddar upp flera filer till ett ärende samtidigt sparas de övriga först, och Flow frågar sedan om varje dubblett i tur och ordning. Dokument som laddades upp innan denna kontroll infördes matchas inte.

Mapporganisering#

Organisera dina dokument i mappar för enkel navigering:

1. Klicka på Visa mappar under fliken Dokument
2. Klicka på ikonen för ny mapp bredvid Mappar och namnge mappen
3. Flytta dokument med Flytta till mapp i dokumentets åtgärdsmeny
4. Använd Ny undermapp i en mapps meny för att skapa undermappar; du kan även byta namn på eller ta bort mappar där

AI-bearbetning#

När du laddar upp ett dokument som AI:n kan läsa, läser Lawzana Flow det i bakgrunden och extraherar dess viktigaste fakta. AI:n läser själva filen, vilket innebär att foton och skannade sidor fungerar lika bra som maskinskrivna dokument.

I sektionen Dokument visar varje fil sin status: Väntande, Text extraherad eller Analyserad.

AI-analys#

Klicka på Visa och analysera på ett dokument för att öppna det med dess AI-verktyg. Se AI-funktioner för fullständig information om:

• Sammanfattning – Dokumentöversikt med ett klick
• Fakta – Datum, parter, yrkanden, belopp
• AI-assistent – Ställ frågor om dokumentet
• Granskning – Kör en playbook-granskning för att identifiera problem och brister
• Entiteter – Hitta personer och företag som nämns i dokumentet och lägg till dem i dina kontakter eller i ärendet

Dela dokument med klienter#

För att dela ett dokument via klientportalen:

1. Öppna ärendets flik Dokument
2. Aktivera reglaget i kolumnen Klientportal för det aktuella dokumentet (på en mobil väljer du Dela till portal i dokumentets meny)
3. Dokumentet blir synligt i klientens portalvy och markeras som Delat i din lista
4. Klienter kan ladda ned delade dokument

Ladda ned dokument#

• Klicka på ikonen för ladda ned bredvid valfritt dokument för att spara en kopia
• Dokument laddas ned i sitt ursprungliga format
• Klienter kan ladda ned delade dokument från portalen

Ta bort dokument#

1. Klicka på ikonen för ta bort bredvid ett dokument (på en mobil använder du dokumentets meny)
2. Bekräfta borttagningen

Endast ägare och administratörer kan ta bort ärendedokument och fristående filer; i ett lead kan alla utom läsbehöriga ta bort dokument. Fristående filer kan även arkiveras och återställas istället.