Automatiseringer
Automatiseringer giver jer mulighed for at oprette regler af typen "når X sker, så gør Y", som kører automatisk. De eliminerer gentagne opgaver og sikrer ensartede arbejdsgange på tværs af advokatfirmaet.
Sådan fungerer automatiseringer#
Hver automatiseringsregel består af tre dele:
- Udløser (Trigger) — Begivenheden, der starter automatiseringen
- Betingelser (Conditions) (valgfrit) — Filtre, der skal være opfyldt, for at automatiseringen udløses
- Handlinger (Actions) — Hvad der sker, når udløseren aktiveres, og betingelserne er opfyldt
Udløsere#
| Udløser | Aktiveres når |
|---|---|
| Når et nyt lead ankommer | Et nyt lead registreres i systemet, fra en hvilken som helst kanal |
| Når et lead skifter fase | Et lead flyttes til en anden fase |
| Når et lead bliver til en sag | Et lead konverteres til en sag |
| Når et lead fuldfører intake | Et lead færdiggør intake-formularen eller AI-intake |
| Når en sag oprettes | En ny sag oprettes |
| Når en sag skifter fase | En sag flyttes til en anden fase |
| Når en sag tildeles | En sag tildeles til en person |
| Når en sag afsluttes | En sag flyttes til en fase, der er markeret som afsluttet |
| Når en e-mail modtages | En videresendt e-mail arkiveres under et lead eller en sag |
Betingelser#
Tilføj valgfrie betingelser for at styre, hvornår automatiseringen udløses. Ved to eller flere betingelser kan I vælge Opfyld alle betingelser (hver eneste betingelse skal matche) eller enhver betingelse (mindst én skal matche).
Hver betingelse vælger et felt fra udløseren, såsom lead-navn, nyt fasenavn, sagstitel eller klientnavn.
Tilgængelige operatorer:
- Lig med — Nøjagtigt match (f.eks. nyt fasenavn er lig med "Konsulteret")
- Ikke lig med — Matcher ikke
- Indeholder — Delvist match, uden forskel på store og små bogstaver (f.eks. sagstitel indeholder "NDA")
Eksempler på betingelser:
- Nyt fasenavn er lig med "Konsulteret" — Udløses kun, når et lead flyttes til Konsulteret
- Sagstitel indeholder "Lejekontrakt" — Udløses kun for sager med "Lejekontrakt" i titlen
Handlinger#
Handlinger udføres i rækkefølge, når automatiseringen aktiveres. Beskeder, emner og titler kan indeholde detaljer fra begivenheden, såsom {{lead.name}}.
En notifikation om et lead eller en sag når kun ud til personer, der har adgang til at åbne den. Hvis medlemmer kun kan se de sager og leads, der er tildelt eller delt med dem (Synlighed for poster i Team og roller), betyder "alle teammedlemmer" ejerne og administratorerne plus disse medlemmer. En etisk mur udelukker alle, den afskærer.
1. Send notifikation i appen#
Send en intern notifikation i appen til jeres team.
- Vælg modtageren: den tildelte bruger, opretteren eller alle teammedlemmer
- Skriv en notifikationsbesked
- Vælg en prioritet (Lav, Normal, Høj, Haster)
- Notifikationen vises i modtagerens notifikationscenter
2. Send e-mailnotifikation#
Send en e-mailnotifikation.
- Vælg modtageren: den tildelte bruger, opretteren eller alle teammedlemmer
- Angiv emne og brødtekst
- E-mailen sendes, når automatiseringen kører
3. Opret en milepæl#
Tilføj en enkelt milepæl til sagen.
- Angiv milepælens titel
- Angiv forfaldsdato: 1, 2, 3, 5, 7, 14 eller 30 dage efter begivenheden
- Vælg prioritet (Lav, Mellem, Høj, Kritisk)
4. Opret en tjekliste over milepæle#
Tilføj en tjekliste over milepæle på én gang — nyttigt til standardiserede arbejdsgange.
- Definer et sæt af milepæle, hver med en titel, en forfaldsdato og en prioritet
- Alle milepæle oprettes samlet
- Oplagt til onboarding-tjeklister (f.eks. "Når et lead bliver til en sag, opret da standard-onboardingtjeklisten")
Oprettelse af en automatisering#
- Gå til Indstillinger → Automatiseringer (ejere og administratorer)
- Klik på Ny automatisering
- Konfigurer reglen:
- Navn — Giv reglen et beskrivende navn (f.eks. "Intake-tjekliste for retssager")
- Beskrivelse — Valgfrit
- Når (Udløser) — Vælg, hvornår reglen skal aktiveres
- Hvis (Betingelser) — Tilføj eventuelle filtre
- Så (Handlinger) — Tilføj en eller flere handlinger i rækkefølge
- Klik på Opret automatisering
Nye automatiseringer er aktive med det samme. Brug kontakten ved siden af en regel til at sætte den på pause når som helst, og slå den til igen, når I er klar.
Foruddefinerede skabeloner#
Klik på Skabeloner for at starte ud fra en af de fem brugsklare regler. Hver enkelt åbnes i editoren, så I kan tilpasse den, før I gemmer:
- Opfølgning på nyt lead — Når et nyt lead ankommer, underret alle teammedlemmer og send en e-mail til den tildelte bruger
- Website/Zapier-lead-advarsel — Når et lead ankommer fra Lawzana Directory, jeres hjemmeside, Zapier, jeres kontaktside eller jeres bookingside, send da alle teammedlemmer en hasteadvarsel i appen
- Onboarding af ny klient — Når et lead bliver til en sag, opret da en 5-trins onboarding-tjekliste
- Forberedelse til oplysningsfasen — Når en sag flyttes til en oplysningsfase (Discovery), opret da en forberedelsestjekliste og underret den tildelte bruger
- Tjekliste til sagslukning — Når en sag afsluttes, opret da en tjekliste til afsluttende administrative opgaver
Regelstatus#
| Status | Betydning |
|---|---|
| Aktiv | Reglen kører og udløses ved relevante begivenheder |
| Sat på pause | Reglen eksisterer, men udløses ikke, før I aktiverer den igen |
Udførelseshistorik#
Hver automatisering på listen viser sin udløser, sit antal af betingelser og handlinger, hvor mange gange den har kørt, samt hvornår den sidst kørte. Åbn Udførelseshistorik fra reglens menu for at se hver nylig kørsel, og om den har status som Afventer, Kører, Gennemført eller Mislykket.
Sikkerhedsfunktioner#
- Kredsløbsafbryder (Circuit breaker) — Hvis en regel mislykkes 5 gange i træk, sættes den automatisk på pause for at forhindre gentagne fejl
- Den person, der oprettede reglen, får besked, når den sættes automatisk på pause, inklusive den seneste fejl, så I kan undersøge og løse problemet