Automatiseringen

Met automatiseringen kunt u "als X gebeurt, doe dan Y"-regels maken die automatisch worden uitgevoerd. Ze nemen repetitieve taken uit handen en zorgen voor consistente werkprocessen binnen uw kantoor.

Hoe automatiseringen werken#

Elke automatiseringsregel bestaat uit drie onderdelen:

1. Trigger — De gebeurtenis waarmee de automatisering start
2. Voorwaarden (optioneel) — Filters die waar moeten zijn om de automatisering te activeren
3. Acties — Wat er gebeurt wanneer de trigger afgaat en aan de voorwaarden is voldaan

Triggers#

Voorwaarden#

Voeg optionele voorwaarden toe om te bepalen wanneer de automatisering wordt geactiveerd. Kies bij twee of meer voorwaarden voor Voldoe aan alle voorwaarden (elke voorwaarde moet overeenkomen) of elke voorwaarde (minstens één voorwaarde moet overeenkomen).

Elke voorwaarde selecteert een veld uit de trigger, zoals de naam van de lead, de naam van de nieuwe fase, de zaakstitel of de naam van de cliënt.

Beschikbare operatoren:

• Is gelijk aan — Exacte overeenkomst (bijv. naam van de nieuwe fase is gelijk aan "Geconsulteerd")
• Is niet gelijk aan — Komt niet overeen
• Bevat — Gedeeltelijke overeenkomst, niet hoofdlettergevoelig (bijv. zaakstitel bevat "NDA")

Voorbeelden van voorwaarden:

• Naam van de nieuwe fase is gelijk aan "Geconsulteerd" — Wordt alleen geactiveerd wanneer een lead naar Geconsulteerd verhuist
• Zaakstitel bevat "Huurovereenkomst" — Wordt alleen geactiveerd voor zaken met "Huurovereenkomst" in de titel

Acties#

Acties worden op volgorde uitgevoerd wanneer de automatisering afgaat. Berichten, onderwerpen en titels kunnen gegevens van de gebeurtenis bevatten, zoals {{lead.name}}.

Een melding over een lead of zaak bereikt alleen personen die bevoegd zijn om deze te openen. Als medewerkers alleen de dossiers zien die aan hen zijn toegewezen of met hen zijn gedeeld (Zichtbaarheid van dossiers in Team en rollen), betekent "alle teamleden" de eigenaren en beheerders plus die specifieke leden. Een Chinese wall sluit iedereen uit die daardoor wordt afgeschermd.

1. In-app melding verzenden#

Stuur een in-app melding naar uw team.

• Kies de ontvanger: de toegewezen gebruiker, de maker of alle teamleden
• Schrijf een meldingsbericht
• Kies een prioriteit (Laag, Normaal, Hoog, Urgent)
• De melding verschijnt in het meldingencentrum van de ontvanger

2. E-mailnotificatie verzenden#

Verstuur een e-mailnotificatie.

• Kies de ontvanger: de toegewezen gebruiker, de maker of alle teamleden
• Stel het onderwerp en de hoofdtekst in
• De e-mail wordt verzonden zodra de automatisering wordt uitgevoerd

3. Mijlpaal aanmaken#

Voeg een enkele mijlpaal toe aan de zaak.

• Stel de titel van de mijlpaal in
• Stel de vervaldatum in: 1, 2, 3, 5, 7, 14 of 30 dagen na de gebeurtenis
• Kies de prioriteit (Laag, Gemiddeld, Hoog, Kritiek)

4. Controlelijst van mijlpalen aanmaken#

Voeg in één keer een controlelijst van mijlpalen toe — handig voor standaard werkprocessen.

• Definieer een reeks mijlpalen, elk met een titel, een vervaldatum en een prioriteit
• Alle mijlpalen worden gelijktijdig aangemaakt
• Ideaal voor onboarding-checklists (bijv. "Wanneer een lead een zaak wordt, maak dan de standaard onboarding-checklist aan")

Een automatisering aanmaken#

1. Ga naar Instellingen → Automatiseringen (eigenaren en beheerders)
2. Klik op Nieuwe automatisering
3. Stel de regel in:
   • Naam — Geef de regel een duidelijke naam (bijv. "Intake-checklist voor geschillenbeslechting")
   • Beschrijving — Optioneel
   • Wanneer (Trigger) — Selecteer wanneer de regel wordt geactiveerd
   • Als (Voorwaarden) — Voeg optioneel filters toe
   • Dan (Acties) — Voeg een of meer acties toe in de gewenste volgorde
4. Klik op Automatisering aanmaken

Nieuwe automatiseringen zijn direct actief. Gebruik de schakelaar naast een regel om deze op elk gewenst moment te pauzeren, en schakel deze weer in wanneer u er klaar voor bent.

Kant-en-klare sjablonen#

Klik op Sjablonen om te starten met een van de vijf kant-en-klare regels. Elk sjabloon opent in de editor, zodat u het kunt aanpassen voordat u het opslaat:

1. Opvolging van nieuwe lead — Wanneer een nieuwe lead binnenkomt, stel dan alle teamleden op de hoogte en stuur een e-mail naar de toegewezen gebruiker
2. Leadmelding via website/Zapier — Wanneer een lead binnenkomt via de Lawzana Directory, uw website, Zapier, uw contactpagina of uw boekingspagina, stuur dan alle teamleden een dringende melding in de app
3. Onboarding nieuwe cliënt — Wanneer een lead een zaak wordt, maak dan een onboarding-checklist van 5 stappen aan
4. Voorbereiding van de instructiefase — Wanneer een zaak naar een fase van instructie of bewijsvoering verhuist, maak dan een voorbereidingschecklist aan en breng de toegewezen gebruiker op de hoogte
5. Checklist voor sluiten van zaak — Wanneer een zaak wordt gesloten, maak dan een afrondingschecklist aan voor de administratieve afhandeling

Regelstatus#

Uitvoeringsgeschiedenis#

Elke automatisering in de lijst toont de bijbehorende trigger, het aantal voorwaarden en acties, hoe vaak deze is uitgevoerd en wanneer de laatste uitvoering plaatsvond. Open de Uitvoeringsgeschiedenis via het menu van de regel om elke recente uitvoering te bekijken en te zien of deze In behandeling, Wordt uitgevoerd, Voltooid of Mislukt is.

Veiligheidsvoorzieningen#

• Onderbrekingsmechanisme — Als een regel 5 keer achter elkaar mislukt, wordt deze automatisch gepauzeerd om herhaalde fouten te voorkomen
• De persoon die de regel heeft aangemaakt, ontvangt een melding zodra deze automatisch wordt gepauzeerd, inclusief de laatste foutmelding, zodat u het probleem kunt onderzoeken en verhelpen