Theo dõi thời gian

Theo dõi thời gian tính phí và không tính phí trong một vụ việc. Flow định giá từng mục ghi nhận theo đúng mức phí, bằng đơn vị tiền tệ của vụ việc, và thêm vào phần công việc chưa xuất hóa đơn, sẵn sàng cho hóa đơn tiếp theo của quý vị.

Tính năng theo dõi thời gian nằm trong từng vụ việc tại tab Billing → Time.

Ghi nhận thời gian#

Mở một vụ việc, chuyển đến tab Billing và nhấp vào Add time. Quý vị cũng có thể sử dụng Log time ở đầu trang chi tiết vụ việc, hoặc Log time trên Trang chủ rồi chọn vụ việc tương ứng. Mỗi mục ghi nhận bao gồm:

Date: mặc định là ngày hôm nay theo thiết bị của quý vị. Hệ thống sẽ từ chối các ngày trước đó quá một ngày trong tương lai
Duration: nhập theo cách thuận tiện nhất cho quý vị. Các định dạng 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 và 2 heures đều hợp lệ, và một chữ số thuần túy sẽ được hiểu là số giờ. Một mục ghi nhận tối đa là 14 ngày
Narrative: phần mô tả khách hàng sẽ đọc trên hóa đơn
Billable: mặc định bật hoặc tắt theo thiết lập trong New time billable by default (Settings → Invoicing & rates). Hãy tắt tùy chọn này đối với công việc nội bộ. Thời gian không tính phí được thống kê riêng và không bao giờ xuất hóa đơn
Rate override: giữ nguyên Auto để áp dụng các quy tắc mức phí bên dưới, hoặc nhập mức phí cụ thể theo đơn vị tiền tệ của vụ việc. Mức 0 được chấp nhận đối với các công việc hỗ trợ pháp lý miễn phí (pro bono)

Nhấp vào Save entry. Tất cả mọi người ngoại trừ người có quyền xem (viewer) đều có thể thêm thời gian. Quý vị có thể chỉnh sửa hoặc xóa các mục ghi nhận của chính mình cho đến khi chúng được xuất hóa đơn; khi một mục đã nằm trên hóa đơn đã phát hành, mục đó sẽ bị khóa. Chủ sở hữu (Owner) và quản trị viên (admin) không thể chỉnh sửa hoặc xóa mục thời gian của đồng nghiệp trực tiếp trên giao diện, vì vậy hãy yêu cầu chính đồng nghiệp đó chỉnh sửa.

Hộp thoại Add time hiển thị ngày, thời lượng 1h30, phần diễn giải, nút chuyển Billable đang bật và Rate override đặt ở Auto — Hộp thoại Add time. "1h30" được hiểu là 1,5 giờ.

Bộ bấm giờ#

Thay vì nhập thời lượng thủ công, quý vị có thể nhấp vào Start timer trên tab Time của vụ việc. Quý vị chỉ có thể chạy một bộ bấm giờ tại một thời điểm. Trong khi bộ bấm giờ đang chạy, một thanh công cụ ở đầu mỗi trang sẽ hiển thị vụ việc, thời gian đã trôi qua và nút Stop & save, giúp quý vị không làm mất tiến trình khi chuyển đổi giữa các trang trong ứng dụng.

Nút Stop & save, trên thanh công cụ hoặc ngay trong vụ việc, sẽ mở hộp thoại Stop timer and save với thời gian đã trôi qua được điền sẵn. Hãy điều chỉnh thời lượng, viết diễn giải, sau đó:

Save entry sẽ dừng bộ bấm giờ và lưu mục ghi nhận trong một thao tác
Keep running sẽ đóng hộp thoại và tiếp tục chạy bộ bấm giờ
Discard timer sẽ yêu cầu quý vị xác nhận, sau đó hủy bỏ khoảng thời gian này

Bộ bấm giờ nếu dừng chỉ sau vài giây sẽ được lưu là một phút. Bộ bấm giờ chạy liên tục hơn 14 ngày sẽ không thể lưu nguyên trạng: quý vị hãy nhập thời gian thực tế mình đã làm việc. Nếu bộ bấm giờ đã được dừng ở một nơi khác (ví dụ: tab trình duyệt khác), dữ liệu sẽ không được lưu và Flow sẽ thông báo cho quý vị.

Hộp thoại Stop timer and save với thời lượng 45 phút, phần diễn giải cùng các nút Discard timer, Keep running và Save entry — Stop timer and save: thời gian đã trôi qua được điền sẵn.

Mẹo

Nếu bộ bấm giờ chạy liên tục hơn 8 giờ, thanh trạng thái sẽ chuyển sang màu đỏ và hỏi xem quý vị có còn đang làm việc hay không, giúp quý vị phát hiện trường hợp quên bấm dừng.

Soạn thảo bằng AI#

Trong hộp thoại ghi nhận thời gian, hãy nhập ghi chú sơ bộ vào ô Narrative, sau đó nhấp vào Draft with AI. Flow sẽ chuyển ghi chú đó thành một diễn giải thanh toán chỉn chu, sử dụng tiêu đề và mô tả của vụ việc làm ngữ cảnh. Quý vị có thể xem lại và chỉnh sửa kết quả trước khi lưu; các mục được lưu bằng bản nháp AI sẽ hiển thị huy hiệu AI. Tính năng này sử dụng tín dụng AI (AI credits).

Cách xác định mức phí#

Khi mức phí được đặt là Auto, Flow sẽ áp dụng mức phí có độ ưu tiên cụ thể nhất hiện có:

Mức phí được nhập thủ công trong phần Rate override của mục ghi nhận
Mức phí khách hàng áp dụng cho nhân sự tính phí (fee earner) đó
Mức phí mặc định của khách hàng
Mức phí riêng của nhân sự đó
Mức phí theo giờ mặc định của công ty

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể thiết lập mức phí mặc định, đơn vị tiền tệ của công ty và mức phí của nhân sự tại Settings → Invoicing & rates. Mức phí theo khách hàng được thiết lập trên trang liên hệ của khách hàng, trong thẻ Billing rates (xem Tài khoản khách hàng).

Mức phí chỉ áp dụng đúng theo đơn vị tiền tệ của chính nó. Mức phí của công ty và của nhân sự được tính theo đơn vị tiền tệ của công ty, còn mức phí của khách hàng tính theo đơn vị tiền tệ của khách hàng. Nếu một vụ việc lập hóa đơn bằng bảng Anh nhưng mức phí của quý vị lại bằng euro, mục thời gian của vụ việc đó sẽ hiển thị Needs rate kèm một biểu ngữ thông báo; Flow không bao giờ tự ý đổi mức phí €250 thành £250. Hãy thiết lập mức phí khách hàng theo đúng đơn vị tiền tệ đó, hoặc nhập ghi đè mức phí trên từng mục.

Mức phí được lưu vào mục ghi nhận ngay tại thời điểm quý vị ghi thời gian, do đó việc thay đổi mức phí sau này sẽ không định giá lại thời gian trong quá khứ. Để định giá lại một mục, hãy nhập ghi đè mức phí cho mục đó.

Lưu ý

Một mục tính phí không có mức phí sẽ hiển thị Needs rate và bị loại khỏi hóa đơn thay vì tính phí bằng không. Khi lưu các thay đổi trong Settings → Invoicing & rates, phần Billing rates của khách hàng hoặc Client currency, các mục chưa có mức phí sẽ được cập nhật mức phí mới, và thông báo xác nhận sẽ nêu rõ số lượng mục được cập nhật.

Bước tăng thời gian và làm tròn#

Trong Settings → Invoicing & rates, quý vị có thể thiết lập Billing increment (1 phút, 6 phút hoặc 15 phút) và quy tắc Rounding (Làm tròn lên - Round up, Gần nhất - Nearest, hoặc Không làm tròn - No rounding). Thời gian tính phí sẽ được làm tròn theo bước tăng khi quý vị lưu mục ghi nhận, đồng thời hệ thống vẫn lưu trữ cả thời gian làm việc thực tế. Với bước tăng 6 phút làm tròn lên, 7 phút làm việc sẽ được tính thành 0,2 giờ trên hóa đơn.

Trạng thái của mục ghi nhận#

Trạng thái	Ý nghĩa
Draft	Đã ghi nhận, chưa xuất hóa đơn. Mục này sẽ được đưa vào hóa đơn tiếp theo nếu là loại tính phí, có mức phí và đúng đơn vị tiền tệ của vụ việc. Trạng thái này không liên quan đến hóa đơn nháp (draft invoice)
Billed	Đã nằm trên hóa đơn được phát hành và bị khóa. Nếu hóa đơn đó bị hủy (void), mục ghi nhận sẽ quay lại trạng thái chưa xuất hóa đơn (unbilled)

Flow cũng có trạng thái Approved và Written off, nhưng không có nút chọn các trạng thái này trong ứng dụng nên quý vị sẽ hiếm khi thấy chúng. Thời gian ở trạng thái Approved được tính phí tương tự như Draft.

Tab Time của vụ việc hiển thị thời gian chưa xuất hóa đơn và giá trị ở đầu trang cùng các mục được đánh dấu Draft hoặc Billed — Tab Time: số giờ và giá trị chưa xuất hóa đơn ở đầu trang, cùng từng mục kèm trạng thái tương ứng.

Công việc chưa xuất hóa đơn#

Tab Time hiển thị các số liệu tổng cộng dồn của vụ việc:

Unbilled time: số giờ tính phí chưa đưa vào hóa đơn đã phát hành, sau khi làm tròn
Unbilled value: giá trị tương ứng của thời gian đó dựa trên mức phí đã lưu của từng mục. Thời gian ghi nhận bằng đơn vị tiền tệ khác sẽ được hiển thị riêng bên cạnh, không cộng gộp
Non-billable: tổng số giờ được ghi nhận là không tính phí

Thời gian chưa xuất hóa đơn kết hợp với các chi phí tạo thành khối lượng công việc đang xử lý (WIP) của vụ việc, làm cơ sở để tạo hóa đơn. Xem Xuất hóa đơn.

Lưu ý

Đối với vụ việc có thỏa thuận thù lao là Flat fee (Phí trọn gói) hoặc Contingency (Thù lao theo kết quả), thời gian vẫn được ghi nhận nhưng không bao giờ xuất hóa đơn. Hãy sử dụng Hourly (Theo giờ) hoặc Hybrid (Hỗn hợp) nếu thời gian đó cần được xuất hóa đơn.

Quý vị muốn tìm hiểu cách thanh toán cho chính dịch vụ Lawzana Flow, gói đăng ký và số lượng người dùng (seats)? Nội dung đó được hướng dẫn chi tiết tại Thanh toán & Gói dịch vụ.