Automatizaciones
Las automatizaciones le permiten crear reglas del tipo «cuando ocurra X, hacer Y» que se ejecutan automáticamente. Eliminan tareas repetitivas y garantizan flujos de trabajo coherentes en todo su despacho.
Cómo funcionan las automatizaciones#
Cada regla de automatización consta de tres partes:
- Activador: el evento que inicia la automatización
- Condiciones (opcional): filtros que deben cumplirse para que la automatización se ejecute
- Acciones: lo que sucede cuando se dispara el activador y se cumplen las condiciones
Activadores#
| Activador | Se dispara cuando |
|---|---|
| Cuando llega un nuevo cliente potencial | Un nuevo cliente potencial entra en el sistema, desde cualquier canal |
| Cuando un cliente potencial cambia de etapa | Un cliente potencial pasa a una etapa diferente |
| Cuando un cliente potencial se convierte en asunto | Un cliente potencial se convierte en un asunto |
| Cuando un cliente potencial completa la admisión | Un cliente potencial finaliza el formulario de admisión o la admisión por IA |
| Cuando vence un recordatorio de encargo no firmado | Una hoja de encargo enviada para firma electrónica sigue sin firmar cuando vence su recordatorio |
| Cuando se crea un asunto | Se crea un nuevo asunto |
| Cuando un asunto cambia de etapa | Un asunto pasa a una etapa diferente |
| Cuando se asigna un asunto | Se asigna un asunto a alguien |
| Cuando se cierra un asunto | Un asunto pasa a una etapa marcada como cerrada |
| Cuando se recibe un correo electrónico | Un correo electrónico reenviado se archiva en un cliente potencial o asunto |
Condiciones#
Añada condiciones opcionales para controlar cuándo se dispara la automatización. Con dos o más condiciones, elija Cumplir todas las condiciones (deben coincidir todas las condiciones) o cualquier condición (debe coincidir al menos una).
Cada condición selecciona un campo del activador, como el nombre del cliente potencial, el nombre de la nueva etapa, el título del asunto o el nombre del cliente.
Operadores disponibles:
- Es igual a: coincidencia exacta (p. ej., el nombre de la nueva etapa es igual a «Consultado»)
- No es igual a: no coincide
- Contiene: coincidencia parcial, sin distinguir mayúsculas de minúsculas (p. ej., el título del asunto contiene «NDA»)
Ejemplos de condiciones:
- El nombre de la nueva etapa es igual a «Consultado»: solo se dispara cuando un cliente potencial pasa a Consultado
- El título del asunto contiene «Arrendamiento»: solo se dispara para asuntos con «Arrendamiento» en el título
Acciones#
Las acciones se ejecutan en orden cuando se dispara la automatización. Los mensajes, asuntos y títulos pueden incluir detalles del evento, como {{lead.name}}.
Una notificación sobre un cliente potencial o asunto solo llega a las personas que tienen permiso para abrirlo. Si los miembros solo ven los registros asignados o compartidos con ellos (Visibilidad de registros en Equipo y roles), «todos los miembros del equipo» hace referencia a los propietarios y administradores más dichos miembros. Una barrera ética excluye a cualquier persona afectada por ella.
1. Enviar notificación dentro de la aplicación#
Envíe una notificación dentro de la aplicación a su equipo.
- Elija el destinatario: el usuario asignado, el creador o todos los miembros del equipo
- Escriba un mensaje de notificación
- Elija una prioridad (Baja, Normal, Alta, Urgente)
- La notificación aparece en el centro de notificaciones del destinatario
2. Enviar notificación por correo electrónico#
Envíe una notificación por correo electrónico.
- Elija el destinatario: el usuario asignado, el creador o todos los miembros del equipo
- Establezca el asunto y el cuerpo del mensaje
- El correo electrónico se envía cuando se ejecuta la automatización
3. Crear un hito#
Añada un único hito al asunto.
- Establezca el título del hito
- Establezca la fecha de vencimiento: 1, 2, 3, 5, 7, 14 o 30 días después del evento
- Elija la prioridad (Baja, Media, Alta, Crítica)
4. Crear lista de verificación de hitos#
Añada una lista de verificación de hitos a la vez, para flujos de trabajo estandarizados.
- Defina un conjunto de hitos, cada uno con un título, una fecha de vencimiento y una prioridad
- Todos los hitos se crean al mismo tiempo
- Ideal para listas de verificación de incorporación (p. ej., «Cuando un cliente potencial se convierta en asunto, crear la lista de verificación de incorporación estándar»)
5. Enviar recordatorio de firma de encargo#
Envíe por correo electrónico un único recordatorio a cada firmante que aún no haya firmado la hoja de encargo. Solo funciona con Cuando vence un recordatorio de encargo no firmado, y ese activador solo funciona con esta acción. Cuando marca Enviar un recordatorio tras 7 días si no se ha firmado al enviar una carta para su firma, Flow añade esta regla automáticamente con el nombre «Recordatorio de firma de documento». Al pausarla, se pausan los recordatorios. Se omiten las cartas firmadas o actualizadas y los enlaces del portal que hayan sido revocados. Esta regla no cuenta para el límite del plan Free.
Cómo crear una automatización#
- Vaya a Ajustes → Automatizaciones (propietarios y administradores)
- Haga clic en Nueva automatización
- Configure la regla:
- Nombre: asigne un nombre descriptivo a la regla (p. ej., «Lista de verificación de admisión para litigios»)
- Descripción: opcional
- Cuándo (Activador): seleccione cuándo se dispara la regla
- Si (Condiciones): añada filtros opcionalmente
- Entonces (Acciones): añada una o más acciones en orden
- Haga clic en Crear automatización
Las nuevas automatizaciones se activan de inmediato. Utilice el interruptor situado junto a una regla para pausarla en cualquier momento y vuelva a activarla cuando lo desee.
Plantillas predefinidas#
Haga clic en Plantillas para comenzar a partir de una de las seis reglas listas para usar. Cada una se abre en el editor para que pueda ajustarla antes de guardarla:
- Recordatorio de firma de encargo: envíe un recordatorio tras el plazo elegido al enviar una hoja de encargo. Se omiten las solicitudes firmadas, anuladas o revocadas
- Seguimiento de nuevo cliente potencial: cuando llegue un nuevo cliente potencial, notifique a todos los miembros del equipo y envíe un correo electrónico al usuario asignado
- Alerta de cliente potencial de sitio web/Zapier: cuando llegue un cliente potencial desde el Directorio de Lawzana, su sitio web, Zapier, su página de contacto o su página de reservas, envíe a todos los miembros del equipo una alerta urgente dentro de la aplicación
- Incorporación de nuevo cliente: cuando un cliente potencial se convierta en asunto, cree una lista de verificación de incorporación de 5 pasos
- Preparación de la etapa de instrucción: cuando un asunto pase a una etapa de instrucción (Discovery), cree una lista de verificación de preparación y notifique al usuario asignado
- Lista de verificación de cierre de asunto: cuando se cierre un asunto, cree una lista de verificación de cierre para los trámites administrativos finales
Estado de la regla#
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activa | La regla se está ejecutando y se disparará con los eventos del activador |
| Pausada | La regla existe, pero no se disparará hasta que vuelva a activarla |
Historial de ejecución#
Cada automatización de la lista muestra su activador, su número de condiciones y acciones, cuántas veces se ha ejecutado y cuándo se ejecutó por última vez. Abra el Historial de ejecución desde el menú de la regla para ver cada ejecución reciente y si está Pendiente, En ejecución, Completada o Fallida.
Funciones de seguridad#
- Disyuntor: si una regla falla 5 veces consecutivas, se pausa automáticamente para evitar fallos repetidos
- La persona que creó la regla recibe una notificación cuando esta se pausa automáticamente, junto con el último error, para que pueda investigar y corregir el problema