নথিপত্র এবং ফাইলসমূহ
Lawzana Flow নথিপত্র পরিচালনার দুটি উপায় সরবরাহ করে: কোনো ম্যাটারের সাথে সংযুক্ত করে, অথবা Documents বিভাগে স্বতন্ত্র (standalone) ফাইল হিসেবে। উভয় ক্ষেত্রেই AI-চালিত বিশ্লেষণ সমর্থিত।
নথিপত্র আপলোড করা#
কোনো ম্যাটারে (To a Matter)#
- সংশ্লিষ্ট ম্যাটারটি খুলুন এবং Documents ট্যাবে যান
- Upload-এ ক্লিক করুন অথবা নির্ধারিত স্থানে ফাইল ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন
- নথিপত্রগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশ্লিষ্ট ম্যাটারের সাথে যুক্ত হয়ে যায়
আপলোড করার সময় কোনো ফোল্ডার নির্বাচন করা থাকলে, ফাইলগুলো সরাসরি সেই ফোল্ডারে জমা হবে।
Documents বিভাগে (স্বতন্ত্র/Standalone)#
- সাইডবারের Documents-এ যান এবং Files ট্যাবটি খুলুন
- Upload Files-এ ক্লিক করুন অথবা ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন
- স্বতন্ত্র ফাইলগুলো কোনো নির্দিষ্ট ম্যাটারের সাথে যুক্ত থাকে না — যা টেমপ্লেট, রেফারেন্স সামগ্রী বা ফার্ম-ব্যাপী ব্যবহারযোগ্য নথির জন্য অত্যন্ত কার্যকর। পরবর্তীতে সেটিকে কোনো ম্যাটারে স্থানান্তর করতে Assign to Matter ব্যবহার করুন।
সমর্থিত ফরম্যাটসমূহ#
| Format | Extension | Notes |
|---|---|---|
.pdf |
স্ক্যান করা PDF সহ AI দ্বারা পাঠযোগ্য | |
| Word | .docx |
AI দ্বারা পাঠযোগ্য |
| Text | .txt, .md, .csv, .json, .xml |
AI দ্বারা পাঠযোগ্য |
| Photos and scans | .jpg, .jpeg, .png, .webp |
PDF-এর মতোই AI দ্বারা পাঠযোগ্য |
| Excel, PowerPoint | .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
সংরক্ষিত থাকে, AI দ্বারা পাঠযোগ্য নয় |
.eml, .msg |
সংরক্ষিত থাকে, AI দ্বারা পাঠযোগ্য নয় | |
| Other | .doc, .rtf, .zip, .gif, .bmp, .avif, .heic |
সংরক্ষিত থাকে, AI দ্বারা পাঠযোগ্য নয় |
ফাইলের আকারের সীমা (File Size Limits)#
- টিম সদস্যদের দ্বারা আপলোড: ফাইল প্রতি সর্বোচ্চ 25 MB
- ক্লায়েন্টদের দ্বারা আপলোড (পোর্টালের মাধ্যমে): PDF, Word, Excel, টেক্সট বা ছবি ফরম্যাটে ফাইল প্রতি সর্বোচ্চ 10 MB
ডুপ্লিকেট আপলোড (Duplicate Uploads)#
আপনি যখন কোনো ম্যাটার বা লিডে এমন একটি ফাইল আপলোড করেন যা হুবহু আগে থেকেই বিদ্যমান, তখন Flow সেটি সংরক্ষণ করার আগে নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখাবে। নির্বাচন করুন:
- Cancel — শুধুমাত্র বিদ্যমান নথিটি বজায় রাখা হবে
- Upload a copy — ফাইলটি দ্বিতীয় একটি নথি হিসেবে পুনরায় সংরক্ষণ করা হবে
- Replace existing — বিদ্যমান নথিটি তার ফোল্ডার, পোর্টাল শেয়ারিং এবং AI ফলাফলসহ অপরিবর্তিত থাকবে এবং সেটিতে নতুন ফাইলের নামটি যুক্ত হবে
আপনি যখন একটি ম্যাটারে একসাথে একাধিক ফাইল আপলোড করেন, তখন অন্যান্য ফাইলগুলো প্রথমে সংরক্ষিত হয় এবং Flow প্রতিটি ডুপ্লিকেট ফাইলের ক্ষেত্রে পর্যায়ক্রমে জানতে চায়। এই যাচাইকরণ ব্যবস্থা চালু হওয়ার আগে আপলোড করা নথিপত্রের ক্ষেত্রে এই মিল খোঁজা হয় না।
ফোল্ডার সংগঠন (Folder Organization)#
সহজে নেভিগেশন করার সুবিধার্থে আপনার নথিপত্রগুলো ফোল্ডারে সাজিয়ে রাখুন:
- Documents ট্যাবে Show folders-এ ক্লিক করুন
- Folders-এর পাশে থাকা নতুন-ফোল্ডার আইকনে ক্লিক করুন এবং ফোল্ডারটির নাম দিন
- নথির অ্যাকশন মেনু থেকে Move to Folder ব্যবহার করে নথি স্থানান্তর করুন
- ফোল্ডারের ভেতরে সাব-ফোল্ডার তৈরি করতে ফোল্ডারের মেনু থেকে New subfolder ব্যবহার করুন; সেখান থেকে আপনি ফোল্ডারের নাম পরিবর্তন বা মুছে ফেলতেও পারবেন
AI প্রসেসিং#
AI পড়তে পারে এমন কোনো নথি আপলোড করা হলে, Lawzana Flow ব্যাকগ্রাউন্ডে সেটি পড়ে এবং এর গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো নিষ্কাশন করে। AI সরাসরি ফাইলটি পড়তে পারে, তাই টাইপ করা নথির পাশাপাশি ছবি এবং স্ক্যান করা পৃষ্ঠার ক্ষেত্রেও এটি একইভাবে কাজ করে।
Documents বিভাগে প্রতিটি ফাইলের বর্তমান অবস্থা প্রদর্শিত হয়: Pending, Text extracted অথবা Analyzed।
AI বিশ্লেষণ (AI Analysis)#
AI টুলস সহ কোনো নথি খোলার জন্য সেটির ওপর View & Analyze-এ ক্লিক করুন। বিস্তারিত জানার জন্য AI-এর সুবিধাসমূহ দেখুন:
- Summary — এক ক্লিকে নথির সারসংক্ষেপ
- Facts — তারিখ, পক্ষসমূহ, দাবি, আর্থিক পরিমাণ
- AI Assistant — নথিটি সম্পর্কে যেকোনো প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন
- Review — কোনো সমস্যা বা ত্রুটি খুঁজে বের করতে প্লেবুক পর্যালোচনা চালান
- Entities — নথিতে উল্লিখিত ব্যক্তি ও প্রতিষ্ঠানসমূহকে চিহ্নিত করুন এবং সেগুলোকে আপনার পরিচিতি বা ম্যাটারে যুক্ত করুন
ক্লায়েন্টদের সাথে নথিপত্র শেয়ার করা#
ক্লায়েন্ট পোর্টালের মাধ্যমে কোনো নথি শেয়ার করতে:
- সংশ্লিষ্ট ম্যাটারের Documents ট্যাবটি খুলুন
- সেই নথির জন্য Client Portal কলামের সুইচটি অন করুন (ফোনে নথির মেনু থেকে Share to Portal নির্বাচন করুন)
- নথিটি ক্লায়েন্টের পোর্টালে দৃশ্যমান হবে এবং আপনার তালিকায় এটি Shared হিসেবে চিহ্নিত থাকবে
- ক্লায়েন্টরা শেয়ার করা নথিপত্র ডাউনলোড করতে পারবেন
নথিপত্র ডাউনলোড করা#
- যেকোনো নথির একটি কপি সংরক্ষণ করতে সেটির পাশের download আইকনে ক্লিক করুন
- নথিপত্রগুলো তাদের মূল ফরম্যাটেই ডাউনলোড হয়
- ক্লায়েন্টরা পোর্টাল থেকে শেয়ার করা নথিপত্র ডাউনলোড করতে পারবেন
নথিপত্র মুছে ফেলা#
- নথির পাশের delete আইকনে ক্লিক করুন (ফোনে নথির মেনু ব্যবহার করুন)
- মুছে ফেলার বিষয়টি নিশ্চিত করুন
শুধুমাত্র ওনার (owner) এবং অ্যাডমিনরা (admin) ম্যাটারের নথিপত্র এবং স্বতন্ত্র ফাইল মুছে ফেলতে পারবেন; কোনো লিডের ক্ষেত্রে ভিউয়ার (viewer) ব্যতীত যে কেউ নথি মুছে ফেলতে পারেন। এছাড়া স্বতন্ত্র ফাইলগুলো মুছে ফেলার পরিবর্তে আর্কাইভ ও পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে।