ระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติ (Automations) ช่วยให้คุณสร้างกฎประเภท "เมื่อเกิด X ให้ทำ Y" ที่ทำงานได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนและทำให้ขั้นตอนการทำงานทั่วทั้งสำนักงานกฎหมายของคุณเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
การทำงานของระบบอัตโนมัติ#
กฎของระบบอัตโนมัติแต่ละข้อประกอบด้วยสามส่วน:
- ทริกเกอร์ (Trigger) — เหตุการณ์ที่เริ่มต้นการทำงานของระบบอัตโนมัติ
- เงื่อนไข (Conditions) (ไม่บังคับ) — ตัวกรองที่ต้องเป็นจริงเพื่อให้ระบบอัตโนมัติเริ่มทำงาน
- การดำเนินการ (Actions) — สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเกิดทริกเกอร์และตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด
ทริกเกอร์#
| ทริกเกอร์ | เริ่มทำงานเมื่อ |
|---|---|
| When a new lead arrives | มีผู้สนใจรายใหม่เข้าสู่ระบบ จากช่องทางใดก็ตาม |
| When a lead changes stage | ผู้สนใจย้ายไปยังขั้นตอน (Stage) อื่น |
| When a lead becomes a matter | ผู้สนใจได้รับการแปลงเป็นคดีความ |
| When a lead completes intake | ผู้สนใจกรอกแบบฟอร์ม intake หรือ AI intake เสร็จสมบูรณ์ |
| When a matter is created | มีการสร้างคดีความใหม่ |
| When a matter changes stage | คดีความย้ายไปยังขั้นตอนอื่น |
| When a matter is assigned | คดีความได้รับการมอบหมายให้แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง |
| When a matter is closed | คดีความย้ายไปยังขั้นตอนที่กำหนดว่าปิดคดีแล้ว |
| When an email is received | อีเมลที่ส่งต่อเข้ามาถูกจัดเก็บไว้ภายใต้ผู้สนใจหรือคดีความ |
เงื่อนไข#
เพิ่มเงื่อนไขที่ไม่บังคับเพื่อควบคุมว่าระบบอัตโนมัติจะเริ่มทำงานเมื่อใด เมื่อมีเงื่อนไขตั้งแต่สองข้อขึ้นไป ให้เลือกระหว่าง Match all conditions (ต้องตรงกับทุกเงื่อนไข) หรือ any condition (ตรงกับเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งเป็นอย่างน้อย)
แต่ละเงื่อนไขจะเลือกฟิลด์จากทริกเกอร์ เช่น ชื่อผู้สนใจ ชื่อขั้นตอนใหม่ ชื่อคดีความ หรือชื่อลูกค้า
ตัวดำเนินการที่ใช้ได้:
- Equals — ตรงกันทุกประการ (เช่น ชื่อขั้นตอนใหม่ตรงกับ "Consulted")
- Not Equals — ไม่ตรงกัน
- Contains — ตรงกันบางส่วน โดยไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็ก-พิมพ์ใหญ่ (เช่น ชื่อคดีความมีคำว่า "NDA")
ตัวอย่างเงื่อนไข:
- New stage name equals "Consulted" — จะเริ่มทำงานเมื่อผู้สนใจย้ายไปยังขั้นตอน Consulted เท่านั้น
- Matter title contains "Lease" — จะเริ่มทำงานเฉพาะคดีความที่มีคำว่า "Lease" อยู่ในชื่อคดีเท่านั้น
การดำเนินการ#
การดำเนินการจะทำงานตามลำดับเมื่อระบบอัตโนมัติเริ่มทำงาน ทั้งนี้ ข้อความ หัวข้อเรื่อง และชื่อรายการ สามารถระบุรายละเอียดจากเหตุการณ์ได้ เช่น {{lead.name}}
การแจ้งเตือนเกี่ยวกับผู้สนใจหรือคดีความจะส่งถึงเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เปิดดูรายการดังกล่าวเท่านั้น หากสมาชิกสามารถดูได้เฉพาะบันทึกที่ได้รับมอบหมายหรือแชร์กับพวกเขาเท่านั้น (Record visibility ใน ทีมและบทบาทหน้าที่) คำว่า "all team members" จะหมายถึงเจ้าของ (Owners) และผู้ดูแลระบบ (Admins) รวมถึงสมาชิกเหล่านั้นด้วย ทั้งนี้ กำแพงจริยธรรม (ethical wall) จะคัดบุคคลที่ถูกจำกัดสิทธิ์ออกไปโดยอัตโนมัติ
1. ส่งการแจ้งเตือนในแอป (Send In-App Notification)#
ส่งการแจ้งเตือนภายในแอปพลิเคชันไปยังทีมของคุณ
- เลือกผู้รับ: ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมาย ผู้สร้าง หรือสมาชิกในทีมทุกคน
- เขียนข้อความแจ้งเตือน
- เลือกระดับความสำคัญ (Low, Normal, High, Urgent)
- การแจ้งเตือนจะปรากฏในศูนย์การแจ้งเตือนของผู้รับ
2. ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล (Send Email Notification)#
ส่งการแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล
- เลือกผู้รับ: ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมาย ผู้สร้าง หรือสมาชิกในทีมทุกคน
- กำหนดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
- อีเมลจะถูกส่งออกไปเมื่อระบบอัตโนมัติทำงาน
3. สร้างไมล์สโตน (Create a Milestone)#
เพิ่มไมล์สโตนรายการเดียวลงในคดีความ
- กำหนดชื่อไมล์สโตน
- กำหนดวันครบกำหนด: 1, 2, 3, 5, 7, 14 หรือ 30 วันหลังจากเกิดเหตุการณ์
- เลือกระดับความสำคัญ (Low, Medium, High, Critical)
4. สร้างเช็กลิสต์ไมล์สโตน (Create Checklist of Milestones)#
เพิ่มเช็กลิสต์ของไมล์สโตนหลายรายการพร้อมกันในคราวเดียว — มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับขั้นตอนการทำงานมาตรฐาน
- กำหนดชุดไมล์สโตน โดยแต่ละรายการจะมีชื่อ วันครบกำหนด และระดับความสำคัญ
- ไมล์สโตนทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นพร้อมกัน
- เหมาะสำหรับเช็กลิสต์การเริ่มต้นงานกับลูกค้าใหม่ (เช่น "เมื่อผู้สนใจกลายเป็นคดีความ ให้สร้างเช็กลิสต์การเริ่มต้นงานมาตรฐาน")
การสร้างระบบอัตโนมัติ#
- ไปที่ Settings → Automations (สำหรับเจ้าของและผู้ดูแลระบบ)
- คลิก New Automation
- ตั้งค่ากฎ:
- Name — ตั้งชื่อกฎที่สื่อความหมายชัดเจน (เช่น "Intake Checklist for Litigation")
- Description — คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
- When (Trigger) — เลือกว่าจะให้กฎเริ่มทำงานเมื่อใด
- If (Conditions) — เพิ่มตัวกรอง (ไม่บังคับ)
- Then (Actions) — เพิ่มการดำเนินการอย่างน้อยหนึ่งรายการตามลำดับ
- คลิก Create Automation
ระบบอัตโนมัติที่สร้างขึ้นใหม่จะมีผลทำงานทันที คุณสามารถใช้สวิตช์ข้างกฎเพื่อหยุดการทำงานชั่วคราวได้ตลอดเวลา และเปิดใช้งานอีกครั้งเมื่อคุณพร้อม
เทมเพลตสำเร็จรูป#
คลิก Templates เพื่อเริ่มต้นจากหนึ่งในห้ากฎสำเร็จรูปที่พร้อมใช้งาน แต่ละเทมเพลตจะเปิดขึ้นในตัวแก้ไขเพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งได้ก่อนทำการบันทึก:
- New Lead Follow-Up — เมื่อมีผู้สนใจรายใหม่เข้ามา ให้แจ้งเตือนสมาชิกในทีมทุกคนและส่งอีเมลหาผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมาย
- Website/Zapier Lead Alert — เมื่อมีผู้สนใจเข้ามาจาก Lawzana Directory, เว็บไซต์ของคุณ, Zapier, หน้าติดต่อของคุณ หรือหน้าจองเวลาของคุณ ให้ส่งการแจ้งเตือนระดับด่วน (urgent alert) ในแอปไปยังสมาชิกในทีมทุกคน
- New Client Onboarding — เมื่อผู้สนใจกลายเป็นคดีความ ให้สร้างเช็กลิสต์การเริ่มต้นงานกับลูกค้าใหม่จำนวน 5 ขั้นตอน
- Discovery Stage Preparation — เมื่อคดีความย้ายไปยังขั้นตอน Discovery ให้สร้างเช็กลิสต์การเตรียมความพร้อมและแจ้งเตือนผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมาย
- Matter Closure Checklist — เมื่อปิดคดีความ ให้สร้างเช็กลิสต์การปิดคดีสำหรับงานธุรการขั้นสุดท้าย
สถานะของกฎ#
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| Active | กฎกำลังทำงานและจะเริ่มทำงานทันทีเมื่อเกิดเหตุการณ์ของทริกเกอร์ |
| Paused | กฎยังมีอยู่แต่จะไม่ทำงานจนกว่าคุณจะเปิดใช้งานอีกครั้ง |
ประวัติการทำงาน (Execution History)#
ระบบอัตโนมัติแต่ละรายการในรายการจะแสดงทริกเกอร์ จำนวนเงื่อนไขและการดำเนินการ จำนวนครั้งที่ทำงานไปแล้ว และเวลาที่ทำงานล่าสุด เปิดดู Execution History จากเมนูของกฎเพื่อดูการทำงานในแต่ละครั้งล่าสุด รวมถึงสถานะว่าเป็น Pending, Running, Completed หรือ Failed
คุณสมบัติด้านความปลอดภัย#
- ระบบตัดการทำงานอัตโนมัติ (Circuit breaker) — หากกฎทำงานล้มเหลวติดต่อกัน 5 ครั้ง ระบบจะหยุดกฎนั้นชั่วคราวโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดซ้ำๆ
- บุคคลที่สร้างกฎจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อระบบถูกหยุดชั่วคราวโดยอัตโนมัติ พร้อมรายละเอียดข้อผิดพลาดล่าสุด เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้