Gestione delle pratiche

Le pratiche sono il cuore di Lawzana Flow. Ciascuna pratica rappresenta una causa legale, un'operazione o un incarico. Questa guida illustra tutto ciò che occorre sapere sulla gestione delle pratiche.

Creazione di una pratica#

Da zero#

1. Accedete a Pratiche nella barra laterale
2. Fate clic su Nuova pratica
3. Compilate i dettagli:
   • Titolo della pratica (obbligatorio) — il nome del caso o della pratica
   • Nome del cliente (obbligatorio)
   • Email del cliente (facoltativo)
   • Telefono del cliente (facoltativo)
   • Area di competenza e Tipo di pratica — selezionate tra quelle configurate in Impostazioni → Aree di competenza
   • Descrizione (facoltativo) — un breve riepilogo
   • Prossima scadenza (facoltativo) — l'adempimento previsto, la data e un orario facoltativo
4. La pratica viene creata nella fase predefinita (la prima fase dei modelli predefiniti)

Successivamente, indicate il professionista incaricato tramite il campo Responsabile nell'intestazione della pratica.

Da un lead#

1. Aprite la pagina di dettaglio di un lead
2. Fate clic su Converti
3. Impostate il titolo della pratica e, facoltativamente, l'area di competenza, il tipo di pratica e Assegna a — i dettagli del cliente verranno trasferiti automaticamente

Viste#

Lawzana Flow offre tre modalità per visualizzare le pratiche:

Bacheca#

Una pipeline visiva in cui ogni colonna rappresenta una fase. È possibile:

• Trascinare e rilasciare le pratiche tra le diverse fasi
• Visualizzare il numero di pratiche presenti in ciascuna fase
• Valutare rapidamente il carico di lavoro e l'avanzamento

Elenco#

Una tabella che mostra tutte le pratiche con colonne per Pratica, Cliente, Fase, Prossima scadenza, Responsabile e Ultima attività.

Calendario#

Mostra le scadenze delle pratiche ordinate per data. I promemoria dei lead e gli appuntamenti si trovano nella pagina Calendario nella barra laterale. Utile per monitorare le prossime udienze, i depositi e gli incontri.

Fasi della pratica#

Le fasi rappresentano i passaggi del flusso di lavoro di una pratica. Il primo set di fasi viene ricavato dall'area di competenza principale selezionata al momento della registrazione. Gli studi di consulenza generale iniziano con Acquisizione, Istruttoria, Redazione, Negoziazione e Chiusa. Per cambiare modello, andate su Impostazioni → Fasi della pratica → Applica modello e sceglietene uno tra i seguenti (l'applicazione di un modello sostituirà le fasi attuali):

Modello Contenzioso#

Modello Contrattuale/Stragiudiziale#

Modello Diritto di famiglia#

Pagina di dettaglio della pratica#

Fate clic su una pratica qualsiasi per aprirne la pagina di dettaglio. L'intestazione mostra la fase, il professionista responsabile, i tag e la prossima scadenza, insieme ai pulsanti per Aggiungi scadenza, Registra tempo, Carica e Chiedi all'IA. La pagina include cinque schede:

Panoramica#

La vista riassuntiva che mostra:

• Prossime scadenze, con il comando Segna come completata
• Documenti recenti
• Attività recenti e note
• Descrizione
• Dettagli del cliente, con collegamenti al contatto del cliente e, se presenti, ai relativi dati di fatturazione
• Tempo non fatturato (per titolari e amministratori)
• Pratiche correlate

Documenti#

Gestite tutti i file allegati alla pratica:

• Caricate documenti tramite trascinamento o selezione dal computer
• Organizzate i file in cartelle e sottocartelle
• Aprite un documento per riassumerlo, estrarne i fatti principali, avviare una chat interattiva, eseguire una revisione secondo playbook o individuare le persone e le società ivi menzionate
• Condividete i documenti tramite il portale clienti
• Anche le Bozze relative a questa pratica sono elencate qui
• Formati supportati: PDF, Word, Excel, PowerPoint, file di posta elettronica (.eml, .msg), file di testo e immagini. Consultate Documenti per l'elenco completo.
• Dimensione massima: 25 MB per file

Scadenze#

Monitorate le date delle udienze, i termini di deposito, le riunioni e le altre date chiave:

• Aggiungete una scadenza indicando tipologia, titolo, data, orario facoltativo, priorità, luogo, promemoria e note
• Livelli di priorità: Bassa, Media, Alta, Critica
• Stato: In sospeso, Completata, Annullata, Scaduta
• Promemoria: con l'anticipo di giorni prestabilito, il professionista responsabile riceverà un'email di promemoria e una notifica nell'applicazione. Qualora non sia designato alcun responsabile (o qualora quest'ultimo non abbia accesso alla pratica), il promemoria verrà recapitato a un titolare o amministratore autorizzato ad accedervi
• Le tipologie di scadenza si configurano in Impostazioni → Tipi di scadenza
• Attivate Mostra scadenze sul link del portale clienti per consentire al cliente di visualizzare le scadenze della pratica

Attività#

Una cronologia completa della pratica, suddivisa in tre sezioni:

• Timeline e note — note, caricamenti di documenti, cambi di fase, aggiornamenti delle scadenze e altre azioni del team
• Partecipanti alla pratica — le persone fisiche e giuridiche coinvolte nella pratica (cliente, controparte, testimone, consulente tecnico, autorità giudiziaria, mediatore, arbitro o altro), selezionate dai vostri contatti
• Conflitti — potenziali conflitti d'interesse rilevati per la pratica, da verificare, derubricare o respingere

I partecipanti non corrispondono ai permessi di accesso del team. Per limitare i membri del team autorizzati a visualizzare una pratica, utilizzate Limita accesso o Gestisci accesso nel menu Altre azioni dell'intestazione (consultate Ethical Wall).

Fatturazione#

Tutto ciò che concerne gli aspetti economici della pratica:

• Tempo: registrate il tempo o avviate un timer (consultate Rilevazione del tempo)
• Spese: registrate le spese e le anticipazioni da fatturare (consultate Spese e anticipazioni)
• Fatture: definite l'accordo sul compenso ed emettete fatture a partire dal tempo e dalle spese non ancora fatturati (consultate Fatturazione)
• Fondo terzi: il saldo e i movimenti del conto fondi terzi della pratica, visibili a titolari e amministratori (consultate Contabilità fondi terzi)
• Dati di fatturazione: l'intestatario delle fatture e l'indirizzo email di fatturazione (visualizzati qui, modificabili nella scheda del contatto del cliente), nonché la valuta della pratica (consultate Account dei clienti)

Chiedi all'IA#

Fate clic su Chiedi all'IA nell'intestazione per aprire l'assistente IA in un pannello laterale. Potrete formulare domande interrogando contemporaneamente documenti, scadenze e note della pratica: uno strumento ideale per analisi trasversali tra documenti ed esami complessivi del caso.

Tag e aree di competenza#

• Aree di competenza — Categorizzate le pratiche per specializzazione giuridica (es. Societario, Diritto di famiglia, Contenzioso) e per tipo di pratica. Configurabili in Impostazioni → Aree di competenza.
• Tag — Aggiungete etichette personalizzate per una classificazione ulteriore. I tag sono contraddistinti da colori ed è possibile filtrare in base ad essi. Create i tag in Impostazioni → Tag.

Filtri e ricerca#

Nella pagina delle pratiche, fate clic su Filtri per:

• Filtrare per fase, membro del team assegnato (o non assegnato), nome del cliente, titolo della pratica, data di creazione (successiva o antecedente) e tag
• Ordinare per data di creazione, ultimo aggiornamento, titolo, nome del cliente o prossima scadenza, in ordine crescente o decrescente
• Salvare una combinazione di filtri, fissarla sulla barra degli strumenti o impostarla come predefinita

Utilizzate la palette dei comandi (⌘K / Ctrl+K) per effettuare ricerche istantanee in tutte le pratiche.

Ethical Wall#

Se la vostra organizzazione impiega barriere etiche (ethical walls), le pratiche soggette a restrizione mostrano:

• Un badge di restrizione nell'intestazione della pratica (Ethical Wall, Riservato o Accesso limitato)
• I membri del team privi di accesso non visualizzano la pratica negli elenchi né nei risultati di ricerca; l'apertura di un link diretto a essa mostrerà una pagina di Accesso negato

Consultate Ethical Wall per maggiori dettagli.