ระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณสร้างกฎ "เมื่อเกิด X ให้ทำ Y" ที่ทำงานได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดงานที่ต้องทำซ้ำๆ และทำให้ขั้นตอนการทำงานทั่วทั้งสำนักงานกฎหมายของคุณเป็นไปในแนวทางเดียวกัน

การทำงานของระบบอัตโนมัติ#

กฎของระบบอัตโนมัติแต่ละข้อประกอบด้วยสามส่วน:

1. ตัวกระตุ้น (Trigger) — เหตุการณ์ที่เริ่มต้นการทำงานของระบบอัตโนมัติ
2. เงื่อนไข (Conditions) (ไม่บังคับ) — ตัวกรองที่ต้องเป็นจริงเพื่อให้ระบบอัตโนมัติเริ่มทำงาน
3. การดำเนินการ (Actions) — สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อตัวกระตุ้นทำงานและตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด

ตัวกระตุ้น (Triggers)#

เงื่อนไข (Conditions)#

เพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมเพื่อควบคุมเวลาที่ระบบอัตโนมัติจะเริ่มทำงาน โดยเงื่อนไขจะใช้ตรรกะแบบ "และ" (AND) — เงื่อนไขทั้งหมดจะต้องเป็นจริง

ตัวดำเนินการที่สามารถใช้ได้:

• เท่ากับ (Equals) — ตรงกันทุกประการ (เช่น ขั้นตอนเท่ากับ "Intake")
• ไม่เท่ากับ (Not Equals) — ไม่ตรงกัน
• ประกอบด้วย (Contains) — ตรงกันบางส่วน (เช่น ชื่อเรื่องประกอบด้วย "NDA")
• อยู่ใน (In) — ตรงกับค่าใดค่าหนึ่งในรายการ (เช่น สาขากฎหมายอยู่ใน "Corporate, Tax")
• ไม่อยู่ใน (Not In) — ไม่ตรงกับค่าใดๆ ในรายการ

ตัวอย่างเงื่อนไข:

• ขั้นตอนเท่ากับ "Intake" — ทำงานเฉพาะเมื่อคดีความอยู่ในขั้นตอน Intake เท่านั้น
• สาขากฎหมายอยู่ใน "Family Law, Litigation" — ทำงานเฉพาะสาขากฎหมายที่ระบุเท่านั้น

การดำเนินการ (Actions)#

การดำเนินการจะทำงานตามลำดับเมื่อระบบอัตโนมัติเริ่มทำงาน

1. การแจ้งเตือน (ในแอป)#

ส่งการแจ้งเตือนภายในแอปไปยังสมาชิกในทีมที่ระบุ

• เลือกผู้รับ (ผู้ใช้ที่ระบุหรือ "สมาชิกในทีมทั้งหมด")
• เขียนข้อความแจ้งเตือน
• การแจ้งเตือนจะแสดงขึ้นในศูนย์การแจ้งเตือนของผู้รับ

2. การแจ้งเตือน (อีเมล)#

ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล

• เลือกผู้รับ
• กำหนดหัวข้อและเนื้อหาของข้อความ
• ระบบจะส่งอีเมลทันที

3. สร้างไมล์สโตน#

เพิ่มไมล์สโตนรายการเดียวลงในคดีความ

• กำหนดชื่อไมล์สโตนและวันครบกำหนด
• เลือกลำดับความสำคัญ (ต่ำ, ปานกลาง, สูง, วิกฤต)
• มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม

4. สร้างไมล์สโตน (เป็นชุด)#

เพิ่มรายการตรวจสอบของไมล์สโตนหลายรายการพร้อมกัน — มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับขั้นตอนการทำงานมาตรฐาน

• กำหนดชุดของไมล์สโตนพร้อมชื่อเรื่องและวันครบกำหนดแบบสัมพัทธ์
• ระบบจะสร้างไมล์สโตนทั้งหมดพร้อมกันในคราวเดียว
• เหมาะสำหรับรายการตรวจสอบการรับเรื่อง (เช่น "เมื่อคดีความเข้าสู่ขั้นตอน Intake ให้สร้างรายการตรวจสอบการรับเรื่องมาตรฐาน")

การสร้างระบบอัตโนมัติ#

1. ไปที่ Settings → Automations
2. คลิก New Automation
3. กำหนดกฎ:
   • Name — ตั้งชื่อกฎที่สื่อความหมายชัดเจน (เช่น "Intake Checklist for Litigation")
   • Trigger — เลือกเวลาที่ต้องการให้กฎทำงาน
   • Conditions — เพิ่มตัวกรอง (ไม่บังคับ)
   • Actions — เพิ่มการดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งรายการตามลำดับ
4. คลิก Save

ระบบอัตโนมัติจะเริ่มต้นด้วยสถานะ แบบร่าง (Draft) ให้เปลี่ยนสถานะเป็น เปิดใช้งาน (Active) เมื่อพร้อมใช้งาน

เทมเพลตสำเร็จรูป#

มีเทมเพลตพร้อมใช้งาน 5 รูปแบบ ได้แก่:

1. การแจ้งเตือนผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารายใหม่ (New Lead Notification) — แจ้งเตือนทีมงานเมื่อมีผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารายใหม่เข้ามา
2. รายการตรวจสอบการรับเรื่องคดีความ (Matter Intake Checklist) — สร้างไมล์สโตนมาตรฐานเมื่อคดีความเข้าสู่ขั้นตอน Intake
3. การแจ้งเตือนการเปลี่ยนขั้นตอน (Stage Change Alert) — ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อคดีความเปลี่ยนขั้นตอน
4. การติดตามผลการแปลงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า (Lead Conversion Follow-up) — สร้างงานติดตามผลเมื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ากลายมาเป็นคดีความ
5. รายการตรวจสอบการปิดคดีความ (Matter Closure Checklist) — สร้างไมล์สโตนสำหรับการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเมื่อคดีความถูกปิดลง

สถานะของกฎ#

ประวัติการทำงาน#

ระบบอัตโนมัติแต่ละรายการจะบันทึกข้อมูลดังนี้:

• จำนวนการทำงานทั้งหมด — จำนวนครั้งที่ระบบได้เริ่มทำงานไปแล้ว
• การทำงานล่าสุด — เวลาที่ระบบทำงานครั้งล่าสุด
• สถานะของการทำงานรอบล่าสุด — รอดำเนินการ (Pending), กำลังทำงาน (Running), สำเร็จ (Completed) หรือล้มเหลว (Failed)

ฟีเจอร์ความปลอดภัย#

• ระบบตัดการทำงาน (Circuit breaker) — หากกฎทำงานล้มเหลวติดต่อกัน 5 ครั้ง ระบบจะหยุดการทำงานชั่วคราวโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดซ้ำซ้อน
• กลไกการลองใหม่ (Retry mechanism) — การดำเนินการที่ล้มเหลวจะถูกลองทำงานใหม่อีกครั้งก่อนที่จะถูกทำเครื่องหมายว่าล้มเหลว
• คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหากกฎถูกหยุดการทำงานโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้