Contabilidade de Fundos de Clientes (Trust Accounting)

Mantenha um registo dos fundos de clientes à sua guarda, com um livro-razão por processo e contas de clientes da sociedade que pode reconciliar com o seu extrato bancário.

Nota

A contabilidade de fundos de clientes destina-se apenas a proprietários e administradores. As restantes funções não têm acesso ao separador Fundos de clientes nem às contas de clientes. O Flow é uma ferramenta de manutenção de registos: não conhece as regras da sua ordem profissional, pelo que deve cumprir os regulamentos aplicáveis à sua jurisdição sobre que montantes pode reter, quando pode transferir fundos para liquidação de honorários, a periodicidade das reconciliações e a forma de corrigir eventuais erros.

Contas de Clientes da Sociedade#

Faça a gestão das contas de clientes a partir da secção Contas de clientes do Painel de faturação. É necessário ter pelo menos uma conta criada antes de poder lançar movimentos num processo.

Clique em Nova conta de clientes e introduza:

Nome da conta, por exemplo "Conta de Fundos de Clientes"
Banco (opcional)
Moeda, um código de três letras como EUR ou GBP
Jurisdição, um texto livre apresentado como etiqueta

No plano Free pode ter 1 conta de clientes aberta; o plano Essentials não tem limite (consulte Faturação e Planos). O lançamento de movimentos e as reconciliações não têm quaisquer limitações.

Crie uma conta de clientes para cada conta bancária real. Cada conta suporta apenas uma moeda; assim, uma sociedade que detenha fundos de clientes em duas moedas distintas necessita de duas contas. Cada conta apresenta o seu saldo contabilístico, que corresponde ao total dos saldos dos respetivos processos.

Livro-Razão de Fundos de Clientes por Processo#

Os fundos de clientes de cada processo encontram-se no separador Faturação → Fundos de clientes. O separador apresenta o saldo retido para o processo em cada conta (nunca somado entre contas diferentes) e um livro-razão com todos os movimentos, respetiva referência e saldo acumulado.

Clique em Registar movimento e preencha:

Conta: seleciona por predefinição a conta na moeda do processo
Tipo: consulte a tabela abaixo
Montante, na moeda da conta
Data
Referência, por exemplo, o número de um cheque ou a referência de uma transferência
Descrição

Tipo	Utilização
Depósito	Fundos recebidos do cliente ou em nome deste na conta de clientes
Desembolso	Fundos pagos a partir da conta de clientes em nome do cliente: custas judiciais, pagamentos a terceiros ou transferência para a conta da sociedade para liquidação de faturas
Transferência de entrada / Transferência de saída	Movimentação de fundos de clientes entre processos ou contas. Cada lado é registado em separado, pelo que deve efetuar ambos os lançamentos

Os movimentos não podem ser editados nem eliminados. Para corrigir um erro, registe um novo movimento de estorno, em conformidade com as normas deontológicas aplicáveis.

Caixa de diálogo de registo de movimento de fundos com uma conta de fundos de clientes em GBP, o tipo Depósito, um montante de 2000, uma referência e uma descrição — Registo de um depósito de provisão de fundos.

Livro-razão de fundos de clientes de um processo com um depósito, um desembolso, as respetivas referências e o saldo acumulado — Livro-razão de um processo: o saldo retido e cada movimento com o respetivo saldo acumulado.

Nota

Os movimentos de fundos de clientes não estão associados a faturas. Caso liquide uma fatura com fundos do cliente, registe o pagamento na fatura e o correspondente Desembolso na conta de clientes.

A Regra de Descoberto#

Os fundos de clientes de um processo nunca podem ser inferiores a zero, em qualquer data. O Flow valida o livro-razão por ordem cronológica e rejeita uma saída de fundos por um de dois motivos:

Saldo insuficiente nessa data. A mensagem indica o montante disponível.
Saldo suficiente nessa data, mas insuficiente em data posterior. Uma saída com data retroativa deixaria um pagamento futuro sem cobertura. Utilize uma data posterior ou verifique os lançamentos seguintes.

Reconciliação#

No Painel de faturação, clique em Reconciliar numa conta. Introduza a Data do extrato bancário (não pode ser uma data futura) e o Saldo do extrato bancário; em seguida, clique em Reconciliar. O Flow compara esse valor com o saldo contabilístico nessa data (os movimentos com data posterior à do extrato são excluídos) e verifica se a soma dos livros-razão dos processos coincide com o total da conta.

O resultado será Reconciliado ou Não reconciliado com a diferença (extrato menos contabilidade) a investigar. Ambos os registos são guardados, e o Histórico apresenta todas as reconciliações anteriores com a data do extrato, saldos bancário e contabilístico, e o respetivo resultado.

Caixa de diálogo de reconciliação que apresenta o saldo contabilístico, o saldo do extrato bancário e uma mensagem de Não reconciliado com a diferença — Uma reconciliação com discrepâncias apresenta a diferença a investigar.

O Período Reconciliado#

Assim que uma conta é reconciliada como Reconciliado, o período é encerrado: qualquer lançamento com data igual ou anterior à data desse extrato será recusado. Registe-o com uma data posterior a esse dia. A data do extrato corresponde ao dia do calendário da pessoa que efetuou a reconciliação, garantindo que um colega noutro fuso horário obtém o mesmo resultado.

Uma reconciliação com discrepâncias não encerra o período. Identifique a origem da divergência (frequentemente um depósito ou pagamento ainda não registado), efetue o movimento em falta na respetiva data real e volte a reconciliar o mesmo extrato.

Arquivo#

A opção Arquivar fica disponível apenas quando o saldo da conta for zero. Uma conta arquivada não permite novos lançamentos e deixa de constar da lista ativa.