Automatiseringen

Met automatiseringen kunt u "als X gebeurt, doe dan Y"-regels maken die automatisch worden uitgevoerd. Ze nemen repetitieve taken weg en zorgen voor consistente workflows binnen uw kantoor.

Hoe automatiseringen werken#

Elke automatiseringsregel bestaat uit drie onderdelen:

Trigger — De gebeurtenis waarmee de automatisering wordt gestart
Voorwaarden (optioneel) — Filters die waar moeten zijn om de automatisering te activeren
Acties — Wat er gebeurt wanneer de trigger wordt geactiveerd en aan de voorwaarden is voldaan

Triggers#

Trigger	Wordt geactiveerd wanneer
Dossier aangemaakt	Een nieuw dossier wordt aangemaakt
Fase gewijzigd	Een dossier naar een andere fase wordt verplaatst
Dossier gesloten	Een dossier de fase 'Gesloten' bereikt
Lead aangemaakt	Een nieuwe lead in het systeem binnenkomt
Lead geconverteerd	Een lead wordt omgezet naar een dossier

Voorwaarden#

Voeg optionele voorwaarden toe om te bepalen wanneer de automatisering wordt geactiveerd. Voorwaarden maken gebruik van EN-logica: alle voorwaarden moeten waar zijn.

Beschikbare operatoren:

Is gelijk aan — Exacte overeenkomst (bijv. fase is gelijk aan "Intake")
Is niet gelijk aan — Komt niet overeen
Bevat — Gedeeltelijke overeenkomst (bijv. titel bevat "NDA")
In — Komt overeen met een willekeurige waarde in een lijst (bijv. rechtsgebied in "Ondernemingsrecht, Fiscaal recht")
Niet in — Komt met geen enkele waarde in een lijst overeen

Voorbeeldvoorwaarden:

Fase is gelijk aan "Intake" — Wordt alleen geactiveerd wanneer een dossier zich in de intakefase bevindt
Rechtsgebied in "Familierecht, Procesrecht" — Wordt alleen geactiveerd voor specifieke rechtsgebieden

Acties#

Acties worden op volgorde uitgevoerd zodra de automatisering wordt geactiveerd.

1. Melding sturen (in-app)#

Stuur een in-app-melding naar specifieke teamleden.

Kies ontvangers (specifieke gebruikers of "alle teamleden")
Schrijf een meldingsbericht
De melding verschijnt in het meldingencentrum van de ontvanger

2. Melding sturen (e-mail)#

Verstuur een e-mailnotificatie.

Kies ontvangers
Stel het onderwerp en de berichttekst in
E-mails worden direct verzonden

3. Mijlpaal aanmaken#

Voeg een enkele mijlpaal toe aan het dossier.

Stel de titel en de vervaldatum van de mijlpaal in
Kies de prioriteit (Laag, Gemiddeld, Hoog, Kritiek)
Wijs deze toe aan een teamlid

4. Mijlpalen aanmaken (batch)#

Voeg in één keer een controlelijst met mijlpalen toe — ideaal voor standaard workflows.

Definieer een reeks mijlpalen met titels en relatieve vervaldatums
Alle mijlpalen worden gelijktijdig aangemaakt
Zeer geschikt voor onboardingchecklists (bijv. "Wanneer een dossier de intakefase bereikt, maak dan de standaard intakechecklist aan")

Een automatisering aanmaken#

Ga naar Instellingen → Automatiseringen
Klik op Nieuwe automatisering
Stel de regel in:
- Naam — Geef de regel een beschrijvende naam (bijv. "Intakechecklist voor Procesrecht")
- Trigger — Selecteer wanneer de regel moet worden geactiveerd
- Voorwaarden — Voeg eventueel filters toe
- Acties — Voeg een of meerdere acties in de gewenste volgorde toe
Klik op Opslaan

De automatisering start met de status Concept. Zet deze op Actief zodra u klaar bent.

Kant-en-klare sjablonen#

Er zijn vijf direct bruikbare sjablonen beschikbaar:

Melding nieuwe lead — Informeer het team wanneer er een nieuwe lead binnenkomt
Intakechecklist dossier — Maak standaardmijlpalen aan wanneer een dossier de intakefase bereikt
Waarschuwing fasewijziging — Stuur een e-mailnotificatie wanneer een dossier van fase verandert
Opvolging leadconversie — Maak opvolgingstaken aan wanneer een lead een dossier wordt
Checklist dossierafsluiting — Maak afrondende controelmijlpalen aan wanneer een dossier wordt gesloten

Status van regels#

Status	Betekenis
Actief	Regel is actief en wordt geactiveerd bij triggergebeurtenissen
Gepauzeerd	Regel bestaat, maar wordt pas uitgevoerd na heractivatie
Concept	Regel wordt geconfigureerd en wordt nog niet uitgevoerd

Uitvoeringsgeschiedenis#

Bij elke automatisering wordt het volgende bijgehouden:

Totaal aantal uitvoeringen — Hoe vaak de regel is geactiveerd
Laatst uitgevoerd — Wanneer de regel voor het laatst is uitgevoerd
Status van recente uitvoeringen — In behandeling, Actief, Voltooid of Mislukt

Veiligheidsvoorzieningen#

Onderbrekingsmechanisme (circuit breaker) — Als een regel 5 opeenvolgende keren mislukt, wordt deze automatisch gepauzeerd om herhaalde fouten te voorkomen
Pogingen herhalen — Bij mislukte acties wordt eerst opnieuw geprobeerd deze uit te voeren voordat ze als mislukt worden gemarkeerd
U ontvangt een melding wanneer regels automatisch zijn gepauzeerd, zodat u het probleem kunt onderzoeken en oplossen