Automatizaciones

Las automatizaciones le permiten crear reglas del tipo «cuando ocurra X, hacer Y» que se ejecutan automáticamente. Eliminan las tareas repetitivas y garantizan flujos de trabajo coherentes en todo su bufete.

Cómo funcionan las automatizaciones#

Cada regla de automatización consta de tres partes:

1. Activador — El evento que inicia la automatización
2. Condiciones (opcional) — Filtros que deben cumplirse para que la automatización se ejecute
3. Acciones — Lo que sucede cuando se dispara el activador y se cumplen las condiciones

Activadores#

Condiciones#

Añada condiciones opcionales para controlar cuándo se dispara la automatización. Con dos o más condiciones, elija Cumplir todas las condiciones (deben cumplirse todas las condiciones) o cualquier condición (debe cumplirse al menos una).

Cada condición selecciona un campo del activador, como el nombre del cliente potencial, el nombre de la nueva etapa, el título del asunto o el nombre del cliente.

Operadores disponibles:

• Es igual a — Coincidencia exacta (p. ej., el nombre de la nueva etapa es igual a «Consultado»)
• No es igual a — No coincide
• Contiene — Coincidencia parcial, sin distinguir mayúsculas de minúsculas (p. ej., el título del asunto contiene «NDA»)

Ejemplos de condiciones:

• El nombre de la nueva etapa es igual a «Consultado» — Solo se dispara cuando un cliente potencial pasa a Consultado
• El título del asunto contiene «Arrendamiento» — Solo se dispara para asuntos que incluyan «Arrendamiento» en el título

Acciones#

Las acciones se ejecutan en orden cuando se dispara la automatización. Los mensajes, asuntos y títulos pueden incluir detalles del evento, como {{lead.name}}.

Una notificación sobre un cliente potencial o un asunto solo llega a las personas que tienen acceso para abrirlo. Si los miembros solo ven los registros asignados o compartidos con ellos (Visibilidad de registros en Equipo y roles), «todos los miembros del equipo» hace referencia a los propietarios y administradores más dichos miembros. Una barrera ética excluye a cualquier persona que no tenga permiso.

1. Enviar notificación en la aplicación#

Envíe una notificación dentro de la aplicación a su equipo.

• Elija el destinatario: el usuario asignado, el creador o todos los miembros del equipo
• Redacte un mensaje de notificación
• Seleccione una prioridad (Baja, Normal, Alta, Urgente)
• La notificación aparece en el centro de notificaciones del destinatario

2. Enviar notificación por correo electrónico#

Envíe una notificación por correo electrónico.

• Elija el destinatario: el usuario asignado, el creador o todos los miembros del equipo
• Defina el asunto y el cuerpo del mensaje
• El correo electrónico se envía cuando se ejecuta la automatización

3. Crear un hito#

Añada un único hito al asunto.

• Establezca el título del hito
• Establezca la fecha de vencimiento: 1, 2, 3, 5, 7, 14 o 30 días después del evento
• Seleccione la prioridad (Baja, Media, Alta, Crítica)

4. Crear lista de verificación de hitos#

Añada una lista de verificación de hitos de una sola vez, lo que resulta muy útil para flujos de trabajo estandarizados.

• Defina un conjunto de hitos, cada uno con un título, una fecha de vencimiento y una prioridad
• Todos los hitos se crean de forma conjunta
• Ideal para listas de verificación de incorporación (p. ej., «Cuando un cliente potencial se convierte en asunto, crear la lista de verificación de incorporación estándar»)

Crear una automatización#

1. Vaya a Configuración → Automatizaciones (propietarios y administradores)
2. Haga clic en Nueva automatización
3. Configure la regla:
   • Nombre — Asigne un nombre descriptivo a la regla (p. ej., «Lista de admisión para litigios»)
   • Descripción — Opcional
   • Cuándo (Activador) — Seleccione cuándo se dispara la regla
   • Si (Condiciones) — Añada filtros de forma opcional
   • Entonces (Acciones) — Añada una o más acciones en orden
4. Haga clic en Crear automatización

Las nuevas automatizaciones se activan de inmediato. Utilice el interruptor situado junto a una regla para pausarla en cualquier momento y vuelva a activarla cuando esté listo.

Plantillas predefinidas#

Haga clic en Plantillas para comenzar a partir de una de las cinco reglas listas para usar. Cada una se abre en el editor para que pueda ajustarla antes de guardarla:

1. Seguimiento de nuevo cliente potencial — Cuando llega un nuevo cliente potencial, notificar a todos los miembros del equipo y enviar un correo electrónico al usuario asignado
2. Alerta de cliente potencial de sitio web/Zapier — Cuando llega un cliente potencial desde el Directorio de Lawzana, su sitio web, Zapier, su página de contacto o su página de reservas, enviar una alerta urgente en la aplicación a todos los miembros del equipo
3. Incorporación de nuevo cliente — Cuando un cliente potencial se convierte en asunto, crear una lista de verificación de incorporación de 5 pasos
4. Preparación de la etapa de instrucción — Cuando un asunto pasa a una etapa de instrucción (Discovery), crear una lista de verificación de preparación y notificar al usuario asignado
5. Lista de verificación de cierre de asunto — Cuando se cierra un asunto, crear una lista de verificación de cierre para las gestiones administrativas finales

Estado de la regla#

Historial de ejecución#

Cada automatización en la lista muestra su activador, su número de condiciones y acciones, cuántas veces se ha ejecutado y cuándo fue la última vez. Abra el Historial de ejecución desde el menú de la regla para ver cada ejecución reciente y comprobar si está Pendiente, En ejecución, Completada o Fallida.

Funciones de seguridad#

• Disyuntor (Circuit breaker) — Si una regla falla 5 veces consecutivas, se pausa automáticamente para evitar fallos repetidos
• La persona que creó la regla recibe una notificación cuando esta se pausa automáticamente, junto con el último error, para que pueda investigar y solucionar el problema