Control horario

Lleve un seguimiento del tiempo facturable y no facturable en un expediente. Flow calcula el precio de cada entrada con la tarifa adecuada, en la moneda del expediente, y la añade al trabajo pendiente de facturar del expediente, lista para su próxima factura.

El control horario se encuentra en cada expediente, en la pestaña Facturación → Tiempo.

Registro de tiempo#

Abra un expediente, vaya a la pestaña Facturación y haga clic en Añadir tiempo. También puede utilizar Registrar tiempo en la parte superior de un expediente, o Registrar tiempo en la página de Inicio y seleccionar el expediente correspondiente. Cada entrada contiene:

Fecha: por defecto, la fecha de hoy en su dispositivo. No se admiten fechas con más de un día de antelación
Duración: escríbala tal y como la piense. 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 y 2 heures son formatos válidos; un número simple se interpreta como horas. Una sola entrada puede contener como máximo 14 días
Descripción: el detalle explicativo que el cliente verá en la factura
Facturable: se activa o desactiva según lo configurado en Nuevo tiempo facturable por defecto (Configuración → Facturación y tarifas). Desactívelo para trabajos internos. El tiempo no facturable se contabiliza por separado y nunca se factura
Sustituir tarifa: déjelo en Automático para aplicar las reglas de tarifas descritas a continuación, o introduzca una tarifa en la moneda del expediente. Se permite el valor 0 para trabajo pro bono

Haga clic en Guardar entrada. Cualquier usuario, salvo aquellos con perfil de solo lectura (viewers), puede añadir tiempo. Puede editar o eliminar sus propias entradas hasta que se hayan facturado; una vez que una entrada se incluye en una factura emitida, queda bloqueada. Los propietarios y administradores no pueden editar ni eliminar la entrada de tiempo de un compañero desde la pantalla, por lo que deberá pedirle a dicho compañero que la corrija.

Cuadro de diálogo Añadir tiempo con la fecha, una duración de 1h30, una descripción, el selector de Facturable activado y Sustituir tarifa en Automático — El cuadro de diálogo Añadir tiempo. "1h30" se interpreta como 1,5 horas.

El cronómetro#

En lugar de introducir una duración manualmente, haga clic en Iniciar cronómetro en la pestaña Tiempo del expediente. Puede ejecutar un solo cronómetro a la vez. Mientras esté en marcha, una barra en la parte superior de cada página mostrará el expediente, el tiempo transcurrido y la opción Detener y guardar, de modo que no lo perderá de vista mientras navega por la aplicación.

Detener y guardar, ya sea en la barra o dentro del expediente, abre el cuadro de diálogo Detener cronómetro y guardar con el tiempo transcurrido ya completado. Ajuste la duración, redacte la descripción y, a continuación:

Guardar entrada detiene el cronómetro y guarda la entrada en un solo paso
Seguir ejecutando cierra el cuadro de diálogo y mantiene el cronómetro en marcha
Descartar cronómetro le solicita confirmación y luego descarta el tiempo registrado

Un cronómetro que se detenga a los pocos segundos guardará un minuto. Un cronómetro que se deje en marcha durante más de 14 días no se puede guardar tal cual: introduzca el tiempo que realmente haya trabajado. Si el cronómetro ya se había detenido en otro lugar (en otra pestaña, por ejemplo), no se guardará nada y Flow se lo notificará.

Cuadro de diálogo Detener cronómetro y guardar con una duración de 45 min, una descripción y los botones Descartar cronómetro, Seguir ejecutando y Guardar entrada — Detener cronómetro y guardar: el tiempo transcurrido aparece completado.

Consejo

Si un cronómetro ha estado en marcha durante más de 8 horas, la barra se vuelve roja y le pregunta si sigue trabajando, lo que le ayuda a detectar si olvidó detenerlo.

Redactar con IA#

En el cuadro de diálogo de entrada de tiempo, escriba un borrador o nota básica en Descripción y, a continuación, haga clic en Redactar con IA. Flow transformará la nota en una descripción de facturación clara y profesional, utilizando el título y la descripción del expediente para contextualizarla. Podrá revisar y editar el resultado antes de guardarlo, y las entradas guardadas con un borrador de IA mostrarán la etiqueta IA. Cada borrador consume 0,5 créditos de IA.

Cómo se determinan las tarifas#

Cuando la tarifa está configurada en Automático, Flow utiliza la tarifa más específica disponible:

La tarifa introducida manualmente en Sustituir tarifa en la entrada
La tarifa del cliente para ese profesional
La tarifa predeterminada del cliente
La tarifa del profesional dentro del equipo
La tarifa por hora predeterminada del despacho

Los propietarios y administradores configuran la tarifa predeterminada del despacho, la moneda y las tarifas del personal en Configuración → Facturación y tarifas. Las tarifas del cliente se configuran en la página de contacto del cliente, en la tarjeta Tarifas de facturación (consulte Cuentas de clientes).

Una tarifa solo se aplica en su propia moneda. Las tarifas del despacho y del personal se expresan en la moneda del despacho, y las tarifas del cliente, en la moneda del cliente. Si un expediente se factura en libras y sus tarifas están en euros, el tiempo registrado mostrará Requiere tarifa y aparecerá un aviso informativo; Flow nunca reclasificará una tarifa de 250 € como 250 £. Configure tarifas de cliente en esa moneda o introduzca manualmente una sustitución de tarifa en cada entrada.

La tarifa se guarda en la entrada en el momento de registrarla, por lo que modificar una tarifa posteriormente no recalcula el precio del tiempo pasado. Para recalcular el precio de una entrada individual, introduzca una sustitución de tarifa.

Nota

Una entrada facturable sin tarifa asignada muestra Requiere tarifa y se excluye de las facturas en lugar de facturarse a cero. Al guardar cambios en Configuración → Facturación y tarifas, en las Tarifas de facturación de un cliente o en su Moneda del cliente, las entradas que no tenían tarifa recibirán una, y la confirmación indicará cuántas se han actualizado.

Incrementos y redondeo#

En Configuración → Facturación y tarifas puede configurar el Incremento de facturación (1 min, 6 min o 15 min) y el Redondeo (Hacia arriba, Al más cercano o Sin redondeo). El tiempo facturable se redondea al incremento seleccionado al guardar la entrada, y también se conserva el tiempo que realmente se trabajó. Con un intervalo de 6 minutos redondeado hacia arriba, 7 minutos se facturan como 0,2 horas.

Estado de la entrada#

Estado	Significado
Borrador	Registrado, pero aún no facturado. Se incluirá en la próxima factura si es facturable, tiene una tarifa asignada y coincide con la moneda del expediente. Esto no guarda relación con un borrador de factura
Facturado	Incluido en una factura emitida y bloqueado. Si esa factura se anula, la entrada vuelve a quedar pendiente de facturar

Flow también cuenta con los estados Aprobado y Condonado, pero no existe un botón para aplicarlos en la aplicación, por lo que rara vez los verá. El tiempo aprobado se factura del mismo modo que el tiempo en borrador.

Pestaña Tiempo del expediente con el tiempo pendiente de facturar y el valor en la parte superior, y entradas marcadas como Borrador o Facturado — La pestaña Tiempo: horas pendientes de facturar y su importe en la parte superior, junto con cada entrada y su estado correspondiente.

Trabajo pendiente de facturar#

La pestaña Tiempo muestra los totales acumulados del expediente:

Tiempo pendiente de facturar: horas facturables que aún no figuran en una factura emitida, tras aplicar el redondeo
Importe pendiente de facturar: el valor de ese tiempo según las tarifas guardadas en cada entrada. El tiempo registrado en otra moneda se muestra junto a este importe, nunca sumado a él
No facturable: horas registradas como no facturables

El tiempo pendiente de facturar y los gastos acumulados constituyen en conjunto el trabajo en curso (WIP) del expediente, a partir del cual se genera una factura. Consulte Facturación.

Nota

En un expediente cuya modalidad de honorarios sea Tarifa fija o A comisión, el tiempo se registra pero nunca se factura. Utilice Por horas o Híbrido si el tiempo debe facturarse.

¿Desea saber cómo abonar Lawzana Flow, su suscripción y sus licencias de usuario? Todo ello se detalla en Facturación y planes.