Automatiseringen

Met automatiseringen kunt u regels van het type "als X gebeurt, doe dan Y" maken die automatisch worden uitgevoerd. Ze nemen repetitieve taken uit handen en zorgen voor consistente werkprocessen binnen uw kantoor.

Hoe automatiseringen werken#

Elke automatiseringsregel bestaat uit drie onderdelen:

1. Trigger — De gebeurtenis waarmee de automatisering start
2. Voorwaarden (optioneel) — Filters waaraan moet worden voldaan om de automatisering te activeren
3. Acties — Wat er gebeurt zodra de trigger wordt geactiveerd en aan de voorwaarden is voldaan

Triggers#

Voorwaarden#

Voeg optionele voorwaarden toe om te bepalen wanneer de automatisering wordt geactiveerd. Kies bij twee of meer voorwaarden voor Match all conditions (aan elke voorwaarde moet worden voldaan) of any condition (aan ten minste één voorwaarde moet worden voldaan).

Elke voorwaarde selecteert een veld uit de trigger, zoals de naam van de lead, de naam van de nieuwe fase, de dossiertitel of de naam van de cliënt.

Beschikbare operators:

• Equals — Exacte overeenkomst (bijv. naam van de nieuwe fase is gelijk aan "Consulted")
• Not Equals — Komt niet overeen
• Contains — Gedeeltelijke overeenkomst, niet hoofdlettergevoelig (bijv. dossiertitel bevat "NDA")

Voorbeelden van voorwaarden:

• Naam van de nieuwe fase is gelijk aan "Consulted" — Wordt alleen geactiveerd wanneer een lead naar Consulted wordt verplaatst
• Dossiertitel bevat "Lease" — Wordt alleen geactiveerd voor dossiers met "Lease" in de titel

Acties#

Acties worden op volgorde uitgevoerd zodra de automatisering wordt geactiveerd. Berichten, onderwerpen en titels kunnen gegevens uit de gebeurtenis bevatten, zoals {{lead.name}}.

Een melding over een lead of dossier bereikt alleen personen die toegang hebben om deze te openen. Als leden alleen de dossiers en records zien die aan hen zijn toegewezen of met hen zijn gedeeld (Record visibility in Team and roles), betekent "alle teamleden" de eigenaren en beheerders plus die specifieke leden. Een ethical wall sluit iedereen uit die erdoor wordt afgeschermd.

1. In-app-melding verzenden#

Stuur een in-app-melding naar uw team.

• Kies de ontvanger: de toegewezen gebruiker, de maker of alle teamleden
• Schrijf een meldingsbericht
• Kies een prioriteit (Low, Normal, High, Urgent)
• De melding verschijnt in het meldingencentrum van de ontvanger

2. E-mailnotificatie verzenden#

Verstuur een melding per e-mail.

• Kies de ontvanger: de toegewezen gebruiker, de maker of alle teamleden
• Stel het onderwerp en de hoofdtekst in
• De e-mail wordt verzonden zodra de automatisering wordt uitgevoerd

3. Mijlpaal aanmaken#

Voeg een afzonderlijke mijlpaal toe aan het dossier.

• Stel de titel van de mijlpaal in
• Stel de vervaldatum in: 1, 2, 3, 5, 7, 14 of 30 dagen na de gebeurtenis
• Kies de prioriteit (Low, Medium, High, Critical)

4. Controlelijst van mijlpalen aanmaken#

Voeg in één keer een controlelijst van mijlpalen toe — handig voor standaard werkprocessen.

• Definieer een reeks mijlpalen, elk met een titel, een vervaldatum en een prioriteit
• Alle mijlpalen worden tegelijkertijd aangemaakt
• Ideaal voor onboarding-checklists (bijv. "Wanneer een lead een dossier wordt, maak dan de standaard onboarding-controlelijst aan")

Een automatisering aanmaken#

1. Ga naar Settings → Automations (eigenaren en beheerders)
2. Klik op New Automation
3. Stel de regel in:
   • Name — Geef de regel een duidelijke naam (bijv. "Intake-controlelijst voor procesvoering")
   • Description — Optioneel
   • When (Trigger) — Selecteer wanneer de regel wordt geactiveerd
   • If (Conditions) — Voeg optioneel filters toe
   • Then (Actions) — Voeg een of meer acties toe in de gewenste volgorde
4. Klik op Create Automation

Nieuwe automatiseringen zijn direct actief. Gebruik de schakelaar naast een regel om deze op elk gewenst moment te pauzeren, en schakel deze weer in wanneer u er klaar voor bent.

Kant-en-klare sjablonen#

Klik op Templates om te starten met een van de vijf direct bruikbare regels. Elk sjabloon wordt geopend in de editor, zodat u het kunt aanpassen voordat u het opslaat:

1. New Lead Follow-Up — Wanneer er een nieuwe lead binnenkomt, breng dan alle teamleden op de hoogte en stuur een e-mail naar de toegewezen gebruiker
2. Website/Zapier Lead Alert — Wanneer er een lead binnenkomt via de Lawzana Directory, uw website, Zapier, uw contactpagina of uw boekingspagina, stuur dan alle teamleden een dringende melding in de app
3. New Client Onboarding — Wanneer een lead een dossier wordt, maak dan een onboarding-controlelijst van 5 stappen aan
4. Discovery Stage Preparation — Wanneer een dossier naar de fase Discovery wordt verplaatst, maak dan een voorbereidingscontrolelijst aan en breng de toegewezen gebruiker op de hoogte
5. Matter Closure Checklist — Wanneer een dossier wordt gesloten, maak dan een afsluitingscontrolelijst aan voor de administratieve afhandeling

Regelstatus#

Uitvoeringsgeschiedenis#

Bij elke automatisering in de lijst worden de trigger, het aantal voorwaarden en acties, het aantal uitvoeringen en het tijdstip van de laatste uitvoering weergegeven. Open Execution History via het menu van de regel om recente uitvoeringen te bekijken en te zien of deze Pending, Running, Completed of Failed zijn.

Beveiligingsfuncties#

• Stroomonderbreker (circuit breaker) — Als een regel 5 keer achter elkaar mislukt, wordt deze automatisch gepauzeerd om herhaalde fouten te voorkomen
• De persoon die de regel heeft aangemaakt ontvangt een melding wanneer deze automatisch is gepauzeerd, inclusief de meest recente foutmelding, zodat u het probleem kunt onderzoeken en oplossen