এই ভিডিওতে যা দেখানো হয়েছে
- প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহ থেকে স্বাক্ষর পর্যন্ত প্রতিটি আইনি বিষয় একই বোর্ডে থাকে।
- Ploy, Lukas-এর ক্রয়ের আইনি বিষয়টি টেনে পর্যালোচনা ধাপে নিয়ে যান।
- তিনি স্বাক্ষরের তারিখ একবারই যোগ করেন, সঙ্গে ৩ দিন আগে একটি রিমাইন্ডার।
- এটি ফার্মের ক্যালেন্ডারে অন্য সব সময়সীমার সঙ্গে যুক্ত হয়।
- তিনি একটি সুরক্ষিত পোর্টালে আইনি বিষয়টি Lukas-এর সঙ্গে শেয়ার করেন।
- তিনি সংশোধিত SPA সেখানেই পাঠান, ইমেইলে নয়।
- পরদিন সকালে, হোম দেখায় কী বদলেছে এবং কী করার সময় হয়েছে।
- কয়েক সেকেন্ডেই সময় আইনি বিষয়টিতে যুক্ত হয়ে যায়।
- ফ্ল্যাট ফি একটি ইনভয়েসে পরিণত হয়, যা আইনি বিষয়টি থেকেই চূড়ান্ত করে Lukas-কে ইমেইল করা হয়।
ম্যাটার বা মামলার ব্যবস্থাপনা
ম্যাটার বা আইনি কাজগুলো হলো Lawzana Flow-এর মূল কেন্দ্রবিন্দু। প্রতিটি ম্যাটার একটি আইনি মামলা, লেনদেন বা দায়িত্বকে নির্দেশ করে। ম্যাটার পরিচালনার জন্য আপনার যা যা জানা প্রয়োজন, তার সবকিছু এই নির্দেশিকায় আলোচনা করা হয়েছে।
নতুন ম্যাটার তৈরি করা#
একদম শুরু থেকে#
১. সাইডবার থেকে Matters-এ যান ২. New matter-এ ক্লিক করুন ৩. বিস্তারিত তথ্য পূরণ করুন:
- Matter Title (আবশ্যক) — মামলা বা ম্যাটারের নাম
- Client Name (আবশ্যক)
- Client Email (ঐচ্ছিক)
- Client Phone (ঐচ্ছিক)
- Practice Area এবং Matter Type — Settings → Practice Areas-এ তৈরি করা তালিকা থেকে নির্বাচন করুন
- Description (ঐচ্ছিক) — সংক্ষিপ্ত বিবরণ
- Next deadline (ঐচ্ছিক) — কী কাজ বাকি আছে, তারিখ এবং ঐচ্ছিক সময় ৪. ম্যাটারটি আপনার ডিফল্ট পর্যায়ে (বিল্ট-ইন টেমপ্লেটের প্রথম পর্যায়) তৈরি হবে
পরবর্তীতে ম্যাটারের হেডারে থাকা Responsible অপশন থেকে দায়িত্বপ্রাপ্ত আইনজীবী নির্বাচন করুন।
কোনো লিড (Lead) থেকে#
১. লিডের বিস্তারিত পাতাটি খুলুন ২. Convert-এ ক্লিক করুন ৩. ম্যাটারের শিরোনাম নির্ধারণ করুন এবং প্রয়োজনে প্র্যাকটিস এরিয়া, ম্যাটারের ধরন ও Assign To নির্বাচন করুন — মক্কেলের বিস্তারিত তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যাবে
ভিউ বা দেখার মাধ্যমসমূহ#
Lawzana Flow-তে আপনার ম্যাটারগুলো দেখার জন্য তিনটি মাধ্যম রয়েছে:
বোর্ড (Board)#
একটি ভিজ্যুয়াল পাইপলাইন যেখানে প্রতিটি কলাম একটি পর্যায় নির্দেশ করে। আপনি যা যা করতে পারবেন:
- পর্যায়গুলোর মধ্যে ম্যাটারগুলো টেনে এনে ছেড়ে দিতে (Drag and drop) পারবেন
- প্রতিটি পর্যায়ে কতটি ম্যাটার রয়েছে তা দেখতে পারবেন
- কাজের চাপ এবং অগ্রগতি দ্রুত মূল্যায়ন করতে পারবেন
তালিকা (List)#
একটি টেবিল যেখানে ম্যাটার, মক্কেল, পর্যায়, পরবর্তী সময়সীমা, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং সর্বশেষ কার্যক্রমের কলামসহ সব ম্যাটার প্রদর্শিত হয়।
ক্যালেন্ডার (Calendar)#
তারিখ অনুযায়ী আপনার ম্যাটারগুলোর সময়সীমা প্রদর্শন করে। লিডের রিমাইন্ডার এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো সাইডবারের Calendar পাতায় পাওয়া যাবে। আসন্ন আদালতের তারিখ, নথি জমা এবং মিটিং ট্র্যাক করার জন্য এটি বেশ কার্যকর।
ম্যাটারের পর্যায়সমূহ (Matter Stages)#
পর্যায়গুলো কোনো একটি ম্যাটারের কাজের ধাপগুলো নির্দেশ করে। সাইন-আপ করার সময় আপনার বেছে নেওয়া প্রধান প্র্যাকটিস এরিয়ার ওপর ভিত্তি করে আপনার প্রাথমিক পর্যায়গুলো নির্ধারিত হয়। সাধারণ প্র্যাকটিস ফার্মগুলো Intake, Discovery, Drafting, Negotiation এবং Closed দিয়ে শুরু করে। পরিবর্তন করতে, Settings → Matter Stages → Apply Template-এ যান এবং নিচের যেকোনো একটি বেছে নিন (একটি টেমপ্লেট প্রয়োগ করলে আপনার বর্তমান পর্যায়গুলো প্রতিস্থাপিত হবে):
লিটিগেশন টেমপ্লেট (Litigation Template)#
| # | পর্যায় | রঙ |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
ট্রানজ্যাকশনাল টেমপ্লেট (Transactional Template)#
| # | পর্যায় | রঙ |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
পারিবারিক আইন টেমপ্লেট (Family Law Template)#
| # | পর্যায় | রঙ |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
ম্যাটারের বিস্তারিত পাতা#
যেকোনো ম্যাটারের বিস্তারিত পাতা খুলতে সেটির ওপর ক্লিক করুন। হেডারে পর্যায়, দায়িত্বপ্রাপ্ত আইনজীবী, ট্যাগ এবং পরবর্তী সময়সীমা প্রদর্শিত হয়, সাথে থাকে Add deadline, Log time, Upload এবং Ask AI বাটন। পাতাটিতে পাঁচটি ট্যাব রয়েছে:
ওভারভিউ (Overview)#
সংক্ষিপ্ত বিবরণীর পাতা যেখানে প্রদর্শিত হয়:
- পরবর্তী সময়সীমাসমূহ, সাথে Mark as done অপশন
- সাম্প্রতিক নথিপত্র
- সর্বশেষ কার্যক্রম এবং নোট
- বিবরণ
- মক্কেলের বিস্তারিত তথ্য, সাথে মক্কেলের যোগাযোগের লিংক এবং মক্কেলের থাকলে তার বিলিং সংক্রান্ত তথ্য
- আনবিল্ড সময় বা যে সময়ের বিল করা হয়নি (মালিক এবং অ্যাডমিনদের জন্য)
- সম্পর্কিত অন্যান্য ম্যাটার
নথিপত্র (Documents)#
এই ম্যাটারের সাথে সংযুক্ত সমস্ত ফাইল পরিচালনা করুন:
- ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ বা ফাইল ব্রাউজারের মাধ্যমে নথিপত্র আপলোড করুন
- ফাইলগুলোকে ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডারে সংগঠিত করুন
- সারসংক্ষেপ তৈরি করতে, মূল তথ্য বের করতে, চ্যাট করতে, প্লেবুক পর্যালোচনা চালাতে অথবা ফাইলে উল্লিখিত ব্যক্তি ও প্রতিষ্ঠানের নাম খুঁজে পেতে যেকোনো নথি খুলুন
- ক্লায়েন্ট পোর্টালে নথিপত্র শেয়ার করুন
- এই ম্যাটারের খসড়াগুলোও এখানে তালিকাভুক্ত থাকে
- সমর্থিত ফরম্যাটসমূহ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ইমেল ফাইল (.eml, .msg), টেক্সট ফাইল এবং ছবি। সম্পূর্ণ তালিকার জন্য Documents দেখুন।
- সর্বোচ্চ আকার: ফাইল প্রতি ২৫ মেগাবাইট (25 MB)
সময়সীমা (Deadlines)#
আদালতের তারিখ, নথি জমার শেষ সময়, মিটিং এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তারিখ ট্র্যাক করুন:
- ধরন, শিরোনাম, তারিখ, ঐচ্ছিক সময়, গুরুত্ব (Priority), অবস্থান, রিমাইন্ডার এবং নোটসহ একটি সময়সীমা যোগ করুন
- গুরুত্বের স্তর (Priority levels): Low, Medium, High, Critical
- স্ট্যাটাস: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- রিমাইন্ডারসমূহ: নির্ধারিত তারিখের নির্দিষ্ট সংখ্যক দিন আগে, দায়িত্বপ্রাপ্ত আইনজীবী একটি রিমাইন্ডার ইমেল এবং অ্যাপে একটি নোটিফিকেশন পাবেন। যখন কেউ দায়িত্বে থাকেন না (বা তারা ম্যাটারটি খুলতে পারেন না), তখন মালিক বা অ্যাডমিনদের মধ্যে যিনি এটি খুলতে পারেন তিনি এই নোটিফিকেশনগুলো পাবেন
- সময়সীমার ধরনগুলো Settings → Milestone Types-এ সেট করা হয়
- মক্কেলদের ম্যাটারের সময়সীমা দেখানোর জন্য তাদের পোর্টাল লিংকে Show milestones চালু করুন
কার্যক্রম (Activity)#
ম্যাটারের একটি কালানুক্রমিক রেকর্ড, যা তিনটি অংশে বিভক্ত:
- টাইমলাইন এবং নোট — নোট, নথি আপলোড, পর্যায় পরিবর্তন, সময়সীমা আপডেট এবং দলের অন্যান্য কার্যক্রম
- ম্যাটারের অংশগ্রহণকারীগণ (Matter Participants) — ম্যাটারের সাথে জড়িত ব্যক্তি এবং প্রতিষ্ঠান (মক্কেল, বিরোধী পক্ষ, সাক্ষী, বিশেষজ্ঞ, আদালত, মধ্যস্থতাকারী, সালিসকারী বা অন্যান্য), যা আপনার পরিচিতি তালিকা থেকে নেওয়া হয়
- কনফ্লিক্ট বা স্বার্থের সংঘাত (Conflicts) — এই ম্যাটারের জন্য পাওয়া সম্ভাব্য সংঘাতগুলো নিষ্পত্তি (clear), মওকুফ (waive) বা প্রত্যাখ্যান (decline) করার সুযোগ
অংশগ্রহণকারী এবং দলের অ্যাক্সেস এক বিষয় নয়। দলের কোন কোন সদস্য একটি ম্যাটার দেখতে পারবেন তা সীমাবদ্ধ করতে, হেডারের More actions মেনু থেকে Restrict access বা Manage access ব্যবহার করুন (Ethical Walls দেখুন)।
বিলিং (Billing)#
ম্যাটারের আর্থিক লেনদেন সংক্রান্ত সমস্ত বিষয়:
- সময় (Time): সময় লগ করুন বা টাইমার চালান (Time Tracking দেখুন)
- খরচ (Expenses): বিল করার মতো খরচগুলো লিপিবদ্ধ করুন (Expenses & Disbursements দেখুন)
- ইনভয়েস (Invoices): ফি-এর নিয়ম নির্ধারণ করুন এবং আনবিল্ড সময় ও খরচ থেকে ইনভয়েস তৈরি করুন (Invoicing দেখুন)
- ট্রাস্ট (Trust): ম্যাটারের ট্রাস্ট ব্যালেন্স এবং এন্ট্রি, যা মালিক এবং অ্যাডমিনদের কাছে দৃশ্যমান (Trust Accounting দেখুন)
- বিলিংয়ের বিবরণ (Billing details): ম্যাটারের ইনভয়েস কার বরাবরে পাঠানো হবে এবং বিলিং ইমেল (এখানে প্রদর্শিত হয়, যা মক্কেলের পরিচিতি পাতায় সম্পাদনা করা যায়), এবং ম্যাটারের মুদ্রা (Client Accounts দেখুন)
Ask AI#
সাইড প্যানেলে AI সহকারী খুলতে হেডারে থাকা Ask AI-এ ক্লিক করুন। ম্যাটারের নথিপত্র, সময়সীমা এবং নোট সম্পর্কে একসাথে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন — যা একাধিক নথি বিশ্লেষণ এবং পুরো মামলা সম্পর্কিত প্রশ্নের জন্য অত্যন্ত কার্যকর।
ট্যাগ এবং প্র্যাকটিস এরিয়া#
- প্র্যাকটিস এরিয়া (Practice Areas) — আইনি বিশেষত্ব (যেমন, কর্পোরেট, পারিবারিক আইন, লিটিগেশন) এবং ম্যাটারের ধরন অনুযায়ী ম্যাটারগুলোকে শ্রেণিবদ্ধ করুন। Settings → Practice Areas-এ এটি কনফিগার করুন।
- ট্যাগ (Tags) — অতিরিক্ত ব্যবস্থাপনার জন্য কাস্টম লেবেল যোগ করুন। ট্যাগগুলো রঙ দ্বারা চিহ্নিত থাকে এবং আপনি এগুলোর মাধ্যমে ফিল্টার করতে পারেন। Settings → Tags-এ ট্যাগ তৈরি করুন।
ফিল্টারিং এবং অনুসন্ধান#
ম্যাটার পেজে, নিচের কাজগুলো করতে Filters-এ ক্লিক করুন:
- পর্যায়, দায়িত্বপ্রাপ্ত দলের সদস্য (বা দায়িত্বহীন), মক্কেলের নাম, ম্যাটারের শিরোনাম, তৈরির তারিখ (পরে বা আগে) এবং ট্যাগ অনুযায়ী ফিল্টার করুন
- তৈরির তারিখ, সর্বশেষ আপডেট, শিরোনাম, মক্কেলের নাম বা পরবর্তী সময়সীমা অনুযায়ী ঊর্ধ্বক্রম বা নিম্নক্রমে সাজান (Sort)
- কোনো ফিল্টার কম্বিনেশন সংরক্ষণ করুন, টুলবারে পিন করুন, অথবা আপনার ডিফল্ট হিসেবে সেট করুন
সব ম্যাটারে তাৎক্ষণিক অনুসন্ধানের জন্য কমান্ড প্যালেট (⌘K / Ctrl+K) ব্যবহার করুন।
এথিক্যাল ওয়াল (Ethical Walls)#
আপনার প্রতিষ্ঠান যদি এথিক্যাল ওয়াল ব্যবহার করে, তবে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ থাকা ম্যাটারগুলোতে প্রদর্শিত হবে:
- ম্যাটারের হেডারে একটি রেস্ট্রিকশন ব্যাজ (Ethical Wall, Confidential, অথবা Limited Access)
- অ্যাক্সেস নেই এমন দলের সদস্যরা তালিকা বা অনুসন্ধানে ম্যাটারটি দেখতে পাবেন না, এবং সেটির কোনো লিংক খুললে একটি Access Denied পাতা প্রদর্শিত হবে
বিস্তারিত জানার জন্য Ethical Walls দেখুন।