Gestione dei fondi terzi (Trust Accounting)

Tenete traccia del denaro dei clienti da voi custodito, grazie a un registro per ciascuna pratica e a conti fiduciari/fondi terzi dello studio da riconciliare con l'estratto conto bancario.

Nota

La gestione dei fondi terzi è riservata esclusivamente a titolari e amministratori. Gli altri ruoli non visualizzano la scheda Fondi terzi né i conti fiduciari. Flow è uno strumento di registrazione contabile: non conosce le regole specifiche del vostro ordine forense, pertanto siete tenuti a seguire le disposizioni del vostro ente regolatore in merito a ciò che potete trattenere, a quando potete prelevare somme per gli onorari, alla frequenza delle riconciliazioni e alla correzione di eventuali errori.

Conti fiduciari dello studio#

Gestite i conti fiduciari dalla sezione Conti fiduciari del Dashboard Fatturazione. È necessario crearne almeno uno prima di poter registrare movimenti su una pratica.

Fate clic su Nuovo conto fiduciario e inserite:

Nome conto, ad esempio "Conto fondi terzi clienti"
Banca (facoltativo)
Valuta, un codice di tre lettere come EUR o GBP
Giurisdizione, un'etichetta di testo libero visualizzata come tag

Create un conto fiduciario per ogni conto bancario effettivo. Ciascun conto gestisce una sola valuta; pertanto, uno studio che detiene denaro dei clienti in due valute diverse necessita di due conti. Ogni conto mostra il proprio saldo contabile, che corrisponde al totale dei saldi delle relative pratiche.

Registro fondi terzi per pratica#

Il denaro dei clienti relativo a ciascuna pratica è disponibile nella scheda Fatturazione → Fondi terzi. La scheda mostra il saldo detenuto per la pratica in ciascun conto (mai sommato tra conti diversi) e un registro con ogni singola registrazione, il relativo riferimento e il saldo progressivo.

Fate clic su Registra movimento e compilate i seguenti campi:

Conto: viene proposto inizialmente il conto nella valuta della pratica
Tipo: consultate la tabella seguente
Importo, nella valuta del conto
Data
Riferimento, ad esempio il numero di un assegno o gli estremi di un bonifico
Descrizione

Tipo	Utilizzo
Deposito	Denaro ricevuto dal cliente o per suo conto sul conto fiduciario
Esborso	Denaro erogato dal conto fiduciario per conto del cliente: spese di giustizia, pagamento a terzi o trasferimento sul conto operativo dello studio a fronte di una fattura
Giroconto in entrata / Giroconto in uscita	Trasferimento di denaro dei clienti tra pratiche o conti diversi. Ciascuna operazione viene registrata separatamente, quindi è necessario registrarle entrambe

Le registrazioni non possono essere modificate o eliminate. Per correggere un errore, registrate un nuovo movimento di storno, in conformità con quanto prescritto dalle vostre normative.

Finestra di registrazione di un movimento fondi terzi con un conto clienti in GBP, tipo Deposito, importo pari a 2000, riferimento e descrizione — Registrazione del deposito di un fondo spese.

Registro dei fondi terzi di una pratica con un deposito, un esborso, i relativi riferimenti e il saldo progressivo — Il registro di una pratica: il saldo detenuto e ciascun movimento con il relativo saldo progressivo.

Nota

I movimenti sui fondi terzi non sono collegati alle fatture. Se saldate una fattura utilizzando il denaro del cliente, registrate il pagamento sulla fattura e un corrispondente Esborso dal conto fiduciario.

La regola dello scoperto#

Il saldo del denaro di un cliente per una pratica non può mai scendere sotto lo zero, in nessuna data. Flow controlla il registro in ordine cronologico e rifiuta un pagamento in uscita per uno dei due seguenti motivi:

Fondi insufficienti in tale data. Il messaggio specifica l'importo disponibile.
Fondi sufficienti per quella data, ma non successivamente. Un pagamento retrodatato lascerebbe privo di copertura un pagamento successivo. Scegliete una data successiva o verificate le registrazioni posteriori.

Riconciliazione#

Nel Dashboard Fatturazione, fate clic su Riconcilia in corrispondenza del conto desiderato. Inserite la Data estratto conto della banca (non futura) e il Saldo estratto conto bancario, quindi fate clic su Riconcilia. Flow confronta tale valore con il saldo contabile alla data indicata (i movimenti successivi alla data dell'estratto conto vengono esclusi) e verifica che la somma dei registri delle pratiche coincida con il totale del conto.

L'esito sarà Riconciliato oppure Non riconciliato, con l'indicazione della differenza (estratto conto meno saldo contabile) da verificare. Entrambi i risultati vengono archiviati e la sezione Cronologia elenca tutte le riconciliazioni passate con relativa data dell'estratto conto, saldi bancari e contabili ed esito.

Finestra di riconciliazione con il saldo contabile, il saldo dell'estratto conto bancario e il messaggio Non riconciliato con la differenza — Una riconciliazione non quadratura mostra la differenza da verificare.

Il periodo riconciliato#

Quando un conto risulta Riconciliato, il periodo viene chiuso: qualsiasi movimento recante una data pari o anteriore alla data di tale estratto conto verrà rifiutato. Sarà necessario registrarlo con una data successiva. La data dell'estratto conto corrisponde al giorno di calendario dell'utente che ha eseguito la riconciliazione, garantendo così lo stesso risultato a un collega che opera in un altro fuso orario.

Una riconciliazione non quadratura non comporta alcuna chiusura. Individuate la causa (spesso un deposito o un pagamento non ancora registrato), inserite il movimento mancante con la sua data effettiva e procedete a una nuova riconciliazione del medesimo estratto conto.

Archiviazione#

L'opzione Archivia è visibile solo quando il saldo del conto è pari a zero. Un conto archiviato non accetta nuove registrazioni e viene rimosso dall'elenco.