Murallas éticas y detección de conflictos
Las murallas éticas (también conocidas como «Chinese walls» o pantallas chinas) evitan los conflictos de intereses al restringir el acceso a asuntos específicos. Lawzana Flow comprueba los posibles conflictos y le permite restringir quién puede ver un asunto.
¿Qué son las murallas éticas?#
En los despachos de abogados, las murallas éticas impiden que los miembros del equipo accedan a asuntos en los que tienen un conflicto de intereses; por ejemplo, si un abogado representó anteriormente a la parte contraria, o si dos asuntos involucran a partes relacionadas en bandos opuestos.
Cómo funciona la detección de conflictos#
Lawzana Flow comprueba los conflictos:
- Cuando un cliente potencial llega desde el Directorio de Lawzana o completa su formulario de admisión, los nombres que proporciona se cotejan con los clientes y participantes de sus asuntos. También puede hacer clic en Ejecutar comprobación (o Volver a ejecutar) en la sección Comprobación de conflictos del cliente potencial en cualquier momento.
- Cuando convierte un cliente potencial en un asunto, Flow consulta la comprobación de conflictos más reciente del cliente potencial.
- Cuando añade un participante a un asunto, el contacto se coteja con sus otros asuntos.
- Cuando la IA lee un documento de un asunto o cliente potencial, las partes nombradas en él también se comprueban (consulte Conflictos detectados en documentos más adelante).
Gravedad de los conflictos#
Los conflictos detectados en un asunto tienen uno de tres niveles de gravedad:
| Gravedad | Significado |
|---|---|
| Conflicto directo | El contacto fue una parte contraria en otro asunto y se está añadiendo como cliente, o es un cliente en otro asunto y se está añadiendo como parte contraria |
| Conflicto relacionado | El empleador de la persona fue una parte contraria en otro asunto |
| Conflicto potencial | El contacto comparte correo electrónico o teléfono con una parte contraria en otro asunto, o un documento nombra a una parte de otro asunto |
Cada conflicto tiene un estado: Pendiente hasta que alguien lo revise, y después Eximido, Rechazado o Resuelto.
La comprobación de conflictos de un cliente potencial muestra Sin conflictos, Conflicto potencial (coincidencia parcial de nombres) o Conflicto confirmado (coincidencia exacta de nombres). Un conflicto confirmado impide que el cliente potencial se convierta en un asunto hasta que usted escriba un motivo y haga clic en Anular y convertir. No se bloquea nada más: los conflictos en un asunto son advertencias para que usted los revise.
Conflictos detectados en documentos#
Cuando la IA extrae los datos clave o las personas y empresas de un documento del asunto (automáticamente tras la subida, o cuando vuelve a ejecutar la extracción), Flow compara cada parte nombrada en el documento con los clientes y las partes contrarias de los demás asuntos de su despacho. Los nombres deben coincidir por completo; se ignoran las mayúsculas y minúsculas, los espacios adicionales y los tratamientos como Sr., Sra., Srta. o Dr. Se omiten las personas que ya formen parte del asunto.
Cada coincidencia se registra como un Conflicto potencial que indica el nombre del documento, aparece en la página Conflictos y en la pestaña Actividad del asunto, y añade una entrada a la cronología del asunto. La misma parte no se registra dos veces para el mismo par de asuntos. Estas comprobaciones también se ejecutan cuando asigna un documento desde la sección Documentos a un asunto, y en los documentos que aporta un cliente potencial cuando se convierte en asunto.
En un cliente potencial, los nombres encontrados en sus documentos se añaden a su comprobación de conflictos. Una coincidencia procedente únicamente de un documento siempre se clasifica como Conflicto potencial, por lo que nunca bloquea la conversión.
Tipos de restricción#
Para restringir un asunto, ábralo y seleccione Restringir acceso en el menú Más acciones del encabezado (se muestra cuando las murallas éticas están activadas y su rol tiene permiso para restringir asuntos). Elija un Tipo de restricción, añada un motivo (obligatorio si su despacho activó Requerir motivo) y elija a quién Conceder acceso:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Muralla ética | Aislamiento completo: generalmente por conflictos |
| Confidencial | Asunto de alta confidencialidad con acceso limitado |
| Acceso limitado | Acceso controlado para miembros específicos del equipo |
El tipo es una etiqueta que se muestra en la insignia del asunto; los tres restringen el acceso de la misma manera. Solo las personas a las que conceda acceso, la persona que restringió el asunto y (si Anulación por el propietario está activada) el propietario del despacho pueden abrirlo. Todos los demás dejarán de ver el asunto en las listas, en las búsquedas y en las respuestas del asistente de IA.
También puede elegir un nivel de acceso para cada persona (Acceso total, Solo lectura o Solo documentos). El nivel se guarda con su acceso, pero lo que cada persona puede modificar en el asunto sigue rigiéndose por su rol.
Visualización de conflictos#
Página de conflictos#
Vaya a Conflictos en la barra lateral (la página del Comprobador de conflictos) para ver:
- Tarjetas de estadísticas — Total, Pendiente, Eximido, Rechazado y Resuelto
- Lista de Conflictos pendientes que muestra:
- Insignia de gravedad (con código de colores)
- Qué se ha detectado y quién está involucrado
- El asunto afectado
- Botones Eximir, Rechazar y Resolver
Los propietarios y administradores siempre ven Conflictos en la barra lateral. Los miembros y lectores solo lo ven mientras haya un conflicto pendiente.
En el detalle del asunto#
Cuando un asunto tiene conflictos pendientes, un banner en la parte superior del asunto muestra cuántos necesitan revisión, y la pestaña Actividad los enumera en su sección Conflictos.
Cuando un asunto tiene una restricción activa:
- Se muestra una insignia de restricción (Muralla ética, Confidencial o Acceso limitado) en el encabezado del asunto, con el motivo en su descripción emergente
- La opción Gestionar acceso en el menú Más acciones le permite conceder o revocar el acceso, o eliminar la restricción
- Los miembros del equipo sin acceso que abran un enlace al asunto verán una página de Acceso denegado
Resolución de conflictos#
Desde la página de Conflictos o la pestaña Actividad del asunto, puede:
- Resolver — Marcar el conflicto como un falso positivo (por ejemplo, una persona diferente con el mismo nombre)
- Eximir — Registrar que el conflicto fue eximido (por ejemplo, el cliente otorgó una dispensa por escrito)
- Rechazar — Registrar que rechazó la representación debido al conflicto
Cada opción le permite añadir Notas de resolución para documentar sus motivos. Cada decisión, junto con su nota, queda registrada en la cronología del asunto. Los lectores no pueden resolver conflictos.
Configuración de murallas éticas#
- Vaya a Configuración → Acceso (propietarios y administradores)
- Active Habilitar murallas éticas
- Configure:
- Requerir motivo — debe indicarse un motivo al restringir un asunto
- Anulación por el propietario — el propietario siempre puede abrir asuntos restringidos (activado por defecto)
- Quién puede restringir asuntos — Propietarios, Administradores y/o Miembros. Seleccione al menos uno, o nadie podrá restringir asuntos.
- Haga clic en Guardar cambios
Prácticas recomendadas#
- Revise los conflictos con prontitud — No deje pendientes los conflictos detectados
- Documente las exenciones — Añada siempre notas al eximir un conflicto
- Revisiones periódicas — Revise periódicamente sus asuntos restringidos y quién tiene acceso a cada uno
- Forme a su equipo — Asegúrese de que todos sepan qué asuntos están restringidos y por qué motivos