Derdengeldenadministratie

Houd toezicht op de derdengelden die u beheert, met een grootboek per dossier en derdengeldrekeningen van het kantoor die u kunt reconciliëren met uw bankafschriften.

Opmerking

Derdengeldenadministratie is alleen beschikbaar voor eigenaren en beheerders. Andere rollen zien het tabblad Derdengelden of de derdengeldrekeningen niet. Flow is een registratie-instrument: het is niet op de hoogte van de specifieke regels van uw orde van advocaten. Volg daarom altijd de regels van uw eigen toezichthouder met betrekking tot welke gelden u mag aanhouden, wanneer u bedragen mag inhouden voor honoraria, hoe vaak u moet reconciliëren en hoe u correcties dient door te voeren.

Derdengeldrekeningen van het kantoor#

Beheer derdengeldrekeningen vanuit de sectie Derdengeldrekeningen op het Facturatiedashboard. U heeft er minimaal één nodig voordat u boekingen op een dossier kunt registreren.

Klik op Nieuwe derdengeldrekening en vul het volgende in:

Rekeningnaam, bijvoorbeeld "Kwaliteitsrekening Derdengelden"
Bank (optioneel)
Valuta, een drieletterige code zoals EUR of GBP
Jurisdictie, een vrij tekstlabel dat als tag wordt weergegeven

Binnen het Free-abonnement kunt u 1 actieve derdengeldrekening aanhouden; Essentials kent geen limiet (zie Facturatie & abonnementen). Het registreren van boekingen en het uitvoeren van reconciliaties zijn nooit beperkt.

Maak één derdengeldrekening aan per daadwerkelijke bankrekening. Een rekening ondersteunt één valuta; een kantoor dat derdengelden in twee valuta's aanhoudt, heeft dus twee rekeningen nodig. Elke rekening toont het boeksaldo, wat het totaal is van de saldi van de onderliggende dossiers.

Grootboek derdengelden per dossier#

De derdengelden van elk dossier bevinden zich onder het tabblad Facturatie → Derdengelden. Dit tabblad toont het aangehouden saldo voor het dossier op elke rekening (nooit samengevoegd over meerdere rekeningen) en een grootboek met elke boeking, de bijbehorende referentie en het lopende saldo.

Klik op Boeking registreren en vul het volgende in:

Rekening: standaard ingesteld op de rekening in de valuta van het dossier
Type: zie de onderstaande tabel
Bedrag, in de valuta van de rekening
Datum
Referentie, bijvoorbeeld een chequenummer of een overschrijvingskenmerk
Omschrijving

Type	Gebruiken voor
Storting	Geld ontvangen van of ten behoeve van de cliënt op de derdengeldrekening
Verschot	Geld uitbetaald vanaf de derdengeldrekening voor de cliënt: griffierechten, een betaling aan een derde partij of een overboeking naar uw kantoorrekening voor een declaratie
Overboeking in / Overboeking uit	Het verplaatsen van derdengelden tussen dossiers of rekeningen. Beide zijden worden afzonderlijk geregistreerd, dus voer ze allebei in

Boekingen kunnen niet worden bewerkt of verwijderd. Om een fout te herstellen, registreert u een nieuwe boeking waarmee u de eerdere boeking tegenboekt, conform de voor u geldende beroepsregels.

Dialoogvenster Derdengeldenboeking registreren met een GBP-derdengeldrekening, het type Storting, een bedrag van 2000, een referentie en een omschrijving — Een voorschotstorting registreren.

Derdengeldengrootboek van een dossier met een storting, een verschot, bijbehorende referenties en het lopende saldo — Het grootboek van een dossier: het aangehouden saldo en elke boeking met het bijbehorende lopende saldo.

Opmerking

Boekingen op de derdengeldrekening zijn niet gekoppeld aan facturen. Als u een factuur voldoet met derdengelden, registreer dan de betaling op de factuur en een overeenkomend Verschot vanuit de derdengelden.

De regel tegen negatief saldo (roodstand)#

Het derdengeldensaldo van een dossier mag op geen enkele datum onder nul zakken. Flow controleert het grootboek in chronologische volgorde en weigert een uitgaande betaling om een van de volgende twee redenen:

Onvoldoende saldo op die datum. Het bericht vermeldt het beschikbare bedrag.
Op dat moment voldoende, maar later niet meer. Een uitgaande betaling met terugwerkende kracht zou ertoe leiden dat een latere betaling niet meer gedekt is. Kies een latere datum of controleer de latere boekingen.

Reconciliatie#

Klik op het Facturatiedashboard bij een rekening op Reconciliëren. Voer de Afschriftdatum van de bank in (niet in de toekomst) en het Saldo bankafschrift, en klik vervolgens op Reconciliëren. Flow vergelijkt dit met het boeksaldo op die datum (boekingen van na de afschriftdatum worden buiten beschouwing gelaten) en controleert of de dossiergrootboeken optellen tot het totaalsaldo van de rekening.

Het resultaat is In evenwicht, of Niet in evenwicht met het te onderzoeken verschil (afschrift minus boeksaldo). Beide statussen worden opgeslagen, en onder Geschiedenis vindt u een overzicht van elke eerdere reconciliatie met de bijbehorende afschriftdatum, bank- en boeksaldi en de uitkomst.

Reconciliatiedialoogvenster met het boeksaldo, het saldo van het bankafschrift en de melding Niet in evenwicht inclusief het verschil — Bij een reconciliatie die niet in evenwicht is, wordt het te onderzoeken verschil weergegeven.

De gereconcilieerde periode#

Zodra een rekening als In evenwicht is gereconcilieerd, is de periode gesloten: een boeking gedateerd op of vóór die afschriftdatum wordt geweigerd. Dateringen moeten na die dag liggen. De afschriftdatum geldt volgens de kalenderdag van de persoon die de reconciliatie heeft uitgevoerd, zodat een collega in een andere tijdzone dezelfde uitkomst krijgt.

Een reconciliatie die niet in evenwicht is, sluit niets af. Zoek de oorzaak (vaak een nog niet geregistreerde storting of betaling), registreer de ontbrekende boeking op de werkelijke datum en voer de reconciliatie voor hetzelfde afschrift opnieuw uit.

Archiveren#

De knop Archiveren verschijnt pas wanneer het saldo van een rekening nul is. Een gearchiveerde rekening accepteert geen nieuwe boekingen meer en verdwijnt uit de actieve lijst.