محاسبة أموال الأمانة (حسابات الثقة)
احتفظ بسجل دقيق لأموال العملاء المودعة لديك، مع دفتر أستاذ مخصص لكل قضية وحسابات أمانة للمكتب يمكنك تسويتها مع كشف الحساب البنكي.
حسابات الأمانة للمكتب#
يمكنك إدارة حسابات الأمانة من قسم Trust accounts في لوحة التحكم في الفواتير. ستحتاج إلى إنشاء حساب واحد على الأقل قبل أن تتمكن من تسجيل القيود على أي قضية.
انقر على New trust account وأدخل البيانات التالية:
- Account name (اسم الحساب)، على سبيل المثال "Client Trust Account"
- Bank (البنك) (اختياري)
- Currency (العملة)، وهو رمز مكون من ثلاثة أحرف مثل EUR أو GBP
- Jurisdiction (الاختصاص القضائي)، وهو تصنيف نصي حر يظهر كعلامة (tag)
أنشئ حساب أمانة واحداً لكل حساب بنكي حقيقي. يحتفظ الحساب بعملة واحدة فقط، لذا يحتاج المكتب الذي يحتفظ بأموال العملاء بعملتين إلى حسابين منفصلين. يُظهر كل حساب رصيده الدفتري، وهو إجمالي أرصدة القضايا التابعة له.
دفتر أستاذ الأمانة لكل قضية#
توجد أموال العميل الخاصة بكل قضية ضمن علامة التبويب Billing ← Trust. تُظهر علامة التبويب الرصيد المحتفظ به للقضية في كل حساب (لا يتم جمعه أبداً عبر حسابات مختلفة) ودفتر أستاذ يحتوي على كل قيد، ومرجعه، والرصيد المتتابع.
انقر على Record entry واملأ الآتي:
- Account (الحساب): يبدأ تلقائياً بالحساب المطابق لعملة القضية
- Type (النوع): راجع الجدول أدناه
- Amount (المبلغ)، بعملة الحساب
- Date (التاريخ)
- Reference (المرجع)، على سبيل المثال رقم الشيك أو الرقم المرجعي للتحويل
- Description (الوصف)
| Type | الغرض من الاستخدام |
|---|---|
| Deposit | الأموال المستلمة من العميل أو لصالحه والمودعة في حساب الأمانة |
| Disbursement | الأموال المدفوعة من حساب الأمانة نيابة عن العميل: الرسوم القضائية، أو دفعة لطرف ثالث، أو تحويل إلى حساب مكتبك مقابل فاتورة |
| Transfer in / Transfer out | نقل أموال العميل بين القضايا أو الحسابات. يتم تسجيل كل طرف بشكل منفصل، لذا يجب تسجيل الطرفين |
لا يمكن تعديل القيود أو حذفها. لتصحيح خطأ ما، سجّل قيداً جديداً يعكسه وفقاً لما تقتضيه لوائحك وقواعدك المهنية.
قاعدة السحب على المكشوف#
لا يمكن لأموال العميل في أي قضية أن تقل عن الصفر في أي تاريخ كان. يتحقق Flow من دفتر الأستاذ وفقاً للترتيب الزمني للتاريخ ويرفض صرف الدفعة لأحد سببين:
- عدم كفاية الرصيد في ذلك التاريخ. توضح الرسالة المبلغ المتاح.
- كفاية الرصيد حينها، ولكن ليس لاحقاً. قد يؤدي صرف دفعة بأثر رجعي إلى ترك دفعة لاحقة دون رصيد يغطيها. استخدم تاريخاً لاحقاً أو تحقق من القيود اللاحقة.
التسوية#
في لوحة التحكم في الفواتير، انقر على Reconcile بجوار الحساب المعني. أدخل Statement date لكشف الحساب البنكي (يجب ألا يكون في المستقبل) وBank statement balance، ثم انقر على Reconcile. يقارن Flow بين هذا الرصيد والرصيد الدفتري في ذلك التاريخ (يتم استبعاد القيود المؤرخة بعد تاريخ كشف الحساب)، ويتحقق من أن مجموع دفاتر أستاذ القضايا يطابق إجمالي الحساب.
تكون النتيجة إما Balanced (مطابق)، أو Not balanced (غير مطابق) مع عرض الفارق (كشف الحساب مطروحاً منه الرصيد الدفتري) للتحقق منه. يتم الاحتفاظ بكلا السجلين، وتسرد قائمة History جميع عمليات التسوية السابقة مع تواريخ كشوفات الحسابات الخاصة بها، والأرصدة البنكية والدفترية، والنتيجة.
الفترة التي تمت تسويتها#
بمجرد تسوية الحساب واعتباره Balanced، يتم إغلاق الفترة المالية: ويتم رفض أي قيد مؤرخ في ذلك التاريخ أو قبله. يجب تأريخه بعد ذلك اليوم. يُحدد تاريخ كشف الحساب وفقاً لليوم التقويمي للشخص الذي أجرى التسوية، بحيث يحصل الزميل في منطقة زمنية أخرى على نفس النتيجة.
التسوية غير المطابقة لا تُغلق أي فترة. ابحث عن السبب (غالباً ما يكون إيداعاً أو دفعة لم تُسجَّل بعد)، وسجّل القيد المفقود بتاريخه الفعلي، ثم أجرِ التسوية لنفس كشف الحساب مجدداً.
الأرشفة#
لا يظهر خيار Archive إلا عندما يكون رصيد الحساب صفراً. لا يقبل الحساب المؤرشف أي قيود جديدة وتتم إزالته من القائمة النشطة.