Theo dõi thời gian
Theo dõi thời gian có thể lập hóa đơn và không thể lập hóa đơn trực tiếp trên một vụ việc, với các mức phí được áp dụng tự động và tổng số giờ được chuyển thẳng vào hóa đơn của quý vị.
Tính năng theo dõi thời gian nằm trên từng vụ việc trong tab Billing → Time.
Ghi nhận thời gian#
Mở một vụ việc, chuyển đến tab Billing, và sử dụng mục Add time để ghi lại một mục nhập. Mỗi mục bao gồm:
- Date — thời điểm công việc được thực hiện
- Duration — chấp nhận các định dạng linh hoạt:
2.4h,144m, hoặc2:24 - Narrative — nội dung mô tả sẽ hiển thị trên hóa đơn của khách hàng
- Billable — tắt tùy chọn này đối với thời gian quý vị không có ý định tính phí
- Rate — giữ ở mức Auto để sử dụng mức phí đã được xác định (xem bên dưới), hoặc thiết lập một mức ghi đè riêng cho lần này
Mọi thành viên đều có thể thêm thời gian. Quý vị có thể chỉnh sửa hoặc xóa các mục nháp và các mục đã được phê duyệt của chính mình; một khi mục nhập đã được xuất hóa đơn, mục đó sẽ bị khóa.
Bộ đếm giờ#
Thay vì nhập thời lượng theo cách thủ công, hãy sử dụng Start timer trên tab Billing của vụ việc. Một bộ đếm giờ đang chạy sẽ xuất hiện trên thanh trên cùng của mỗi trang, giúp quý vị không làm mất tiến trình khi chuyển hướng sang trang khác. Bộ đếm sẽ hiển thị vụ việc đang được tính giờ và thời gian đã trôi qua; nhấp vào Stop & save để lưu thời gian dưới dạng một mục nháp.
Soạn thảo bằng AI#
Trong hộp thoại nhập thời gian, tính năng Draft with AI sẽ chuyển đổi một ghi chú sơ bộ thành phần diễn giải thanh toán chỉn chu, chuyên nghiệp. Quý vị luôn có thể xem lại và chỉnh sửa kết quả trước khi lưu, và các mục do AI soạn thảo sẽ được gắn huy hiệu AI. Tính năng này sử dụng điểm tín dụng AI — xem Tính năng AI.
Cách xác định mức phí#
Khi quý vị ghi nhận thời gian ở chế độ Auto, Flow sẽ xác định mức phí theo thứ tự ưu tiên sau, từ cụ thể nhất đến tổng quát:
- Mức phí của người tạo doanh thu (fee earner) áp dụng cho khách hàng này (ghi đè theo từng khách hàng, từng luật sư)
- Mức phí mặc định của khách hàng
- Mức phí mặc định của chính người tạo doanh thu
- Mức phí mặc định của công ty luật
Mức phí được lưu lại cố định (snapshot) vào mục nhập ngay tại thời điểm quý vị ghi nhận, do đó các thay đổi về mức phí sau này sẽ không làm thay đổi thời gian trong quá khứ.
Thiết lập các mức mặc định cho công ty và nhân sự trong mục Settings → Invoicing & rates, và các mức phí theo từng khách hàng trên hồ sơ của khách hàng trong Contacts.
Bước nhảy và làm tròn#
Trong mục Settings → Invoicing & rates, quý vị có thể thiết lập billing increment (bước nhảy thanh toán: 6, 12, 15, 30, hoặc 60 phút) và rounding (làm tròn: Up, Nearest, hoặc None). Thời lượng sẽ được làm tròn theo bước nhảy khi thời gian được định giá.
Trạng thái mục nhập#
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Draft | Đã ghi nhận, chưa được phê duyệt |
| Approved | Đã xem xét và sẵn sàng lập hóa đơn |
| Billed | Đã bao gồm trên một hóa đơn — khóa không cho chỉnh sửa |
| Written off | Chủ động không tính phí (xóa sổ) |
Công việc đang thực hiện (WIP)#
Chế độ xem Time hiển thị tổng số lũy kế cho vụ việc:
- Unbilled time — số giờ chưa được đưa vào hóa đơn
- Unbilled value — giá trị của số thời gian đó theo các mức phí hiện tại
- Non-billable — số giờ được ghi nhận là không thể lập hóa đơn
Thời gian chưa xuất hóa đơn cùng với các chi phí sẽ tạo thành WIP của quý vị, đây là cơ sở để tạo lập hóa đơn. Xem Lập hóa đơn.