Gestione delle pratiche
Le pratiche sono il cuore di Lawzana Flow. Ogni pratica rappresenta un procedimento giudiziario, un'operazione o un incarico legale. Questa guida illustra tutto ciò che occorre sapere sulla gestione delle pratiche.
Creazione di una pratica#
Da zero#
- Andate su Pratiche nella barra laterale
- Cliccate su Nuova pratica
- Compilate i dettagli:
- Titolo (obbligatorio) — il nome della causa o della pratica
- Descrizione (facoltativa) — una breve sintesi
- Nome del cliente (obbligatorio)
- Email del cliente (facoltativa)
- Telefono del cliente (facoltativo)
- Area di competenza — selezionate una delle aree configurate
- Assegnata a — il membro del team responsabile
- La pratica viene creata nella prima fase della vostra pipeline
Da un lead#
- Aprite la pagina dei dettagli di un lead
- Cliccate su Converti in pratica
- Definite un titolo — i dati del cliente vengono trasferiti automaticamente
Visualizzazioni#
Lawzana Flow offre tre modalità per visualizzare le vostre pratiche:
Bacheca Kanban#
Una pipeline visiva in cui ogni colonna rappresenta una fase. È possibile:
- Trascinare e rilasciare le pratiche tra le varie fasi
- Visualizzare il numero di pratiche presenti in ogni fase
- Valutare rapidamente il carico di lavoro e l'avanzamento
Visualizzazione a elenco#
Una tabella tradizionale che mostra tutte le pratiche con colonne per titolo, cliente, fase, area di competenza, membro del team assegnato e date. Supporta l'ordinamento e l'applicazione di filtri.
Visualizzazione calendario#
Visualizzate le pratiche in base a date chiave e scadenze. Utile per monitorare le scadenze chiave e i prossimi impegni.
Fasi della pratica#
Le fasi rappresentano i passaggi del flusso di lavoro di una pratica. Quando configurate le pratiche per la prima volta, scegliete un modello:
Modello Contenzioso#
| # | Fase | Colore |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blu |
| 2 | Indagini preliminari | Viola |
| 3 | Atti difensivi | Rosa |
| 4 | Fase istruttoria | Ambra |
| 5 | Istanze | Ottanio |
| 6 | Udienza | Rosso |
| 7 | Impugnazione | Indaco |
| 8 | Chiusa | Verde |
Modello Contrattuale / Transazionale#
| # | Fase | Colore |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blu |
| 2 | Redazione | Ambra |
| 3 | Revisione | Viola |
| 4 | Negoziazione | Ciano |
| 5 | Sottoscrizione | Rosa |
| 6 | Adempimenti post-chiusura | Ottanio |
| 7 | Chiusa | Verde |
Modello Diritto di famiglia#
| # | Fase | Colore |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blu |
| 2 | Deposito | Viola |
| 3 | Fase istruttoria | Ambra |
| 4 | Mediazione | Ottanio |
| 5 | Udienza | Rosso |
| 6 | Provvedimento | Rosa |
| 7 | Chiusa | Verde |
Pagina di dettaglio della pratica#
Cliccate su qualsiasi pratica per aprire la relativa pagina di dettaglio. È composta da sei schede:
Panoramica#
La vista riepilogativa che mostra:
- Titolo della pratica, cliente e fase
- Documenti recenti (ultimi caricamenti)
- Prossime scadenze chiave
- Collegamenti rapidi alle azioni più frequenti
- Area di competenza e membro del team assegnato
Documenti#
Gestite tutti i file allegati a questa pratica:
- Caricate documenti tramite trascinamento o selezione file
- Organizzate i file in cartelle con colori personalizzati
- Visualizzate lo stato dell'analisi AI per ciascun documento:
- ✓ Testo estratto
- Riepilogo disponibile / in attesa
- Fatti rilevati estratti / in attesa
- Chat pronta
- Condividete documenti con il portale clienti
- Formati supportati: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Dimensione massima: 25 MB per file
Cronologia#
Un flusso cronologico delle attività che include:
- Caricamenti e modifiche dei documenti
- Passaggi di fase
- Note e commenti
- Aggiornamenti delle scadenze chiave
- Azioni dei membri del team
Scadenze chiave#
Monitorate date chiave, compiti e scadenze:
- Create scadenze chiave con titolo, data di scadenza e priorità
- Livelli di priorità: Bassa, Media, Alta, Critica
- Monitoraggio dello stato: Non iniziata, In corso, Completata, Scaduta
- Assegnate le scadenze chiave ai membri del team
- Le scadenze chiave possono essere condivise con i clienti tramite il portale
Partecipanti#
Gestite chi ha accesso a questa pratica:
- Aggiungete o rimuovete membri del team
- Visualizzate il ruolo di ciascun partecipante
- Controllate i livelli di accesso per ogni singola pratica
AI#
Accedete alle funzionalità di intelligenza artificiale a livello di pratica:
- Chat della pratica — Ponete domande su tutti i documenti della pratica contemporaneamente
- L'AI dispone del contesto di ogni documento caricato nella pratica
- Utile per l'analisi incrociata tra documenti e per quesiti sull'intera posizione
Tag e aree di competenza#
- Aree di competenza — Categorizzate le pratiche in base alla specializzazione legale (ad es. Diritto societario, Diritto di famiglia, Contenzioso). Si configurano nelle Impostazioni.
- Tag — Aggiungete etichette personalizzate per un'ulteriore organizzazione. I tag sono differenziati per colore e ricercabili.
Filtri e ricerca#
Nell'elenco delle pratiche è possibile:
- Cercare per titolo, nome del cliente o descrizione
- Filtrare per fase, area di competenza o membro del team assegnato
- Ordinare per data di creazione, ultimo aggiornamento o in ordine alfabetico
- Utilizzare la palette dei comandi (⌘K / Ctrl+K) per una ricerca istantanea tra tutte le pratiche
Barriere informative (Ethical walls)#
Se la vostra organizzazione impiega le barriere informative (ethical walls), le pratiche con restrizioni mostrano:
- Un'icona a forma di lucchetto accanto al titolo della pratica
- Un badge di restrizione nell'intestazione della pratica
- Per i membri del team non autorizzati a visualizzare la pratica comparirà un messaggio di accesso negato
Consultate Barriere informative per maggiori dettagli.