इस वीडियो में क्या है
- हर मामला इनटेक से लेकर हस्ताक्षर तक एक ही बोर्ड पर रहता है।
- Ploy, Lukas की खरीद को ड्रैग करके समीक्षा में ले जाती हैं।
- वह हस्ताक्षर की तारीख एक बार दर्ज करती हैं, साथ में 3 दिन पहले का रिमाइंडर।
- यह फ़र्म के कैलेंडर पर बाकी सभी समय-सीमाओं के साथ जुड़ जाती है।
- वह एक सुरक्षित पोर्टल में Lukas के साथ मामला साझा करती हैं।
- वह संशोधित SPA वहीं भेजता है, ईमेल से नहीं।
- अगली सुबह, होम पर दिखता है कि क्या बदला है और क्या बाकी है।
- कुछ ही सेकंड में समय मामले में दर्ज हो जाता है।
- तय शुल्क का इनवॉइस बनता है, जिसे अंतिम रूप देकर मामले से ही Lukas को ईमेल कर दिया जाता है।
मामला प्रबंधन (Matter Management)
मामले (Matters) Lawzana Flow का मुख्य केंद्र हैं। प्रत्येक मामला एक कानूनी केस, लेन-देन या अनुबंध का प्रतिनिधित्व करता है। यह मार्गदर्शिका मामलों के प्रबंधन के बारे में वह सब कुछ बताती है जो आपको जानना आवश्यक है।
मामला बनाना#
शुरू से नया बनाना (From Scratch)#
- साइडबार में Matters पर जाएं
- New matter पर क्लिक करें
- विवरण भरें:
- Matter Title (अनिवार्य): केस या मामले का नाम
- Client Name (अनिवार्य)
- Client Email (वैकल्पिक)
- Client Phone (वैकल्पिक)
- Practice Area और Matter Type: Settings → Practice Areas में सेट किए गए विकल्पों में से चुनें
- Description (वैकल्पिक): एक संक्षिप्त सारांश
- Next deadline (वैकल्पिक): क्या कार्य नियत है, तारीख और एक वैकल्पिक समय
- मामला आपके डिफ़ॉल्ट चरण (अंतर्निहित टेम्पलेट्स का पहला चरण) में बन जाता है
इसके बाद मामले के हेडर में Responsible का उपयोग करके जिम्मेदार वकील का चयन करें।
स्प्रेडशीट से#
स्वामी (Owners) और व्यवस्थापक (Admins) स्प्रेडशीट से मामलों को आयात करने के लिए matters पेज पर Import पर क्लिक कर सकते हैं, जो Settings → Import data में उपलब्ध है। आयात किया गया मामला अपना संदर्भ सुरक्षित रखता है, जिसे उसके हेडर में Ref. के रूप में दिखाया जाता है।
लीड से#
- किसी लीड का विवरण पृष्ठ खोलें
- Convert पर क्लिक करें
- मामले का शीर्षक सेट करें, और वैकल्पिक रूप से प्रैक्टिस एरिया, मामले का प्रकार और Assign To चुनें: क्लाइंट का विवरण स्वचालित रूप से आगे ले जाया जाता है
दृश्य (Views)#
Lawzana Flow आपके मामलों को देखने के तीन तरीके प्रदान करता है:
बोर्ड (Board)#
एक विज़ुअल पाइपलाइन जहां प्रत्येक कॉलम एक चरण का प्रतिनिधित्व करता है। आप यह कर सकते हैं:
- चरणों के बीच मामलों को ड्रैग और ड्रॉप करना
- प्रत्येक चरण में मामलों की संख्या देखना
- कार्यभार और प्रगति का शीघ्रता से आकलन करना
सूची (List)#
एक तालिका जो सभी मामलों को Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible, और Last activity के कॉलम के साथ दिखाती है।
कैलेंडर (Calendar)#
दिनांक के अनुसार आपके मामलों की समय-सीमाएं (deadlines) दिखाता है। लीड रिमाइंडर और अपॉइंटमेंट साइडबार में Calendar पेज पर होते हैं। आगामी अदालती तारीखों, फाइलिंग और बैठकों पर नज़र रखने के लिए उपयोगी है।
मामले के चरण (Matter Stages)#
चरण किसी मामले के लिए वर्कफ़्लो चरणों का प्रतिनिधित्व करते हैं। चरणों का आपका पहला सेट साइन-अप के समय आपके द्वारा चुने गए मुख्य प्रैक्टिस एरिया से लिया जाता है। सामान्य प्रैक्टिस वाली फर्में Intake, Discovery, Drafting, Negotiation और Closed से शुरुआत करती हैं। बदलने के लिए, Settings → Matter Stages → Apply Template पर जाएं और इनमें से कोई एक चुनें (टेम्पलेट लागू करने से आपके वर्तमान चरण बदल जाते हैं):
मुकदमेबाजी टेम्पलेट (Litigation Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
लेन-देन संबंधी टेम्पलेट (Transactional Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
पारिवारिक कानून टेम्पलेट (Family Law Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
तुर्की, फिलीपींस और थाईलैंड की फर्मों को Apply Template विंडो में देश के नाम के तहत उनके देश की अपनी पाइपलाइनें भी दिखाई देती हैं।
मामला विवरण पृष्ठ (Matter Detail Page)#
किसी भी मामले का विवरण पृष्ठ खोलने के लिए उस पर क्लिक करें। हेडर में चरण, जिम्मेदार वकील, टैग और अगली समय-सीमा दिखाई देती है, साथ ही Add deadline, Log time, Upload, Ask AI और Fact grid के बटन होते हैं। किसी लीड से बदले गए मामले पर, हेडर में बताया जाता है कि इसे कब खोला गया था, साथ ही the lead का लिंक भी होता है। पृष्ठ में पाँच टैब हैं:
Overview#
सारांश दृश्य जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं:
- अगली समय-सीमाएं, Mark as done के साथ
- हाल के दस्तावेज़
- नवीनतम गतिविधि और नोट्स
- विवरण
- क्लाइंट विवरण, क्लाइंट के संपर्क के लिंक के साथ और यदि क्लाइंट के पास उपलब्ध हो, तो उसके बिलिंग विवरण के साथ
- अनबिल्ड समय (स्वामियों और व्यवस्थापकों के लिए)
- संबंधित मामले
Documents#
इस मामले से जुड़ी सभी फ़ाइलों को प्रबंधित करें:
- ड्रैग-एंड-ड्रॉप या फ़ाइल ब्राउज़र के माध्यम से, एक साथ कई फ़ाइलें, या Google Drive या OneDrive से दस्तावेज़ अपलोड करें
- फ़ाइलों को फ़ोल्डरों और सबफ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें
- किसी दस्तावेज़ को सारांशित करने, मुख्य तथ्यों को निकालने, उसके साथ चैट करने, प्लेबुक समीक्षा चलाने, या उसमें नामित लोगों और कंपनियों को खोजने के लिए उसे खोलें (View & Analyze), या Open in Assistant चुनें
- क्लाइंट पोर्टल के साथ दस्तावेज़ साझा करें
- इस मामले के लिए ड्राफ्ट भी यहाँ सूचीबद्ध हैं
- समर्थित प्रारूप: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ईमेल फ़ाइलें (.eml, .msg), टेक्स्ट फ़ाइलें और तस्वीरें। पूरी सूची के लिए Documents देखें।
- अधिकतम आकार: 25 MB प्रति फ़ाइल
Deadlines#
अदालत की तारीखों, फाइलिंग की समय-सीमाओं, बैठकों और अन्य प्रमुख तिथियों को ट्रैक करें:
- प्रकार, शीर्षक, दिनांक, वैकल्पिक समय, प्राथमिकता, स्थान, रिमाइंडर और नोट्स के साथ एक समय-सीमा जोड़ें
- प्राथमिकता स्तर: Low, Medium, High, Critical
- स्थिति: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- रिमाइंडर: निर्धारित तिथि से चुने गए दिनों की संख्या पहले, जिम्मेदार वकील को एक रिमाइंडर ईमेल और ऐप में एक सूचना प्राप्त होती है। जब कोई जिम्मेदार नहीं होता है (या वे मामला नहीं खोल सकते हैं), तो इसके बजाय एक स्वामी या व्यवस्थापक जो इसे खोल सकता है, उसे ये सूचनाएं मिलती हैं
- समय-सीमा के प्रकार Settings → Milestone Types में सेट किए जाते हैं
- क्लाइंट को मामले की समय-सीमाएं दिखाने के लिए उसके पोर्टल लिंक पर Show milestones को चालू करें
Activity#
मामले पर घटित सभी घटनाएं, पाँच अनुभागों में:
- Emails: मामले से भेजे गए ईमेल और उनके उत्तर। नया ईमेल लिखने के लिए New email पर क्लिक करें, या Overview के क्लाइंट कार्ड पर Email client पर क्लिक करें
- Client portal messages: संदेश जो आप और क्लाइंट उनके पोर्टल पेज पर आदान-प्रदान करते हैं। क्लाइंट को आपके संदेश को पढ़ने के लिए एक लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है
- Timeline and notes: नोट्स, दस्तावेज़ अपलोड, चरण परिवर्तन, समय-सीमा अपडेट और टीम की अन्य कार्रवाइयां। लीड से बदले गए मामले के लिए, लीड का इतिहास From the lead के अंतर्गत दिखाई देता है
- Matter Participants: मामले में शामिल लोग और कंपनियां (क्लाइंट, विरोधी पक्ष, गवाह, विशेषज्ञ, अदालत, मध्यस्थ, पंच, या अन्य), जिन्हें आपके संपर्कों से चुना जाता है
- Conflicts: इस मामले के लिए पाए गए संभावित विरोध (conflicts), जिन्हें क्लियर करना, छूट देना (waive) या अस्वीकार करना है
प्रतिभागी टीम एक्सेस के समान नहीं हैं। यह सीमित करने के लिए कि कौन से टीम के सदस्य किसी मामले को देख सकते हैं, हेडर के More actions मेनू में Restrict access या Manage access का उपयोग करें (देखें Ethical Walls)।
Billing#
मामले से संबंधित पैसे से जुड़ा सब कुछ:
- Time: समय लॉग करें या टाइमर चलाएं (देखें Time Tracking)
- Expenses: बिल करने के लिए संवितरण (disbursements) रिकॉर्ड करें (देखें Expenses & Disbursements)
- Invoices: शुल्क व्यवस्था निर्धारित करें और अनबिल्ड समय और खर्चों से चालान बनाएं (देखें Invoicing)
- Trust: मामले का ट्रस्ट बैलेंस और प्रविष्टियां, जो स्वामियों और व्यवस्थापकों को दिखाई देती हैं (देखें Trust Accounting)
- Billing details: मामले के चालान किसे संबोधित हैं और बिलिंग ईमेल (यहाँ दिखाया गया है, क्लाइंट के संपर्क पृष्ठ पर संपादित किया गया है), और मामले की मुद्रा (देखें Client Accounts)
Ask AI#
AI सहायक को साइड पैनल में खोलने के लिए हेडर में Ask AI पर क्लिक करें। क्रॉस-डॉक्यूमेंट विश्लेषण और केस-स्तरीय प्रश्नों के लिए, मामले के दस्तावेज़ों, समय-सीमाओं और नोट्स के बारे में एक साथ प्रश्न पूछें। आपका चैट इतिहास मामले पर सहेजा जाता है, और इसे केवल आप देख सकते हैं।
टैग और प्रैक्टिस एरिया#
- प्रैक्टिस एरिया: मामलों को कानूनी विशेषता (उदा., Corporate, Family Law, Litigation) और मामले के प्रकार के अनुसार वर्गीकृत करें। इसे Settings → Practice Areas में कॉन्फ़िगर करें।
- टैग: अतिरिक्त संगठन के लिए कस्टम लेबल जोड़ें। टैग रंग-कोडित होते हैं और आप उनके आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं। टैग Settings → Tags में बनाएं।
फ़िल्टरिंग और खोज#
Matters पेज पर, निम्नलिखित के लिए Filters पर क्लिक करें:
- चरण, सौंपे गए टीम के सदस्य (या अनअसाइन किए गए), क्लाइंट का नाम, मामले का शीर्षक, निर्माण तिथि (बाद में या पहले), और टैग द्वारा फ़िल्टर करना
- निर्माण तिथि, अंतिम अपडेट, शीर्षक, क्लाइंट का नाम, या अगली समय-सीमा के अनुसार आरोही (ascending) या अवरोही (descending) क्रम में सॉर्ट करना
- एक फ़िल्टर संयोजन को सहेजें, इसे टूलबार पर पिन करें, या इसे अपने डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें
सभी मामलों में त्वरित खोज के लिए command palette (⌘K / Ctrl+K) का उपयोग करें।
एथिकल वॉल्स (Ethical Walls)#
यदि आपका संगठन एथिकल वॉल्स का उपयोग करता है, तो प्रतिबंधित मामले प्रदर्शित करते हैं:
- मामले के हेडर पर एक प्रतिबंध बैज (Ethical Wall, Confidential, या Limited Access)
- एक्सेस के बिना टीम के सदस्यों को सूचियों या खोज में मामला दिखाई नहीं देता है, और इसके लिंक को खोलने पर Access Denied पृष्ठ दिखाई देता है
- जिस व्यक्ति को Documents Only एक्सेस दिया गया है, वह मामले का शीर्षक और उसके दस्तावेज़ देखता है, जिसके साथ यह सूचना होती है: "You have access to this matter's documents only." जिस व्यक्ति को Read Only एक्सेस दिया गया है, वह मामला खोल सकता है लेकिन उसमें बदलाव नहीं कर सकता
विवरण के लिए Ethical Walls देखें।