Automatizaciones
Las automatizaciones le permiten crear reglas del tipo «cuando ocurra X, haz Y» que se ejecutan automáticamente. Eliminan las tareas repetitivas y garantizan flujos de trabajo coherentes en todo su bufete.
Cómo funcionan las automatizaciones#
Cada regla de automatización consta de tres partes:
- Desencadenador — El evento que inicia la automatización
- Condiciones (opcional) — Filtros que deben cumplirse para que la automatización se active
- Acciones — Lo que sucede cuando se activa el desencadenador y se cumplen las condiciones
Desencadenadores#
| Desencadenador | Se activa cuando |
|---|---|
| Asunto creado | Se crea un nuevo asunto |
| Fase cambiada | Un asunto pasa a una fase diferente |
| Asunto cerrado | Un asunto alcanza la fase de cierre |
| Cliente potencial creado | Entra un nuevo cliente potencial en el sistema |
| Cliente potencial convertido | Un cliente potencial se convierte en un asunto |
Condiciones#
Añada condiciones opcionales para controlar cuándo debe ejecutarse la automatización. Las condiciones utilizan lógica AND (Y): todas las condiciones deben ser verdaderas.
Operadores disponibles:
- Es igual a — Coincidencia exacta (p. ej., la fase es igual a «Admisión»)
- No es igual a — No coincide
- Contiene — Coincidencia parcial (p. ej., el título contiene «NDA»)
- En — Coincide con cualquiera de los valores de una lista (p. ej., área de práctica en «Corporativo, Fiscal»)
- No en — No coincide con ningún valor de una lista
Ejemplos de condiciones:
- La fase es igual a «Admisión» — Solo se activa cuando un asunto está en Admisión
- El área de práctica está en «Derecho de familia, Litigios» — Solo se activa para áreas de práctica específicas
Acciones#
Las acciones se ejecutan en orden cuando se activa la automatización.
1. Notificar (en la aplicación)#
Envía una notificación dentro de la aplicación a los miembros del equipo especificados.
- Elija a los destinatarios (usuarios específicos o «todos los miembros del equipo»)
- Escriba el mensaje de la notificación
- La notificación aparece en el centro de notificaciones del destinatario
2. Notificar (por correo electrónico)#
Envía una notificación por correo electrónico.
- Elija a los destinatarios
- Defina el asunto y el cuerpo del mensaje
- Los correos electrónicos se envían de forma inmediata
3. Crear hito#
Añade un único hito al asunto.
- Establezca el título del hito y su fecha de vencimiento
- Elija la prioridad (Baja, Media, Alta, Crítica)
- Asígnelo a un miembro del equipo
4. Crear hitos (en lote)#
Añade una lista de control de hitos de una sola vez; resulta muy útil para flujos de trabajo estandarizados.
- Defina un conjunto de hitos con títulos y fechas de vencimiento relativas
- Todos los hitos se crean de manera simultánea
- Ideal para listas de control de incorporación (p. ej., «Cuando un asunto pase a Admisión, crear la lista de control de admisión estándar»)
Creación de una automatización#
- Vaya a Configuración → Automatizaciones
- Haga clic en Nueva automatización
- Configure la regla:
- Nombre — Asigne un nombre descriptivo a la regla (p. ej., «Lista de control de admisión para litigios»)
- Desencadenador — Seleccione cuándo debe activarse la regla
- Condiciones — Añada filtros de forma opcional
- Acciones — Añada una o varias acciones en orden
- Haga clic en Guardar
La automatización comenzará con el estado de Borrador. Cámbiela a Activa cuando esté listo.
Plantillas predefinidas#
Hay cinco plantillas listas para usar disponibles:
- Notificación de nuevo cliente potencial — Notifica al equipo cuando llega un nuevo cliente potencial
- Lista de control de admisión del asunto — Crea los hitos estándar cuando un asunto pasa a Admisión
- Alerta de cambio de fase — Notificación por correo electrónico cuando un asunto cambia de fase
- Seguimiento de conversión de cliente potencial — Crea tareas de seguimiento cuando un cliente potencial se convierte en asunto
- Lista de control de cierre del asunto — Crea los hitos de revisión final cuando se cierra un asunto
Estado de las reglas#
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activa | La regla está en funcionamiento y se ejecutará ante los eventos desencadenantes |
| Pausada | La regla existe pero no se ejecutará hasta que se vuelva a activar |
| Borrador | La regla se está configurando y no se ejecutará |
Historial de ejecución#
Cada automatización registra:
- Ejecuciones totales — Cuántas veces se ha activado
- Última ejecución — Cuándo se ejecutó por última vez
- Estado de las ejecuciones recientes — Pendiente, En ejecución, Completada o Fallida
Funciones de seguridad#
- Disyuntor — Si una regla falla 5 veces consecutivas, se pausa automáticamente para evitar fallos repetidos
- Mecanismo de reintento — Las acciones fallidas se reintentan antes de marcarse como erróneas
- Recibirá una notificación si las reglas se pausan automáticamente para que pueda investigar y solucionar el problema